Un SIRH c’est quoi ? Définition, conseils, mise en place

Le SIRH ou (Système d’Information des Ressources Humaines) est un acronyme bien connu de la fonction RH ! Les ressources humaines, en pleine mutation, sont amenées à digitaliser leurs processus afin de gagner en productivité. Pour cela, la gestion RH impose de regrouper les informations dans un seul et même système : Le SIRH.

Cet article a pour but de dresser le portrait type de ce qu’est un SIRH et de comprendre le fonctionnement, les caractéristiques ou encore les différences entre les SIRH.

Pour une meilleure compréhension des SIRH, cet article se divise en 7 parties :

1. Définition du SIRH
2. Les différents types de SIRH
3. Les nouveaux SIRH modulables
4. Les logiciels RH les plus utilisés
5. Le socle RH (ou core RH)
6. Le portail RH (ou portail SIRH)
7. L’intégration du SIRH en entreprise

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Définition du SIRH

Un Système d’Information des Ressources Humaines (SIRH) est une plateforme de GRH (Gestion des Ressources Humaines) qui permet de faire fonctionner différents outils RH sur une interface unique. Le but d’un SIRH est d’automatiser certaines tâches et de faire interagir différents logiciels de gestion des ressources humaines entre eux. Il permet une meilleure gestion des ressources humaines et du suivi de la masse salariale.

Pour chaque besoin, les modules RH intégrés dans un SIRH récupèrent des informations du socle RH. Rappelons nous, le socle RH, est l’outil chargé de réunifier toutes les données des collaborateurs provenant des différents logiciels RH qu’une entreprise possède.  Avec un socle RH; les informations sont ensuite partagées de manière automatisée à qui en a besoin.

Un des avantages les plus important de ce type de système d’information est le gain de temps. Les tâches automatisées permettent de dégager du temps aux responsables RH. Ceux-ci peuvent ainsi gagner largement en productivité et se recentrer sur l’humain.

Par ailleurs, la mise en place d’un SIRH permet aux différents collaborateurs de travailler en mode collaboratif. En effet, de nombreux outils digitaux tels que: mise en place de chat, partage de documents, dashboard interactifs, utilisation de l’intelligence artificielle facilite les échanges. De plus, cette organisation du travail est généralement plus que favorable pour la marque employeur de l’entreprise.

Enfin, l’implémentation de l’intelligence artificielle dans les SIRH et l’utilisation du Big Data permettent à la fonction RH d’utiliser du prédictif. Cela permet notamment au DRH de prendre des décisions plus facilement et d’adapter ses stratégies RH ainsi que son budget de manière plus précise.

Les différents types de SIRH

Comme pour tout autre secteur, il existe de nombreux types de logiciels SIRH. Plus ou moins complets et adaptables à l’entreprise, les logiciels SIRH se différencient également par leur structure, leur hébergement de la donnée et le niveau de sécurité. En effet, un logiciel en mode Saas, ASP ou On-Premise ne se gère et ne s’utilise pas de la même manière.

SIRH en mode Saas / Cloud

Très utilisé depuis plusieurs années, le logiciel SIRH en mode Saas (Software as a Service), également connu sous le nom de logiciel “on-demand” ou “cloud”, permet d’être utilisé comme un service. Traduit en français par “logiciel en tant que service” le logiciel SIRH en mode Saas se loue directement auprès de l’éditeur.

L’hébergement et le serveur du logiciel est donc externalisé et délocalisé. Cela permet notamment une sécurisation de l’information en cas de sinistre dans l’entreprise ou encore une mise en conformité certaine avec le RGPD si l’éditeur est français.

Accessible depuis une page internet via n’importe quel appareil connecté à internet (téléphone, tablette, ordinateur), le SIRH en mode Saas enregistre les données dans le cloud ce qui permet aux utilisateurs d’être disponible partout et tout le temps.

Disponible sous forme d’abonnement au mois ou à l’année, le logiciel Saas ne requiert pas d’accompagnement physique. C’est l’éditeur qui se charge de la mise en place du SIRH selon le cahier des charges préalablement défini avec le DRH selon les besoins de l’entreprise.

