Brittany Hilaire En France, c’est plus de 650 solutions logicielles RH qui sont disponibles sur le marché1. Ce chiffre est révélateur de la volonté des entreprises de digitaliser leur fonction RH. Dans cette jungle de solutions, le core RH se distingue par son approche permettant de centraliser et unifier la donnée grâce à un socle au cœur de votre écosystème RH. Qu’est-ce qu’un core RH ? Comment le choisir et avec quelles fonctionnalités ? Comment déployer un core RH ? Vous trouverez réponse à ces questions dans cet article.
Qu’est ce qu’un core RH ?
Définition d’un core RH
Un core RH est le socle du SIRH. Il joue un rôle de base de données RH et centralise :
- Les données des collaborateurs : données personnelles et administratives
- Les processus RH de l’entreprise
En tant que noyau central, le core RH a pour avantage d’offrir une vision centralisée de la donnée et d’éviter les doublons et erreurs de saisie.
Il permet également d’automatiser certaines tâches grâce à l’instauration de workflows RH. Par exemple, la création des contrats de travail peut être automatisée grâce aux données renseignées par les collaborateurs au moment de leur embauche. Cela permet de fluidifier les processus. Le pôle ressources humaines passe ainsi moins de temps sur des tâches administratives répétitives.
Attention ! Bien que le core RH permette d’accéder à de nombreuses fonctionnalités, un core RH n’est pas :
- Un outil de paie,
- Un outil de gestion des temps,
- Un outil de reporting,
- Un outil de suivi des talents,
- Un outil de gestion administrative.
Il ne remplace pas de telles solutions, il les connecte. Le core RH assure la remontée et la mise à jour de l’information dans tous ces outils. Il agit comme un chef d’orchestre qui permet à tous les outils de fonctionner en harmonie. Le core RH sert ainsi à mettre en place l’interconnexion des logiciels RH.
Les différentes architectures de core RH
Communément, on admet qu’il existe deux grandes architectures de core RH, bien qu’une troisième fasse son apparition sur le marché.
- Architecture Top-Down : le core RH commun alimente les différents outils locaux connectés.
- Architecture Bottom-Up : les outils connectés envoient de l’information vers le core RH et l’alimentent.
Il existe également une architecture Hybride. Elle combine à la fois architecture top-down et architecture bottom-up. Suivant les processus, l’information remontera depuis le core RH vers les outils connectés ou inversement.
Comment choisir un core RH ?
La différence entre core RH et SIRH
Quelle est la différence entre Core RH et SIRH ? Bien que les deux outils soient liés aux processus RH de l’entreprise, ils se distinguent par le rôle qu’ils occupent dans l’organisation.
Le Système d’Information RH (SIRH) est un logiciel général qui concerne les différents aspects de la fonction RH. Il existe trois types de SIRH :
- SIRH All-in-one : une solution tout-en-un développée par un seul éditeur. Elle regroupe l’ensemble des fonctionnalités RH dans une base de données unifiée et une même interface.
- SIRH Best-of-Breed : un outil spécialisé dans un domaine RH précis (ex. : gestion des temps) afin d’exceller sur ce périmètre et d’offrir une forte profondeur fonctionnelle.
- SIRH Composable : un outil permettant de créer un écosystème RH dans lequel les fonctionnalités sont des blocs indépendants. Contrairement au SIRH All-in-One, chaque brique est interchangeable.
Le core RH prend tout son sens et est utilisé généralement dans un SIRH composable. En effet, il agit comme un socle qui centralise l’ensemble des informations et permet leur harmonisation et répartition dans les différents blocs indépendants et connectés.
Pour en savoir plus sur la différence entre SIRH et core RH, lisez notre article :
Core RH vs SIRH : comprendre les différences et les usages | PeopleSpheres
Les principaux critères de choix
Vous concentrer sur vos besoins vous permettra de choisir la solution la plus adaptée à votre organisation. Définissez clairement quels sont les irritants et les problèmes techniques qui existent actuellement dans vos équipes. Analysez votre contexte et vos priorités RH. Une fois que cela sera fait, vous pourrez vous appuyer sur les problématiques identifiées pour déterminer quels sont vos critères et quelles solutions pourraient convenir.
Vos critères doivent prendre en compte :
- La couverture fonctionnelle et le périmètre d’application du core RH de votre choix,
- L’ergonomie, l’expérience utilisateur et l’adoption de la solution dans vos équipes,
- L’architecture qui vous convient le mieux et le caractère évolutif de la solution,
- La sécurité des données, la conformité et la gestion des droits d’accès aux informations,
- L’accompagnement et le support proposés, l’écosystème partenaire,
- Le coût total de la possession
Votre choix final se basera ainsi sur une réflexion logique et éclairée.
Pour en savoir plus sur les critères de choix d’un core RH et les conseils pour faciliter ce choix, lisez notre article :
Core RH : comment choisir la solution adaptée à votre organisation | PeopleSpheres
Quelles fonctionnalités retrouve-t-on dans un core RH ?
Les fonctionnalités principales du core RH
L’objectif principal d’un core RH est de simplifier la vie de vos collaborateurs. Pour ce faire, il permet d’accéder à de nombreuses fonctionnalités. Les principales sont :
- La gestion des données collaborateurs,
- La gestion administrative RH,
- La gestion des temps et des absences,
- La gestion des talents et du cycle de vie collaborateur,
- Le reporting et le pilotage RH,
- La conformité et la sécurité des données
Ces fonctionnalités permettent de simplifier et d’automatiser les principales tâches relatives aux ressources humaines. Le core RH centralise l’ensemble des données nécessaires au bon fonctionnement de ces fonctionnalités et des processus RH.
