peoplespheres Tandis que la charge et le temps de travail sont en plein accroissement, de nouveaux outils numériques participent désormais à la transformation numérique des entreprises. Cette intensification du travail est une réalité.
En parallèle, les gains de productivité sont possibles grâce au télétravail, à la robotisation, à l’automatisation des tâches, à l’introduction des objets connectés.
Dans ce contexte en pleine mutation, qu’en est-il vraiment du temps de travail ? Pourquoi et comment utiliser une pointeuse badgeuse ?
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Obligation légale de mesurer le temps de travail
En termes de décompte du temps de travail, la loi oblige toutes les entreprises à l’effectuer aussi bien au sein des locaux de l’entreprise qu’à l’extérieur de la société.
Ce décompte consiste concrètement à mettre en place un système de pointage des heures de travail réalisées par les salariés via un appareil appelé pointeuse ou badgeuse. Toutefois, ces dispositifs sont laissés à la libre appréciation des employeurs.
De son côté, l’entreprise doit pouvoir justifier les heures de travail de ses salariés.
Cette obligation :
- Concerne tous les types d’horaires : heures collectives, heures individuelles, temps complet, temps partiel, etc.
- S’applique à tous les salariés, quel que soit leur niveau dans la hiérarchie. À noter qu’un salarié n’a pas le droit de refuser de se soumettre à ce pointage des heures.
- Concerne également tous les employeurs qui relèvent du Code du travail (sauf secteur de l’agriculture et celui du transport routier puisque leurs horaires sont régis différemment).
Selon les heures effectuées par les collaborateurs, cadres et salariés, le mode de contrôle des heures de travail est différent.
Les formalités en lien avec le contrôle du temps horaire en fonction de l’organisation du temps de travail en cours dans l’entreprise.
Horaire collectif
Quand les salariés sont soumis à un horaire collectif, un horaire fixe les heures encadrant chaque période de travail, à savoir heure de début et heure de fin de journée, ainsi que les temps de pause.
Les heures sont alors affichées au sein de l’entreprise. Dans le cadre d’une répartition horaire sur une période qui dépasse une semaine et au maximum une année, l’affichage horaire comprend la répartition de la durée du travail sur l’année.
On peut alors y voir le nombre de semaines sur la période de référencement ainsi que les horaires de travail et la répartition de la durée de travail pour chaque semaine de la période.
L’employeur ou le responsable RH doit dater et signer l’horaire affiché en amont pour validation.
Horaire non collectif
La réglementation stipule que l’entreprise doit établir les documents nécessaires au décompte des temps de travail et des repos compensateurs pour chacun des salariés.
En pratique : où et comment placer les pointeuses badgeuses ?
En fonction des appareils, l’entreprise va pouvoir bénéficier :
- D’un mode de contrôle physique et/ou virtuel ;
- D’une gestion des absences et des présences ;
- De plannings et d’un suivi des temps par projet ou par salarié.
D’autres badgeuses pointeuses possèdent des systèmes puissants leur permettant de se synchroniser avec des solutions de paie gain d’avoir un gain de temps optimisé.
Si le besoin de pointer les horaires concerne uniquement l’enregistrement de l’heure d’arrivée et l’heure de départ, alors l’installation peut être très simple et opérationnelle directement. La configuration est telle qu’une pointeuse munie de cartes individuelles suffit amplement.
C’est ensuite à chaque entreprise de déterminer le meilleur endroit où l’installer, si possible, au plus près d’une prise électrique.
Pour le paramétrage de la badgeuse, notamment pour les tranches horaires ainsi que la gestion des historiques, tout se fait aujourd’hui à distance directement à partir d’un ordinateur de bureau par le biais d’une connexion wifi et un navigateur Web pour accéder à l’interface de gestion du temps de travail.
Mise en place d’une badgeuse : 4 obligations du Code du travail
Fiabilité du système de pointage
Le Code du travail impose 4 obligations pour l’installation d’une badgeuse au sein d’une entreprise.
Parmi l’une d’elles, la première est de s’assurer de la fiabilité du système de pointage.
En effet, il est primordial que le boitier et l’appareil en lui-même soient fiables et surtout infalsifiables, c’est-à-dire qu’on ne puisse pas modifier les données internes. L’enregistrement des données horaires doit être automatique.
Aujourd’hui, il existe 3 types de pointeuses :
- La pointeuse mécanique : s’adresse davantage aux petites structures. Ici, une intervention manuelle est nécessaire pour traiter les données.
- La pointeuse numérique : ce type de badgeuse permet d’accéder en toute sécurité à certaines zones de l’entreprise.
- La pointeuse biométrique.
Technologie de pointage adaptée
Il importe que chaque badgeuse soit adaptée à l’entreprise et à l’activité de celle-ci.
Ainsi, il est impératif que son installation et son utilisation ne remettent pas en cause les droits et les libertés individuelles ou collectives.
Ainsi, la CNIL encadre l’utilisation d’une badgeuse.