Enfin, l’unification des systèmes d’information via des API et son prix attractif restent les atouts majeurs du logiciel SIRH en mode Saas.

Afin d’assurer une scalabilité, une sécurité des données, une adaptabilité aux besoins de ses clients et une unification de la Data à des prix attractifs, PeopleSpheres a choisi de proposer son logiciel SIRH en mode Saas.

SIRH en ASP

En partie remplacé par le mode Saas, le SIRH ASP reste l’ancêtre de celui-ci et connaît les mêmes avantages : hébergement des données chez l’éditeur, une sécurisation plus forte via des serveurs privés, accessible via une connexion internet, adaptabilité, etc…

En revanche, à la différence du cloud, le logiciel ASP est une application, d’où son nom Application Service Provider (ASP), traduit en français par “fournisseur de services d’application”. Cette application doit donc être installée sur un appareil compatible, généralement un ordinateur fixe ou portable.

Enfin, plus adaptable, l’ASP est un logiciel SIRH unique à l’entreprise. Il peut donc être davantage concurrentiel et devenir un outil de logiciel de référence RH pour la performance de celui-ci.

Cette solution plus “haut de gamme” que le Saas, l’ASP a donc un coût supérieur puisque l’entreprise doit payer des licences d’utilisation pour chacun de ses collaborateurs. 

SIRH via un logiciel On-Premise

Le logiciel SIRH en mode On-Premise reste surement le plus connu puisqu’il existe depuis l’apparition du logiciel. Effectivement, l’On-Premise, qui signifie “sur place” correspond à l’installation classique du logiciel SIRH sur un poste de travail. Mis en place par l’éditeur directement dans les locaux, ce type de logiciel permet à l’entreprise d’être maître de son SIRH puisque l’hébergement de celui-ci se fait sur des serveurs internes. L’entreprise achète donc des licences pour un nombre d’utilisateurs précis.

Souvent critiqué pour son manque d’accessibilité hors de l’entreprise, l’On-Premise est aujourd’hui disponible à distance pour certains SIRH. Les éditeurs de logiciels SIRH savent donc faire évoluer leur offres et s’adaptent aux nouveaux modes de travail.

Malgré la mise en place de serveurs de secours, le gros point faible de l’On-Premise reste la perte de l’information en cas d’incidents sur les serveurs ou de panne des postes de travail.

La particularité du logiciel SIRH On-Premise c’est qu’il n’est pas dépendant d’un accès à internet pour fonctionner. Il est alors possible de travailler sur le logiciel dans des lieux avec peu de couverture internet.

Enfin, ce dernier style de logiciel SIRH permet à l’entreprise d’avoir entièrement la main sur la confidentialité de la data qu’elle récolte grâce à ses serveurs internes. Mais tout ceci à un coût qu’il faut prévoir et pouvoir débourser dès la mise en place du logiciel. Cela représente souvent une sortie de trésorerie conséquente.

Choisir parmi ces trois types de SIRH reste une tâche délicate. Le choix entre logiciel Saas, ASP ou On-Premise se fait généralement par rapport à la zone d’implantation du logiciel. Autrement dit, tout dépend du besoin de mobilité ou de mise en place à l’étranger.

Le choix se fait également en fonction du budget qui sera alloué au logiciel SIRH. Enfin, il ne faut pas oublier que les besoins d’une entreprise peuvent évoluer. L’adaptabilité aux besoins de la fonction RH peut également être un critère de choix important.

Plus à l’aise avec ces acronymes, le service informatique de l’entreprise sera d’une aide précieuse pour le choix de son logiciel SIRH.

PeopleSpheres est le premier acteur innovant de la HR tech. Notre solution SIRH vous permet d’unifier l’ensemble de vos logiciels (RH ou non) au sein d’un seul et même portail. Cette connexion s’effectue à l’aide de notre Socle RH. Désormais, plus besoin de dizaines de mots de passe pour accéder à vos différents logiciels.

