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outils de pilotage rh

Atout stratégique au niveau de la gestion des ressources humaines ou GRH, le pilotage RH permet d’avoir un suivi des objectifs des collaborateurs et salariés et de préparer en amont des actions concrètes et pratiques.
Le pilotage RH met en avant les points forts, mais également les points à améliorer, donnant au service RH un fort pouvoir d’analyser des performances. À partir de ce tableau de bord RH, de meilleures décisions peuvent être mises en place pour doper la stratégie de l’entreprise.
Voici les principaux outils RH à adopter.

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Qu’est-ce que le pilotage RH

Définition du pilotage RH

Au départ, le pilotage RH avait une vocation principalement réglementaire et informative. Aujourd’hui, ses bénéfices se sont élargis et vont au-delà des simples obligations légales.
En effet, apportant des données pratiques sur les différentes activités de l’entreprise, le pilotage RH offre une vision holistique de l’entreprise sur un temps donné.

Désormais, le service des ressources humaines doit faire face à de nombreux challenges dans un environnement économique et social en pleine mutation. Parmi ces défis, on retrouve notamment la fidélisation des salariés, la recherche de nouveaux talents, l’amélioration de la qualité de vie au travail (QVT), l’inclusion au travail ou encore la mise en place d’un plan de diversité.

Le pilotage RH, avec ses indicateurs spécifiques, facilite et accélère les prises de décision.

Le pilotage RH est à différencier du reporting RH.
Tandis que ce dernier récolte et analyse les data en lien avec les ressources humaines de l’entreprise pour mieux les gérer et les comprendre, le pilotage RH va plus loin. Il s’appuie, en effet, sur les résultats du reporting RH pour booster la stratégie RH pour les semaines et les mois à venir.

Objectifs du pilotage RH

Le principal objectif du pilotage RH est la recherche de performance de l’entreprise dans le cadre d’une mise en place d’une stratégie RH.
Le système de tableau de bord RH permet d’anticiper des enjeux ainsi que des besoins en matière des ressources humaines de manière à ce que l’entreprise soit proactive dans ses décisions.

Analysant en continu le projet global de l’entreprise et se reposant sur diverses composantes RH, l’approche stratégique et systémique du pilotage RH doit toujours mise en avant.

Cependant, pour assurer la mise en place d’un bon pilotage RH, l’entreprise et notamment les managers doivent avoir une excellente connaissance de l’environnement de l’entreprise

  • Mise en place de référentiels clairs ;
  • Formulation d’un projet d’entreprise ;
  • Définition d’objectifs de performance atteignables et pratiques ;
  • Définition et reconnaissance d’une charte de valeurs ;
  • Détermination de la méthodologie de travail ;
  • Connaissance des politiques de fonctionnent interne.

Pour atteindre son objectif, le pilotage RH s’articule autour de 3 axes concrets :

  • La gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC) ;
  • La gestion sociale avec la mise en œuvre et le suivi des outils qui permettent de juger de l’efficacité des collaborateurs, du niveau d’engagement, des éventuels dysfonctionnements en matière de ressources humaines comme le turn-over ou le taux d’absentéisme ;
  • Le système d’information RH, aussi appelé SIRH.

Les outils de pilotage RH à utiliser

Outil n° 1 : Le tableau de bord RH

Parmi les différents outils RH dont dispose le pilotage RH pour optimiser ses fonctionnalités, ou retrouve le tableau de bord RH.
Comportant des données sur les différentes activités en entreprise comme la formation, le recrutement, le climat social ou encore la performance, le tableau de bord s’avère un allié de 1er choix dans la prise de décision.

Avec le tableau, l’entreprise et les services RH mesurent l’atteinte des objectifs et peuvent notifier les erreurs de performance.

Outil n° 2 : L’audit RH

Le bilan RH, aussi appelé audit RH, est une sorte de document synthétique et à vocation pédagogique.
L’audit RH recense un ensemble des data RH de l’entreprise afin d’obtenir une vision globale de l’état de santé de celle-ci au niveau social et humain.

