Alexandre Diard La gestion administrative ne rentre pas en compte dans la création de valeur pure et dur pour l’entreprise. Néanmoins, ne pas y passer le temps nécessaire et oublier de l’optimiser serait une grossière erreur. Cette gestion est essentielle à toute activité, car elle comprend l’ensemble des obligations administratives à réaliser pour garder une organisation productive et conforme aux lois en vigueur.
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Qu’est-ce que la gestion administrative ?
La gestion administrative est un champ assez large, elle touche à plusieurs domaines de l’entreprise. De la comptabilité avec la gestion des devis et des factures, aux ressources humaines avec les documents propres à chaque salarié et le planning des congés, on peut rapidement se perdre.
Dans cet article il sera question d’un focus sur la gestion administrative RH pour apporter une plus grande expertise. Plus communément appelée « Gestion administrative du personnel », cette gestion RH regroupe l’ensemble des tâches administratives et de gestion entre le salarié et l’entreprise. De son entrée dans la société jusqu’à sa sortie, la majorité des documents du salarié feront l’objet d’un suivi administratif unique. La gestion administrative du personnel couvre notamment : le respect des réglementations en vigueur, la gestion des contrats de travail, la gestion des salaires et des cotisations sociales ou encore le suivi des absences des salariés.
Quels sont les différents objectifs de la gestion administrative ?
Gagner en productivité
Malgré une explosion des données et une augmentation du nombre de documents à fournir, la transformation numérique soutient la gestion administrative et lui permet de réaliser des gains de productivité. Grâce aux nouveaux outils numériques qui facilitent le télétravail et l’automatisation des tâches, la gestion des temps et des activités n’a jamais été une aussi grande opportunité.
Une bonne gestion administrative permet de simplifier le travail des managers et des collaborateurs. Les entreprises peuvent maintenant s’appuyer sur des plateformes SIRH pour leur fournir des analyses simplifiées qui aident au management des équipes et favorisent la prise de décision. Peoplespheres propose notamment des outils de gestion qui peuvent récupérer automatiquement des données en se connectant à d’autres logiciels. En se connectant par exemple à une plateforme de gestion des congés et des absences, les managers peuvent anticiper les congés payés et ainsi optimiser le temps de travail de leurs équipes. Les informations sur les collaborateurs absents deviennent facilement transférables d’une base de données à une autre en quelques clics.
Faciliter les processus administratifs
Optimiser sa gestion administrative c’est aussi faciliter la vie de tous vos collaborateurs. Trop d’entreprises utilisent encore des processus archaïques qui étaient déjà datés bien avant l’arrivée d’internet. Ces processus prennent à la fois trop de temps pour les usagers, mais aussi pour l’entreprise au global.
Par exemple beaucoup d’organisations traitent toujours leurs notes de frais avec des supports papier. Le collaborateur doit inscrire sa demande sur une feuille détachable et la transmettre aux Ressources Humaines, puis au comptable après l’avoir complétée manuellement. Ce procédé peut vite devenir prenant pour les Ressources Humaines qui se retrouvent constamment à rechercher, trier et relire les feuilles. Sachant que toutes ces étapes peuvent être plus ou moins chronophages et complexes en fonction de la lisibilité de l’écriture.
Pour ce qui est de la gestion du personnel, les RH doivent aussi faire face à de nombreuses tâches liées à la gestion des congés ou encore des périodes d’essais ou des départs avec les calculs de solde de tout compte. Entre congés anticipés, payés, sans solde, sabbatique, on peut rapidement se perdre surtout si l’on doit saisir des montagnes d’informations et réorganiser constamment le temps de présence de chaque salarié.
Des modules digitaux peuvent simplifier toutes ces tâches en répartissant le travail entre les différents collaborateurs et en interconnectant plusieurs outils RH pour éviter les ressaisies.
Rester conformes aux règlementations et éviter les pénalités
Au-delà de fluidifier les processus et d’optimiser le temps de ses tâches administratives, le plus important reste bien entendu d’être conforme à la loi. Si les ressources humaines commettent une erreur dans la gestion administrative du personnel, les conséquences peuvent être dramatiques.
