Logiciel Notes de frais

Le logiciel de gestion des notes de frais est un outil numérique conçu pour rationaliser et automatiser le processus commercial de création, de soumission, d’approbation, de remboursement et d’analyse des notes de frais. Il permet aux employés d’enregistrer les dépenses qu’ils ont engagées (par exemple, lors de voyages d’affaires ou de réunions clients) et de les soumettre à leurs gestionnaires pour approbation. En numérisant les reçus et en automatisant le processus d’approbation, ces outils simplifient le suivi des dépenses, réduisent les erreurs et garantissent la conformité aux politiques.

De plus, ils fournissent des informations précieuses sur les tendances de dépenses, aidant les entreprises à prendre des décisions financières éclairées.

Simplification des rapports de notes de frais

Le logiciel de gestion des notes de frais simplifie considérablement le processus de reporting des dépenses en offrant une plateforme numérique et organisée aux employés pour enregistrer et suivre leurs dépenses. Il élimine le besoin de saisie manuelle et de stockage des reçus physiques, réduisant ainsi les erreurs et économisant un temps précieux. Les employés peuvent capturer efficacement leurs dépenses, qu’il s’agisse de frais de déplacement ou de dépenses professionnelles quotidiennes.

Amélioration de la conformité aux politiques de dépenses

Grâce à la mise en place de politiques de dépenses d’entreprise personnalisables dans le système, un tel logiciel garantit une meilleure conformité à ces politiques. Il peut automatiquement signaler toute dépense non conforme aux politiques, assurant ainsi la transparence et réduisant le risque de réclamations frauduleuses.

Remboursement efficace

L’utilisation d’un logiciel de gestion des notes de frais accélère le processus de remboursement. Une fois une dépense approuvée, le système peut automatiquement initier le remboursement sur le compte de l’employé. Cela permet non seulement des paiements plus rapides, mais réduit également la charge administrative de l’équipe financière.

Flux de soumission et d’approbation des dépenses

Le logiciel de gestion des notes de frais est doté d’un flux de travail simplifié pour la soumission et l’approbation des dépenses. Les flux de travail automatisés pour l’approbation des dépenses simplifient le processus, garantissant que les dépenses sont rapidement approuvées et remboursées.

Les employés peuvent soumettre directement leurs dépenses dans le système, où les responsables ou le personnel autorisé peuvent les examiner et les approuver. Ce flux de travail peut être personnalisé selon les politiques de l’entreprise, contribuant ainsi à maintenir la cohérence et la transparence tout au long du processus d’approbation des dépenses.

Capture et numérisation des reçus

L’une des fonctionnalités essentielles d’un logiciel de gestion des notes de frais est la capture et la numérisation des reçus. Avec cette fonctionnalité, les employés peuvent utiliser leur smartphone pour prendre des photos de leurs reçus, qui sont ensuite automatiquement téléchargés et numérisés par le logiciel.

Cela élimine le besoin de stockage physique des reçus et rend le processus de soumission des dépenses plus simple et plus efficace.

Suivi et reporting des dépenses

Le logiciel de gestion des notes de frais dispose de capacités de suivi et de reporting robustes. Il suit toutes les dépenses et génère des rapports complets qui fournissent des informations sur les tendances de dépenses.

Ces rapports peuvent être adaptés pour afficher les informations les plus pertinentes pour l’entreprise, telles que les dépenses par département, par employé ou par projet. Cela aide à la prise de décision basée sur les données et à l’optimisation des coûts.

Intégration avec les systèmes comptables

Le logiciel de gestion des notes de frais offre également une intégration transparente avec les systèmes comptables existants. Cela facilite les mises à jour en temps réel et la synchronisation des données, éliminant le besoin de transfert manuel de données entre les systèmes.

En intégrant un système comptable, le logiciel garantit que toutes les données financières sont cohérentes et à jour sur toutes les plates-formes, améliorant ainsi la précision des rapports financiers et des processus de vérification.

