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La dématérialisation à valeur probante ou comment ne plus se soucier des justificatifs
Rédigé par
Alexandre Diard La dématérialisation des documents et la digitalisation des processus est un enjeu majeur pour toutes les entreprises souhaitant rester compétitifs en améliorant leur productivité. Bien que ce processus soit de plus en plus nécessaire, notamment du fait de la digitalisation de certains processus RH administratif tels que la DSN (Déclaration Sociale Nominative), nombreuses entreprises n’ont pas encore passé le cap inévitable de la dématérialisation et digitalisation des processus. Certaines restent frileuses face au « chantier » que la dématérialisation pourrait représenter, mais plus elles attendent, plus elles repoussent l’inévitable.
Dématérialiser les documents d’entreprise revient à remplacer tous les documents papiers par des fichiers informatiques, qu’ils soient numérisés, ou créés directement de manière numérique. En France, les débuts de la dématérialisation en entreprise se sont faits notamment au travers de la loi n°2000-230 du 13 mars 2000 permettant à un document électronique de posséder la même force probante que le format papier, du moment que le document électronique répond à certaines conditions. A partir de ce moment-là, la France a continué ses efforts pour encourager les entreprises à se dématérialiser, comme au travers du plan France Numérique 2020, qui vise transformer toutes les démarches administratives du format papier au format dématérialisé. Les entreprises possèdent de nombreuses raisons les amenant à effectuer une transition vers la dématérialisation, le gain de temps, d’efficacité et donc d’argent en sont les principales.
Que ce soit pour simplement stocker les documents de votre entreprise ou pour gérer complètement vos processus RH de manière digitalisée, il existe différentes solutions pour mettre en place cette dématérialisation. Choisir la voie de la dématérialisation amène de nombreuses questions : que faut-il savoir pour choisir la bonne solution ? Quels en sont les avantages à anticiper ? Comment faire en sorte d’implémenter correctement la solution et de s’assurer de la sécurité des données ?
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1) Comprendre son fonctionnement et ses avantages
Dans une entreprise non dématérialisée, le collaborateur souhaitant poser un congé, doit par exemple, imprimer le formulaire de demande de congés, le remplir à la main, le faire parvenir au service RH, qui doit remplir de nouveaux documents papiers ou sous forme Excel, la demande doit aussi passer par plusieurs niveaux hiérarchiques pour être validée ou non et le service RH doit ensuite stocker tous les documents dans un dossier physique. Cela demande beaucoup de temps pour le collaborateur, le service RH, et l’équipe managériale, temps qui pourrait plutôt être consacré à de la vraie création de valeur pour l’entreprise, au lieu d’être gaspiller en traitement administratif.
En utilisant la dématérialisation, par exemple au travers d’un SIRH (Système d’informations des Ressources Humaines), le collaborateur se connecte tout simplement sur sa plateforme, choisit les dates de congés qu’il souhaite poser dans un calendrier numérique, et en quelques clics, la demande est envoyée et va suivre un workflow de validation numérique. Le service RH et le manager recevront un email de notification qui les amènera dans la plateforme, où toutes les données seront affichées afin de pouvoir valider ou refuser la demande.
En cas de pause de congé maladie, le collaborateur peut tout simplement scanner son justificatif et l’envoyer sur la plateforme, celui-ci sera stocké dans le coffre-fort de la plateforme.
De la même manière, un SIRH possédant un coffre-fort numérique, permet aux entreprises de stocker de manière totalement sécurisée tout type de documents administratifs : fiches de paie, contrats, etc. Dans la plateforme PeopleSpheres avec le module de dématérialisation des fiches de paie, celles-ci sont archivées et enregistrées pendant plus de 5 ans conformément aux règlementations. Chaque collaborateur a toujours accès à ses fiches de paies dans son espace personnel sur la plateforme. La confidentialité de ce type de données est garantie grâce à un accès sécurisé par une double identification.
Cet archivage permet bien entendu un gain de place considérable pour les locaux de l’entreprise, mais aussi protège ces données de risques de dommages tels que de possibles incendies, pannes techniques ou encore virus informatiques.
Un autre avantage à dématérialiser les documents et processus d’entreprise, notamment RH, est que vous pouvez gérer l’accessibilité de chaque document. Si par exemple, certains documents ne doivent être accessibles que pour les représentants du personnel, vous pouvez faire en sorte qu’ils soient les seuls, en plus de vous, à y accéder. Vous pouvez même dans certains cas vous assurez que les documents ne soient que consultables, sans possibilité de téléchargement ou de changement sur la plateforme.
