Alexandre Diard Dans notre société actuelle, nous sommes incités à travailler toujours plus, à être toujours plus performants, à faire plus de rendement, à se fixer des objectifs de plus en plus hauts… La charge et le temps de travail ont ainsi inévitablement augmentés.
La transformation numérique des entreprises a radicalement changé notre manière de travailler ; l’utilisation quotidienne d’outils digitaux pour gagner en productivité et performance a eu pour effet l’intensification du travail.
Le télétravail, la robotisation, l’automatisation des tâches et l’introduction des objets connectés nous a permis de gagner considérablement en productivité.
Dans ce contexte en pleine mutation, qu’en est-il du temps de travail effectif ? Mettre en place une pointeuse badgeuse devient alors une sérieuse question, mais pourquoi et comment l’utiliser ?
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Obligation légale de mesurer le temps de travail
La loi oblige toutes les entreprises à effectuer le décompte du temps de travail, aussi bien au sein des locaux de l’entreprise qu’à l’extérieur de la société.
Ce décompte consiste concrètement à mettre en place un système de pointage des heures de travail réalisées par les salariés via un appareil appelé pointeuse ou badgeuse. Toutefois, ces dispositifs sont laissés à la libre appréciation des employeurs.
De son côté, l’entreprise doit pouvoir justifier les heures de travail de ses salariés.
Cette obligation :
- Concerne tous les types d’horaires : heures collectives, heures individuelles, temps complet, temps partiel, etc.
- S’applique à tous les salariés, quel que soit leur niveau dans la hiérarchie. À noter qu’un salarié n’a pas le droit de refuser de se soumettre à ce pointage des heures.
- Concerne également tous les employeurs qui relèvent du Code du travail (sauf secteur de l’agriculture et celui du transport routier puisque leurs horaires sont régis différemment).
Selon les heures effectuées par les collaborateurs, cadres et salariés, le mode de contrôle des heures de travail est différent.
Les formalités en lien avec le contrôle du temps horaire en fonction de l’organisation du temps de travail sont en libre cours dans l’entreprise.
Horaire collectif
Quand les salariés sont soumis à un horaire collectif, un planning fixe les heures encadrant chaque période de travail, à savoir heure de début et heure de fin de journée, ainsi que les temps de pause.
Les heures sont alors affichées au sein de l’entreprise. Dans le cadre d’une répartition horaire sur une période qui dépasse une semaine et au maximum une année, l’affichage horaire comprend la répartition de la durée du travail sur l’année.
On peut alors y voir le nombre de semaines sur la période de référencement ainsi que les horaires de travail et la répartition de la durée de travail pour chaque semaine de la période.
L’employeur ou le responsable RH doit dater et signer l’horaire affiché en amont pour validation.
Horaire non collectif
Dans le cas de plages horaires de travail non communes entre les salariés, la réglementation stipule que l’entreprise doit établir les documents nécessaires au décompte des temps de travail et des repos compensateurs pour chacun des salariés.
En pratique : où et comment placer les pointeuses badgeuses ?
En fonction des appareils, l’entreprise va pouvoir bénéficier :
- D’un mode de contrôle physique et/ou virtuel ;
- D’une gestion des absences et des présences ;
- De plannings et d’un suivi des temps par projet ou par salarié.
D’autres badgeuses pointeuses possèdent des systèmes puissants leur permettant de se synchroniser avec des solutions de paie, cela permet un gain de temps considérable. Le badgeage permet ainsi d’enregistrer les entrées et sorties des individus au travail.
Si le besoin de pointer les horaires concerne uniquement l’enregistrement de l’heure d’arrivée et l’heure de départ, alors l’installation peut être très simple et opérationnelle directement. La configuration est telle qu’une pointeuse munie de cartes individuelles suffit amplement.
C’est ensuite à chaque entreprise de déterminer le meilleur endroit où l’installer, généralement à l’entrée des locaux.
Pour le paramétrage de la badgeuse, notamment pour les tranches horaires ainsi que la gestion des historiques, tout se fait aujourd’hui à distance à partir d’un ordinateur de bureau par le biais d’une plateforme en ligne de gestion du temps de travail. L’entreprise peut également installé une stoon badgeuse pointeuse pour optimiser la gestion du temps de travail de ses employés et assurer un suivi précis de leurs heures d’arrivée et de départ.