Les nouveaux SIRH modulables

Durant de nombreuses années, les logiciels RH étaient fixés dans le temps. En d’autres termes, il était long et surtout très coûteux de les faire évoluer dans le temps selon les besoins des DRH.

Via la mise en place d’API, l’automatisation des tâches ainsi que l’utilisation de l’intelligence artificielle, la création de logiciels SIRH a permis d’alléger les difficultés que les départements des ressources humaines connaissaient.

En effet, aujourd’hui avec des logiciels SIRH comme celui de PeopleSheres, il est possible de choisir des modules de plusieurs éditeurs et de les faire interagir entre eux, place à la conduite du changement. Le choix se fait donc en fonction des besoins et des logiciels déjà présents dans l’entreprise.

Relier ses autres logiciels RH au SIRH est devenu un jeu d’enfant grâce au déploiement de connecteurs. Il est maintenant possible d’utiliser et de rassembler les informations des différents logiciels RH afin d’en faire une analyse croisée et unique où le résultat est visible sur un seul tableau de bord.

Par ailleurs, en sachant que les besoins d’une entreprise évoluent, chaque logiciel RH peut être pris séparément et à tout moment [notamment pour les logiciels Saas]. Embauches, paies, gestion des congés & des absences, des plannings, des formations, etc… correspondent à un module propre qui peuvent s’imbriquer dans le portail SIRH.

Chaque service RH correspond à un logiciel RH permettant l’automatisation de nombreuses tâches et par conséquent l’augmentation de la productivité du service. Par exemple, pour faciliter la gestion de vos objectifs, rien de mieux qu’un module Entretiens et Objectifs.

Les logiciels RH les plus utilisés

Même si chaque entreprise a ses propres besoins et particularités dans leur service RH, les modules / logiciels RH qui peuvent composer un SIRH restent globalement les mêmes. Pour vous guider dans votre choix et mieux appréhender les modules, voici un panel des logiciels RH les plus demandés :

Congés & absences

La gestion des congés et des absences reste l’une des tâches RH les plus chronophage. Pour une bonne gestion, il faut une organisation presque militaire afin d’être juste dans la répartition des congés payés, parentaux, RTT etc. ainsi que pour le suivi des absences et autres accidents du travail.

En reliant le logiciel de gestion de congés à un SIRH, la demande de prise de congé sera automatisée et la validation se fera en un clic par le manager. Gérer les plannings et les absences devient une tâche simple et rapide via la mise en place de workflows pour le suivi avec des propositions automatiques de formulaires pré remplis, des alertes ou de la prise de note par exemple.

Par ailleurs, l’entreprise peut, en quelques clics, connaître son taux d’absentéisme sur chaque service en temps réel ou sur une période donnée. Ceci est rendu possible en consultant le tableau de bord comprenant les indicateurs liés à l’absence justifiées ou non de ses collaborateurs.

Note de frais

Les notes de frais font partie du quotidien des collaborateurs. Leur gestion peut devenir un vrai casse-tête pour le service RH s’en occupant. Parfois, il arrive que certains collaborateurs en abusent trop : restaurant, voyage, transport… Néanmoins, l’entreprise a des difficultés à réduire ces montants.

Un SIRH permet de rattacher le logiciel de note de frais au service comptabilité et à la banque de l’entreprise. Via ce SIRH, la société peut mettre en place une politique de frais et de remboursements suivant le département, le poste etc. de ses collaborateurs.

En mettant en place des alertes de demande de note de frais et en attribuant des plafonds suivants les types de frais, l’entreprise peut plus simplement analyser ses dépenses. Grâce à des reportings, l’entreprise peut exporter directement les données vers le module de comptabilité qui ajoutera immédiatement dans le compte correspondant.

Temps & activités

Avec l’arrivée de nouveaux modes de travail comme la semaine de 4 jours ou encore le télétravail, il est devenu difficile pour les services RH de calculer précisément le temps de travail d’un collaborateur.

Intégrer un logiciel de gestion du temps de travail permet tout d’abord d’impliquer et de responsabiliser ses salariés. En effet, le collaborateur doit lui-même remplir sa feuille de temps par rapport à un projet, une semaine etc.