Modèles de tarification

Les logiciels de gestion des notes de frais peuvent être tarifés selon une variété de modèles. Une approche courante est le modèle de tarification par utilisateur, où le coût est basé sur le nombre d’utilisateurs ayant besoin d’accéder au logiciel.

Un autre modèle de tarification courant est le modèle basé sur les fonctionnalités, où les coûts dépendent des fonctionnalités requises par l’entreprise.

Il existe également des fournisseurs qui proposent des modèles de tarification échelonnés, permettant aux entreprises de sélectionner un forfait qui correspond le mieux à leurs besoins. Certaines entreprises peuvent proposer une version de base de leur logiciel gratuitement, avec des fonctionnalités plus avancées disponibles moyennant des frais supplémentaires.

Facteurs influençant le coût d’un logiciel de gestion des notes de frais

Le coût d’un logiciel de gestion des notes de frais est influencé par plusieurs facteurs. Ceux-ci incluent la taille de l’entreprise, le nombre d’utilisateurs, la complexité des processus de gestion des notes de frais, les fonctionnalités spécifiques requises et le fournisseur choisi.

Par exemple, les grandes entreprises avec plus d’employés peuvent avoir besoin de fonctionnalités plus avancées telles que le support multi-devises ou l’intégration avec des systèmes comptables complexes, et ces fonctionnalités peuvent entraîner des coûts supplémentaires.

Évaluation des besoins de votre organisation

La première étape pour choisir le bon logiciel de gestion des notes de frais est d’évaluer attentivement les besoins de votre organisation. Cela implique de comprendre la nature des dépenses que votre entreprise engage régulièrement, la taille de votre effectif, la complexité de vos flux de travail d’approbation des dépenses, et tout besoin spécifique en matière de conformité.

Par exemple, si votre entreprise traite fréquemment des transactions multi-devises, vous pourriez avoir besoin d’un logiciel qui prend en charge la conversion des devises. Des petites entreprises aux grandes entreprises, les solutions de gestion des notes de frais offrent un moyen efficace et sans papier de suivre les dépenses des employés, de rapporter les dépenses dans un format facilement intégrable avec les systèmes comptables tels que les systèmes ERP, et de garantir que les dépenses facturables sont prises en compte avec les approbations et les factures. Identifier vos besoins spécifiques vous aidera à déterminer les fonctionnalités indispensables de votre logiciel de gestion des notes de frais idéal.

Intégration avec les systèmes financiers

L’intégration transparente avec les systèmes financiers existants est un autre facteur critique à prendre en compte. Votre logiciel de gestion des notes de frais choisi devrait être capable de synchroniser les données avec vos systèmes comptables et de paie, assurant ainsi la cohérence et l’exactitude des données financières sur toutes les plateformes.

Si votre organisation utilise un logiciel comptable spécifique, assurez-vous que le logiciel de gestion des notes de frais est compatible avec celui-ci. Cela facilitera les mises à jour en temps réel, éliminera le besoin de saisie manuelle des données et réduira ainsi le risque d’erreurs.

Interface conviviale

Enfin, il est important de choisir un logiciel avec une interface conviviale. Cela signifie que le logiciel doit être facile à comprendre et à naviguer, même pour ceux qui ne sont pas à l’aise avec la technologie.

Recherchez un logiciel qui facilite la capture et la soumission des dépenses par les employés, ainsi que la revue et l’approbation par les gestionnaires.

De plus, envisagez de savoir si le logiciel propose une application mobile, car cela peut améliorer la commodité et encourager la soumission rapide des dépenses. Avec PeopleSpheres, tous vos outils RH peuvent devenir conviviaux pour les mobiles grâce à notre plateforme.

Analyse des dépenses alimentée par l’IA

L’intelligence artificielle (IA) est de plus en plus adoptée dans les logiciels de gestion des notes de frais, apportant un changement transformationnel.