Même sans s’exposer à des sanctions liées aux fraudes, un mauvais suivi administratif peut conduire à de lourdes amendes. L’URSSAF a pour but de corriger aussi les possibles erreurs de calcul des charges sociales et des versements par une entreprise. D’autres problèmes comme le non-respect du délai de carence par l’employeur peuvent aussi exposer la société à des sanctions civiles et pénales. Il est primordial de pouvoir s’appuyer sur un logiciel intuitif de suivi des dossiers, pour éviter à sa société toute complication en justice. Il n’est plus question de simplement vérifier la validité de quelques données. L’employeur doit être aujourd’hui capable d’intervenir en complément de certains organismes sociaux et de calculer des charges selon un barème précis et en fonction du salaire de l’employé.
En plus de rester conforme aux réglementations, vous pourrez prévenir certains coûts supplémentaires tel que les pénalités de retards de paiement et les délais légaux de vos obligations fiscales et sociales.
Comment la gestion administrative assure le suivi des congés et des absences ?
La gestion administrative assure le suivi des congés et des absences grâce à des outils et des processus spécifiques qui permettent de récolter, gérer et suivre les informations relatives aux congés et aux absences des employés.
La première étape consiste généralement à établir une politique de congés et d’absences. L’objectif est d’y définir les règles à suivre pour demander et approuver les congés et les absences. Cette politique diffère des jours de Réduction du Temps de Travail (RTT) qui sont accordés légalement aux salariés travaillant plus de 35 heures par semaine. Les RTT sont un droit auquel n’ont pas accès certains salariés travaillant à temps partiel et en contrat à durée déterminée sauf accord particulier.
Ensuite, un système de gestion des congés et des absences peut être appliqué pour aider à suivre les demandes de congés et d’absences. Ce système doit être optimisé digitalement pour ne plus se perdre dans des formulaires de demande de congé illisibles ou dans les va et viens entre supérieurs hiérarchiques et équipe RH. La gestion administrative doit aussi se construire autour de calendriers pour suivre les congés et les absences. Il arrive que les jours de congés soient non utilisés par les salariés. Au-delà de la perte de jours non utilisés, il existe des possibilités pour les récupérer ou d’en faire bénéficier les autres salariés. Le don de congés ou de ses jours RTT est un mécanisme qui peut rapidement faire perdre du temps à l’équipe RH.
Un système de gestion des congés et des absences peut également aider à surveiller le nombre de jours de congé disponibles pour chaque employé et à produire des rapports pour le suivi des congés et des absences. Cela permet à la direction de surveiller les disponibilités et de planifier les activités de l’entreprise en conséquence. Pour les employés qui ne bénéficierait pas encore de congés, il est aussi possible d’obtenir avec l’accord de l’employeur des congés payés non acquises. Malheureusement même si cela parait déjà complexe, ce ne sont pas les seuls cas de figure. Il existe énormément d’exceptions et de procédures particulières en fonction de la demande, les congés spectacles et les congés parentales en sont un excellent exemple.
Pour gérer tous ces cas de figure la direction des ressources humaines doit mettre en place des procédés efficaces et s’appuyer sur un SIRH évolutif et performant. Un bon support n’est pas seulement un moyen de faire fasse à la masse de tâches administratives, c’est une opportunité pour faire gagner du temps à toute l’entreprise.
Les heures supplémentaires : opportunités ou défi pour les entreprises?
Les heures supplémentaires sont l’occasion pour les salariés de travailler au-delà des 35 heures hebdomadaires, leur permettant ainsi d’augmenter leur salaire. C’est une solution gagnante à la fois pour l’employé et l’employeur. En effet, cela offre de la flexibilité aux entreprises tout en boostant la rémunération des employés.
Cependant, il est essentiel de bien encadrer ces heures pour éviter les excès et préserver la santé des équipes. C’est pourquoi une gestion administrative rigoureuse, un suivi transparent et une communication claire sont indispensables pour s’assurer que chacun y trouve son compte, dans le respect des règles et du bien-être de tous.
Pourquoi la gestion administrative est au cœur de l’organisation des équipes ?
La gestion administrative est essentielle pour mieux organiser ses équipes car elle permet de mettre en place des processus clairs et structurés pour les tâches administratives et la communication interne.
