Comment Vitamine T a réduit ses coûts dans 28 de ses entités en modernisant ses processus RH

Vitamine T est un acteur majeur de l’emploi et de l’inclusion en France. Depuis plus de 40 ans, le groupe Vitamine T s’engage au service de l’inclusion des hommes et des femmes en difficulté d’emploi. Le groupe leur permet de réintégrer le marché du travail grâce à divers programmes d’emploi.

Vitamine T compte plus de 4 500 employés répartis dans 28 entités en France, actives dans 4 secteurs : le recyclage et la fabrication, l’alimentation saine et durable, les services et les solutions en ressources humaines. À ce jour, le groupe Vitamine T a aidé plus de 100 000 hommes et femmes à trouver un travail et à surmonter les difficultés liées à la recherche d’emploi grâce à la formation, au soutien à l’intégration professionnelle et aux services de coaching.

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En raison de l’activité de Vitamine T dans des secteurs fortement réglementés, il y a beaucoup de travail administratif lié à leur offre de services aux travailleurs.

Afin de se consacrer pleinement à leur mission sociale et économique, Vitamine T a décidé de mettre en place un système de gestion des ressources humaines pour soulager leurs équipes des tâches fastidieuses et répétitives.

En éliminant les redondances administratives, les équipes ont pu consacrer plus de temps à soutenir les employés dans leur processus de réinsertion professionnelle.

Dans le cadre de son projet, l’une des inefficacités que Vitamine T cherchait à résoudre était la gestion des données à travers les 40 systèmes différents utilisés dans ses 28 entités. Cela comprenait 6 systèmes de paie différents, un mélange de systèmes de gestion RH “best-of-breed” et d’autres systèmes hérités qui nécessitaient une modernisation.

Pour résoudre ce problème d’efficacité, les départements informatique et des ressources humaines ont collaboré pour trouver une solution facile à mettre en place et capable de simplifier leur écosystème RH excessivement complexe.

PeopleSpheres agit comme un couteau suisse

Après avoir évalué différentes options de SIRH sur le marché, Vitamine T a opté pour une solution qui lui permettait d’offrir le meilleur service possible à ses collaborateurs tout en réduisant le nombre de fois où les données sont collectées auprès d’eux. En d’autres termes, les systèmes qui fonctionnaient déjà bien dans chacune de leurs 28 entités seraient maintenus en place et intégrés à une plateforme RH centrale.

Avec PeopleSpheres, Vitamine T a pu mettre en œuvre cette solution rapidement.

” Nous travaillons en étroite collaboration et de manière très constructive avec PeopleSpheres sur la mise en œuvre de ce que nous considérons ici comme le cœur de nos activités d’enrichissement administratif des ressources humaines. “

Marc Mossenta, Directeur des Richesses Humaines au sein du groupe Vitamine T

Cela a été réalisé en mettant en place des connexions via des connecteurs préétablis et des API.

Tout comme un couteau suisse, PeopleSpheres a permis à Vitamine T de mettre en place un outil unique au sein de leur organisation, qui leur a donné la liberté d’utiliser le bon outil, au bon endroit et au bon moment. Par exemple, le groupe a pu utiliser…

…à la fois des solutions très structurées pour les grandes entités et… des solutions plus simples pour les entités plus petites,

Fabrice Denoual, Directeur des Systèmes d’Information au sein du groupe Vitamine T

À ce stade, la connectivité est officiellement devenue une partie intégrante de leur stratégie numérique agile.

En conséquence, les 40 systèmes disparates sont devenus accessibles via une interface centrale et les données de toutes les entités ont été consolidées dans une seule base de données. Cela a ouvert la possibilité à Vitamine T d’utiliser les workflows intégrés de PeopleSpheres et le générateur de formulaires personnalisés pour apporter de l’uniformité et des processus standard à une organisation aussi complexe et diversifiée. De plus, l’établissement de rapports est devenu beaucoup plus facile car les données étaient disponibles dans un seul endroit sécurisé.

Regardez la vidéo sur la manière dont Vitamine T a réussi à “décoder” facilement l’organisation du groupe avec PeopleSpheres :

Faire continuellement des économies en terme de temps et de coûts

Vitamine T a pu éviter une mise en œuvre extensive et coûteuse d’un SIRH en conservant ses systèmes existants et en les modernisant avec la plateforme PeopleSpheres. Outre ces économies initiales de coûts et de temps, ils disposaient désormais de la clé pour réaliser des économies continues et obtenir un retour sur investissement de leur écosystème RH.

Les processus standardisés et les données centralisées ont eu un impact significatif sur la productivité opérationnelle et RH de Vitamine T. Vitamine T est en mesure d’économiser 200 000 € par an et l’équivalent de 4 ETP (équivalents temps plein) de charge de travail RH.

Les économies de temps et de coûts reposent sur trois éléments clés :

1. Élimination de la saisie multiple des données.
2. Facilité d’accès aux données.
3. Autonomie des employés.

Saisie des données en une seule fois

Avec la connectivité établie dans l’ensemble de l’écosystème, il n’y a besoin de collecter les données des employés qu’une seule fois. De plus, la soumission des données peut déclencher des workflows au sein de la plateforme PeopleSpheres, tels que la génération de leur contrat de travail, la création d’un profil de paie, etc. Ce type d’automatisation crée une manière efficace et standard de travailler, réduisant la charge administrative.

Accès Facile aux Données des Employés

L’accès facile aux données a été une grande victoire pour Vitamine T. En centralisant leur écosystème RH, Vitamine T a acquis la capacité d’examiner l’ensemble du parcours de l’employé au sein de l’entreprise.

Par exemple, ils sont en mesure d’obtenir rapidement un décompte des effectifs, ce qui était auparavant très difficile à faire pour le groupe. L’utilisation des tableaux de bord sur la plateforme, qui regroupent des données de plusieurs sources, a également permis aux équipes d’accéder à des données économiques et sociales.

L’accès aux données signifie une prise de décision plus rapide, moins de temps passé à chercher des informations et à envoyer des emails pour demander des rapports.

Autonomie des employés

Du point de vue de l’expérience des employés, Vitamine T a atteint son objectif de ” faciliter le travail pour un employé qui doit nous communiquer des éléments liés à son profil “. Par exemple, l’entreprise a utilisé l’application mobile PeopleSpheres pour mettre en place des processus tels que l’intégration des employés directement sur leur téléphone. Les employés peuvent également accéder à leurs informations professionnelles et apporter des modifications de manière autonome.

Non seulement l’autonomisation des employés permet de soulager les administrateurs de la charge de travail, mais elle permet également de gagner du temps pour que les équipes RH puissent se concentrer sur le soutien de leurs collaborateurs de manière plus significative.

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