Découvrez les enjeux de l’expérience collaborateur

La gestion des ressources humaines est aujourd’hui au cœur de la transformation digitale des entreprises. Pour accompagner ce virage numérique, de nombreux logiciels RH voient le jour afin de spécialiser un peu plus la fonction RH.

Mais qu’en est-il de l’expérience collaborateur ? Quel est l’impact de l’environnement de travail sur les utilisateurs finaux comme les managers, les DRH, les directions et les employés ?

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Le concept d’expérience collaborateur

Tandis que de plus en plus d’entreprises intègrent des logiciels RH au sein de leur fonctionnement RH, ce n’est pas toujours au plaisir des collaborateurs qui se retrouvent rapidement submergés par un grand nombre d’outils digitaux avec lesquels il faut composer.

Si la vague de digitalisation de la fonction RH s’accélère, cela est peut-être une bonne chose pour l’entreprise, mais a-t-on pensé à l’expérience collaborateur ?

En effet, sans l’accord de tous les ambassadeurs de l’entreprise, tels que les managers, les DRH, les employés et les directions diverses, les projets de transformation numérique de l’entreprise peuvent rapidement tomber à l’eau.

Qu’est-ce que l’expérience collaborateur ?

Le concept d’expérience collaborateur offre un regard plus concret et plus précis sur les besoins et les attentes des salariés dans un cadre structuré.

Pour plus d’un tiers des professionnels, l’expérience collaborateur représente une chance d’améliorer la qualité des services aux clients.

Dérivée de l’expérience client et de l’expérience utilisateur, l’expérience collaborateur est un concept marketing qui utilise les principes des deux expériences énoncées précédemment.

Cette expérience collaborateur comprend de multiples aspects tels que la qualité de vie au travail (qvt), la motivation, le lieu de travail, le management de l’entreprise, la politique rh, le développement des compétences des salariés, l’accompagnement lors d’un congé maternité, l’utilisation d’outils adaptés, … et bien d’autres éléments qui contribuent au bien-être des salariés au travail.

Quand une entreprise décide de mesurer l’expérience collaborateur, elle fait le point sur la satisfaction de ses salariés, mais aussi sur la qualité de leurs équipements, et sur leurs besoins pour proposer un cadre de travail répondant aux attentes.

On parle de principe de symétrie des attentions.

Concrètement, quand un collaborateur profite d’une réelle qualité relationnelle, qu’il se sent écouté et pris en compte dans ses revendications, il répercute cette sensation autour de lui. Si un collaborateur développe de bonnes relations avec ses managers et ses directions, il sera plus enclin à traiter les clients et les fournisseurs de l’entreprise avec la même déférence et à entretenir une relation commerciale positive et constructive. 

Les bénéfices pour l’employeur

Avec une connectivité entre les différents outils RH, un employé peut suivre ses objectifs fixés en temps réel à partir d’un tableau de bord.

Pour l’employeur, cela permet en premier lieu d’attirer de nouveaux talents, mais aussi de donner envie aux collaborateurs et employés actuels de rester le plus longtemps dans l’entreprise.

C’est l’occasion de faire parler les employés de la marque employeur de l’entreprise d’une manière positive.

C’est également un moyen intelligent de se démarquer de la concurrence.

Une entreprise qui met en place des actions pour développer une bonne expérience collaborateur va inévitablement créer une vraie différence avec une entreprise qui ne le fait pas.

En faisant attention aux motivations des employés et à la productivité en parallèle, via une politique rh de bien-être au travail, on donne toutes les cartes pour que la qualité du travail et la performance de l’entreprise soient au rendez-vous.

Les bénéfices pour les collaborateurs

Deux grands avantages majeurs se dégagent d’une bonne expérience collaborateur pour les salariés d’une entreprise. 

L’amélioration de l’engagement des collaborateurs

Une plateforme expérience collaborateur se présente comme un outil parfait pour gérer les équipes de l’entreprise.

En effet, en partant d’une plateforme unique, accessible et facile d’utilisation, le collaborateur devient acteur de tous les processus RH. Grâce au digital, il s’exprime ouvertement sur les processus en cours et a accès à tous les renseignements dont il a besoin.

On remet l’humain au cœur des priorités et on optimise l’expérience utilisateur, ce qui a pour effet de favoriser le bien-être en entreprise.

Des collaborateurs accompagnés et qui se sentent écoutés vont naturellement gagner en confiance et seront à même de se mobiliser pour travailler pour l’intérêt de l’entreprise. L’épanouissement et le bien-être au travail sont en effet des facteurs qui améliorent la productivité des salariés.

C’est aussi un formidable moyen de se sentir à égalité avec tous les membres de l’entreprise.

L’amélioration de la communication interne

Pour les collaborateurs, l’expérience collaborateur booste la communication en interne ainsi que l’intelligence collective. Pourquoi ? Les interactions sont plus fluides et il est facile à un employé de contacter un membre du service RH, son manager ou encore un autre collaborateur en effectuant un filtrage par compétence, par lieu ou par service.