Grace à un système de recherche performant et un système de rangement efficace des dossiers et documents dans la plateforme SIRH ou coffre-fort électronique, vous permettez un gain de temps de recherche des documents à tous vos collaborateurs. Vous pouvez tout simplement taper le nom du document dans la barre de recherche et vous trouverez en un instant le bon document. Fini les recherches interminables dans les dossiers physiques rangés dans les bureaux, avec la dématérialisation, tout dossier est trouvable en un instant.
Le télétravail devenant de plus en plus courant et de plus en plus demandé par les collaborateurs, la dématérialisation devient un atout majeur pour permettre à ces collaborateurs en télétravail d’accéder à leurs documents en tout simplicité et sécurité, qu’importe l’endroit ou ils se trouvent.
2) Former les collaborateurs
Une des étapes les plus importantes dans votre processus de dématérialisation des documents et processus RH est de former tous les collaborateurs aux nouveaux systèmes dématérialisés de votre entreprise. Vous pouvez pour cela organiser des réunions d’informations, espacées en fonction des différentes étapes de dématérialisation. Par exemple, si vous commencez par dématérialiser le service RH de votre entreprise, la première étape peut être d’installer un module de gestion des congés et absences. A la suite de l’implémentation de ce système d’information, vous pouvez organiser une réunion spéciale pour expliquer à tous les collaborateurs comment utiliser la nouvelle solution de demande de congés. En plus de cela, vous pouvez leur proposer un livret d’explication papier ou encore mieux PDF pour qu’il puisse s’y référer lorsqu’ils essayeront de faire leur première demande de congés.
Il est aussi important de former de manière plus approfondie les personnes qui auront un rôle particulier dans la plateforme digitalisée, par exemple les managers d’équipe et les services RH et de direction. Comme ils ont un rôle spécial dans la plateforme, notamment des droits supplémentaires, la formation prendra plus de temps pour eux. Dans l’exemple des congés et absences, ils doivent notamment apprendre à gérer le calendrier contenant les congés de tous les membres de leur équipe afin d’éviter le manque d’effectif à certains moments de l’année, ainsi que la validation ou le refus des congés ou absences. Cela va de soi, la formation devra être encore plus approfondi pour le service RH, car le SIRH deviendra très vite leur outil principal de gestion, leur permettant de gagner du temps sur la dimension administrative, temps qu’ils pourront consacrer à la création de valeur ajoutée au niveau de la gestion des talents. Il est toujours intéressant d’opter pour une solution SIRH qui propose une formation des collaborateurs clés (RH et direction) à la bonne maitrise du logiciel. Si le service RH ne maitrise pas la solution de la manière la plus approfondie possible, la formation des collaborateurs sera plus compliquée à réaliser.
En cas d’une formation non adéquate au système dématérialisé, il est fort probable que de nombreux collaborateurs finissent par abandonner son utilisation et retourner au format papier, rendant votre investissement moins efficace que prévu.
C’est une des raisons pour lesquelles le choix de la ou les plateforme(s) de dématérialisations est très important. Les performances et la sécurité des données sont bien entendu essentielles, mais ces caractéristiques ne doivent pas effacer l’importance d’opter pour une solution intuitive et au visuel engageant. En choisissant aussi selon ces critères, vous pourrez permettre à vos collaborateurs de maitriser l’utilisation de la plateforme plus rapidement et ils y reviendront avec plus d’entrain si son design est accueillant. Cela permettra aussi de renforcer votre culture d’entreprise, certaines plateformes permettant à leurs entreprises clients de personnaliser la plateforme aux couleurs et branding correspondant à l’entreprise, assurant ainsi une cohérence visuelle non négligeable.
3) Traiter efficacement vos documents
En ce qui concerne le traitement des documents, la dématérialisation rend la tâche extrêmement plus facile et rapide. Vous recevez les informations en temps réel, vous pouvez les traiter directement et la plupart du temps, en quelques clics. Par exemple, en utilisant le module Notes de Frais du SIRH PeopleSpheres, le collaborateur prend tout simplement une photo de sa note de frais, qu’il charge ensuite dans la plateforme (il peut même parfois l’envoyer par email à la plateforme) et remplit les informations correspondantes à la note de frais. Une fois la demande de traitement envoyée, son manager reçoit directement un mail de notification, depuis lequel il peut soit valider directement, soit atteindre la plateforme, vérifier les informations et valider au refuser la demande à ce moment-là.