L’objectif de l’audit RH est d’optimiser l’efficacité de l’entreprise.
La première chose que l’audit effectue est la recherche et l’analyse des processus et des pratiques internes pour mieux déterminer les meilleures stratégies à mettre en place.
Le but est de pérenniser la structure et son activité.
L’audit va aussi identifier les processus à risque qui pourraient éventuellement remettre en cause le futur de l’entreprise.

L’audit RH est une sorte de photographie détaillée des ressources humaines ainsi que des tendances actuelles et à venir. C’est à partir de cet audit que l’on va définir plus préciser le taux de turn-over, le taux d’absentéisme, et définir les compétences de chacun.
Au terme de l’audit, les ressources humaines livrent un rendu appelé « livrable » qui récapitule les bonnes pratiques de l’entreprise, mais aussi les points à améliorer avec des suggestions d’actions à mener.

Concrètement, l’audit RH se structure en 6 points :

  • La rémunération ;
  • L’emploi ;
  • Les conditions de travail ;
  • La santé et la sécurité au travail ;
  • L’égalité professionnelle ;
  • La formation.

Rappelons que l’audit RH est obligatoire pour toutes les entreprises de plus de 300 salariés.
L’audit est alors transmis au comité d’entreprise (CE) ou au comité social et économique (CSE) pour que ce dernier puisse son donner son opinion.
Quand l’audit est communiqué aux collaborateurs, cela leur permet d’avoir une vision globale de l’état de l’entreprise et de ses objectifs.

Outil n° 3 : La BDES

La base de données économiques et sociales ou BDES est un autre document qui permet de préparer la consultation annuelle du CSE avec la direction de l’entreprise.
Il regroupe les informations en lien avec les orientations économiques et sociales de l’entreprise.
On retrouve aussi des data financières et des renseignements sur les rémunérations.

Obligatoire pour toute entreprise de plus de 50 salariés, la BDES a pour principaux objectifs de rappeler les orientations stratégiques de l’entreprise, mais également de simplifier les échanges d’informations entre représentants du personnel (CE ou CSE) et la direction de l’entreprise.

Le reporting RH

Évoqué précédemment, le reporting RH n’est pas à confondre avec le pilotage RH.
Le reporting est un outil de contrôle pour s’assurer des finances et de comptabilité de l’entreprise ainsi que de l’aspect marketing. Le reporting permet de faire le point sur les services RH comme l’absentéisme, le taux d’engagement, la rémunération, le taux d’embauche, etc.

Les indicateurs clés de performance (KPI)

Dans le cadre du pilotage RH de l’entreprise, les services de ressources humaines ont besoin de mesurer constamment la performance RH de l’entreprise pour effectuer des ajustements le plus fréquemment possible et ainsi optimiser la productivité. Cette performance est mesurée par des indicateurs clés de performance ou KPI qui se mesurent sur différents critères.

La prévision RH

Essentielle pour s’assurer que l’entreprise s’avère suffisamment dotée en capital humain, la performance mesure l’évolution des effectifs selon les objectifs de l’entreprise.

Les principaux critères qui composent cette performance RH sont les suivants :

  • La pyramide des âges ;
  • Le taux de promotions réussies ;
  • Le taux de mobilité en interne ;
  • Le taux de satisfaction des employés (on parle du score eNPS pour Employee Net Promoter Score) ;

Le taux de recrutement

La question du recrutement entreprise est au cœur des préoccupations constantes.
Dans cette guerre des talents, il est essentiel d’identifier la performance des recrutements en entreprise.
On prend alors en compte des critères plus spécifiques comme :

  • La performance de la marque employeur ;
  • Le taux de candidatures pertinentes ;
  • Le délai entre la diffusion de l’annonce d’emploi et l’embauche ;
  • Le coût réel des embauches ;
  • Le taux de satisfaction pour l’on-boarding.

La formation professionnelle

Autre élément indicatif qui figure dans le pilotage RH, la formation professionnelle est aujourd’hui un enjeu compétitif pour l’entreprise.

On va alors faire davantage attention aux éléments suivants :

  • Le nombre d’heures de formations réalisées par chaque collaborateur ;
  • Le taux de salariés qui a reçu une formation professionnelle ;
  • Le taux de satisfaction pour chaque formation ;
  • Le coût de chaque formation.

