Dématérialisation des fiches de paie

Un logiciel de dématérialisation des fiches de paie permet de distribuer les fiches de paie automatiquement et en toute sécurité en format PDF au collaborateur. La distribution des fiches de paie se fait en quelques clics et est notifiée par e-mail ou sur l’application mobile tous les mois aux collaborateurs. Le logiciel de paye réduit les coûts de l’entreprise et fait gagner du temps aux services des ressources humaines. Chaque fiche de paie est archivée et enregistrée pendant plus de 5 ans conformément à la réglementation en vigueur. Chaque collaborateur a ensuite accès à ses fiches de paies via son profil personnel, quand il le souhaite depuis son espace personnel.

Finies les mises sous pli et les envois par la poste : les fiches de paie de vos collaborateurs leur sont envoyées en un clic par mail. Elles sont conformes à la législation en vigueur et stockées en toute sécurité.

Pas besoin de changer de modèle de fiche de paie : en toute simplicité, notre logiciel RH s’adapte à votre fiche actuelle et vous permet de mettre en place la dématérialisation de façon simple et fluide.

Dès qu’une nouvelle fiche de paie est disponible pour vos collaborateurs, ils reçoivent une alerte par email et sur leur application PeopleSpheres. Plus besoin de les rassurer toutes les fins de mois, leur fiche de paie arrive à eux dès qu’elle est disponible.

Un coffre électronique gratuit est à disposition avec le logiciel de dématérialisation des fiches de paie pour les stocker en toute sécurité et y accéder à tout moment.

Le logiciel est relié à votre CPF pour plus d’automatisation de vos processus administratifs.

Le collaborateur a accès à ses bulletins de salaires via son accès dédié et aussi via son espace personnel. L’accès est sécurisé grâce à une double authentification, vous pouvez être rassuré(e). Chaque fiche de paie est archivée et enregistrée pendant 5 ans conformément à la réglementation en vigueur.

Plus besoin de chercher vos fiches de paie partout : vous aurez les fiches disponibles sur internet, via votre application, sur mobile, tablette ou ordinateur. Munissez-vous de vos accès, les fiches de paie sont disponibles en deux clics.

• Gagnez du temps :

Quelques clics suffisent pour distribuer les fiches de paie : vos collaborateurs sont notifiés par email. Ils peuvent consulter et télécharger leurs fiches de paie via leur accès dédié. La dématérialisation des fiches de paie permet donc au RH d’automatiser l’envoi des fiches de paies.

• Rassurez vos collaborateurs :

La confidentialité des données est assurée et vos collaborateurs peuvent être tranquilles et autonomes dans la gestion de leurs fiches de paie. Plus de duplicata à délivrer en cas de perte, une fiche de paie conforme à la législation est disponible à tout moment sur internet, en toute confidentialité.

• Supprimez les risques d’erreurs :

Éliminez les problèmes de réception et de distribution : automatisez au maximum l’envoi et la réception des fiches de paie dans votre entreprise.

• Réduisez les coûts :

Limitez les coûts d’impression, d’envoi et de mise sous pli. Vous gagnerez du temps et de l’argent en vous munissant d’un logiciel de dématérialisation des fiches de paie.

• Simplifiez votre quotidien :

La distribution des fiches de paie ne sera plus un calvaire pour le gestionnaire de paie : en quelques clics, préparez les fiches et envoyez-les à vos collaborateurs. Plus besoin d’externaliser la paie, la gestion administrative n’a jamais été aussi simple : maximisez la satisfaction de vos collaborateurs et améliorez la productivité de votre service RH grâce à l’utilisation du logiciel de dématérialisation des fiches de paie.

• Accédez partout et 24H/24 à vos fiches de paie

Accédez aux fiches de paie partout à tout moment : plus besoin de votre service RH pour recevoir une copie de votre fiche de paie. Vous êtes autonome et accédez à vos documents via un accès dédié directement depuis votre portail RH sur ordinateur ou via l’application sur tablette et mobile, à tout moment du mois et même le week-end !

• Conservez vos bulletins de paye dans un seul endroit

Grâce au logiciel de dématérialisation PeopleSpheres, vous n’aurez plus besoin de dossiers à stocker et à archiver tous les ans. Tout est accessible dans un coffre-fort sécurisé directement sur Internet.

• Soyez rassurés : vos fichiers sont en sécurité

Vos fiches de paie sont conformes à la règlementation et stockées pendant 5 ans dans un coffre-fort auquel seul vous et votre service RH aura accès.

A l’ère du numérique et du digital, on se demande parfois pourquoi on imprime toujours autant de papier, encombrant et pas du tout écologique. PeopleSpheres vous propose donc un module de dématérialisation des fiches de paye afin de réduire votre empreinte écologique. La dématérialisation des bulletins de salaire permet de simplifier le traitement de la paie et ainsi optimiser la gestion des ressources humaines.
C’est en effet l’un des atouts de la dématérialisation : les impressions ne sont plus nécessaires, mais ce n’est pas le seul avantage. La dématérialisation permet aussi de stocker directement toutes les fiches de paie de façon sécurisée, supprimant ainsi tout risque de perte. Avec PeopleSpheres, il vous est même possible de gérer les accès aux fiches de paie. Ainsi, chaque collaborateur a le droit de voir uniquement son bulletin de paie. Gérer la paie de votre entreprise grâce à notre logiciel de paie qui facilite la gestion des paies.
Finis les envois par courrier ! Vos collaborateurs reçoivent leurs fiches de paie directement sur leur ordinateur et/ou sur leur mobile. Chaque échange entre le collaborateur et l’employeur est bien évidemment traçable : vous pouvez donc facilement retrouver à quelle date vous avez envoyé virtuellement un bulletin de salaire à un collaborateur. Conformément à la réglementation, les fiches de paies sont archivées dans le logiciel de gestion des paies pendant 5 ans et vous pouvez les retrouver et les renvoyer aux collaborateurs très facilement.
Autant d’avantages que vous propose PeopleSpheres et qui vont faire de votre entreprise une entreprise innovante tout en réduisant drastiquement le travail lié au traitement des salaires et à la gestion administrative du personnel.

La dématérialisation : un gain de temps

Comme on a pu le voir, la dématérialisation possède certains avantages mais le plus important de tous est le gain de temps pour le service paie. En effet, avec la dématérialisation des fiches de paie, les tâches chronophages sont réduites : vous n’avez plus de mise sous plis, plus de distribution dans les bureaux,… Et vous pouvez vous concentrer sur des tâches plus importantes. La dématérialisation des bulletins de salaire optimise la gestion du temps des gestionnaires de paie.
Les collaborateurs ont accès à toutes leurs fiches de paie archivées et peuvent les imprimer quand il le souhaite. Le collaborateur devient donc plus autonome et vous n’êtes plus embêté par les demandes intempestives.