L’analyse des dépenses alimentée par l’IA peut automatiquement catégoriser et analyser les dépenses, identifier les tendances et détecter les anomalies. Cela permet non seulement d’identifier les modèles de dépenses et de prévoir les dépenses futures, mais aussi d’aider à détecter les fraudes potentielles en signalant les dépenses inhabituelles.

De plus, l’IA peut apprendre au fil du temps, améliorant ainsi sa précision dans la catégorisation et l’analyse des dépenses, rendant ainsi le processus plus efficace et plus perspicace.

Blockchain pour la transparence des dépenses

La technologie de la blockchain, connue pour sa nature décentralisée et sécurisée, s’infiltre dans le domaine de la gestion des notes de frais. La blockchain peut être utilisée pour créer un enregistrement transparent et immuable de toutes les transactions commerciales, y compris les dépenses.

Chaque dépense peut être enregistrée comme un bloc sur la blockchain, fournissant une piste transparente des transactions financières. Cela peut réduire considérablement le risque de réclamations frauduleuses et garantir une meilleure conformité avec les politiques de l’entreprise.

De plus, l’utilisation de contrats intelligents peut automatiser le processus d’approbation et de remboursement, le rendant ainsi plus rapide et plus efficace.

Soumission des dépenses sur mobile

La tendance à la soumission des dépenses sur mobile est en hausse, encouragée par le besoin croissant de commodité et de rapidité dans l’environnement professionnel moderne.

Avec les applications mobiles, les employés peuvent instantanément capturer et soumettre leurs dépenses de n’importe où, à tout moment. Les applications permettent généralement aux utilisateurs de prendre des photos de leurs reçus, qui sont ensuite automatiquement téléchargées dans le système, éliminant ainsi le besoin de saisie manuelle des données. Cela facilite non seulement le processus de soumission des dépenses mais aussi permet des remboursements rapides.

De plus, les applications mobiles peuvent envoyer des notifications “push” pour rappeler aux employés de soumettre leurs dépenses, garantissant ainsi qu’aucune dépense ne reste non déclarée.

En tant que client de PeopleSpheres, vous disposez d’un point de contact unique pour tous nos partenaires, y compris ceux responsables de la mise en œuvre, de la gestion de compte et du centre de support. Cela simplifie la communication et garantit que vous savez toujours à qui vous adresser.

De plus, il n’y a qu’un seul contrat couvrant l’ensemble de votre écosystème RH, ce qui rend la gestion des contrats beaucoup plus facile. La facturation est également simplifiée, avec une seule facture globale pour tous les services.

Vous bénéficiez de la commodité d’une interface unique pour accéder à n’importe quel système de gestion des notes de frais que vous choisissez avec un seul nom d’utilisateur et mot de passe.

Nous garantissons la maintenance de toutes les intégrations, veillant ainsi à ce que vos systèmes soient toujours à jour et fonctionnent parfaitement ensemble. Enfin, vous bénéficiez du même prix que si vous vous adressiez directement au partenaire ; nous n’ajoutons aucun coût supplémentaire.

Grâce au système de notification intégré dans le logiciel de notes de frais de PeopleSpheres, il est possible de créer des alertes personnalisées pour informer vos collaborateurs. Les notifications peuvent être envoyées par mail sur ordinateur, sur mobile ou tablette directement via l’application. Que ce soit en cas de dépassement de plafond, de mauvaise saisie d’une note de frais, d’une acceptation ou d’un refus d’une note de frais, chaque salarié peut en être notifié.

De la même façon, les personnes en charge du traitement des notes de frais peuvent être averties d’une demande de remboursement de la part d’un collaborateur.

Importez simplement vos frais professionnels directement dans le logiciel de note de frais. Grâce à la fonction numérisation, scannez directement depuis votre smartphone vos tickets de caisses, frais kilométriques, de repas, de déplacement, de voyage d’affaires ou encore vos pièces justificatives en cas d’avance sur vos dépenses professionnelles. Il est aussi possible de glisser directement les notes de frais sur le logiciel de gestion des notes de frais depuis votre ordinateur.