Le but est de connaître les jours où les effectifs sont le plus important pour planifier et gérer les ressources en conséquence. Mais aussi pouvoir anticiper tout imprévu et adapter sa force salariale. Comprendre le fonctionnement de son organisation et de ses équipes offre une efficacité accrue dans la gestion administrative du personnel. Une efficacité qui mène in fine à plus de rentabilité pour l’entreprise.
Modeler le planning de ses équipes sur Excel était efficace il y a 10 ans. Aujourd’hui rien n’est moins pratique et plus chronophage qu’utiliser ce type de logiciel. Les entreprises doivent faire le choix de mieux piloter leurs ressources humaines, pour obtenir un plus grand rendement financier. Elles doivent se soustraire à l’utilisation de logiciels spécialisé dans la gestion des plannings. En plus de faire gagner du temps à toutes les équipes RH, c’est la sérénité et la santé mentale de chaque collaborateur qui rentre en jeu. Ces logiciels sont aussi extrêmement agiles et peuvent palier aux imprévus comme un plus grand taux de départs en vacances pendant l’été ou la période de Noël, au sein des ressources humaines ou d’une branche de l’organisation.
Il faut concilier ces différents objectifs de la meilleure manière, en identifiant les besoins de l’entreprise, ceux des salariés et en approfondissant vos connaissances sur le terrain des accords collectifs. En combinant ces trois éléments, vous pouvez ensuite établir un aménagement du temps de travail parfait pour tous. Il est même possible d’établir une convention individuelle de forfait pour arranger au mieux le temps horaire collectif de travail et déroger à certaines règles liées à la durée du travail.
La gestion de la paie, une grande part de la gestion administrative du personnel
La gestion de la paie concerne le calcul des salaires et des avantages sociaux de tous les employés, ainsi que la gestion des taxes et des déductions associées ou encore le bilan social individuel. Cette gestion implique la collecte, l’enregistrement et le traitement de données relatives à la rémunération des collaborateurs, que ce soient les heures travaillées, les congés payés, les primes ou encore les retenues. La gestion de la paie est donc un pan crucial pour assurer que tous les collaborateurs soient correctement rémunérés et que les obligations légales de l’entreprise soient respectées. Légalement toute entreprise doit décompter le temps de travail de manière collective ou individuelle. Ce décompte peut se faire en fonction du choix de l’employeur par l’utilisation d’un système de pointage ou par la signature d’un horaire qui sera affiché. Si les salariés réalisent des heures supplémentaires, elles devront être rémunérés au tarif stipulé. De même qu’au moment de quitter l’entreprise l’employé devra recevoir un solde de tout compte conforme à son temps de travail total.
De ce fait, la gestion de la paie est une partie intégrante de la gestion administrative car elle implique la collecte et la gestion des données relatives à la rémunération des employés. En conséquence, une bonne gestion administrative de la paie va permettre d’assurer la fiabilité des données et fluidifier le travail des ressources humaines. Il est rapide de perdre du temps à modifier des contrats de travail, éditer des fiches de paie, voire traiter l’attribution de tickets restaurants. Dans quelques cas, les ressources humaines devront faire face à des avantages en nature qui font partie de la rémunération perçue comme un logement ou une voiture de fonction et devront minutieusement calculer le reste de la paie.
Faciliter la gestion administrative des notes de frais dans son organisation.
La gestion administrative des notes de frais peut être une tâche très fastidieuse au sein des entreprises, surtout si un grand nombre de notes de frais sont traitées chaque mois. Pour contrer cela, les entreprises doivent se doter d’outils de numérisation et de gestion de documents. Ce type de support permet de scanner les reçus et factures, les convertir en format numérique et les stocker pour éviter toute perte.
Beaucoup trop d’entreprise utilisent encore Excel pour leur gestion administrative et notamment leur gestion des notes de frais. La perte de temps est considérable étant donné qu’il est impossible de pré-remplir les notes de frais sur ce type de logiciel et inclure des documents justificatifs. Ces logiciels ne sont que très peu flexible et des manipulation pour identifier et extraire des données facilement peut prendre un temps précieux.
