Alexandre Diard Les salariés sont de plus en plus mobiles. Du fait de la concurrence, le recrutement de nouveaux collaborateurs devient difficile et la phase d’intégration ou « onboarding » de jeunes recrues est délicate. L’esprit collaboratif, la valorisation des compétences et les perspectives d’évolution sont des exigences auxquelles l’entreprise doit répondre. S’y ajoute désormais la qualité de vie au travail.
On savait que les premiers mois étaient une période de test pour le nouvel arrivant. On comprend maintenant que la société est elle-même en observation et qu’elle doit éviter le moindre faux pas. Or de nombreuses structures n’ont pas encore pris la mesure de cette problématique. Considérant que le sujet est subsidiaire, peu d’entre elles mettent en place un véritable programme d’intégration. Ce dernier se focalise souvent sur le jour d’arrivée alors qu’il faut en moyenne six mois au nouveau venu pour être à l’aise dans son poste.
En réalité, l’intégration est efficace si elle est conçue comme un plan global. Dès l’acceptation de l’offre et avant sa venue, le lien commence à se tisser avec le futur collaborateur. Cette phase de « pre-boarding », le jour d’arrivée, les premières semaines et l’ensemble de la première année marquent les 4 temps forts d’un parcours d’intégration. Elles constituent le socle de l’engagement et de la fidélisation des nouveaux arrivants.
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Les enjeux de l’onboarding pour l’entreprise
Une action efficace pour réduire le turnover
Selon des études récentes, 70 % des collaborateurs envisagent de quitter leur nouvel emploi après six mois. Le temps et le budget consacrés à un recrutement sont suffisamment importants pour essayer d’en comprendre les raisons et d’y remédier.
Une fois l’enthousiasme de l’embauche passé, quelle est l’origine de ce désenchantement subit ? Très souvent, le nouveau venu ne trouve pas sa place ou bien son quotidien est en décalage avec ce qui l’avait conquis lors des entretiens. Il se sent dupé. Cette expérience décevante le met en situation de doute et l’empêche de se projeter à long terme. Au lieu d’embarquer, il préfère aller voir ailleurs.
Afin d’éviter cette déconvenue, les entreprises sont nombreuses à élaborer des plans d’intégration visant à accompagner le nouveau collaborateur tout au long de son parcours. S’il est en confiance, à l’aise dans son environnement de travail et parmi ses collègues, le salarié gagne en qualité de vie. Il est opérationnel plus rapidement et envisage une aventure sur le long terme dans l’organisation. De son côté, l’entreprise évite des mois de flottement au sein d’une équipe et une autre recherche chronophage et coûteuse.
Un atout pour renforcer la marque employeur
L’importance de l’onboarding dépasse l’intégration pure et simple du salarié et impacte durablement l’image de l’entreprise. Une politique d’intégration bien pensée, en cohérence avec les valeurs portées par l’employeur, garantit un sentiment de fierté et d’appartenance. À l’heure de Glassdoor et de Linkedin, le pouvoir d’attraction d’une entreprise est un secret de Polichinelle.
Avant de postuler, les candidats mènent leur enquête sur l’entreprise ciblée, son image, sa réputation et sa culture d’entreprise. Ces éléments constitutifs de la marque employeur forgent l’attractivité de la société et sont un atout indéniable en matière de recrutement. À l’inverse, si l’impression générale est négative, elle peut avoir des conséquences désastreuses pour les ressources humaines : la baisse du nombre de candidats et des difficultés à recruter par exemple. Le collaborateur, s’il quitte la société quelques années plus tard, gardera en mémoire le soutien qu’il a apprécié lors de sa prise de poste et les valeurs partagées. Le parcours d’onboarding est ainsi un outil de formation efficace pour de futurs ambassadeurs de la marque.
Une pierre angulaire de l’expérience collaborateur
Dans l’édition 2022 du baromètre national de l’expérience collaborateur (EX), Parlons RH souligne que 50 % des entreprises interrogées ont adopté une démarche EX contre 25 % en 2019. Les nouvelles attentes des salariés en termes de qualité de vie au travail et leur quête de sens sont de véritables défis pour les employeurs. Les sociétés l’ont compris : l’EX est un facteur de différenciation majeur et un gage de fidélité ultérieure. La phase d’intégration revêt une importance particulière, car elle intervient à un moment clé de la carrière du collaborateur, l’arrivée souvent chargée d’espérances et de stress.
Dans cette période d’observation, le salarié comme le responsable RH savent qu’ils doivent convaincre. Cette dernière doit être prête et conçue avec un processus clair avec les équipes concernées. Cela s’étend des démarches administratives à la prise en main du poste sans omettre le lien social. Tout doit être initié pour que le collaborateur en retire une impression de fluidité, de professionnalisme qui le rassure et le met en confiance. La numérisation est un facilitateur dans ce domaine et permet d’optimiser l’intégration. Le SIRH (Système d’information ressources humaines) peut regrouper différents outils de gestion des formalités administratives, d’e-learning, d’onboarding etc. Le nouvel entrant a ainsi une visualisation globale de son parcours. Cette digitalisation permet également de simplifier le processus d’onboarding d’un point de vue RH.