Après enregistrement, les notes de frais traitées sont toutes stockées dans l’espace personnel du salarié. Les collaborateurs ainsi que l’administrateur y ont donc accès. Il est donc possible de visualiser, mais aussi d’exporter les notes de frais traitées dans le passé à tout moment.

La solution de gestion des dépenses professionnelles proposée par PeopleSpheres est accessible sur ordinateur, smartphone ou tablette via l’application mobile. Grâce à l’application, il est possible de dématérialiser simplement vos justificatifs. Il est aussi possible d’effectuer une demande de remboursement en quelques clics. Grâce à la réception de notifications en cas d’acceptation ou de refus de remboursement, à la création d’alertes personnalisées et de workflow, la gestion des dépenses et des remboursements est facilitée.

Pour fluidifier les échanges entre collaborateurs et managers et pour tout renseignement complémentaire en cas de demande de remboursement., un espace est réservé à l’ajout de commentaires.

Notre logiciel de notes de frais permet à chaque collaborateur, mais aussi aux administrateurs, d’accéder à l’historique de leur note de frais traitées. Les remboursements passés, en cours, acceptés ou refusés de chaque employé sont ainsi visibles à travers leur espace personnel. Les décisionnaires, gestionnaires des ressources humaines ou managers, peuvent quant à eux visualiser la synthèse des remboursements de leurs collaborateurs.

PeopleSpheres est la seule solution connectable avec tous les logiciels de gestion des ressources humaines présents sur le marché. Il est donc possible de connecter notre outil de gestion des frais et d’ainsi créer un SIRH modulable pour votre entreprise.

Une des autres fonctionnalités du module de gestion des remboursements est d’être connectable directement au compte bancaire du collaborateur, pour un remboursement rapide et direct. Cette opération est aussi possible dans l’autre sens, en liant le compte bancaire de l’entreprise au module de notes de frais. En termes de connectivité, il est enfin possible de lier le logiciel de notes de frais à votre logiciel de comptabilité. Grâce au paramétrage de la liaison, les données relatives au remboursement sont ainsi implémentées directement dans vos documents comptables.

L’une des fonctionnalités les plus importantes du logiciel de note de frais est de pouvoir effectuer une validation ou un refus de remboursement à la suite de la demande d’un collaborateur. Les demandes peuvent être relatives à des dépenses telles que des frais kilométriques, des dépenses liées à un voyage d’affaire, une avance sur frais imprévisible ou encore des frais de repas d’affaire. Les règles de calcul de la TVA peuvent varier d’un type de note de frais à l’autre. De plus, le remboursement est différent d’une société à l’autre. Pour toutes ces raisons, il est important de pouvoir avoir accès à un logiciel de note de frais qui permette de traiter rapidement et de façon intuitive les dépenses de ses collaborateurs.

En cas de doute de la part du collaborateur lors de sa demande ou de non-acceptation du remboursement, il est possible pour le salarié mais aussi le décisionnaire, d’ajouter des notes explicatives épinglées à certaines notes de frais. Cette saisie des notes explicatives est un atout dans la compréhension entre demandeurs et décisionnaires.

En matière de politique de gestion des remboursements, les règles peuvent différer fortement d’une entreprise à l’autre. C’est la raison pour laquelle un logiciel de gestion des notes de frais doit être capable de s’adapter aux règles de remboursement prédéfinies par l’entreprise.

Parmi ces règles, il est par exemple possible de fixer des montants à ne pas dépasser pour tel type de note de frais. Pour optimiser l’organisation et l’archivage des dépenses remboursées, il est aussi important de pouvoir classifier chaque justificatif et chaque note de frais par type (frais de déplacement, indemnités kilométriques, …). Les demandes spécifiques, telles que les avances sur frais prévisionnelles doivent aussi pouvoir être gérées. Toutes ces fonctionnalités sont gérables et paramétrables avec le logiciel de note de frais PeopleSpheres.

