Surveillance des salariés, une épée à double tranchant ?

Saviez-vous qu’un employeur a la possibilité et même le droit de surveiller ses employés pendant les heures de travail de ces derniers ?

S’il respecte la liberté et les droits au respect de la vie privée des salariés, l’employeur peut s’immiscer dans le travail de ses salariés en justifiant un vol de matériel professionnel, un manque d’activité ou simplement pour avoir un œil sur le temps de travail.

De plus en plus de systèmes de surveillance des employés arrivent sur le marché pour gérer ce qu’on appelle aussi l’employee monitoring.

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Qu’est-ce que l’employee monitoring ?

Quels sont les champs d’application de la surveillance des employés ? Quelles sont les principales approches et les méthodes pour y parvenir ?

Voici un petit topo pour plus de précisions.

Avant-propos

Il faut savoir qu’un employeur dispose du droit de limiter l’utilisation d’Internet en installant un dispositif de filtrage de sites Internet par exemple.

L’employeur peut mettre en place un logiciel de contrôle de messagerie pour que ses employés et les collaborateurs ne l’utilisent pas pour leur compte personnel. Il doit cependant le déclarer à la Cnil (Commission nationale de l’informatique et des libertés).

Si le salarié envoie un message personnel, identifié comme tel, l’employeur ne dispose pas de droit de regard pour ouvrir un tel message.

Enfin, l’employeur dispose du droit de consulter tous les messages qui sont reçus sur le téléphone professionnel de son salarié.

Les méthodes utilisées

Voici quelques outils et les méthodes utilisées pour surveiller les salariés d’une entreprise.

La surveillance informatique

Un employeur dispose du droit de regard et d’accès au matériel informatique mis à disposition du salarié.

Il peut ainsi consulter les fichiers de l’ordinateur professionnel de celui-ci à l’exception de documents identifiés comme personnels par le salarié.

Le contrôle d’Internet

Afin de limiter l’utilisation d’Internet et de contrôler son utilisation, l’employeur peut instaurer des dispositifs de filtrage de sites ou encore installer un logiciel de détection de virus.

Pour ce qui est des connexions Internet, celles-ci sont présumées avoir un caractère professionnel pendant le temps de travail de manière à ce que l’employeur peut les rechercher pour les identifier. Dès lors, le salarié n’a pas besoin d’être sur place.

Une utilisation d’Internet et des outils informatiques à des fins autres que professionnelles est habituellement tolérée mais cette utilisation doit rester raisonnable.

Elle ne doit surtout pas affecter la sécurité des réseaux ou encore entraver la productivité de l’entreprise.

C’est pourquoi l’employeur, ou le service des ressources humaines, en accord avec le CSE (ou d’autres instances de représentation du personnel), fixe des règles de bonne conduite et de contrôle. Ces règles doivent être intégrées au règlement intérieur de l’entreprise et être inscrits également dans la charte informatique le cas échéant.

Le contrôle de la messagerie

L’accès de la boite email du salarié est de plus en plus contesté.

En effet, les emails en entreprise ont, par défaut, une vocation professionnelle et l’employeur ne peut donc pas les lire, même si le salarié n’est plus présent dans les locaux.

Il est impératif de respecter la vie privée et cela comprend le secret des correspondances. Salariés, collaborateurs, employeur, tout le monde dispose du même droit au respect de la vie privée.

Par conséquent, l’employeur n’est pas libre de consulter comme il le veut les mails privés de ses salariés.

Mais, pour que les messages soient protégés, ils doivent être identifiés comme personnels. L’usage veut qu’on ajoute le mot « personnel » ou « privé » dans l’objet de l’email.

Toutefois, en invoquant des exigences de sécurité, de prévention ou de contrôle de l’encombrement du réseau, l’employeur peut mettre en place des outils de contrôle de messagerie. Ces outils doivent obligatoirement être déclarés à la Cnil.

La surveillance téléphonique

Un employeur peut décider de consulter les SMS qui sont reçus sur le téléphone professionnel de son salarié à partir du moment où le SMS n’est pas reconnu comme « personnel » par le salarié lui-même.

Les documents de travail du salarié

Comme les documents professionnels du salarié sont présumés avoir un caractère pro, à part si le salarié les a identifiés comme personnels, les documents qui sont dans l’enceinte de l’entreprise, donc dans le bureau du salarié, peuvent être visionnés par l’employeur.

Par ailleurs, son salarié n’a pas obligation d’être présent sur les lieux.

L’employeur effectue cette vérification pour prouver une faute du salarié.

La fouille des salariés

Dans les situations extrêmes, la fouille des salariés peut être justifiée et proportionnée au but énoncé.

En effet, la fouille peut s’expliquer pour une raison de sécurité ou encore pour la recherche d’un objet volé.

A noter que la fouille d’objets volés relève normalement de la compétence des officiers de police judiciaire.

Mais un employeur peut aussi intervenir dans ce cas dans le cadre de disparitions répétées et rapprochées de matériels ou d’objets appartenant à l’entreprise.

Si l’employeur souhaite fouiller son salarié, il doit avoir le consentement de celui-ci, et l’avoir averti de son droit à s’opposer au contrôle en demandant la présence d’un témoin. Il doit aussi effectuer le contrôle dans des conditions qui préservent la dignité et l’intimité du salarié.

Quels sont les champs d’application de la surveillance au travail ?

L’employee monitoring a beaucoup évolué depuis quelques années passant ainsi de la simple vérification de la présence au travail pour arriver au contrôle des activités en interne.