4 temps forts à maîtriser pour une intégration solide
Pre-boarding, l’anticipation est la clé
Le salarié a fait son choix : il a dit oui, mais il est un peu sur sa faim. Il a hâte d’en savoir plus et de comprendre le monde dans lequel il va évoluer. C’est le moment où les ressources humaines doivent renforcer sa motivation et construire une relation avec lui. On peut organiser un contact avec le manager pour faire le point avant la prise de fonction. Celui-ci désignera dans l’équipe son parrain, un tuteur qu’il pourra consulter pour tous les sujets de la vie quotidienne et toutes ses interrogations avant son arrivée. Le salarié a déjà de premiers repères et se sent un peu chez lui lorsqu’il entre dans les locaux.
Toutes les questions pratiques sont anticipées : où est son espace de travail ? Quels équipements, logiciels ou accès doit-il avoir ? Quels sont les intervenants concernés ? La numérisation est un plus. Les outils de gestion d’onboarding permettent de créer des check-lists répertoriant tous les besoins (signature du contrat, e-mail de bienvenue, préparation du matériel informatique, génération du badge) et d’automatiser l’ensemble de ce processus. Le processus est ainsi clair et personnalisable.
Journée d’accueil, attention aux désillusions
Le premier jour dans une entreprise est un moment important dans la vie professionnelle du salarié. Il est à la fois enthousiaste, angoissé et en attente de la validation de ses choix. Entre la phase de recrutement et son entrée, il s’est progressivement forgé une idée de son futur poste et de son environnement de travail. L’arrivée d’un nouveau membre préparée avec soin évitera de fragiliser le lien tout juste ébauché.
Un grand principe : le salarié doit se sentir attendu. Son matériel et son poste de travail sont prêts. Les démarches nécessaires ont été anticipées lors du pre-boarding pour que tout soit disponible le jour J. Il reçoit un livret d’accueil contenant les informations indispensables sur les règles de vie, le règlement intérieur, la charte informatique, etc. La convivialité et les échanges sont au cœur de ce programme. La communication interne est primordiale. Les collègues sont prévenus de l’arrivée de la nouvelle recrue, le manager organise une réunion d’équipe pour les présentations. Une visite des locaux et un déjeuner sont planifiés.
Les outils d’onboarding fluidifient ce processus grâce à la digitalisation des démarches administratives et du parcours d’accueil. Le nouvel employé se sent considéré et rassuré. Il prend rapidement ses premiers repères et se tient prêt à relever ses challenges professionnels.
Le premier mois, garder la cohérence
Le nouveau salarié doit être opérationnel au plus vite. Les formations nécessaires sur les outils et sur les procédés industriels sont programmées. Le collaborateur doit très vite acquérir une idée précise du fonctionnement de l’entreprise. Le parcours digital propose des vidéos et des présentations relatives à l’histoire, la culture et les valeurs de la société ainsi qu’à son activité. C’est une première approche complétée par un certain nombre d’e-learnings obligatoires sur les questions juridiques ou la sécurité informatique par exemple.
À l’ère du collaboratif, l’insertion dans les équipes est un élément essentiel du parcours. Le ton donné le premier jour se poursuit. Des déjeuners ou pauses-café sont prévus avec les principaux interlocuteurs des différents services. Le nouveau venu est intégré aux équipes collaboratives dans les différents outils.
À la fin du premier mois, il a déjà un embryon de réseau. Son référent interne a répondu à ses questions d’ordre pratique. Son manager lui a rappelé ce qu’il attendait de lui et lui a communiqué des objectifs clairs. Il a les moyens de se lancer et de réaliser une appropriation plus personnelle de son poste. Enfin, il fait profiter la société de son regard critique et neuf sur sa fonction par le biais d’un rapport d’étonnement.
Cette période d’essai est très enrichissante à la fois pour le collaborateur et pour l’entreprise et elle est non négligeable. Afin de la réussir, il est nécessaire de passer par une transparence entre les parties prenantes.
Et ensuite, le parcours d’intégration se poursuit
80 % des recrues décident de rester ou pas au cours des 6 mois qui suivent leur embauche. La dynamique du début de parcours se maintient. Il est important d’être à l’écoute du nouvel embauché pour déceler ses difficultés. Des rendez-vous réguliers avec le manager éviteront les situations de blocage et les déceptions. Dans la première année, il est également crucial pour la nouvelle recrue de comprendre les métiers des autres.
Certaines entreprises mettent en place des journées d’immersion, des « vis ma vie » qui ont l’avantage de confronter le salarié à la réalité du terrain. Celui-ci visite les sites de production par exemple et acquiert une connaissance générale des savoir-faire, de préférence dans les six premiers mois. Cela peut être l’occasion d’organiser des séminaires, regroupant les nouvelles recrues, qui au-delà de la montée en compétences sont autant d’opportunités de constituer un réseau et de favoriser la cohésion d’équipe. Développer le sentiment d’appartenance est un vecteur fort d’engagement.
Un parcours d’intégration réussie est un enjeu primordial pour les entreprises. Il pérennise les recrutements. En cohérence avec la marque employeur et la culture de l’entreprise, il garantit l’engagement des salariés, contribue à leur productivité et au climat social.
Dans cette même logique, en cas de départ d’un employé, préparer son offboarding est tout aussi important afin de préserver la marque employeur et les changements que cela engendrera en interne.
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