Le calcul de la paie et ses difficultés : comment simplifier votre processus RH ?

La rémunération est un ensemble de rétributions que reçoit un salarié en échange de ses services. Elle comprend ainsi le salaire, les primes et les éventuels avantages en nature.

Voici comment gérer la paie, effectuer le calcul de la paie et comment simplifier le processus RH.

Nos autres articles:

Comment ajuster rémunération et performance ?

5 avantages du coffre-fort numérique

Tout savoir sur le portail RH !

Comment effectuer un calcul de la paie efficace et conforme ?

De quoi doit être composé le calcul de la paie ?

Réglementé par le Code du travail, le bulletin de paie comprend certaines mentions obligatoires auxquelles les services RH doivent faire référence :

• Le nom ou raison sociale de l’employeur, ainsi que les coordonnées (adresse, téléphone)
• La référence de l’organisme à qui l’employeur verse les cotisations de la Sécurité Sociale
• Le numéro d’immatriculation sous lequel l’entreprise verse ses cotisations sociales
• Le code APE pour les entreprises inscrites au répertoire de l’INSEE
• Les informations sur le salarié : nom, prénom, situation dans la classification conventionnelle
• Des informations sur la législation en vigueur
• L’intitulé de la convention collective applicable

De même, d’autres références relatives au Code du travail peuvent être précisées. Ces informations concernent la durée des congés payés et les délais de préavis au cas où la relation de travail devait cesser :

• Les informations liées à la paie du mois
• La nature et le volume forfaitaire auquel se rapportent le salaire (pour les salariés sous convention de forfait)
• La nature de la base de calcul du salaire
• La nature et le montant des accessoires de salaires qui sont soumis aux cotisations patronales et salariales : primes, avantages en nature
• Le montant de la rémunération brute du salarié
• La nature et le montant des prélèvements sociaux et fiscaux : CSG, CRDS, cotisations salariales, etc.
• Le montant net à payer au salarié + la date de paiement
• Les éventuelles dates de congés payés ainsi que le montant de l’indemnité qui correspond
• Le montant de la prise en charge des frais de transport (transport public ou transport personnel)

Enfin, des mentions dites facultatives peuvent être ajoutées sur la fiche de paie :

• La date d’entrée du salarié dans l’entreprise
• La nature du contrat de travail : CDI, CDD, Intérim, contrat de professionnalisation, stage, etc.
• Le numéro de Sécurité Sociale du salarié et ses coordonnées
• Les congés restants à prendre
• Les coordonnées bancaires du salarié + les modalités de règlement du salaire net à payer : virement bancaire, chèque

Astuce pour gérer le calcul de la paie à distance

L’utilisation d’un logiciel de paie aujourd’hui est devenue quasiment indispensable, voire obligatoire, pour gérer la paie des salariés, surtout si l’entreprise a une taille conséquente.

Réaliser des bulletins de paie peut rapidement devenir chronophage et stressant : entre la création du bulletin de paie, le calcul des cotisations patronales et salariales, la déclaration sociale nominative (DSN), voici autant de tâches qui peuvent se révéler fastidieuses.

Avec un logiciel de paie, vous disposez de nombreuses fonctionnalités pour réaliser le calcul de la paie de l’entreprise :

• Édition du bulletin de paie
• Renseignements à propos de l’entreprise : convention collective, identité, etc.
• Éléments à propos du collaborateur : coordonnées, identité, salaire, temps de travail, etc.
• Éléments variables à saisir chaque mois : congés payés, primes, heures supplémentaires 
• Dématérialisation du bulletin de paie et son archivage : à l’heure où l’on recherche le « zéro papier », cette dernière fonctionnalité s’avère pertinente

En plus du fait que le logiciel de paie à distance permet d’économiser sur certains postes des dépenses de cabinet comptable, le logiciel de paie en ligne a 3 avantages majeurs quand il est convenablement paramétré :

1. Il simplifie les démarches administratives et les relations interservices.
2. Il fait gagner du temps.
3. Il diminue le risque d’erreur au moment du traitement des données.

Quel outil utiliser pour le calcul de la paie de votre entreprise ?

Devant une telle étape chronophage au cours de laquelle il ne faut pas manquer d’annoter toutes les mentions obligatoires, un outil utile et pratique est l’utilisation d’un logiciel SaaS de paie.

Ce logiciel est un service comme son nom l’indique et regroupe toutes les fonctionnalités nécessaires pour traiter et éditer les bulletins de paie à distance.

Le logiciel SaaS de paie est une solution de paie digitale.

Toutefois, il existe deux versions du logiciel SaaS de paie : avec ou sans SIRH (Système d’Information des Ressources Humaines). Ces deux versions présentent des différences en termes de fonctionnalités :

• La solution de la gestion de la paie SaaS se charge uniquement de calculer les données de la paie en traitant toutes les données des salariés ;
• La solution avec SIRH collecte les données des salariés et les met ensuite à disposition. C’est davantage une entité de gestion qui va faciliter le traitement et l’élaboration de la fiche de paie.

Une solution SaaS de paie efficace intègre le SIRH à son processus. Ce sera l’occasion de pouvoir collecter les données en temps réel, de les faire valider et d’effectuer les calculs en quelques secondes.

Le calcul de paie : comment éviter les erreurs et respecter les exigences relatives aux contrats

La digitalisation à cette vertu de rendre un organisme RH plus agile, et de simplifier son processus pour une gestion optimisée et sécurisée.

Avec le un logiciel de paie type SaaS, le parcours collaborateur est digitalisé : depuis son recrutement jusqu’à sa sortie en passant par la signature du contrat de travail, des démarches entreprises au cours de sa carrière (entretiens annuels, gestion des congés, démarches RH variées, performances, formations), toute la « vie professionnelle » du salarié est désormais accessible en quelques secondes.

En regroupant toutes les données sur un logiciel connecté, la communication entre les services est plus rapide, plus fluide.

Le risque d’erreur est réduit de manière drastique, car le gestionnaire salarial des services RH est constamment en veille sur l’actualité en matière de réglementations et législations RH.

Les principaux avantages de cette digitalisation RH sont les suivants :

• La possibilité de disposer d’une information centralisée et sécurisée
• Une réduction des coûts d’édition, de mise sous pli, d’affranchissement et d’archivage 
• Un gain en productivité et en efficacité : l’automatisation des tâches via un logiciel de paie simplifie les procédures. Le délai de traitement est diminué, les risques d’erreurs de calcul sont minimisés et l’équipe RH peut se focaliser sur des tâches présentant une plus forte valeur ajoutée.
• Une meilleure communication avec les organismes extérieurs : de plus en plus d’organismes publics privilégient désormais les échanges de documents en numérique. Les démarches se dématérialisent également.
• Les échanges avec les salariés sont meilleurs : le service RH étant le pivot de l’entreprise, il est l’intermédiaire entre les salariés et la direction ainsi que les organismes publics. Grâce à un logiciel de paie en ligne et accessible, les échanges sont fluides et rapides.
• Une mise en conformité en temps réel : enfin, la dématérialisation du bulletin de paie et plus largement l’utilisation d’un logiciel de paie facilitent le respect des contraintes légales.

Le calcul de la paie n’est plus ce qu’il était il y a encore 10 ans.

Aujourd’hui, avec une solution en ligne comme un logiciel SaaS, l’entreprise et les services RH travaillent efficacement tout en simplifiant les tâches.