Plusieurs aspects sont ainsi surveillés parmi lesquels on retrouve :

L’activité informatique des salariés : suivi du temps passé sur Internet, accès à Internet, navigation ;
L’activité et l’inactivité : enregistrement des touches de clavier, mouvement de la souris, heure de connexion et de déconnexion ;
Temps de présence : heure de connexion et de déconnexion, présence, congé maladie, période d’activité et d’inactivité ;
L’espace de travail : surveillance par webcam, captures d’écran prises intervalles réguliers ;
Les conversations audio : utilisation du téléphone professionnel ;
La communication numérique : email, messagerie instantanée, visioconférence ;
Les réseaux sociaux : utilisation éventuelle de comptes personnels ;
La gestion du temps : temps passé sur chaque tâche, calendrier professionnel ;
La gestion de charge de travail : emploi du temps, liste des tâches, objectifs, indicateurs de performance.

La surveillance des employés, contre-productive?

Ce que dit la loi

L’article L.1121-1 du Code du travail indique que personne n’a le droit de contraindre les libertés individuelles et collectives avec une restriction non justifiée.

L’employeur a pour obligation d’informer son personnel, ses salariés et ses collaborateurs de sa volonté de mettre en place des moyens de surveillances des salariés.

Il est strictement interdit de surveiller les salariés s’ils ne sont pas au courant de la situation. Et cette interdiction est valable pour tous les moyens de surveillance : badges, systèmes de vidéosurveillance, etc.

Le Code civil, quant à lui, stipule bien que tout le monde a le droit au respect de sa vie privée, y compris dans l’entreprise. L’employeur doit garder cet article 9 du Code civil en mémoire s’il désire instaurer un système de surveillance des salariés.

De plus, rappelons-le, l’employeur a pour obligation d’effectuer une déclaration préalable auprès de la Cnil sous peine d’une peine d’être passible d’une peine de prison (1 an) et d’une forte amende (45000 euros).

Quand le système de surveillance est accepté, les salariés doivent être informés de l’existence du traitement de données personnelles que les concernent par un affichage, par une note du service RH, par une publication dans le Journal Officiel, par mail, etc.

Enfin, les représentants du personnel – comité d’entreprise (CE), le CSE (comité social et économique) et le CHSCT (Comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail) – doivent être informés et avoir été consultés en amont de la décision de mise en œuvre d’une telle procédure.

Avantages et inconvénients de la surveillance des salariés

Même si la mise en place d’un système de surveillance des salariés a des avantages pour l’entreprise comme pour les employés, cela peut avoir des inconvénients si la surveillance est mal gérée ou s’il y a abus.

Avantages de la surveillance des employés

Evaluer les charges de travail et ajuster les effectifs de l’équipe : mise en évidence d’un besoin de formation professionnelle par exemple, de mise en place d’un mentorat, d’une nouvelle attribution des tâches, etc.
Eviter les problèmes de sécurité : possibilité de prendre des mesures pour pallier à toute faille de sécurité majeure (divulgation d’informations commerciale confidentielles, etc.)
Protéger les employés : les salariés peuvent s’exprimer sur leurs préoccupations ou sur leurs craintes. L’entreprise peut alors prouver le temps de travail du salarié, montrer son investissement, prouver sa productivité ou pas, etc.

Inconvénients de l’employee monitoring

Problèmes de confidentialité qui affectent la satisfaction au travail : certains employés peuvent ressentir comme un viol de leur vie privée sur leur lieu de travail. Même si la mise en place d’un système de surveillance est légalement encadrée, cela ne signifie pas pour autant que toutes les entreprises respectent ce cadre.
Davantage de travail pour l’employé mais aussi pour l‘employeur : il est essentiel de définir qui est en charge de la gestion de la surveillance es employés. Vous pouvez configurer un logiciel comme un logiciel RH poursuivre certains aspects d’une journée de travail.

Les alternatives pour assurer un suivi du travail de ses employés

Pour réussir à surveiller les salariés au travail, des alternatives existent :

Le badge biométrique : utilisable uniquement pour l’accès aux locaux identifiés par l’organisme (et qui doivent faire l’objet d’une restriction de circulation) et pour l’accès aux matériels, appareils et applications informatiques identifiés.
La géolocalisation : système mis en place sur les véhicules professionnels pour localiser un employé pendant ses heures de travail.
Le contrôle téléphonique : contrôle de la durée des appels, du coût des appels et des numéros de téléphone contactés.
Instaurer un logiciel de poinçonnage : associé à un logiciel de suivi de temps, il est possible de connaître les heures de travail des employés et de récolter des données utiles.
Organiser des réunions : il est essentiel de montrer que l’humain reste au centre de vos préoccupations. Montrez-leur que vous êtes près de vos employés, que vous êtes prêt à communiquer avec eux avec des rendez-vous réguliers (hebdomadaires ou mensuels) selon les besoins de votre entreprise. Cela va notamment accroître le sentiment de confiance des salariés et booster leur engagement.
Mettre en place un logiciel SIRH : accessible par le Web, ce logiciel est flexible, facile à utiliser et très ergonomique. C’est un outil de gestion de travail qui va permettre à la DRH et aux managers de comprendre l’environnement de travail des salariés et de gérer leur vie dans l’entreprise depuis une interface centralisée (retard, absence, demande de congés, temps de travail, demande de formation, etc.).

En connaissant bien vos besoins d’entreprise, en déterminant le temps de travail en présentiel comme en distanciel, en allouant un certain budget, vous trouverez le meilleur système de gestion de vos salariés.