Alexandre Diard En ces temps troublés par l’épidémie COVID-19, durant laquelle le confinement et la distanciation sociale est nécessaire, la communication avec les collaborateurs, confinés chez eux en télétravail ou en chômage partiel, devient de plus en plus difficile. Tous les processus RH peuvent être chamboulés par un tel évènement.
Le digital devient alors notre meilleure option. Quels sont les avantages qu’un SIRH peut représenter lors d’une période de confinement ? Comment peut-il améliorer la communication et la gestion RH ?
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Les fonctionnalités d’un SIRH
Un SIRH (Système d’information des Ressources Humaines) est un outil facilitant toute la gestion RH des entreprises. Il centralise toutes les données des collaborateurs en leur attribuant un profil unique. Le SIRH permet d’automatiser les processus RH, en permettant par exemple au collaborateur de faire une demande de congés en ligne, et en envoyant des mails de notification (au service RH, manager, collaborateurs) et des alertes.
Le SIRH simplifie aussi la validation des demandes RH grâce à des workflows de validation. Toutes ces fonctionnalités ont pour but de faciliter les processus et la gestion des ressources humaines et ainsi permettre au service RH de se concentrer sur des tâches à plus haute valeur ajoutée, telle que la gestion des talents par exemple et avoir une gestion du temps optimisée.
Avec un SIRH des plus complets, les entreprises peuvent gérer tous les aspects de leur service RH sur la plateforme. PeopleSpheres par exemple, propose de nombreux modules de gestion administrative et de gestion des talents.
Pour la gestion administrative, on retrouve notamment les modules de :
- Congés et Absences, permettant de digitaliser tout le processus de demande et de validation des congés et des absences.
- Notes de frais, pour lequel le collaborateur peut tout simplement faire une demande de remboursement de note de frais en sélectionnant les bonnes informations et en chargeant une photo de la note.
- Temps et Activités, pour suivre les plannings des collaborateurs ou encore pour qu’il déclare leurs heures travaillées, à confirmer ou non par le manager.
- Et bien d’autres encore…
Pour la gestion des talents, on peut trouver les modules de :
- Recrutement et Intégration, pour lesquels le service RH peut créer des offres de postes, rechercher les meilleurs candidats et les intégrer au mieux dans l’entreprise.
- Formation, sur lequel vous pouvez proposer un catalogue de formations e-learning et présentiel à vos collaborateurs.
- Compétences, permettant de proposer des analyses des compétences des collaborateurs et ainsi connaitre leurs forces et les lacunes à combler.
- Entretiens et Objectifs, pour simplifier et digitaliser tout le processus de création de campagne d’entretiens (annuels, trimestriels, professionnels) et la gestion des objectifs pour l’entreprises et les équipes.
D’autres modules vous permettront également de gérer la gestion des ressources de l’entreprise ou encore la gestion de la paie. Tous les modules sont bien évidemment interconnectés, permettant ainsi d’avoir une vision globale et complète de l’entreprise, notamment au travers de rapports, graphiques et tableaux de bord, qui vous aide à prendre les meilleures décisions. Le socle RH proposé par PeopleSpheres vous permet cette interconnexion.
Maintenir le lien avec vos collaborateurs
Lorsque tous les salariés, ou du moins la plupart sont en confinement chez eux, et effectuent soit du télétravail, soit du chômage partiel, il est important de ne pas laisser la situation couper court à la communication.
Tout d’abord, les collaborateurs doivent avoir des moyens pratiques et efficaces de contacter tout membre de l’entreprise en cas de besoin. Pour faciliter les démarches à ce niveau-là, un SIRH permet de proposer à vos collaborateurs un annuaire d’entreprise, dans lequel ils pourront trouver les collègues et managers qu’ils souhaitent contacter, par exemple par email.
Ensuite, grâce à un SIRH tel que PeopleSpheres, vous pouvez poster des actualités et informations venant de l’entreprise, et ce sur la page d’accueil de la plateforme, vous permettant ainsi de partager des informations avec toute l’entreprise très facilement, ou à seulement une partie sélectionnée des collaborateurs concernés par l’information en question.