Comme les informations sont actualisées en temps réel, le collaborateur pourra revenir à tout moment sur la demande pour savoir où en est le remboursement et peut même recevoir des emails de notification à chaque étape de validation et de traitement du remboursement.
Afin de traiter encore plus efficacement les processus digitalisés, vous pouvez configurer vos solutions digitales afin d’être en accord avec votre politique interne. Par exemple, pour le module Notes de Frais de PeopleSpheres, vous pouvez faire en sorte de mettre en place une impossibilité de dépasser certains montants de remboursement des notes de frais. Vous pouvez dans le cas précédent faire en sorte que la plateforme limite les remboursements de repas d’affaires à un seuil de 20 euros par repas et une limite de 7 repas d’affaires remboursés par semaine. Une fois la politique interne de votre entreprise bien programmée dans le système de dématérialisation, vous pouvez être sûr que les modalités seront bien respectées et vous pouvez consacrer moins de temps à la vérification des modalités et plus de temps sur des tâches plus constructives pour l’entreprise.
Un autre point important dans le traitement des documents et données stockées digitalement consiste en la possibilité de regrouper ses données, et de les afficher de manière à pourvoir afficher des vues d’ensemble ou personnalisées selon vos critères. Lorsque toutes les données RH sont stockées et sécurisées dans une même plateforme, vous pouvez en sortir des rapports et tableaux de bords, vous permettant de voir des liens entre différentes données que vous n’auriez peut-être pas pu voir autrement. Ces rapports et tableaux de bord sont très facile à créer et se mettent à jour automatiquement. Dans la plateforme PeopleSpheres, toutes les données sont bien entendu facilement téléchargeables, soit sous forme brute, soit rangées dans des rapports personnalisés.
En plus de vous permettre à prendre les meilleures décisions possibles pour votre entreprise, cette dématérialisation des documents et processus permettra de faciliter le travail de tous les services lors de potentiels contrôles fiscaux ou sociaux, de problèmes juridiques avec clients et fournisseurs, ou de potentiels audits.
4) Maitriser l’aspect technique
Pour s’assurer d’un stockage des données aux normes, les documents doivent répondre à trois fondements essentiels. Tout d’abord, le stockage doit garantir l’authenticité des documents, c’est-à-dire pouvoir apporter les preuves nécessaires qui permettent de s’assurer que le document numérique est bien le même que le document original ou constitue en lui-même le document original. Cela peut être fait grâce à l’horodatage du document ainsi que le scellement du document. On peut aussi y ajouter une signature électronique lorsqu’elle est conforme aux règlementations. La signature électronique vous permet d’éviter la perte de temps d’impression, signature manuelle, pour finalement devoir scanner le document pour le stocker. Chez PeopleSpheres, la signature électronique peut être effectuée sur tout type de documents, allant des contrats aux bulletins de paie. Cette signature électronique doit être conforme aux lois et contraintes imposées sur l’identification du destinataire et l’utilisation sous le contrôle exclusif du signataire (2000).
Ensuite, le stockage des données doit garantir l’intégrité, c’est-à-dire permettre d’être sûr que les documents digitalisés en question n’ont pas eu l’opportunité d’être modifiés d’une quelconque façon que ce soit, après qu’ils aient été scellés. Pour cela, la plateforme doit pouvoir s’assurer de pouvoir tracer toutes les actions potentiellement effectuées (consultations des documents, potentiels changements si autorisés, …), et doit pouvoir s’assurer que l’accès reste toujours hautement sécurisé.
Et finalement, une plateforme de dématérialisation à valeur probante doit garantir l’intelligibilité. Cela signifie que les documents doivent pouvoir être lisibles à tout moment, et préférablement être dans des formats courants, comme par exemple le format PDF.
Lorsque vous choisissez un prestataire informatique en lien avec un potentiel stockage de vos données, il est important que ses services répondent à ses trois critères.
En plus de ces 3 critères, vous devez vous assurer que la plateforme de stockage vous propose une quantité suffisante d’espace de données. Pour cela, vous pouvez soit identifier vos besoins actuels en espace de données afin d’anticiper l’espace dont vous aurez besoin dans le futur, soit opter pour une solution ne limitant pas l’espace de données. Il existe aussi des solutions de stockage de données qui proposent des prix plus ou moins élevés en fonction de la quantité de stockage nécessaire. Vous pouvez dans ce cas démarrer au plus bas niveau et augmenter votre capacité de stockage au fur et à mesure que vos besoins en stockage de données augmentent.
5) Anticiper les risques de sécurité
La dématérialisation permet de réduire les risques de pertes de documents et de données, comparé au format papier, mais seulement si la solution est bien préparée et prend les mesures nécessaires pour sécuriser vos données.
