PeopleSpheres De nos jours, la gestion des ressources humaines est au cœur de la transformation digitale. De fait, pour accompagner cette transformation, de nombreux logiciels RH fleurissent chaque année, venant spécialiser toujours un peu plus la fonction RH.
Si les entreprises s’emparent de ces logiciels, ce n’est pas toujours au plaisir de leurs collaborateurs qui se sentent vite submergés par la quantité d’outils sur lesquels ils doivent désormais jongler. Aussi, bien qu’elle s’avère être un soulagement essentiel pour la fonction RH, cette vague de digitalisation s’est peut-être emparée trop vite du domaine RH sans suffisamment penser à l’amélioration de l’expérience collaborateur.
Un réel enjeu sur la conduite du changement émerge car les utilisateurs finaux (managers, DRH, employés, directions) doivent se sentir suffisamment à l’aise dans la manipulation des logiciels. Sans leur approbation et leur engagement, les projets de digitalisation au sein d’une entreprise peuvent vite tourner à la catastrophe. C’est de ce constat qu’est né l’EXP (Plateforme Experience Collaborateur), une plateforme spécialement conçue pour faciliter la navigation entre les différents logiciels RH d’une entreprise et ainsi améliorer l’expérience collaborateur !
Cet article est l’occasion de faire le point sur la plateforme expérience collaborateur, un concept venu des Etats-Unis et encore peu connu en France. L’objectif étant de comprendre en quoi il est essentiel pour les services RH… Bonne lecture !
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Le manque de connectivité entre les différents logiciels RH : une difficulté à la fois pour le collaborateur et le service RH
Avec la digitalisation des entreprises, une myriade de logiciels émergent sur le marché des ressources humaines et, selon une étude menée par Markess, la croissance du marché des logiciels RH est estimée à 3,4 milliards d’euros pour 2021. De plus en plus, les services RH s’arment de nouveaux outils modernes pour manager au mieux le parcours de leurs collaborateurs et faciliter leurs missions quotidiennes. Utiliser des solutions digitales est désormais devenu un des leviers incontournables pour réussir sa transformation numérique.
Parmi ces logiciels RH, on peut trouver des logiciels de gestion de congés, des logiciels de paie, ou bien encore des logiciels de gestion de formation et e-learning, et plus largement des logiciels dédiés à la gestion des talents.
Cependant, malgré ces progrès majeurs, le nouvel écosystème digital de la fonction RH manque de connectivité. Certes, les logiciels sont performants et font gagner du temps aux professionnels RH, mais ces professionnels perdent aussi du temps à passer d’un logiciel à un autre et insérer les mêmes données à chaque fois.
Si cette expérience n’est pas agréable pour le RH et nuit à sa productivité, il en va de même pour le collaborateur. En effet, de plus en plus d’employés s’avouent perdus parmi la variété de ces nouveaux logiciels qui intègrent à grand pas l’ecosystème RH de leur entreprise. Avec logiciels trop complexes, un manque de formation, les employés, soumis à de nouveaux changements technologiques, peuvent très rapidement perdre le file. Frustrés et mal accompagnés, l’insatisfaction des collaborateurs domine.
Ce manque d’attention portée sur l’expérience collaborateur est particulièrement nuisible puisqu’il ne participe pas au bien-être du salarié. Pire, désorienté par cette abondance d’outils, le salarié peut être amené à baisser les bras et à finalement ne pas utiliser les logiciels mis à disposition par le service RH, créant alors des frictions supplémentaires entre RH et collaborateurs.
Ainsi, on peut très clairement esquisser le problème originel : le manque de connectivité entre les différents logiciels RH et l’absence d’une plateforme unique, simple et ergonomique depuis laquelle chaque collaborateur peut accéder rapidement et facilement à tous les modules disponibles.
Plateforme expérience collaborateur : la solution idéale pour connecter les logiciels RH entre eux et faciliter leur utilisation pour le collaborateur
1) Une plateforme dédiée à l’«expérience collaborateur »
La plateforme expérience collaborateur souhaite répondre aux problématiques suivantes : Quels sont les moyens d’améliorer la productivité et l’engagement des employés ? Comment offrir un outil efficace au collaborateur pour qu’il puisse naviguer facilement entre les différents logiciels RH ?
Amélioration de l’engagement :
L’EXP se présente comme l’outil idéal : il s’agit d’une plateforme unique et facile d’utilisation qui connecte tous vos logiciels RH existants ensemble. Grâce à son architecture ouverte, cette plateforme connective permet ainsi au salarié d’avoir un accès rapide à tous les logiciels RH de l’entreprise. La navigation entre les différents logiciels RH de son entreprise n’est plus contraignante, en un instant depuis la plateforme EXP, le salarié peut accéder à toutes les informations dont il a besoin.
