Alexandre Diard Le SIRH ou (Système d’Information des Ressources Humaines) est un acronyme bien connu de la fonction RH ! Les ressources humaines, en pleine mutation, sont amenées à digitaliser leurs processus afin de gagner en productivité. Pour cela, la gestion RH impose de regrouper les informations dans un seul et même système : Le SIRH.
Cet article a pour but de dresser le portrait type de ce qu’est un SIRH et de comprendre le fonctionnement, les caractéristiques ou encore les différences entre les SIRH.
5 conseils pour choisir son SIRH en SaaS avec Checklist
Nos autres articles :
Comment choisir son SIRH ?
SIRH et Intelligence Artificielle : quels impacts ?
Qu’est-ce qu’un SIRH ?
Un SIRH, ou Système d’Information des Ressources Humaines, est une suite de logiciels RH interconnectés qui centralise, automatise et simplifie la gestion des ressources humaines au sein d’une entreprise.
Le SIRH repose sur un socle RH qui regroupe l’ensemble des données liées aux collaborateurs dans une interface unifiée. Les différentes fonctions RH sont organisées sous forme de modules. Véritable outil stratégique, le SIRH permet aux DRH de piloter l’ensemble de la stratégie RH depuis une seule plateforme :
- Gestion de la paie
- Gestion des congés et absences
- Planification des effectifs
- Gestion prévisionnelle des emplois et des compétences
- Gestion des notes de frais
- Suivi du temps de travail
- Et bien d’autres
Quels sont les principaux types de SIRH ?
Il existe plusieurs types de logiciels SIRH, plus ou moins complets et adaptables. L’architecture, le mode d’hébergement et le niveau de sécurité sont les principaux facteurs qui les différencient. Bien entendu, le choix d’un SIRH conditionne son utilisation et les bénéfices que votre entreprise pourra en tirer.
Le SIRH en mode SaaS
Le SIRH en mode SaaS (logiciel en tant que service) représente aujourd’hui le modèle de suite RH le plus déployé. Accessible en ligne via un abonnement mensuel ou annuel, cette solution ne nécessite aucune installation locale pour l’entreprise. Toutes les données sont hébergées dans le cloud par l’éditeur. Prêts à l’emploi, ces systèmes permettent aux entreprises de simplement choisir une solution cloud qui répond aux attentes définies dans leur cahier des charges.
Cette configuration offre un accès instantané aux informations depuis n’importe quel appareil connecté à internet, même en cas de sinistre. Également connu sous le nom de « logiciel on-demand« , le SIRH en mode SaaS garantit une grande flexibilité. Sa grande capacité de scalabilité facilite l’adaptation aux besoins évolutifs de l’entreprise grâce aux API disponibles. Le SIRH basé dans le cloud renforce la sécurité des données et facilite la conformité au RGPD, selon l’éditeur choisi.
Le SIRH de type ASP
Le SIRH en mode ASP (Application Service Provider) est considéré comme l’ancêtre du mode SaaS. Ici, le sigle désigne l’entreprise prestataire plutôt que la solution elle-même. Comme le SaaS, le SIRH en ASP propose un hébergement chez l’éditeur, généralement sur un serveur dédié. Ce serveur étant connu et localisé, il permet aux clients d’assurer plus facilement leur conformité réglementaire.
Contrairement au SaaS, le mode ASP nécessite une installation locale du logiciel RH sur les équipements compatibles de l’entreprise. Les SIRH de type ASP sont généralement des solutions haut de gamme et fortement personnalisables. Cela implique aussi un coût plus élevé pour l’entreprise, car une licence est requise par utilisateur.
Le SIRH on premise
Historiquement le plus connu et le plus utilisé, le SIRH on premise nécessite l’installation sur les ordinateurs des collaborateurs. Les données sont hébergées en interne par l’entreprise, ce qui offre un plus grand contrôle sur le respect de la conformité et la confidentialité. Pour utiliser un logiciel on premise, vous devez acheter les licences pour un nombre défini d’utilisateurs.
Le SIRH on premise a également l’avantage de fonctionner sans nécessiter une connexion internet. Ce mode reste tout de même limité en termes d’accessibilité hors de l’entreprise et sensible aux incidents techniques (pannes, sinistres, etc.). L’investissement nécessaire pour utiliser un SIRH on premise est aussi important : achat de licence, infrastructures techniques et serveurs, frais de maintenance, etc.