Seules les technologies à badge sont autorisées tandis que les technologies biométriques (empreinte digitale, reconnaissance faciale, reconnaissance avec la main ou l’œil) sont interdites, conformément au respect des données personnelles.
Accessibilité des informations pour les inspections du travail
L’utilisation de la badgeuse doit permettre d’éditer des synthèses de données ou relevés de pointage. Ces données doivent pouvoir être vérifiées par les agents de l’inspection du travail.
L’entreprise doit, en même temps, mettre à disposition un membre du personnel et lui donner les codes d’identification de chaque salarié en cas de contrôle de l’inspection.
La CNIL doit être mise au courant de l’installation d’une pointeuse et l’entreprise doit attendre l’autorisation pour sa mise en marche. De même, les délégués du personnel, le CE ou les membres du CHSCT doivent être consultés avant toute l’installation d’un tel appareil.
Accessibilité des informations pour les salariés
Les salariés, au même titre que le personnel, doivent pouvoir accéder aux données qui permettent de comptabiliser les heures de travail réalisées, ceci en toute liberté et facilité.
L’objectif de cette transparence est de motiver la décision de l’entreprise de l’installation d’une badgeuse. Ainsi, les salariés ne voient pas cette décision comme un moyen de les surveiller.
Pointeuse badgeuse : quels recours en cas de manquement au Code du travail ?
Lors de la mise en place d’outils de gestion horaire, il est important de respecter les réglementations en vigueur. Des 35 heures, aux heures supplémentaires en passant par les RTT, il peut être difficile de s’y retrouver. C’est pourquoi, de nombreuses organisations ont adopté un logiciel de gestion du temps avec une pointeuse pour gérer le temps de présence de chaque salarié.
Si une entreprise ne respecte pas le traitement des données ni la mise en place de la badgeuse selon les normes définies par la CNIL, elle est alors passible des sanctions pénales, à savoir des amendes (750 € s’il s’agit d’une personne physique et 3700 € pour une personne morale) et/ou une peine de prison.
Les sommes indiquées sont à multiplier par le nombre de salariés dans l’entreprise dont le temps de travail n’a pas été pris en compte.
L’inspection du travail peut alors décider de consulter le registre et, si manquement au Code du travail, aller jusqu’à un conseil de prud’hommes en pointant du doigt que les valeurs utilisées par l’employeur et générées par la badgeuse sont sans valeur pour tout ce qui concerne le temps de travail.
PeopleSpheres est un logiciel SIRH en mode SaaS qui vous propose un système de contrôle d’accès électronique : la pointeuse. Notre module Pointeuse permet de simplifier les pointages au sein de votre organisation et de contrôler les temps de présence de vos collaborateurs. Vous recevez les données de présence sur l’outil les salariés présentent leurs badges sur le lecteur de badge pour notifier son arrivée ou son départ du lieu de travail. Vous pouvez ainsi effectuer le contrôle des horaires de vos équipes.
Vous pouvez choisir votre système de pointeuse parmi 4 systèmes différents : badge d’accès / lecteur de carte, adresse IP, tablette / smartphone / ordinateur et biométrie (le système biométrique n’est pas autorisé en France). La CNIL (Commission nationale de l’informatique et libertés) a rendu l’utilisation de dispositif biométrique interdite.
Notre logiciel de gestion du système de pointage réalise une remontée des données entre les différents terminaux en temps réel : l’export des données est ainsi facilité. Grâce à ce système, vous allez pouvoir analyser les données et élaborer efficacement le planning de vos équipes. Notre module Pointeuse garantit la sécurisation de vos données.
Notre logiciel de pointage vous permet de calculer les heures supplémentaires effectuées par les salariés en seulement quelques clics et d’avoir un meilleur suivi des heures de travail effectif. Par conséquent, le calcul des heures supplémentaires est fiable. Les heures travaillées sont ainsi référencées automatiquement et la traçabilité des horaires de travail des salariés simplifiée.
Notre solution de gestion du pointage vous permet de faciliter la gestion de la paie et des congés en transférant automatiquement les données vers d’autres modules de gestion administrative, tels que les modules Congés et Absences, le logiciel de paie etc. Par ailleurs, vous pouvez disposer d’un accès simplifié via une pointeuse mobile.
PeopleSpheres est un logiciel de contrôle d’accès électronique qui vous permet de gérer le contrôle des présences dans son ensemble (Gestion des horaires, gestion des accès, gestion des présences, gestion du personnel etc). Par conséquent, notre module Pointeuse permet de contrôler les accès aux locaux de l’entreprise durant les plages horaires autorisées. Notre outil est une solution de contrôle qui permet d’identifier les entrées et sorties sur les lieux de travail.
En résumé, grâce au pointage automatique, vous pouvez contrôler les entrées au sein de vos locaux, définir les droits d’accès, contrôler le temps de présence de vos collaborateurs, obtenir une reconnaissance digitale de chaque personne accédant à vos locaux.