Par exemple, depuis l’EXP, le salarié peut poser en quelques clics ses congés, consulter son emploi du temps, ou bien encore faire une demande de notes de frais. En réalité, cette idée provient directement des experts RH qui ont compris que tant que les logiciels RH ne communiquaient pas entre eux, le salarié ne sera pas à l’aise avec leur utilisation. Ainsi, plutôt que de porter son attention sur la performance des différents logiciels, l’EXP préfère se concentrer sur leur accessibilité pour l’employé.
Prioriser l’humain et optimiser l’expérience utilisateur favorise le bien-être au travail. Des employés bien accompagnés sur l’appropriation des outils numériques, se sentiront plus en confiance et mobilisés pour travailler pour l’intérêt de l’entreprise.
Amélioration de la communication interne :
Améliorer l’expérience collaborateur, c’est aussi renforcer la communication interne et l’intelligence collective en fluidifiant les interactions entre collaborateurs. Depuis sa plateforme, l’employé doit etre en mesure de contacter facilement un membre du service RH son manager, ou bien un collaborateur en triant par compétence, lieu ou service. Une plateforme qui permet de travailler en mode collaboratif via de nombreux outils digitaux : mise en place de chat, partage de documents, accès au numéro de téléphone, etc.
À l’interne, les employés sont invités à participer à une boite à idées ouvertes à tous, à partager leur succès, leur progrès, des réels moyens pour booster la motivation et l’engagement de tous.
Amélioration de la marque employeur :
De plus, favoriser l’expérience collaborateur améliore naturellement la marque employeur de l’entreprise puisqu’elle favorise le bien-être du collaborateur. Par exemple, le processus de l’Onboarding, qui correspond au parcours d’intégration du nouveau collaborateur dans l’entreprise, représente souvent une étape pénible pour le nouveau salarié car celui-ci plongé sous la multitude de nouvelles informations.
Pourtant, cette expérience est fondamentale puisqu’elle détermine souvent comment le salarié se sentira dans l’entreprise. Aussi, lui mettre à disposition une plateforme bien conçue et sur laquelle il pourra s’appuyer, accéder à son espace personnel, et retrouver toutes ses informations, c’est lui offrir une première expérience et impression agréable.
Un onboarding réussi c’est parvenir à présenter sa culture d’entreprise clairement et montrer aux nouveaux collaborateurs que la qualité de vie au travail importe.
Un onboarding réussi c’est parvenir à présenter sa culture d’entreprise clairement et montrer aux nouveaux collaborateurs que la qualité de vie au travail importe. Une démarche qui vise un engagement des collaborateurs dès leur arrivée.
Des collaborateurs engagés sont des employés fidélisés, qui sont alignés aux visions de l’entreprise, motivés dans leur travail et désireux de travailler en équipe. Par conséquent, heureux de travailler pour les objectifs de l’entreprise, ils deviennent de réels ambassadeurs de la marque.
Amélioration de la performance :
Grace à une connectivité entre les outils RH, l’employé peut suivre ses objectifs fixés en tant réel à l’aide d’un tableau de bord RH. Dynamique et visuel, le tableau de bord RH le guide dans ses actions. Le collaborateur peut suivre l’état de santé de l’entreprise dans sa gestion du personnel, etre à jour sur les valeurs partagées, suivre les objectifs de son équipe ainsi que ses objectifs personnels.
Un tel outil favorise un environnement de travail productif et compétitif. L’employé peut entreprendre un diagnostic précis de ses forces et faiblesses afin de détecter ses axes d’améliorations.
Globalement, la plateforme expérience collaborateur permet donc de résoudre au problème des entreprises qui se retrouvent aujourd’hui avec trop de logiciels RH qui ne communiquent pas entre eux. Un enjeu qui crée naturellement une frustration chez le collaborateur.
2) Un accès unique qui simplifie l’expérience utilisateur
Logiciel de gestion de paie, de gestion des congés, de gestion des notes de frais, de gestion des formations,… autant de logiciels entre lesquels le collaborateur bascule quotidiennement, c’est-à-dire un grand de nombre connexions et de déconnexion. Sans arrêt, le collaborateur doit donc entrer ses identifiants, insérer son mot de passe,… tout cela peut créer de la frustration, surtout que votre collaborateur oubliera peut-être ses mots de passe tant ils sont nombreux. En bref, une complication pour la Direction des ressources humaines, la DSI, et les employés.
La solution : une authentification unique. En unifiant le système d’information, le socle SIRH et EXP répond à ce défi : grâce à des SSO (Single-Sign-On), vous pouvez vous connecter en toute sécurité à tous vos outils avec un mot de passe unique !
3) Une plateforme ouverte et connectée à la pointe de l’innovation
En se fondant sur une plateforme à l’architecture ouverte, l’EXP facilite non seulement la navigation entre les différents modules, puisque celle-ci peut désormais s’opérer en quelques clics depuis une plateforme unique, mais aussi la connectivité concrète entre les différents modules.