Pour découvrir plus en détail les fonctionnalités d’un core RH, lisez notre article :
Core RH : les fonctionnalités essentielles pour optimiser la gestion RH en entreprise
Le rôle du core RH dans l’optimisation de vos processus RH
Des processus RH bien conçus et définis rendent vos équipes plus productives car elles bénéficient d’une vision plus claire et structurée des actions à réaliser.
Pour qu’un processus soit bien défini, il est nécessaire de mettre en place de bonnes pratiques et de les faire adopter rapidement et par tous. De cette façon, vous pouvez collecter dès le début l’information nécessaire au bon déroulement de vos processus.
Le core RH vient jouer ce rôle en automatisant vos processus sous la forme de workflows RH.
Quels sont les principaux processus RH et comment se traduisent-ils dans le core RH ?
| Processus RH | Traduction dans le core RH |
| Recrutement, onboarding et offboarding | Centralise les données dès l’arrivée d’un collaborateur (création d’un dossier collaborateur unique) et sécurise le parcours RH. |
| Gestion des performances | Offre une vision claire sur les données d’évaluation et de suivi (KPI RH). |
| Formation et développement des compétences professionnelles | Offre des référentiels de compétences, des formations afin de piloter le développement des talents. |
| Planification et gestion des collaborateurs | S’appuie sur une base de données pour une meilleure organisation des équipes et visibilité sur les ressources disponibles. |
| Rémunération & paie | Fiabilise les données et facilite la circulation d’informations à jour entre les outils RH. |
| Commentaires et feedbacks | Simplifie la collecte et l’exploitation des retours collaborateurs, pour un pilotage RH plus réactif. |
| Gestion des avantages sociaux et récompenses | Centralise et fiabilise les données essentielles à la gestion des avantages sociaux et des dispositifs de reconnaissance pour mieux piloter leur attribution. |
| Gestion des relations avec les employés | Offre une vision centralisée des informations et interactions afin de suivre les situations individuelles, fluidifier le traitement des demandes et améliorer le dialogue. |
Pour en savoir plus sur l’intérêt d’un core RH dans la simplification de vos processus, lisez notre article :
Core RH et processus RH : définition, fonctionnement et optimisation de la gestion RH
Comment déployer son projet core RH ?
Maintenant que vous savez comment choisir votre solution, il est temps pour votre projet de prendre vie !
Déployer un core RH est un projet conséquent qui peut prendre du temps. Comptez entre 6 et 18 mois, en fonction de l’ampleur du projet, pour un déploiement complet. Avec un projet qui s’étend autant dans le temps, il est rapide de se perdre. Mais en suivant ces 7 étapes, vous réussirez le déploiement de votre core RH :
- Cadrez votre projet et définissez les objectifs prioritaires
- Choisissez les bons modules pour votre logiciel core RH
- Recueillez le besoin
- Préparez les données RH à utiliser
- Paramétrez votre solution
- Déployez et testez le core RH
- Formez les équipes et accompagnez-les au changement
- Suivez et optimisez après le déploiement
En identifiant l’étape à laquelle vous vous positionnez, vous comprenez mieux l’avancement du projet et les exigences qui y sont liées.
Pour en savoir plus sur les étapes essentielles pour la réussite de votre projet core RH, lisez notre article :
Comment déployer un Core RH : étapes, bonnes pratiques et erreurs à éviter | PeopleSpheres
Cas d’usage
Le core RH peut permettre de répondre à plusieurs typologies de problèmes que rencontre votre entreprise. C’est le cas de la problématique de centralisation de la donnée et de référentiel unique, par exemple.
Use case
Une ETI française multisites, spécialisée dans l’insertion par l’activité économique, comptait un effectif salarial de :
- plus de 5000 collaborateurs
- 2 000 personnes au sein de programmes d’accompagnement (non-salariés)
Cette entreprise subissait ainsi d’importantes entrées et sorties d’information RH et une lourde charge administrative en raison de ces nombreuses rotations.
Il était donc nécessaire pour cette organisation de répondre à ses problématiques de centralisation et de création de référentiels uniques. Plusieurs défis étaient associés à cet objectif :
- Réduire le nombre de ressaisies dans les systèmes d’informations
- Réduire la charge administrative liée à la complexité de l’écosystème (plus de 40 logiciels, 6 systèmes de paie différents, 28 structures, 15 conventions collectives…)
- Faciliter l’onboarding des nouveaux collaborateurs
En ayant recours à un core RH, l’entreprise a pu bénéficier de solutions efficaces et adaptées à ses besoins. Une base de données centrale représentant le cœur du SI a été créée. Une connexion et un partage de données fiables et instantanés entre les outils ont été ajoutés. L’appel à un prestataire core RH a aussi permis d’installer une application mobile permettant de gérer l’ensemble du parcours collaborateur.
Quels ont été les résultats ?
- Plus de 4 ETP ont été économisés en moyenne par an en évitant les ressaisies manuelles.
- Plus de 200 000 euros ont été économisés en moyenne par an en évitant les ressaisies multiples.
Ce genre de difficulté est rencontré par de nombreuses entreprises aujourd’hui. Une solution core RH adaptée permet de répondre à vos problématiques, que vous soyez une multinationale ou une PME.
Un core RH est un outil stratégique qui peut vous aider à avoir une meilleure visibilité sur vos données tout en augmentant la productivité de vos équipes. Il centralise vos données de façon à éviter erreurs de saisie et doublons et permet également d’automatiser vos processus RH. Grâce à la solution core RH, vous redevenez maître de vos données !