Via la mise en place de workflows et la liaison entre l’outil de gestion des temps et le logiciel de paie, le décompte et l’ajout des heures supplémentaires sur le bulletin de paie se font de manière automatisée. Cela permet alors au service RH de se recentrer sur le collaborateur lui-même en cas par exemple de questions.

Enfin, le SIRH permet de créer des synthèses détaillées concernant la rentabilité de projets, d’activités ou de structures en comparant les heures passées concernant l’avancée, la réussite ou le budget alloué.

Planning

Organiser, planifier et gérer les activités des collaborateurs est une tâche fastidieuse où il est facile de perturber rapidement une organisation pourtant bien rodée.

En rassemblant le logiciel de planning des collaborateurs avec celui de gestion des congés, via un SIRH, permet une visualisation globale et en temps réel des plannings et disponibilités des collaborateurs par mois, par semaine ou par jour. Il sera alors très simple de planifier des réunions de gestion de projet ou encore des entretiens annuels sans bousculer toute l’organisation d’une équipe.

L’objectif d’une parfaite organisation et rotation des collaborateurs reste la productivité. En mettant en place des pointeuses virtuelles ou/et des plannings précis, l’entreprise connaît alors son besoin en effectif pour chaque tâche et cela même en fonction des différentes variables : taux d’absentéisme, prise de congés, temps de réunions…

Paie

Maîtriser sa paie est un point essentiel de la fonction RH. Avec un certain nombre de variables et ses contraintes de temps, la gestion de la paie se doit d’être parfaite du premier coup afin d’éviter les mécontentements des salariés.

Le logiciel de paie est le module incontournable d’un SIRH puisque ce dernier peut être relié à tout autre module afin d’automatiser un maximum de tâches liées à la gestion de la paie et éviter les erreurs. En effet, les rubriques de paie peuvent se préremplir avec chacune des données enregistrées durant le mois pour chaque collaborateur (heures supplémentaires, primes, congés, absences…).

Enfin, les logiciels de paie peuvent également se mettre automatiquement à jour avec la législation. Cela est notamment le cas avec la DNS ou encore le prélèvement à la source.

L’interconnexion des différents modules accélère la gestion administrative et donne la possibilité au département paie de vérifier et corriger  les fiches de paie ainsi que les déclarations sociales (DUCS, URSSAF, DADS-U…). Une solution qui permet ains d’éviter de nombreuses erreurs qui peuvent parfois coûter cher à une entreprise.

De nombreux modules de gestion de talents existent : comme les logiciels d’onboarding collaborateur, de gestion de compétences et de mise en place de plans de formations. Ces derniers permettent principalement à l’entreprise de fidéliser et de conserver ses meilleurs talents et d’accroître l’efficacité de ses équipes pour connaître une meilleure rentabilité et un bon ROI sur ses recrutements.

Le socle RH (ou core RH)

Digitaliser ses processus RH est une étape clé pour gagner en modernité et fidéliser ses talents. C’est d’ailleurs le but du socle RH ou logiciel core RH qui permet de mettre le collaborateur au cœur de la stratégie RH en centralisant toutes les données liées à l’entreprise à un seul endroit : informations collaborateurs, standardisation des process, plan de formation etc.

Définition du socle RH

Le socle RH (ou core RH) correspond à un système informatique qui permet la centralisation et le stockage de l’ensemble de la data RH des collaborateurs, des stratégies et des processus d’une entreprise. Ces informations sont alors disponibles et consultables partout et en temps réel par tous selon le poste occupé dans la société. Le socle RH compose donc le logiciel SIRH.

Toutes les informations administratives et de gestion du personnel sont essentielles à l’organisation d’une entreprise et notamment pour celles qui se sont internationalisées. La centralisation des données sur un SIRH permet la sécurisation de l’information, la fiabilisation du traitement des données ainsi que le développement du travail collaboratif.

Dans un contexte de mondialisation, le socle RH répond facilement et rapidement à des questions d’ordres économiques, culturelles, juridique et réglementaires. Il permet également une amélioration de la marque employeur de l’entreprise.

