6 astuces pour mener un plan de formation efficace

Le plan de formation est un outil stratégique pour le service des ressources humaines et il est essentiel que les professionnels RH soient au premier rang dans l’élaboration d’un tel plan. Découvrez nos 6 astuces pour mener à bien un plan de formation dans votre entreprise.

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Le plan de formation : enjeux et définition

Obligations légales, charges et financement : qu’en dit le code du travail ?

Le « plan de formation » recouvre l’ensemble des actions de formations que l’employeur décide de faire suivre à ses employés. Instauré en mars 2014, le plan de formation devient le « plan de développement des compétences » en janvier 2019. Bien entendu, ces actions de formation sont à la charge de l’employeur, par opposition aux formations que les employés peuvent suivre à leur propre charge.

Selon l’article L 6321-1 du code du travail, l’employeur a deux obligations vis-à-vis de son employé en termes d’action de formation :

Si l’adaptation du collaborateur à son poste de travail nécessite une formation professionnelle, l’entreprise est en obligation de la lui fournir.
Si le maintien du collaborateur à son poste travail nécessite une formation professionnelle, l’entreprise est en obligation de la lui fournir.

Au vu des évolutions technologiques, digitales, et d’usage général, il est donc nécessaire que les entreprises proposent à leurs employés les moins à l’aise la formation professionnelle adaptées pour leur permettre de rester à leur poste et leur offrir davantage de professionnalisation.

Si le plan de formation se compose d’actions de formation obligatoires, d’autres demeurent aussi de l’ordre du choix pour l’employeur. En effet, l’entreprise a aussi la possibilité, et non l’obligation, de proposer des actions des formations afin de développer les compétences de ses salariés et de poursuivre un objectif stratégique. Une telle politique de formation est à l’initiative et au choix de l’entreprise, elle nécessite des dispositifs de formation bien pensé et en accord avec les budgets.

A noter que les actions de formation, qu’elles soient obligatoires ou facultatives, donnent lieu au maintien de la rémunération par l’employeur uniquement si elles se déroulent lors du temps de travail. Si elles se déroulent hors du temps de travail effectif, elles ne peuvent donc pas compter comme des heures supplémentaires et l’employeur n’a pas d’obligation de rémunération. De plus, le salarié est dans l’obligation d’accepter le plan de formation imposé par son employeur car cette demande relève de son pouvoir de direction. Cependant, le code du travail stipule quatre possibilités pour lesquelles le salarié peut refuser un plan de développement des compétences sans risquer la faute professionnelle :

Réalisation d’un bilan de compétences : l’employeur ne peut contraindre un salarié à suivre un bilan de compétences
Réalisation d’un bilan de compétences :l’employeur ne peut contraindre un salarié à suivre un bilan de compétences.
Conditions de départ en formation qui pourraient comprises comme une modification du contrat professionnel
Formation se déroulant en tout ou partie en dehors du temps de travail.
Validation des acquis de l’expérience (VAE) devant un jury en vue d’obtenir tout ou partie d’un diplôme ou d’un titre professionnel.

Quel rôle pour les RH

Le service RH est un acteur de premier plan et il intervient directement dans la mise en place d’un parcours pédagogique de formation. Les professionnels RH épaulent en effet l’employeur dans l’élaboration du plan de développement des compétences car il a un accès et une connaissance directe des forces et faiblesses des collaborateurs et des actions de développement de compétences en place.

De plus, le défi RH concernant le plan de développement des compétences est qu’il convienne à la fois aux salariés et à la hiérarchie. Si les collaborateurs peuvent exprimer des souhaits particuliers en termes de formation professionnelle, il est nécessaire que les RH vérifient si ces souhaits sont en accord avec l’axe stratégique du plan de formation mis en œuvre par l’entreprise. Généralement, le collaborateur exprimera des désirs en formation plus précis et en lien avec son poste de travail, l’employeur a quant à lui une vision et une stratégie plus globale. Le challenge des RH est donc d’atteindre le bon équilibre entre besoins individuels et les besoins collectifs.

Plan de formation : un avantage à la fois pour les entreprises et les employés

Il est essentiel que les RH défendent et encouragent la mise en place d’un plan de développement des compétences au sein de l’entreprise. Il est en effet très bénéfique à l’entreprise et lui offre de réelles opportunités. Pour optimiser sa performance et être plus compétitive, l’entreprise doit se tenir aux aguets des dernières évolutions et veiller à ce que ses employés possèdent les compétences adaptées aux attentes du marché.
De plus, proposer un plan de formation aux collaborateurs est un moyen de les faire se sentir valorisés, de tester leurs connaissances, et de leur apporter de nouvelles compétences. Cela participe non seulement à améliorer la QVT, la marque employeur, mais aussi à booster leur motivation et les rendre d’autant plus productifs. Ainsi, proposer un plan de formation adapté est un pari gagnant, à la fois pour la hiérarchie et les employés.

Gestion RH : comment mettre en place un plan de formation pertinent et efficace ?