De plus, la plateforme peut aussi devenir un outil de communication entre les collaborateurs, dans l’espace de communication collective, où les collaborateurs peuvent poster des idées d’amélioration de la qualité de vie au travail et autres problématiques d’entreprise. Ce forum de discussion peut bien entendu être modéré par le service RH. En cela, le SIRH est aussi un EXP (employee experience platform), ce terme américain encore méconnu en France désigne ces plateformes RH conçues pour offrir la meilleur expérience positive au collaborateur.
Pour finir, un SIRH tel que PeopleSpheres, peut aussi vous permettre d’évaluer l’état d’esprit de tous vos collaborateurs, chose difficile à effectuer lorsque tout le monde est confiné à distance. À la place, la plateforme propose au collaborateur s’y connectant la possibilité d’indiquer son niveau de moral et des explications sur celui-ci. Le service RH peut ainsi avoir une vue d’ensemble et précise de l’état d’esprit des collaborateurs à tout moment et prendre les décisions nécessaires pour l’améliorer si nécessaire.
Gérer vos demandes et démarches en continu et de façon instantanée
Un des points les plus importants pour gérer les demandes des collaborateurs en cas de confinement est le processus de validation. Au lieu de se perdre avec d’innombrables mails avec différents destinataires à ne pas oublier de mettre en copie, le collaborateur peut tout simplement faire ses demandes (de congés, de notes de frais, de validation de ses heures) sur la plateforme. Et la validation est effectuée par les managers et si nécessaire, le service RH, grâce à un workflow de validation. Le manager reçoit un email automatique pour lui annoncer la demande du collaborateur, qu’il peut ainsi en quelques clics valider. Si le premier validateur a validé la demande, c’est le prochain validateur dans le workflow qui recevra un email de notification pour valider la demande, ou la refuser.
En cas de confinement au travers de télétravail ou chômage partiel, le module Congés et Absences d’un SIRH tel que PeopleSpheres, peut représenter un réel atout pour faciliter les démarches et la gestion du personnel. Vous pouvez attribuer des jours de télétravail ou de chômage partiel pour des équipes, services ou collaborateurs, et ce très facilement depuis le calendrier digital. Cela vous permet ensuite de calculer très facilement le type d’heures que chaque collaborateur a effectuées.
Pour finir, avec le module Temps & Activités d’un SIRH, vous pouvez demander à vos collaborateurs d’indiquer sur quelles missions ils ont travaillé pendant leurs heures de travail, afin de vous assurer que même en confinement, le collaborateur travaille bien sur les bons projets.
Conclusion :
En période de confinement, le logiciel SIRH devient d’autant plus un outil indispensable pour le service RH, permettant tout d’abord de maintenir la communication entre l’entreprise et les collaborateurs. En effet, de part toutes les fonctionnalités présentes dans le SIRH, les collaborateurs peuvent à tout moment être mis au courant d’informations importantes sur la page d’accueil. Ils peuvent aussi trouver les contacts de tous les collaborateurs de l’entreprise très facilement et proposer des idées dans des forums de discussion modérés par le service RH. Vous restez aussi toujours au courant de l’état d’esprit des collaborateurs grâce aux enquêtes du SIRH.
De plus, grâce au SIRH, vous pouvez gérer très facilement les demandes et démarches, et ce malgré la distance physique avec vos collaborateurs. Vous pouvez grâce au module Conges et Absences attribuer le bon type d’heures (télétravail et chômage partiel par exemple) à vos collaborateurs de manière rapide et optimisée. Pour finir, grâce au module Temps & Activités d’un SIRH, vous pouvez laisser vos collaborateurs indiquer les heures qu’ils ont effectuées et les missions sur lesquels ils travaillaient pendant les heures indiquées.
La solution PeopleSpheres vous propose un grand nombre de logiciels qui vont regrouper l’essentiel de vos tâches RH (Congés & Absences, Planning, Paie, Intégration, etc.) afin de rendre ces dernières plus rapides et plus pratiques que ce soit pour vous, comme vos équipes. Le socleRH PeopleSpheres vous permet une interconnexion entre différents modules et un grand nombre de fonctionnalités qui vont optimiser votre gestion RH. Durant cette période vous aurez la possibilité de maintenir le fonctionnement de vos tâches RH efficacement. Demandez votre essai gratuit dès maintenant de notre solution !