Fonctionnalités

Qu’elles suivent un modèle top-down, bottom-up ou encore hybride, les fonctionnalités du socle RH restent les mêmes :

1. Centralisation : Toutes les données transitent par le socle RH du SIRH, qui les redistribuent dans les différents logiciels RH en fonction des workflows et scénarios définis.

2. Personnalisation : La data récoltée permet d’harmoniser les processus et de les adapter selon les stratégies en fonction de la législation de la localisation des filiales de l’entreprise.

3. Contribution : Les collaborateurs sont à la fois acteurs et contributeurs du socle RH quel que soit leur place dans l’organigramme. A chaque fois qu’un salarié ajoute des informations sur un logiciel RH, cela contribue à la création de donnée analysable.

4. Analyse : La centralisation de la donnée des SIRH permet une consolidation de celle-ci pour ensuite la contrôler et l’analyser. Ce traitement de la data sert à la construction de reportings fiables et précis grâce à la définition d’indicateurs de performance.

5. Pilotage : Les résultats provenant des indicateurs clés de performance amélioreront la prise de décisions stratégique de la part des dirigeants et des DRH : prévisionnel, anticipation, rectification de stratégie etc.

Le portail RH (ou portail SIRH)

Le Système d’Information des Ressources Humaines (SIRH) se présente sous la forme de logiciel ou de plateforme unique regroupant les différents modules RH dont a besoin une entreprise pour fonctionner correctement.

Définition du portail RH

Le portail RH ou portail SIRH représente la plateforme sur laquelle les collaborateurs se connectent afin d’avoir accès aux informations et données. Grâce à la centralisation de la data (socle RH) et à l’imbrication des modules RH qui composent le SIRH, la gestion administrative du personnel de l’entreprise, son pilotage ainsi que son évolution professionnelle sont facilités.

Utilisé par tous les collaborateurs le portail SIRH est un logiciel de communication, de recherche et d’analyse qui doit être facile d’utilisation, ergonomique et adaptable selon les besoins de l’entreprise.

Utilisation du portail RH

Le portail RH, partie intégrante du SIRH, possède des avantages pouvant s’avérer indispensables pour les entreprises et pour l’administration du personnel. Parmi ces bénéfices :

1. Unification du profil employé : Plus besoin de rechercher les données RH concernant les collaborateurs aux quatre coins du monde. Avec la centralisation et la standardisation des profils où le nombre de champs à remplir est identique pour tous, chaque employé peut lui-même modifier certaines informations directement sans passer par le service RH.

2. Amélioration de la communication en interne : Comme dans un intranet classique, des actualités et autres chiffres sur l’entreprise y sont présentes. Il est même plus rapide et facile de faire passer une information ou de communiquer via un portail SIRH. En effet, la mise en place de chat, d’encart de commentaire ou de prise de notes et l’automatisation permettent une meilleure collaboration entre les salariés.

3. Optimisation de la collaboration : Automatisation, simplification et uniformisation des process, gain de temps, implication des collaborateurs ne sont que des exemples des avantages de l’utilisation d’un portail RH. Ce dernier permet de favoriser le travail collaboratif des employés et l’augmentation de la productivité.

Par ailleurs, l’utilisation du portail RH facilite l’utilisation de la technique de l’employee advocacy pour de la communication externe d’articles à forte valeur ajoutée. Les collaborateurs partagent les valeurs de l’entreprise ce qui augmente la notoriété de celle-ci ainsi que sa marque employeur. Un talent heureux dans son entreprise est un talent fidèle et engagé sur qui la société pourra compter sur du long terme.

En plus d’être au cœur du SIRH, le socle RH peut-être un logiciel à part entière. C’est le cas de la solution PeopleSpheres, qui propose un core RH intégrant des fonctionnalités avec des fonctionnalités propres. Parmi ces fonctionnalités :

• Moteur de création de formulaires

• Moteur de création de workflows

• Espace de messagerie et de communication interne

• Espace de notification

• Espace de reportings et tableaux de bord

• Catalogue de logiciels RH

Le socle RH s’intègre donc généralement dans un SIRH, mais il peut aussi fonctionner de manière autonome pour effectuer certaines tâches.