À partir d’un chat, d’un partage de documents, d’un accès à un numéro de téléphone, le travail devient alors collaboratif et plus intuitif.

Les étapes à suivre pour optimiser l’expérience collaborateur

Autant on connait l’existence du parcours client, autant le parcours collaborateur est moins mis en avant.

Pourtant, à l’image d’un client, un nouveau collaborateur vit plusieurs expériences en entreprise : embauche, intégration dans l’entreprise, période d’adaptation et contrat.

Voici comment procéder pour optimiser l’expérience collaborateur à toutes les étapes de son évolution en entreprise.

Le recrutement

La première étape qui constitue l’expérience collaborateur est le moment où le candidat découvre l’offre d’embauche. Elle va se poursuivre par la 1^ère rencontre directe avec l’entreprise via un échange de mails, ou un appel téléphonique.

Quand ces deux étapes sont validées, le candidat est invité à découvrir les locaux. C’est là qu’il va découvrir l’entreprise : son décor, son mobilier, l’agencement de l’espace, le niveau acoustique, l’accueil qui lui est réservé, l’atmosphère de travail.

Si l’entretien d’embauche est un moyen pour le recruteur d’évaluer le candidat, ce moment est aussi un moyen pour le candidat d’observer l’entreprise de plus près.

Concrètement, un candidat peut être accepté grâce à son entretien, mais il décide de refuser car l’image de l’entreprise ne correspond pas à l’annonce ou aux missions qu’il pensait réaliser.

C’est donc une première étape importante pour l’entreprise qui joue aussi son image de marque.

L’intégration

La 2^nde étape de l’expérience collaborateur est son intégration dans l’entreprise.

En effet, une mauvaise intégration peut avoir des conséquences négatives.

Quand on sait que près de 20 % des CDI sont cassés durant la période d’essai, on comprend pourquoi il est important de soigner l’expérience collaborateur dès le départ.

C’est pourquoi il est recommandé de réfléchir en amont à l’arrivée du nouveau collaborateur pour qu’il se sente bien accueilli et qu’il se sente prêt à travailler dans les meilleures conditions : matériel fourni, mise en place de son bureau, pack de bienvenue, petit mot de bienvenue, fiches explicatives avec les informations importantes (évènements internes, codes d’accès, etc.).

Expliquer également, dès les premiers temps, quelle est la vision et les valeurs de l’entreprise ainsi que les petites habitudes permettant au nouveau collaborateur de prendre ses marques et de développer un sentiment d’appartenance.

Le suivi du collaborateur

L’ultime étape de l’expérience collaborateur est le suivi de celui-ci. Cette étape comprend non seulement la fin de la phase d’intégration, mais également son management au quotidien. 

En mettant en place un management bienveillant où le manager fait le point régulièrement avec des feedbacks sur les objectifs et les missions de son salarié, en utilisant une plateforme RH qui centralise toutes les données et facilite les changes, le suivi s’avère concluant.

Le collaborateur se sentira écouté et accompagné et cela va renforcer son engagement vis-à-vis de l’entreprise et de son travail. 

L’important, au cours de cette expérience collaborateur, est de garder à l’esprit que celui-ci doit être au cœur de l’expérience.

Il est essentiel que l’entreprise considère son ou ses collaborateurs comme des clients à qui on apporte un réel bien-être. De votre côté, focalisez vos efforts sur le design thinking en mettant l’expérience collaborateur au centre de vos réflexions RH.

Seule cette approche omnicanale permet de définir les interactions entre l’employé et l’entreprise, mais aussi d’identifier les difficultés et les attentes en vue d’une optimisation du parcours et de l’expérience du collaborateur.

Le recrutement et l’Onboarding

Le recrutement fait partie de la 1ère étape de l’expérience collaborateur.

C’est là que le candidat et le futur talent vont découvrir l’image de marque de l’entreprise, son fonctionnement, l’agencement des bureaux, etc.

Avec le processus de l’onboarding, l’organisation va pouvoir présenter sa culture d’entreprise clairement et montrer aux candidats que la qualité de vie au travail est une notion prise très au sérieux.

Réussir l’onboarding, c’est d’assurer des collaborateurs engagés et fidélisés par la suite.

Utiliser un outil efficace : une plateforme d’expérience collaborateur (EXP) 

Avec l’aide d’une plateforme à architecture ouverte, ou plateforme d’expérience collaborateur (EXP), il est possible de naviguer facilement entre les différents services et les différents modules puisque tout devient connecté et accessible. 

Connectant les modules et logiciels RH entre eux, l’EXP offre une expérience d’utilisation agréable et fluide, ce qui permet de garantir la fidélisation des collaborateurs. Une véritable “digital workplace” ! 

Plus qu’une simple tendance, l’expérience collaborateur s’inscrit comme un sujet de fond avec des enjeux très sérieux pour la direction des ressources humaines.