Tout d’abord, vérifiez que la solution que vous souhaitez choisir possède un système de sauvegarde maitrisé permettant de diminuer les risques de suppression accidentelle. Par exemple, dans un SIRH, le service RH et de direction ont bien évidemment beaucoup de droits dans la plateforme, ils peuvent supprimer des éléments volontairement mais s’ils le font par erreur, il est crucial que la solution ait gardé une sauvegarde de la plateforme dans l’état où elle était avant l’erreur. De cette façon, si une personne supprime des données pour des raisons malveillantes ou sans le vouloir, il est à tout moment possible de retrouver les données effacées. Afin d’éviter ce genre d’erreur de suppression, il est bon de vérifier que la plateforme ou le logiciel s’assure de demander une confirmation chaque fois qu’un collaborateur fait la démarche de supprimer une donnée ou un document. Cela peut se présenter en une fenêtre pop-up demandant la confirmation ou non de l’action de suppression. Cela semble anodin mais il n’est pas rare de cliquer sur une action de suppression par mégarde et cette demande de confirmation peut sauver du temps et des efforts inutiles.
Dans la plateforme PeopleSpheres, les équipes effectuent très souvent divers tests, s’assurant de vérifier et d’améliorer la protection contre les intrusions et la robustesse des défenses. Il est important pour un coffre-fort électronique de données ou un SIRH de vérifier souvent qu’ils sont à même de se protéger contre d’éventuelles cyber-attaques. En plus de cela, les équipes effectuent aussi des audits spécialisés sur la configuration et l’architecture de la plateforme, s’assurant ainsi qu’ils soient aux normes requises. Pour finir, afin de garantir au mieux la protection des documents et des données, PeopleSpheres effectue des sauvegardes de toutes les données chaque heure sur des serveurs non seulement en France mais aussi en Irlande. Ces types de procédure permet de protéger au mieux les données face a des incidents venant de l’extérieur et de l’intérieur.
Vous avez plusieurs moyens à votre disposition pour vous assurer que ces critères de protection soient mis en place dans la solution que vous souhaitez choisir. La principale façon est de vérifier s’ils répondent aux normes adéquates de protection des données. La solution PeopleSpheres par exemple répond aux normes RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données), ISO 50001 (permettant de certifier que la plateforme suit une approche systématique d’amélioration des performances en énergie, incluant l’efficacité énergétique, la sécurité énergétique, et l’utilisation énergétique), TIERS III (certification indiquant que les data center ont été construit suivant une norme bien précise), PCI DSS (norme de sécurité de l’industrie des cartes de paiements), et ISO 27001 (norme internationale de sécurité des systèmes d’information).
Conclusion
Une dématérialisation et digitalisation mise en place correctement comporte énormément d’avantages qui ne peuvent être ignorés. Le gain de temps, et d’efficacité devient très vite évident, amenant avec eux une meilleure productivité et de meilleurs bénéfices. La France mettant en œuvre de plus en plus de modernisation dans ces systèmes administratifs et cherchant à les digitaliser le plus possible, les entreprises ont intérêt de suivre ces démarches de dématérialisation pour rester compétitifs et perdre le moins de temps en transferts de données aux administrations. Les solutions digitales de traitement de données permettent d’avoir une vue d’ensemble sur les données à tout moment, et de pouvoir les changer et les interpréter pour prendre les meilleures décisions pour l’entreprise.
Afin de vous assurer que la solution soit utilisée au mieux par vos collaborateurs, mettez tous les moyens en place pour les former à l’utilisation de cette solution. Dans le cas contraire, si vos collaborateurs ne se sentent pas maître de la solution, celle-ci ne vous amènera pas les bénéfices aussi élevés qu’anticipés.
La sécurité des données doit bien évidemment être une priorité dans la dématérialisation des documents, et doit être prise très au sérieux. Pour l’optimiser, il est important de choisir son prestaire avec soin en s’assurant que la solution digitale répond aux normes d’authenticité, d’intégrité, et d’intelligibilité. Il est aussi primordial que la solution effectue des sauvegardes maitrisées, par exemple toutes les heures et que leurs data centers soient les plus performants et protégés possibles. Pour cela, vérifiez bien qu’ils effectuent des tests sur leur solution, ainsi que des audits. L’assurance de leur capacite de protection de vos données peut être garantie par les normes standards de protection qu’ils ont réussi à acquérir. Assurez-vous qu’ils possèdent les normes règlementaires et adéquates à vos besoins.
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