La rémunération

Autre point important dans le pilotage RH, la question de la rémunération des salariés demeure pourtant un sujet sensible pour l’entreprise.
Dans le but d’avoir une stratégie cohérente à ce propos, le pilotage RH s’intéresse aux points suivants :

  • L’évolution de la rémunération globale en entreprise ;
  • La rémunération moyenne par statut ;
  • Le ratio de comparaison salariale ;
  • Le coût de la main-d’œuvre en fonction des revenus.

Le SIRH pour doper le pilotage RH

Le système d’information et de gestion des ressources humaines ou SIRH est un outil extrêmement performant et de plus en plus utilisé par les entreprises.
Outil informatique qui couvre tout le spectre des ressources humaines, le SIRH permet mettre en exergue des aspects comme la gestion de la paie, les évolutions de carrière, l’administration du personnel, etc.

Le SIRH est l’avenir du pilotage RH en entreprise, car il offre une vision globale et détaillée des activités RH tout en synthétisant les data sur un seul et unique espace.

La Big Data et l’intelligence artificielle (AI) bouleversent l’environnement des ressources humaines.
Le SIRH répond à tous ces enjeux, notamment pour ce qui concerne le recrutement des talents, ou la mise en place d’un plan de RSE (plan de responsabilité sociale des entreprises).

En somme, le développement d’outils analytiques comme le SIRH permettent aujourd’hui d’optimiser le pilotage RH en apportant un flux constant et précieux d’infirmations pour l’entreprise sur ses activités et ses collaborateurs.
Cela lui donne plus de latitude, plus d’agilité pour affiner sa ou ses stratégies économiques et doper ses prises de décision.

  1. D’ici 2030, l’automatisation représente un risque potentiel pour 47 % des emplois aux États-Unis, 35 % au Royaume-Uni et 35 % en Allemagne. (Statista, 2021)
  2. Les entreprises fortement automatisées sont 6 fois plus susceptibles d’augmenter leur chiffre d’affaires de plus de 15 % par rapport aux entreprises faiblement automatisées. (ServiceNow, 2017)
  3. 60 % des dirigeants d’entreprise prévoient de renforcer leur service RH avec davantage d’IA et d’automatisation au cours des 5 prochaines années. De plus, 61 % envisagent la possibilité pour l’IA de prendre en charge les fonctions RH, en particulier avec les progrès des technologies d’IA générative telles que Chat GPT. (Personio, 2023)
  4. 85 % des entreprises ont accéléré leurs efforts de numérisation en réponse à la pandémie de COVID-19. (Enquête mondiale auprès des cadres de McKinsey, 2020)
  5. Selon les données de 2023, 74 % des dirigeants d’entreprise reconnaissent la nécessité d’une efficacité et d’une productivité accrues dans leurs organisations. De plus, 66 % de ces dirigeants estiment que l’IA et l’automatisation ont un potentiel significatif pour relever ces défis au sein du service RH. (Personio, 2023)
  6. Selon Gartner, 69 % des tâches managériales routinières seront entièrement automatisées d’ici 2024.
  7. En 2017, seulement 37 % des services RH et 33 % de la résolution de problèmes client étaient automatisés, contre 53 % pour les services informatiques. Cela indique la nécessité d’améliorations dans tous les domaines. (ServiceNow, 2017)
  8. 43 % des répondants expriment leur inquiétude quant à la perte d’emplois potentielle due à une automatisation accrue dans la fonction RH. (Personio, 2023)
  9. Selon la SHRM (Society for Human Resource Management), environ 25 % des organisations utilisent l’automatisation ou l’intelligence artificielle (IA) pour aider dans les tâches liées aux RH.
  10. Environ 2 professionnels RH sur 3 signalent un temps de recrutement amélioré pour les postes vacants, 53 % indiquant que c’est quelque peu mieux et 16 % indiquant un résultat nettement meilleur. Cet impact positif est attribué à leur utilisation de l’automatisation et de l’IA. (SHRM)
  11. 85 % des employeurs qui utilisent l’automatisation ou l’IA signalent des économies de temps et une efficacité accrue. (SHRM)