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PeopleSpheres Le parcours d’un collaborateur en entreprise se résume en trois étapes. Tout d’abord, il y a l’intégration ou “onboarding”. Cette étape est de plus en plus travaillée par les entreprises car elle permet d’accueillir les nouveaux collaborateurs de la meilleure des façons. Il y a ensuite la progression interne que va connaître le collaborateur tout au long de sa présence dans l’entreprise. Enfin, si ce dernier vient à quitter l’entreprise, il passera par le processus “d’offboarding”. Une étude de CareerArc démontre que 38% des employés partagent un avis négatif sur leur ancien employeur. L’étape de l’offboarding vous permet de gérer le départ de votre employé à l’avance. En conséquence, une bonne gestion de l’offboarding aura des apports positifs pour votre entreprise, notamment pour votre marque employeur.
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Le principe de l’offboarding
Qu’est-ce que signifie l’offboarding ?
L’offboarding signifie que vous mettez en place un processus de sortie d’un employé de vos effectifs. Cette méthode permet d’accompagner le collaborateur dans son départ mais également de mieux gérer le changement interne que cela va engendrer pour l’entreprise.
Cette tendance, qui regroupe un ensemble de procédures avec l’implication de chaque service de l’entreprise, permet de faciliter le départ du collaborateur. Cependant, pour que cette méthode soit efficace il est important de préparer l’offboarding dans le moindre détail et de prendre en compte les contraintes légales et mettre en place des procédures internes.
Pour réussir cette étape, vous devez connaître les raisons qui poussent le collaborateur à vous quitter. Celles-ci peuvent être multiples mais celle qui s’appliquera vous permettra de déterminer quelle méthode appliquer dans au cours de l’offboarding.
Le processus d’offboarding n’est pas seulement une étape plus appréciable pour accompagner le collaborateur au départ, il représente un réel enjeu pour votre entreprise et c’est pour cela que sa préparation ne doit pas être bâclée.
Les objectifs et enjeux de l’offboarding
De nos jours, le marché du travail est de plus en plus concurrentiel : les entreprises souhaitent recruter les meilleurs talents et les garder le plus longtemps possible mais pour cela, l’image de l’entreprise est un facteur décisif. La méthode de l’offboarding peut donc s’avérer être une stratégie puissante pour votre entreprise.
L’offboarding réussi = un message positif ?
Aujourd’hui, l’image de marque est devenue une notion importante pour chaque entreprise. L’offboarding vous permet de travailler cet aspect positif mais également de vous quitter en de bons termes avec votre collaborateur. Ainsi, vous mettrez en avant les valeurs de l’entreprise et ce sera un point positif pour l’image employeur.
Le mauvais départ d’un collaborateur peut avoir de lourdes conséquences sur votre image et votre réputation, que ce soit au niveau interne comme externe. Aussi, votre démarche pourra être analysée et remarquée. Dans le cas où une personne quittant l’entreprise est au contact continu de certains de vos clients, la mauvaise gestion de son départ peut venir transparaitre auprès de ces derniers.
Enfin, une bonne culture d’entreprise se fera ressentir à travers les collaborateurs. Ainsi, instaurer une politique où l’employé est accompagné tout au long de sa période dans l’entreprise, et cela même en cas de départ, vous permettra d’attirer des collaborateurs et modéliser votre image de marque.
Les mesures légales, un enjeu à risque
Outre, l’aspect relationnel et le suivi positif, la mauvaise gestion d’un offboarding peut vous impacter au niveau légal et économique. Un manquement à une procédure ou à un document peut se retourner contre votre entreprise, ce qui peut impacter vos finances. Par conséquent, une préparation complète en amont vous donne plus de contrôle et de suivi quotidien sur cette étape sans prendre le risque d’oubli.
La tendance « healthy out »
Mais que signifie « healthy out » ? L’idée est de se quitter en conservant des ondes positives. Et oui, se quitter en bon termes signifie également garder un contact professionnel avec votre ex-collaborateur.
De manière générale, sauf reconversion ou changement radical, le collaborateur continuera à travailler dans le même secteur d’activité et donc potentiellement chez un concurrent, ce qui peut amener à de nouvelles connaissances qui pourraient être utiles dans votre entreprise. Nous le remarquons depuis un certain temps et des sondages le confirment : les salariés ne se ferment pas à l’idée de retourner travailler chez un de leur employeur passé, cette tendance est le « boomerang rehire ». En effet ces salariés, qui se sentaient soutenus et valorisés dans leurs anciennes entreprises, développent le sentiment de réintégration chez un ancien employeur.
Comme vous l’aurez constaté, l’offboarding est un enjeu crucial pour votre entreprise et vous permet d’élaborer une stratégie pour l’avenir mais également de maintenir une certaine forme de fidélisation avec le collaborateur.
Un processus qui se prépare avec de nombreux points
L’offboarding ne se fait pas en un claquement de doigt, il faut le préparer en détail et élaborer tout le processus de gestion au préalable ! Comme précisé plus haut, le départ d’un employé peut être dû à des raisons variées et il faut savoir la déterminer pour effectuer un offboarding opérationnel.
1) Annonce
La première étape de votre processus d’offboarding est la communication : en effet, les managers ou DRH doivent prévenir les employés du futur départ de votre salarié. Les équipes pourront alors se préparer à ce départ et adapter le fonctionnement du travail interne en fonction du départ.