Les nouveaux SIRH modulables
Pendant longtemps, le marché des SIRH était composé de solutions rigides, coûteuses et non évolutives. Aujourd’hui, les SIRH modulables comme PeopleSpheres offrent une approche innovante permettant aux entreprises de composer leur propre système RH.
Grâce aux API, il est possible de créer un logiciel RH sur mesure, brique par brique, en intégrant des modules provenant de différents éditeurs. En plus de cette flexibilité, les SIRH modulables permettent d’automatiser les tâches répétitives et de tirer parti des fonctionnalités de l’intelligence artificielle.
L’intégration simplifiée via des connecteurs permet de centraliser les données de tous les outils RH pour des analyses croisées et des reportings plus avancés. En fonction de vos besoins du moment, vous pouvez facilement ajouter ou retirer un module dédié à une fonction RH spécifique.
Quels sont les logiciels RH les plus utilisés dans un SIRH ?
Même si chaque entreprise a ses propres besoins et particularités dans leur service RH, les modules / logiciels RH qui peuvent composer un SIRH restent globalement les mêmes. Pour vous guider dans votre choix et mieux appréhender les modules, voici un panel des logiciels RH les plus demandés :
Gestion des congés et absences
La gestion des congés et des absences est l’une des tâches RH les plus chronophages. Une bonne organisation est nécessaire pour répartir les congés et suivre les absences.
En connectant le logiciel de gestion de congés à un SIRH, la demande et la validation de congés sont automatisées. La gestion des plannings et absences devient simple grâce à des workflows, des formulaires pré-remplis et des alertes.
L’entreprise peut facilement consulter en temps réel son taux d’absentéisme via un tableau de bord dédié.
Gestion des notes de frais
Les notes de frais sont courantes pour les collaborateurs, mais leur gestion peut être complexe pour les RH, surtout en cas d’abus. L’entreprise a parfois du mal à limiter ces dépenses.
Un SIRH relie le logiciel de notes de frais à la comptabilité et à la banque, permettant d’appliquer des politiques de frais selon le département ou le poste.
En fixant des alertes et des plafonds par type de frais, l’entreprise analyse plus facilement ses dépenses et peut exporter les données directement vers la comptabilité.
Suivi du temps et des activités
Avec l’évolution des modes de travail comme la semaine de 4 jours et le télétravail, il devient difficile pour les RH de suivre précisément le temps de travail.
L’intégration d’un logiciel de gestion du temps responsabilise les salariés, qui remplissent eux-mêmes leur feuille de temps.
Grâce aux workflows et à la connexion entre l’outil de gestion des temps et la paie, le calcul des heures supplémentaires est automatisé, permettant aux RH de se concentrer sur les salariés.
Le SIRH facilite aussi la création de synthèses détaillées pour évaluer la rentabilité des projets, activités ou structures.
Gestion des planning
Organiser et gérer les activités des collaborateurs peut vite désorganiser une équipe bien structurée.
En regroupant le logiciel de planning et la gestion des congés dans un SIRH, vous obtenez une vue d’ensemble des plannings et disponibilités en temps réel, facilitant la planification de réunions ou d’entretiens annuels sans perturber l’organisation.
Le but est de maximiser la productivité grâce à une organisation optimale. Avec des pointeuses virtuelles et des plannings précis, l’entreprise ajuste ses effectifs selon les besoins et variables comme l’absentéisme ou les congés.
Logiciel de paie intégré
La gestion de la paie est essentielle en RH et doit être précise pour éviter les insatisfactions. Un logiciel de paie intégré à un SIRH automatise les tâches, réduit les erreurs et préremplit les données (heures, primes, absences). Il se met aussi à jour selon la législation, comme pour la DNS ou le prélèvement à la source.
L’interconnexion des modules facilite la gestion administrative et permet au service paie de vérifier les fiches de paie et les déclarations sociales (DUCS, URSSAF, DADS-U), limitant ainsi les erreurs coûteuses.
D’autres modules, comme ceux dédiés à l’onboarding, la gestion des compétences ou la formation, aident à fidéliser les talents et à améliorer la performance et la rentabilité de l’entreprise.
Quelle différence entre socle RH, portail RH et SIRH ?
Le SIRH (Système d’Information des Ressources Humaines) est un écosystème digital qui regroupe plusieurs briques logicielles pour gérer efficacement les processus RH. Deux notions centrales structurent cet environnement : le socle RH (ou core RH) et le portail RH.
