Alexandre Diard Tout le monde a le droit à des jours de congés payés. Peu importe le temps de travail, la durée du contrat ou encore la durée d’ancienneté dans l’entreprise, chaque employé (sauf quelques exceptions) possède 2,5 jours de jours ouvrables de congés payés par mois de travail. Ce qui correspond à 5 semaines de congés payés par an. Cependant certaines conventions collectives ou certains contrats de travail prévoient plus de jours de congés payés que la loi ne l’oblige.
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1. Perte des congés payés non pris ?
Si malheureusement un de vos salariés n’a pas pris ses congés payés avant la date limite (généralement le 31 mai) et s’il n’y a pas d’accord collectif acceptant le report de ceux-ci, les congés payés non pris sont bel et bien perdu par le salarié. Vous n’avez donc pas à payer ces congés payés non pris.
Un cas concret
Nous sommes le 1er juin et deux de vos salariés n’ont pas pris tous leurs congés payés. Si aucune convention collective ne stipule quoi que ce soit à ce sujet et que vous n’avez pas empêcher ces 2 salariés de prendre leurs congés payés. Dans ce cas, ceux-ci sont perdus. Vous n’avez donc pas à les payer.
2. Reporter ses congés payés non pris ?
Le report des jours de congés est possible ! Et oui, si l’employeur est d’accord, il est possible de reporter ces jours de congés payés acquis non pris. Si cela n’est pas mentionné dans les accords d’entreprises, le salarié peut donc effectuer une demande de report de congés non pris. L’employeur n’est pas obligé d’accepter cette demande comme il ne peut pas imposer le report de ces mêmes congés payés non pris.
Attention cependant, il existe des exceptions : Un salarié possède le droit au report de ces congés payés non pris s’il est de retour d’un congé maternité, d’un congé d’adoption ou s’il n’a pas pu prendre ses congés à cause d’une maladie. En effet, si le salarié tombe malade avant le début de ses congés, il a le droit de reporter ses congés payés. En revanche, s’il tombe malade durant ses congés, le salarié est dans l’impossibilité de reporter ses congés payés ou d’avoir des jours de congés payés supplémentaires.
Enfin, dernière exception : si vous avez refusé à un salarié la prise de ses congés payés pour diverses raisons et que pour cette raison, il n’a pas pu prendre ses congés avant la date limite, alors vous vous devez de les lui reporter auquel cas vous risquez d’être condamné.
Attention, le report des congés payés non pris peut parfois avoir un date limite également sauf pour les arrêts maladie. Le code du travail ne mentionne aucun délai maximal concernant le report des congés qui n’ont pas pu être pris à cause d’un arrêt maladie.
Un cas concret
Un de vos salariés a pris 2 semaines de congés consécutives. Malheureusement, 2 jours avant de partir en congé, il a un accident du travail. Dans ce cas, le salarié est dans le droit de reporter le début de ses congés et vous êtes dans l’obligation de lui autoriser ce report. Si vous souhaitez mettre en place le report des jours de congés payés non pris dans votre entreprise il faut penser à encadrer cette pratique : pointer les circonstances dans lesquelles le report est autorisé, le nombre de jours qu’il est possible de reporter ou encore la date limite pour reporter ces jours.
3. Capitaliser ses jours de congés payés non pris ?
Il est possible pour un salarié de capitaliser sa 5ème semaine de congés. En effet, le salarié peut placer sa 5ème semaine de congés sur son Compte Épargne-temps ou CET. Il pourra ensuite se servir de ces jours acquis ultérieurement. Le Compte Épargne-temps est souvent mis en place par une convention d’entreprise ou un accord d’entreprise.
4. Remboursement des jours de congés payés non pris ?
Comme vu précédemment, les congés payés non pris sont normalement perdus. Dans certains cas, ils peuvent être reportés. Et dans d’autres, ils peuvent être remboursés :
– Si le salarié arrive au terme de son contrat de travail (peu importe le contrat et sa durée), il a le droit à une indemnité compensatrice de congés payés. Ceci signifie que l’employeur doit lui payer les congés payés qu’il a acquis, mais qu’il n’a pas pris. Cette indemnité compensatrice de congés payés fonctionne pour les démissions, mais aussi pour les licenciements. Elle correspond au montant de l’indemnité de congés payés classique. Le salarié peut également, comme pour le report des congés payés non pris, faire une demande de remboursement de ses congés non pris. En tant qu’employeur, vous n’êtes pas obligé d’accepter sauf dans le cas précédemment évoqué d’une fin de contrat de travail.
5. Donner ses jours de congés payés non pris
Il est possible, pour un salarié, de donner les jours de congés payés non pris à un collègue s’il le souhaite. Ceci peut se faire de façon anonyme, il faut cependant que l’employeur accepte cette démarche.
6. Nos conseils pour mieux gérer ses congés payés non pris
Si vous voulez éviter les problèmes avec les congés payés non pris, nous vous conseillons de vous assurer que le salarié peut toujours prendre ses congés. Si vous ne permettez pas au salarié de prendre ses congés payés alors c’est vous qui êtes en faute. Incitez donc vos employés à prendre leurs congés payés. Dans le cas ou votre salarié n’a pas pris ses congés payés, vous devez alors prouver que vous l’avez incité à le faire et que vous ne l’avez pas empêché de les prendre.