Astuce 1 : être au fait de l’axe stratégique choisi par l’entreprise

En tant que professionnel RH, il est fondamental que vous dialoguiez avec la hiérarchie afin qu’elle vous communique clairement l’orientation stratégique qu’elle souhaite prendre. En effet, afin de sélectionner le plan de formation le plus pertinent possible, il est essentiel qu’il puisse permettre à l’entreprise d‘atteindre plus vite ses objectifs stratégiques. Par exemple, si l’entreprise envisage un développement commercial ou souhaite cibler un nouveau secteur, elle voudra entreprendre un plan de formation en conséquence.

Astuce 2 : Ayez connaissance du budget formation

Étant donné que le financement de la formation se fait à la charge de l’entreprise, il est essentiel que le professionnel RH ait connaissance du budget alloué. Cela facilitera sa gestion prévisionnelle et lui permettra de faire valider son plan formation par la hiérarchie. Le logiciel RH de formation pourra l’aider à anticiper facilement les budgets et les heures nécessaires à son plan de formation afin de respecter l’enveloppe budgétaire.

Astuce 3 : Identifier les lacunes et les besoins en compétences des collaborateurs

Afin de manager un plan de formation pertinent, le service RH doit faire en amont un travail d’analyse car c’est en recueillant les besoins qu’il pourra les traduire en actions de formation. Le logiciel SIRH, qui interconnecte entre eux les divers logiciels RH (logiciel de gestion des formations, de gestion des objectifs, de gestion des compétences, de gestion des talents, reportings et tableaux de bords RH, etc.) est un excellent outil pour l’accompagner dans une telle mission. Puisqu’il permet de centraliser toutes les données, c’est en effet un très bon moyen d’analyse.

À travers la fonction reporting et tableaux de bord du SIRH, le RH pourra notamment accéder en quelques clics aux indicateurs clés de performance et bilans de compétences. Il pourra ainsi croiser les données entre elles afin d’analyser les problèmes survenus et identifier leurs causes. Cela lui permettra d’analyser efficacement les failles et lacunes des différents services et secteurs de l’entreprise. Par exemple, s’il observe une chute ou une hausse de productivité et de performance dans un service, il pourra rapidement visualiser quand celle-ci est survenue et à quoi elle peut coïncider (en les comparant aux indicateurs de compétences, de formation,…).

De plus, il pourra aussi étudier les entretiens professionnels précédents, les éventuelles formations mises en place par le passé, et vérifier si les objectifs ont été atteints ou non, etc. Cela lui permettra de voir ce qui a marché, ou non, par le passé afin de ne pas répéter les mêmes erreurs et reproduire les bons éléments. Dans le choix d’un plan de formation, de telles informations s’avèrent essentielles car elles permettent de choisir au mieux les compétences à développer.

Astuce 4 : Être à l’écoute des collaborateurs

Aussi, la fonction RH doit être attentive aux demandes de leurs collaborateurs et se tenir au courant de leurs besoins en formation. En effet, le service RH doit être alerte quant à l’évolution professionnelles et le besoin en compétences des collaborateurs. Pour cela, un logiciel Entretiens & Objectifs est très utile car il permet d’optimiser la gestion des ressources humaines et d’avoir un suivi renforcé des collaborateurs. Le RH peut mettre en place des entretiens individuels ou collectifs afin que vos collaborateurs puissent exprimer leurs voeux librement.

Astuce 5 : Communiquer avec les collaborateurs sur les objectifs fixés par le plan de formation

La personne chargée des RH a un rôle pilier puisque c’est elle qui sera chargée de transmettre l’information au collaborateur et de lui faire comprendre les raisons derrière la mise en place d’un plan de formation donné. Aussi, il est important que la/le RH explique au salarié la différence entre plan de développement des compétences et formation librement choisie à travers le compte personnel de formation (CPF). Le plan de formation étant à l’initiative de l’employeur, il aura donc le verdict final.

Astuce 6 : Offrir un catalogue de formation précis et de qualité

Afin de mener à bien un projet de formation des salariés, c’est aussi le rôle du RH de se renseigner auprès des organismes de formation et de regarder leurs offres. E-learning, social learning, blended learning… choisir la bonne méthode d’apprentissage, adaptée aux collaborateurs et au secteur de l’entreprise, est essentiel.

En se munissant d’un logiciel de formation, le RH facilite grandement ce choix car il a accès en quelques clics à un catalogue de formation. Les collaborateurs et la hiérarchie y ont également accès. Ainsi, chacun peut exprimer ses préférence et vous pourrez ainsi choisir le centre de formation les plus adapté pour améliorer les connaissances et compétences professionnelles de vos collaborateurs.

En conclusion…

La fonction RH doit donc faciliter le dialogue entre managers, collaborateurs, et hiérarchie. Il est important qu’elle communique clairement et de manière transparente auprès des employés sur les actions menées afin que le plan de formation se déroule le mieux possible.