Alexandre Diard Vous avez déjà repoussé la réalisation d’une tâche à plus tard, ou bien pris 2 heures pour en réaliser une autre alors que vous auriez pu la boucler en 1 seule ? Cette situation concerne un grand nombre d’entre nous. Un concept bien précis se cache derrière cette situation : la loi de Parkinson. Selon cette loi, plus on octroie de temps à un salarié pour effectuer une tâche, plus la tâche prend de temps. Mais cet état d’esprit est néfaste pour l’efficacité, la productivité et la santé mentale des collaborateurs. Dans cet article, nous vous donnons toutes les clés pour combattre ce phénomène si présent en entreprise.
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Qu’est-ce que la loi de Parkinson ?
Nous devons la loi de Parkinson à l’historien britannique Cyril Northcote Parkinson. Il en a d’abord parlé dans un essai satirique en 1955, puis dans son livre Les lois de Parkinson. À l’origine, ce concept a été révélé suite à l’observation du travail des fonctionnaires britanniques. Selon Parkinson, plus quelqu’un dispose de temps pour réaliser une tâche, plus il prendra de temps pour le faire. Autrement dit, la mission s’étale sur le temps imparti, pour occuper totalement le délai donné initialement, alors qu’elle pourrait être réalisée bien avant. Le concept est parfois comparé au gaz qui se dilate pour occuper tout l’espace qui lui est proposé, qu’il s’agisse de 30m2 comme de 100. La loi de Parkinson est valable dans la vie de tous les jours, mais elle est surtout problématique dans le cadre professionnel.
Il y a deux manières de réagir lorsque l’on a beaucoup trop de temps pour livrer un travail qui en nécessite peu. Certains choisissent de prendre leur temps pour mener à bien la mission donnée. D’autres préfèrent procrastiner et réaliser la tâche juste avant la deadline. La procrastination est le fait de décaler un travail que l’on a à faire. Le temps est alors utilisé pour d’autres tâches moins importantes ou pour des distractions non liées au travail (comme les réseaux sociaux par exemple).
La loi de Parkinson s’applique à tous les domaines d’activité et à tous les métiers. Si bien qu’il existe de nombreux exemples concrets pour illustrer ce concept. Prenons le cas d’un chargé de communication à qui on laisse un mois et demi pour mettre en place une campagne. À la base son manager avait prévu de lui laisser un mois, mais il préfère lui accorder deux semaines de plus, au cas où. Au final, le salarié en question n’hésite pas à rendre le projet un mois et demi après, car c’est le délai qui lui a été donné.
En quoi est-elle néfaste en entreprise ?
Les symptômes de la loi de Parkinson
L’un des principaux symptômes de la Loi de Parkinson est la procrastination. Les personnes ont tendance à repousser le début d’une tâche jusqu’à ce qu’elles ressentent une pression temporelle suffisante pour les forcer à agir. Cela peut avoir un impact négatif sur la santé mentale du salarié et sur son bien-être au travail.
Un salarié sous la loi de Parkinson se repère aussi grâce à sa gestion des mails et de son planning. Il passe beaucoup de temps à lire, trier et répondre aux courriels au lieu de se concentrer sur des tâches plus urgentes. De même, lorsqu’un salarié rend souvent son travail en retard, ou qu’il est débordé de travail, c’est qu’il a du mal à gérer son temps de travail et à travailler avec efficacité.
Des conséquences dommageables pour l’employeur et l’employé
La loi de Parkinson entraîne une mauvaise utilisation du temps. Les salariés ont tendance à gaspiller du temps à effectuer des tâches moins importantes. Il arrive qu’ils s’engagent dans des activités non productives au lieu de se focaliser sur les tâches essentielles. Ils font alors preuve de moins d’efficacité professionnelle et d’une qualité de travail réduite.
Lorsque les délais sont excessivement longs, le collaborateur a souvent du mal à se concentrer sur son travail. Il peut être distrait plus facilement, ce qui le rend moins productif.
Dans le contexte de projets, la loi de Parkinson peut engendrer un dépassement des budgets. Le fait est que les ressources sont utilisées de manière inefficace lorsque certaines tâches prennent plus de temps que nécessaire.
Les salariés peuvent être distraits par les notifications constantes, ce qui entraîne une perte de concentration et une baisse de l’efficacité professionnelle.
Comment y remédier ?
Ce n’est pas parce que l’échéance est bien définie qu’un salarié gagne en productivité. Cependant, si on prend conscience de la loi de Parkinson, il est possible de la contrer pour gagner à nouveau en efficacité. Il ne faut pas hésiter à s’appuyer sur des techniques et des outils reconnus en gestion de temps et de projet. Surtout que la loi de Pareto précise que 20 % des efforts fournissent 80 % des résultats.