Inciter vos employés à prendre leurs congés
On ne peut malheureusement pas éviter les imprévus, mais il est possible de gérer les congés de façon efficace. La gestion des congés est une problématique très importante des ressources humaines. Elle peut s’avérer un réel levier de performance. Bien gérer les congés peut éviter des désagréments avec les congés payés non pris. Voici quelques astuces afin d’inciter tous vos salariés à poser leurs congés payés en temps et en heure :
- Il peut parfois être compliqué de faire une demande de congés : vos salariés doivent-ils envoyer un mail ? Prévenir leur manager et le RH ? Poser ces congés est souvent source de stress et de conflit. Proposer un processus de demande de congés simple et efficace va permettre à vos salariés de simplifier cette tâche parfois fastidieuse. Faciliter le processus de demande de congé peut donc être une première solution pour inciter vos salariés à prendre tous leurs congés payés.
- Beaucoup de salariés sont perdus dans leurs soldes de congés payés. Certains ne se souviennent pas du nombre de jours de congés payés qui leurs reste à prendre. Certains salariés ne prennent donc pas leurs congés parce qu’ils pensent qu’ils n’en n’ont plus. Il est donc important de donner aux salariés une visibilité sur leur solde de congés payés.
- La prise de congés peut parfois être frustrante pour le salarié. Il arrive que l’employeur soit contraint de refuser une demande de congés si trop de salariés ont pris leurs congés en même temps par exemple. Un planning peut alors être une solution pour que le salarié s’organise personnellement, mais aussi pour que celui-ci s’organise avec ses collègues.
- Certains oublient carrément de poser leurs congés parce qu’ils sont trop pris par leur travail. Envoyer un mail ou un rappel avant la date limite peut être un bon moyen de leur rappeler et d’ainsi éviter ces congés payés non pris.
- Une bonne organisation des équipes va également jouer sur la prise de congés de vos salariés. Connaitre les compétences de vos salariés va permettre de mettre en place un roulement ou un ordre de départ pour les congés. Pourquoi ne pas mettre en place une matrice des compétences ?
Les Logiciels de Gestion des Congés
Un logiciel RH peut être une bonne idée afin de mettre en place ces différents conseils. Il pourra permettre à l’employé de faire ses demandes de congés en ligne, de consulter son solde de congés payés quand il le souhaite et de voir sur un planning les congés des membres de son équipe par exemple. Vous pourrez aussi, selon le logiciel, créer des rappels automatiques pour prévenir que la période de prise de congés arrive à sa fin. Le tout est de savoir anticiper pour mieux gérer la prise des congés. Pour cela, PeopleSpheres vous aide dans votre gestion des congés.
PeopleSpheres possède un module de gestion des absences et des congés vous permettant d’automatiser vos processus. PeopleSpheres vous propose ainsi un processus de demande de congés simple et efficace. Les salariés peuvent, depuis leur smartphone faire leur demande de congés. Le RH n’a qu’à valider ou refuser cette demande en un clic. PeopleSpheres est constamment à jour en ce qui concerne les obligations sur les congés et les absences. Le module respecte les différentes conventions collectives. Plus besoin de vous soucier de la réglementation, le module de congés et absences le fait pour vous. PeopleSpheres vous permet également de mettre des paliers de validation aux demandes de congés. Ainsi le salarié n’a plus à se demander à qui il doit faire sa demande. Le logiciel s’en charge pour lui.
En cas de litige
Comme évoqué plus haut dans l’article, le salarié peut être indemnisé seulement s’il n’a pas pu prendre ses congés à cause de l’employeur. Dans ce cas, le salarié peut demander des dommages et intérêts en justice. L’employeur doit alors prouver qu’il lui a permis de prendre ses congés. Dans certains cas, vous avez pu être amené à refuser des congés à vos salariés et vous avez le droit si votre refus est dû à ces motifs : circonstances exceptionnelles, période d’activité intense, besoin d’assurer la continuité du service. Il ne faut cependant pas que le refus de congés soit abusif et que vous puissiez prouver les différents motifs évoqués pour le refus de congés.
Les motifs de refus de congés abusifs sont par exemple le refus de congés pour raisons discriminatoire, un changement de congés moins d’un mois avant la date de départ ou encore un refus parce que le conjoint du salarié en question travaille également dans l’entreprise. En effet, si deux partenaires travaillent dans une même entreprise, ils ont le droit à des congés simultanés.
Conclusion
Pour récapituler, les congés payés non pris sont, en dehors de conventions collectives ou d’accord qui disent le contraire, perdu par le salarié. L’employeur n’a donc pas besoin de payer ces congés au salarié. Il est toutefois possible, dans certains cas, que ces congés payés non pris soient reportés pour les raisons suivantes : congés maternité, paternité, parental, congés d’adoption, maladie ou accident de travail survenant avant le congé. Enfin, le remboursement des congés payés non pris est obligatoire lors de la fin d’un contrat : l’employeur doit rembourser ces congés peu importe le motif de fin de contrat : démission, licenciement pour faute grave ou non… N’oubliez pas qu’une bonne gestion des congés vous permet d’éviter les litiges en ce qui concerne ces congés payés non pris.
Pour finir, la gestion des congés peut être source de stress ou de conflit entre vos collaborateurs. Pour éviter cela, un SIRH peut être la solution à ajouter à votre gestion RH. La solution Peoplespheres vous propose des outils qui vous épauleront par exemple dans la gestion de la paie ou dans le traitement des congés de vos collaborateurs à travers le logiciel de Congés et Absences qui vous permet en l’occurence de gérer rapidement la prise de congés d’un salarié dans votre entreprise. Enfin, la connexion possible entre les modules vous apporte la possibilité de remonter vos données de ce logiciel vers celui qui gère les plannings et cela optimisera votre temps !