Une plateforme expérience collaborateur performante ne se contente pas de rassembler tous les modules sur une plateforme, elle connecte les modules entre eux, quand bien même ils proviennent de systèmes et fournisseurs différents ! En effet, à l’aide de ses smart connectors munis de connecteurs et de récepteurs ultra intelligents, l’EXP permet aux données de circuler d’un logiciel à l’autre de façon fluide et efficace. Nous expliquerons plus en détails les bénéfices d’une telle connectivité par la suite.
Ainsi, l’EXP est modulable et propose de connecter les logiciels RH spécifiques et de votre choix. Vous pouvez dès lors construire votre propre solution avec les logiciels “best-of-breed“ existants sur le marché. Cette solution est préférable à celle qui consiste à se tourner vers une suite de logiciels « All-in-one » car, même si ces suites possèdent toutes les fonctionnalités pour la gestion RH, elles proviennent d’un vendeur unique et ont très souvent des difficultés à garder le rythme avec toutes les innovations du marché.
En effet, en se voulant générales, les solutions All-in-One proposent souvent des modules bien moins experts et performants que les modules provenant de « single vendor » présents sur le marché. C’est le constat que partage Josh Bersin, véritable expert des tendances RH aux Etats-Unis, dans son article dédié à l’EXP :“The Employee Experience Platform : A New Category Arrives” . Il explique que la plupart des All-in-One se sont reconverties en plateforme ouverte afin d’être à la pointe de l’innovation.
Josh Bersin se propose aussi d’illustrer la plateforme de l’EXP de la manière suivante :
PeopleSpheres : la plateforme expérience collaborateur made in France innovante et modulable
Aussi, l’EXP PeopleSpheres se présente comme la solution idéale en ce qu’elle propose une plateforme ouverte et parfaitement personnalisable sur laquelle l’entreprise peut connecter tous ses logiciels existants. Par le biais de ses smart connectors, l’entreprise est assurée d’une connectivité entre ses différents modules RH et ses données peuvent circuler de manière fluide et automatique.
L’entreprise peut même, si elle le souhaite, avoir recours à des workflows cross-modules, actuellement inédits sur le marché, et lancer des processus RH automatiques en un clic.
L’information saisie sur le Socle EXP/SIRH par le RH peut être automatiquement intégrée à tous les logiciels RH connectés au socle. Ou bien, une information saisie sur un logiciel RH en particulier, comme le basculement d’un candidat en employé (suite à son recrutement) au sein du logiciel Recrutement, peut aussi être automatiquement transmise, à travers l’EXP, à tous les autres logiciels RH.
Ci-dessous, un exemple de workflow cross-module de Preboarding seulement rendu possible grâce à la plateforme connective de PeopleSpheres :
Pour en savoir plus, venez découvrir notre livre blanc sur les 5 workflows pour faciliter vos processus RH.
Disposer d’une plateforme d’expérience employé est l’une des principales tendances actuelles en matière de RH. Les entreprises sont désireuses de trouver la meilleure plateforme pour répondre à leurs besoins, atteindre une plus grande agilité, mais surtout, pour motiver et engager ses employés. La digitalisation a réinventé les modes de travail et a apporté une plus grande flexibilité. Il est désormais indispensable d’anticiper les transformations numériques et de digitaliser et d’automatiser l’ensemble de votre GRH (gestion administrative et gestion des talents).
Une plateforme dédiée à l’expérience collaborateur se présente concrètement comme une plateforme simple d’utilisation, à la navigation fluide et agréable. Surtout, l’EXP permet une connectivité, jusque-là encore jamais vue, entre les différents logiciels RH. Cette connectivité permet au collaborateur de naviguer entre ses différents outils en quelques clics et offre à l’entreprise le choix d’une plateforme modulable sur laquelle elle peut connecter les logiciels de son choix. De plus, proposer une bonne expérience utilisateur à ses collaborateurs permet de garantir leur fidélisation. Par conséquent, pour offrir une expérience utilisateur optimale à ses salariés, une organisation doit placer la révolution numérique et l’innovation RH au coeur de sa stratégie d’entreprise.
Notre EXP s’adapte à la transformation numérique des métiers et se présente donc comme la solution à adopter pour les entreprises pour ces prochaines années afin d’être à la pointe de l’innovation, d’offrir la meilleure plateforme collaborative pour fidéliser ses salariés. Grâce à notre solution, vous pouvez piloter votre stratégie digitale et réinventer l’expérience collaborateur.
Découvrez notre solution EXP PeopleSpheres afin de répondre à la révolution digitale et permettre à vos collaborateurs d’avoir accès à tous leurs outils RH depuis une seule plateforme. Réinventez, personnalisez et adaptez aux nouveaux enjeux pour une meilleure expérience collaborateur. Simplifiez les modes de travail de vos collaborateurs grâce à une plateforme intranet sociale intuitive et ergonomique.