Mise en place d’une badgeuse : 4 obligations du Code du travail
1. Fiabilité du système de pointage
Que dit la législation en France ? Le Code du travail impose 4 obligations pour l’installation d’une badgeuse au sein d’une entreprise.
Parmi l’une d’elles, la première est de s’assurer de la fiabilité du système de pointage.
En effet, il est primordial que le boitier et l’appareil en lui-même soient fiables et surtout infalsifiables, c’est-à-dire qu’on ne puisse pas modifier les données internes. En enregistrant les données horaires cela doit être automatique.
Dans certains appareil, l’authentification peut se faire via un contrôle d’accès biométrique avec un lecteur d’empreintes digitales, le boitier va ainsi stocker des informations sensibles sur les salariés, comme leurs empreintes digitales. Pour cette raison, il est donc indispensable que la technologie soit sécurisée.
Aujourd’hui, il existe 3 types de pointeuses :
- La pointeuse mécanique : c’est une machine qui s’adresse davantage aux petites structures. Ici, une intervention manuelle est nécessaire pour traiter les données. Les salariés utilisent des cartes de pointage où les heures d’entrée et de sortie seront imprimées directement sur la feuille de pointage. Doit-on pointer avant de se changer? La réponse est que on pointe une fois s’être changé et s’être mis en tenu de travail. Ainsi les employés doivent badger le matin après s’être changé et ne pas oublier de passer à la pointoise en fin de journée, également.
- La pointeuse numérique. Ici, les collaborateurs utilisent leur badge rfid, doté d’une puce électronique, il permet tout aussi bien d’avoir accès à certaines zones de l’entreprise qu’à la photocopieuse.
- La pointeuse biométrique. Dans ce cas, le boitier scanne les caractéristiques biologiques uniques des salariés, il enregistre leurs empreintes digitales, leurs yeux, leur voix, la forme de leur visage. Ce type de technologie permet un haut niveau de sécurité pour l’authentification des collaborateurs, mais il est aujourd’hui interdit en France pour des raisons de RGPD.
2. Technologie de pointage adaptée
Il importe que chaque terminal soit adapté à l’entreprise et à l’activité de celle-ci.
Ainsi, il est impératif que son installation et son utilisation ne remettent pas en cause les droits et les libertés individuelles ou collectives.
Ainsi, la CNIL encadre l’utilisation d’une badgeuse selon plusieurs principes :
- Le système ne doit pas servir au contrôle des déplacements à l’intérieur des locaux.
- Les données ne doivent être accessibles qu’aux membres habilités et il doit y avoir une traçabilité des actions de ceux-ci (savoir qui se connecte, quand, quelles données il a recherché).
- La durée de conservation des données d’accès est limitée à 3 mois et celle du suivi des temps de travail est limitée à 5 ans.
- Les salariés doivent être informés de la base légale du dispositif, de la durée de conservation de leurs données, du destinataire de ses données ainsi que de leurs droits d’accès et de rectification.
La CNIL préconise les dispositifs sans biométrie, car elle estime que ce système est disproportionné pour le contrôle des horaires des employés. Depuis la mise en vigueur de la RGPD le 25 mai 2018, les dispositifs avec biométrie sont désormais interdits en France. Sauf cas exceptionnel où ils seraient nécessaires, ceux-ci doivent faire l’objet d’une analyse d’impact sur la protection des données (PIA), afin d’identifier les risques associés à la collecte des données personnelles, et ainsi les prévenir et les limiter.
3. Accessibilité des informations pour les inspections du travail
L’utilisation de la badgeuse doit permettre d’éditer des synthèses de données ou relevés de pointage. Ces données doivent pouvoir être vérifiées par les agents de l’inspection du travail.
L’entreprise doit, en même temps, donner les codes d’identification de chaque salarié à un membre du personnel habilité et le mettre à disposition en cas de contrôle de l’inspection. Et cela est obligatoire.
Lorsqu’une entreprise souhaite installer une pointeuse, elle doit, au préalable en informer la CNIL, qui donnera l’autorisation ou non pour la mise en place du boitier. De même, les délégués du personnel, le CE ou les membres du CHSCT doivent être consultés avant l’installation d’un tel appareil de contrôle d’accès et d’authentification.