L’intégration du SIRH en entreprise

La décision de mise en place d’un SIRH est non seulement stratégique car il faudra revoir les processus d’information et de communication mais elle est également technique. En effet, l’intégration d’un logiciel SIRH va demander un effort de la part des services IT et des réseaux.

Ces derniers vont devoir vérifier que le portail RH sera bien compatible avec les logiciels RH que l’entreprise possède déjà. Selon le type de SIRH (Saas, ASP, On-Premise) une mise en route sera à effectuer par l’entreprise ou directement par l’éditeur du SIRH.

En parallèle, il faut aussi former les collaborateurs à l’utilisation du portail RH ainsi qu’à la standardisation des processus.

Formation des collaborateurs

Bien connaître les besoins, utilisations de chaque service RH et des autres utilisateurs est essentiel afin de les accompagner au mieux dans la transition entre ancien et nouveau logiciel. En effet, l’entreprise doit informer ses collaborateurs le plus tôt possible du changement de procédés. Ces derniers, avant de devoir prendre en main le SIRH doivent avoir accepté les changements que cela va impliquer dans leur organisation.

Présenter des démonstrations, faire des mises en situation, sensibiliser à l’importance de l’utilisation du SIRH auprès de toutes les équipes est indispensable. Une communication efficace sera l’élément décisif pour la réussite du déploiement partiel ou total du SIRH dans l’entreprise.

Que la société soit une PME ou une grande entreprise, celle-ci devra prévoir de former les collaborateurs auprès du responsable SIRH, du DSI, de la DAF, du DG ou du consultant SIRH externe en charge du projet. Que la gestion du SIRH se fasse en interne ou en externe, les DRH et DSI devront être en contact constant avec les équipes en internes. Il est en effet important de guider et de répondre rapidement aux interrogations des collaborateurs quant à l’utilisation du SIRH.

L’intégration d’un SIRH en entreprise met parfois un peu de temps avant que l’idée de changement soit acceptée par les collaborateurs. Il est alors important de leur exposer tous les avantages du SIRH.

Exposition des avantages en interne

Comme décrit auparavant dans cet article, les avantages d’un SIRH sont multiples. Voici 3 avantages parmi les principaux :

1. La productivité : Nous ne cesserons pas de le répéter, l’objectif principal du SIRH est d’accroître la productivité et l’efficacité de la fonction RH. La structuration de la donnée, l’optimisation des tâches administratives et la communication en temps réel permettront aux ressources humaines de l’entreprise de se recentrer sur l’humain. Par ailleurs, l’optimisation de la productivité et donc le gain de temps est corrélé avec le gain financier qu’apporte l’intégration d’un SIRH.

2. L’agilité : le SIRH rend plus souple le déploiement des processus. Système qui personnalisable et adaptable en tout temps, les services RH sont capables d’augmenter la réactivité des collaborateurs ainsi qu’une prise de décision plus rapide et davantage objective grâce à la mise en place de KPI et l’analyse de données chiffrées.

3. Le développement de la marque employeur : In fine, l’implémentation d’un SIRH au sein de l’entreprise permet d’accroître sa marque employeur. Effectivement, le SIRH a comme effet la fidélisation des collaborateurs, le développement du sentiment d’appartenance et une expérience collaborateur améliorée. Ceci permet également d’accroître l’engagement de ses collaborateurs, de baisser le turn-over et de pouvoir attirer et faire évoluer les talents à fort potentiel.

Il faut comprendre que la mise en place d’un SIRH (Système d’Information des Ressources Humaines) est essentielle à la digitalisation des ressources humaines. Apportant de nombreux avantages à l’entreprise, son intégration auprès des entreprises françaises connaît une forte croissance, quel que soit leur taille et leur secteur.

La solution PeopleSpheres vous propose un grand nombre de logiciels qui vont regrouper l’essentiel de vos tâches RH : Congés & Absences, Planning, Paie, Intégration, etc. afin de rendre ces dernières plus rapides et plus pratiques que ce soit pour vous comme vos équipes.

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