2) Passation
Dans le cas où le collaborateur quitte l’entreprise en laissant sa place à un nouvel arrivant, le salarié quittant l’entreprise aura la possibilité de transmettre son savoir-faire. Vous gagnerez du temps interne pour la transition entre les deux collaborateurs.
3) Bilan
L’heure du bilan est arrivée ! Le départ d’un salarié engendre un grand nombre de taches à réaliser, mais c’est également de profiter d’un dernier échange constructif sur le travail de l’employé dans l’entreprise. Les points positifs peuvent aider à comprendre l’apport du salarié dans l’entreprise et, surtout, les remarques moins positives peuvent servir à l’avenir et ce, dans les deux sens ! Les remarques du salarié sont précieuses pour améliorer la gestion des talents à l’avenir dans l’entreprise. Pour le collaborateur, un dernier feedback sur son travail est également important pour progresser.
4) Pot de départ
Le départ d’un collaborateur se fête ! Il faut le remercier de manière formelle mais une fête de départ est toujours la bienvenue car cela permet de passer de derniers moments d’échanges conviviaux avec les équipes.
Les pots de départ peuvent être réalisés de différentes manières : avec son service, ou toute l’entreprise, au bureau ou à l’extérieur… Cela reste le choix de l’entreprise et du collaborateur mais se dire au revoir autour d’un pot permet de donner au départ une note positive et joyeuse.
5) Bloquer les accès
Il ne faut pas oublier les notions de sécurité : en effet, le collaborateur possède des accès aux fichiers de l’entreprise, à des outils de communication interne, etc. Lors de son départ, l’entreprise doit veiller à bloquer ces accès à la date de départ de l’employé.
De manière générale, les salariés se voient attribuer des outils de fonctions (ordinateurs, téléphones, etc.) mais il arrive que ces derniers travaillent sur leur matériel personnel. Dans ce genre de situation, il faudra s’assurer qu’aucun document confidentiel ne soit conservé sur l’espace personnel de l’employé.
Automatiser ces processus et démarches vous permettra de gagner du temps sur cette étape : d’autant plus que vous aurez ainsi la possibilité de fluidifier vos processus RH. Cette automatisation est l’une des fonctionnalités incluses sur notre socle RH PeopleSpheres.
6) Rester en contact
Les collaborateurs qui quittent l’entreprise ne doivent pas tomber dans l’oubli. Que ce soit via les réseaux sociaux ou par mail, gardez le contact. Les avantages peuvent être multiples, les échanges de coordonnées ou de contacts peuvent créer de potentielles opportunités d’affaires ou peuvent permettre de repérer de nouveaux profils par des échanges informels. Enfin, l’image véhiculée par le salarié permettra de mettre en valeur l’entreprise.
La transformation digitale : votre alliée de l’organisation du départ
Aujourd’hui, la transformation numérique nous accompagne dans de nombreux domaines et la gestion des ressources humaines est impactée positivement. Davantage d’entreprises voient leur fonction RH évoluer et l’automatisation des processus ne cesse d’augmenter. A l’aide du digital, de nouveaux logiciels RH vous accompagnent pour permettre une optimisation complète de vos tâches mais aussi vous aider dans le suivi des processus. Du processus de recrutement à la gestion de la paie, l’ensemble de missions RH peuvent être numérisées et ainsi simplifiées.
Les processus d’onboarding et offboarding en font partie. Des logiciels vous accompagnent tout au long de ces processus afin d’obtenir une réussite totale. Associé à des workflows, les logiciels vont enclencher automatiquement chaque étape une fois que la précédente sera terminée. Vous bénéficierez d’une vue d’ensemble du processus et pourrez suivre l’avancée en temps réel mais surtout l’automatisation de ces étapes vous permettra également un gain de temps non négligeable.
Les SIRH (système d’information ressources humaines) en SaaS vous accompagnent dans l’ensemble de vos démarches administratives et PeopleSpheres vous propose un Socle RH qui vous donne accès à un certain nombre de fonctionnalités telles que la boîte à idées qui, dans cette situation, peut vous aider à organiser le pot de départ du collaborateur. Ainsi, l’organisation de l’évènement sera simplifiée et au goût de l’entreprise au complet.
Enfin, le Socle RH va donner accès à un workflow, comme énoncés précédemment, qui vous permettra d’enclencher un processus d’envoi d’informations, notamment le mail pour le rappel des appareils donnés aux collaborateurs mais également la suppression automatique des données du collaborateur (hormis les documents administratifs conservés pour la durée maximale légale).
Comme vous aurez pu le comprendre, la technologie et la digitalisation de vos processus sont vos alliés dans l’offboarding, vous pourrez bénéficier d’un suivi complet et clair afin de ne manquer aucune étape et ainsi dire aurevoir à votre collaborateur sans faux pas. De plus, un logiciel SIRH vous propose différents modules vous permettant d’optimiser les tâches administratives.
La gestion des talents et l’expérience collaborateur sont cruciaux dans une entreprise, vos talents doivent se sentir mis en avant et valorisés pour conserver leur productivité et se sentir bien dans leur environnement de travail. Vos collaborateurs vous rapporteront de la valeur ajoutée durant leur passage dans l’entreprise mais également après leur départ. C’est pour cette raison que tout au long du cycle de vie du collaborateur dans votre entreprise, celui-ci doit être accompagné et soutenu dans ces démarches et attentes. De plus, cette étape d’offboarding vous permet d’anticiper les transformations à venir dans l’entreprise en prévoyant les changements et ainsi mieux gérer les ressources de capital humain.