4. Accessibilité des informations pour les salariés
Les salariés doivent pouvoir accéder aux données qui permettent de comptabiliser les heures de travail réalisées, ceci en toute liberté et facilité.
L’objectif de cette transparence est de motiver la décision de l’entreprise d’installer une badgeuse. Ainsi, les salariés ne voient pas cette décision comme un moyen de les surveiller, mais plutôt comme un dispositif pro mis en place par l’instance publique.
Pointeuse badgeuse : quels recours en cas de manquement au Code du travail ?
Lors de la mise en place de pointeuse pour la gestion horaire, il est important de respecter les réglementations en vigueur. Des 35 heures, aux heures supplémentaires en passant par les RTT, il peut être difficile de s’y retrouver. C’est pourquoi, de nombreuses organisations ont adopté un logiciel de gestion du temps avec une pointeuse pour gérer le temps de présence de chaque salarié.
Si une entreprise ne respecte pas le traitement des données et la mise en place de la badgeuse selon les normes définies par la CNIL, elle est alors passible des sanctions pénales. Ce refus entraîne des amendes (750 € s’il s’agit d’une personne physique et 3700 € pour une personne morale) et/ou une peine de prison.
Les sommes indiquées sont à multiplier par le nombre de salariés dans l’entreprise dont le temps de travail n’a pas été pris en compte.
L’inspection du travail peut alors décider de consulter le registre et, si manquement au Code du travail, aller jusqu’à un conseil de prud’hommes en pointant du doigt que les valeurs utilisées par l’employeur et générées par la badgeuse sont sans valeur pour tout ce qui concerne le temps de travail.
En quoi un logiciel SIRH peut vous accompagner dans la mise en place d’une pointeuse ?
Un logiciel SIRH en mode SaaS connecté à votre pointeuse, comme PeopleSpheres, vous permet de suivre la gestion du temps de vos équipes et d’automatiser le processus de système de contrôle d’accès électronique.
Le module Pointeuse permet de simplifier les pointages au sein de votre organisation et de contrôler les temps de présence de vos collaborateurs. Vous recevez les données de présence sur la plateforme en ligne : les salariés présentent leurs badges sur le lecteur de badge pour notifier leur arrivée ou départ du lieu de travail. Vous pouvez ainsi effectuer le contrôle des horaires de vos équipes. Vous pouvez également faire une demande de relevé de pointages ou réaliser une modification en particulier, auprès de votre manageur.
Vous pouvez choisir votre système de pointeuse parmi 4 systèmes différents : badge d’accès / lecteur de carte, adresse IP, tablette / smartphone / ordinateur et biométrie (le système biométrique n’étant pas autorisé en France).
Comment fonctionne un logiciel de pointage ?
Notre logiciel de gestion du système de pointage réalise une remontée des données entre les différents terminaux en temps réel : l’export des données est ainsi facilité, tout en garantissant la sécurisation de vos données. Grâce à ce système, vous allez pouvoir analyser les données et élaborer efficacement le planning de vos équipes.
Notre logiciel de pointage vous permet de calculer les heures supplémentaires effectuées par les salariés en seulement quelques clics et d’avoir un meilleur suivi des heures de travail effectif. Par conséquent, le calcul des heures supplémentaires est fiable. Les heures travaillées sont ainsi référencées automatiquement et la traçabilité des horaires de travail des salariés simplifiée.
Notre solution de gestion du pointage vous permet de faciliter la gestion de la paie et des congés en transférant automatiquement les données vers d’autres modules de gestion administrative, tels que les modules Congés et Absences, le logiciel de paie etc. Par ailleurs, vous pouvez disposer d’un accès simplifié via une pointeuse mobile.
PeopleSpheres est un logiciel complet, flexible et agile qui s’adapte à votre organisation. Il vous permet de gérer le contrôle des présences dans son ensemble (Gestion des horaires, gestion des accès, gestion des présences, gestion du personnel etc). Par conséquent, notre module Pointeuse permet de contrôler les accès aux locaux de l’entreprise durant les plages horaires autorisées. Notre outil est une solution de contrôle qui permet d’identifier les entrées et sorties sur les lieux de travail.
En résumé, grâce au pointage automatique, vous pouvez contrôler les entrées au sein de vos locaux, définir les droits d’accès, contrôler le temps de présence de vos collaborateurs, obtenir une reconnaissance digitale de chaque personne accédant à vos locaux.
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