Planifier de manière stratégique
Il est essentiel d’organiser le travail avec précision pour éviter de tomber dans la loi de Parkinson. Il convient de prévoir un plan, avec une liste de tâches précise, une présentation des ressources matérielles et humaines, ainsi que des points d’étape et des délais de restitution. Notez que ces délais doivent être évalués à leur juste valeur afin d’éviter de donner plus de temps que nécessaire pour effectuer la mission. Pensez aussi à bien présenter les différentes échéances à respecter pour que la tâche soit rythmée correctement. Il faut trouver le juste milieu pour que le timing ne soit ni trop ambitieux ni trop large. De même une certaine flexibilité est à prévoir pour laisser de la place aux imprévus ou aux retards.
Définir des objectifs SMART
Plus les objectifs sont spécifiques, mesurables, atteignables, pertinents et limités dans le temps, plus ils motivent les salariés. Cette méthode aide aussi à vaincre la procrastination.
Utiliser des outils de gestion du temps
Pour remédier à la loi de Parkinson, les entreprises peuvent s’appuyer sur des outils dédiés à la gestion de projet ou de tâche. Parmi eux on trouve des listes de tâches. Cela permet de suivre sans peine l’avancée du projet. Souvent collaboratifs, ces outils favorisent l’implication de toute l’équipe. Cela a tendance à motiver chaque collaborateur et à le tirer vers le haut, voire à le responsabiliser. Asana, Trello ou encore Microsoft Project, les entreprises ont le choix parmi les applications.
S’appuyer sur des techniques améliorant l’efficacité personnelle
La technique du timeboxing
Le timeboxing est l’une des méthodes d’optimisation du temps de travail les plus efficaces. La technique du timeboxing consiste à allouer une durée fixe, appelée “boîte de temps” (ou “timebox” en anglais), à une tâche ou à une activité spécifique. Cette approche vise à aider les collaborateurs à se concentrer sur une tâche donnée pendant une période déterminée, ce qui peut améliorer la productivité, la gestion du temps et la discipline personnelle.
La méthode Pomodoro
La technique Pomodoro est assez similaire au timeboxing, cependant elle se base sur le chronométrage de la journée à l’aide d’un minuteur pour travailler de façon efficace. Inspirée de l’horloge de cuisine en forme de tomate, cette méthode s’appuie sur une alternance de cycles de travail et de repos (25 minutes / 5 minutes). Prévoir de courtes interruptions permet de maximiser sa concentration.
La planification Eisenhower
La planification Eisenhower (ou matrice d’Eisenhower) peut aussi aider à ne pas tomber sous la loi de Parkinson. Elle est basée sur une matrice à quatre quadrants. On y classe les tâches entre « urgent et important », « non urgent mais important », « urgent mais non important » et « non urgent et non important ».
La gestion des tâches par lots
La gestion des tâches par lots, également connue sous le nom de “batch processing” en anglais, est une approche de gestion du travail. Ainsi, les tâches similaires ou connexes sont regroupées et traitées simultanément plutôt que d’être exécutées individuellement au fur et à mesure de leur arrivée.
Analyser la valeur de la tâche
Un travail d’identification des activités à forte valeur ajoutée et des tâches moins essentielles est à effectuer. Cette observation permet de concentrer les efforts des salariés sur ce qui vaut vraiment le coup et rapporte le plus à l’entreprise.
Communiquer de manière transparente
Plus vous serez ouvert et transparent dans votre communication, plus vous éviterez les malentendus. Chacun a besoin de comprendre clairement quelles sont ses responsabilités pour effectuer correctement son travail.
Automatiser les tâches récurrentes
Les tâches répétitives sont chronophages et elles empêchent les salariés d’être efficaces et épanouis au travail. C’est pourquoi vous devez à tout prix les automatiser à l’aide d’outils de gestion dédiés.
Effectuer un suivi des performances
Pour lutter contre la loi de Parkinson, les conseils précédents ne suffisent pas. Les dirigeants doivent également suivre les performances professionnelles de chacun de leurs salariés. Cette observation permet de vérifier que le délai alloué est pertinent en fonction de la tâche à effectuer. Il est ensuite plus facile de réajuster le tir. Vous pouvez donc étendre ou réduire les délais de chaque tâche pour gagner en productivité, sans pour autant mettre la pression à vos collaborateurs.
Comprendre la Loi de Parkinson aide à mieux gérer le temps de travail pour booster la productivité et l’efficacité des salariés. Les emails incessants, les interruptions constantes et un emploi du temps surchargé sont autant de défis qu’ils doivent relever pour devenir plus efficaces. Il est crucial de leur apprendre à prioriser, à dire non lorsque c’est nécessaire, à déléguer intelligemment, et à organiser leur journée de travail en s’appuyant sur des techniques rodées de manière à gagner du temps et à travailler plus efficacement.
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