Le socle RH constitue la fondation du SIRH. Il centralise l’ensemble des données RH (informations collaborateurs, processus internes, reporting, etc.) et assure leur cohérence et leur accessibilité. Il joue un rôle clé dans l’automatisation, l’analyse et le pilotage stratégique des ressources humaines.
Le portail RH, quant à lui, est l’interface visible et accessible à l’ensemble des collaborateurs. Il permet de consulter ou de modifier certaines données, d’accéder aux différents modules RH, ou encore de faciliter la communication interne. Il est conçu pour être simple d’utilisation, collaboratif et engageant.
Pour résumer, on peut dire que :
- le socle RH est le moteur invisible du SIRH, centré sur les données RH.
- le portail RH est la porte d’entrée, l’interface utilisateur.
- le SIRH englobe l’ensemble : socle, portail et modules fonctionnels.
Réussir l’intégration d’un SIRH en entreprise : étapes et enjeux
La décision d’implanter un SIRH est stratégique, car elle implique de revoir les processus d’information et de communication, mais elle présente aussi des enjeux techniques. En effet, l’intégration d’un logiciel SIRH exige la mobilisation de plusieurs équipes, notamment une collaboration fluide entre la DSI, la DAF et la DAF. Il est donc nécessaire de réaliser une analyse approfondie des besoins de l’entreprise et de planifier soigneusement l’intégration afin d’assurer une parfaite compatibilité avec l’environnement existant.
Les équipes devront vérifier la compatibilité du portail RH avec les logiciels RH déjà utilisés par l’entreprise. Cela peut impliquer des tests de compatibilité, des ajustements techniques ou la mise à jour de certains systèmes. Selon le type de SIRH choisi (SaaS, ASP, On-Premise), la mise en service sera effectuée par l’entreprise ou directement par l’éditeur du SIRH. Ce choix influera sur l’organisation du projet, les ressources mobilisées et la rapidité de déploiement.
Parallèlement, il est essentiel de former les collaborateurs à l’utilisation du portail RH et à la standardisation des processus. Cette étape, pilotée en grande partie par le responsable SIRH, est déterminante pour favoriser l’adoption du SIRH par tous les utilisateurs et garantir la bonne compréhension et application des nouveaux processus. Des sessions de formation, des supports pédagogiques et un accompagnement au changement peuvent être mis en place pour faciliter cette transition.
Quels sont les principaux avantages d’un SIRH pour votre entreprise ?
Comme mentionné précédemment dans cet article, les avantages d’un SIRH sont multiples. Voici 5 avantages pratiques pour les entreprises d’utiliser un SIRH.
- Automatisation des processus : le SIRH permet d’automatiser les tâches RH chronophages et répétitives. Grâce à ses modules dédiés, de nombreux processus peuvent être automatisés, comme l’édition des fiches de paie ou l’onboarding de nouveaux employés. Les responsables RH gagnent du temps et se recentrent sur l’humain et les missions à forte valeur ajoutée.
- Amélioration de l’engagement des collaborateurs : le SIRH permet aux salariés d’accéder à leurs données et leurs démarches en autonomie (demande de congé, note de frais, etc.). Grâce à une organisation moderne et fluide, le SIRH encourage la collaboration entre les équipes et renforce l’engagement des salariés. Il en résulte une meilleure expérience collaborateur au sein de l’entreprise.
- Gain de temps et productivité : la centralisation des informations des collaborateurs et l’automatisation des processus grâce au SIRH offrent un gain de temps précieux à tous les niveaux. Les RH peuvent répondre rapidement aux demandes, ce qui améliore la satisfaction des collaborateurs. Le SIRH contribue ainsi à une meilleure productivité pour l’ensemble de l’organisation.
- Meilleur suivi et pilotage : le SIRH facilite le suivi de la stratégie RH grâce à des fonctionnalités de reporting et de tableaux de bord intégrés. Les responsables RH disposent d’indicateurs clés fiables pour prendre des décisions stratégiques.
- Réduction des coûts : en optimisant la gestion administrative, le SIRH permet de réduire les coûts opérationnels. Par exemple, automatiser le recrutement réduit le nombre de personnes mobilisées sur cette tâche. Le SIRH aide l’entreprise à gagner en efficacité tout en maîtrisant ses dépenses.
La solution PeopleSpheres vous propose un grand nombre de logiciels qui vont regrouper l’essentiel de vos tâches RH : Congés & Absences, Planning, Paie, Intégration, etc. afin de rendre ces dernières plus rapides et plus pratiques que ce soit pour vous comme vos équipes.
-640x380.jpg)