La gestion des rôles est souvent bien définie dans une entreprise. Les demandes de remboursement des notes de frais sont généralement traitées par les mêmes personnes en interne. Pour ce qui est de la gestion des frais comme pour d’autres problématiques (ressources humaines, administration, comptabilité, …) il est toutefois important d’être flexible. En cas d’absence des gestionnaires, le logiciel de gestion des notes de frais PeopleSpheres permet de déléguer le rôle d’administrateur à d’autres collaborateurs.

• Gagnez du temps
• Facilitez la communication entre collaborateurs et décideurs
• Simplifiez le traitement des notes de frais (grâce à l’automatisation des alertes et des notifications par exemple) (tri, archivage)
• Remboursez vos collaborateurs en un clic
• Respectez la législation (URSSAF, rappel de la législation, notes de frais numérisées légales)
• Informez / soyez informé en temps réel (alertes / notifications)
• Diminuez votre impact environnemental
• Importez vos notes de frais grâce à la version mobile
• Exportez vos notes de frais grâce à la version mobile
• Interactivité entre PC / mobile / tablette
• Évitez de perdre les justificatifs de vos collaborateurs

La note de frais est un document ou facture permettant à vos collaborateurs de se faire rembourser leurs frais professionnels. Ces frais professionnels peuvent être de différente nature : transports, dîner, hébergement, etc. Le collaborateur souhaitant se faire rembourser doit cependant prouver que ces frais sont bien professionnels, que le montant respecte les plafonds définis par l’entreprise, et obtenir la justification d’un tel montant.
Il existe beaucoup d’autres réglementations concernant les notes de frais : par exemple, une nuit à l’hôtel ne peut pas être remboursée si celle-ci a eu lieu à moins de 50 kilomètres du domicile du collaborateurs. Beaucoup d’autres règles existent et il peut être compliqué de les connaitre et les appliquer. PeopleSpheres vous permet d’être toujours en accord avec les différentes réglementations existantes.

Gagnez du temps dans la gestion des notes de frais

La gestion des notes de frais peut prendre beaucoup de temps : ressaisir les données, photocopier les différentes factures, les classer, prendre la décision de remboursement, choisir le remboursement … Selon une étude d’Opinion Way de 2017, la gestion d’une seule note de frais nécessite 27 minutes.
PeopleSpheres vous aide à économiser ce temps en automatisant la gestion des notes de frais. Avec PeopleSpheres, vos collaborateurs n’ont plus qu’à prendre en photos les différentes factures qu’ils souhaitent se faire rembourser. Il ne vous reste plus qu’à accepter ou refuser cette note de frais. Choisissez le mode de remboursement afin que vos collaborateurs soient remboursés dès que vous avez accepté leurs demandes.
Lors de la gestion des notes de frais, il est possible de rencontrer différents problèmes :

• Des notes de frais ou justificatifs perdus
• Des dépenses non raisonnables en fonction des circonstances
• Des notes de frais non valables

Tous ces points sont évitables avec une gestion administrative rigoureuse. Mais une gestion rigoureuse demande beaucoup de temps. PeopleSpheres vous aide donc dans cette gestion des notes de frais : mettez en place des plafonds afin d’éviter les erreurs. Ne perdez plus aucun justificatif, ceux-ci étant stockés automatiquement, et accédez à des statistiques et tableaux de bord afin de garder le contrôle sur les budgets.

La gestion digitale des notes de frais indispensable à l’entreprise

La gestion des notes de frais est une tâche importante puisque cela peut représenter un certain budget pour les entreprises. Il est donc important de choisir un outil qui va vous aider à gérer vos notes de frais efficacement et simplement. Notre outil, PeopleSpheres, offre l’opportunité à vos collaborateurs de gagner en autonomie et d’être plus responsables dans la gestion de leurs notes de frais.