Comment déployer un Core RH : étapes, bonnes pratiques et erreurs à éviter

Selon une étude menée par McKinsey¹, lorsqu’une entreprise lance un projet de transformation, 70 % d’entre eux échouent à cause de la résistance au changement des collaborateurs.

En changeant d’outil, il est donc fondamental de veiller à ce que celui-ci soit adopté par les équipes. Cela passe notamment par un bon déploiement de la solution et l’intégration de la conduite au changement.

Le déploiement d’un core RH ne fait pas exception à la règle. Associé principalement au service ressources humaines, il est en fait un logiciel utilisable par l’ensemble des collaborateurs. Dans cet article vous découvrirez les bonnes pratiques et les erreurs à éviter afin de bien déployer votre core RH.

Déployer un core RH : de quoi parle-t-on concrètement ?

Déployer un logiciel RH est un projet qui consiste à adopter et mettre en service une solution dédiée aux ressources humaines. De nombreuses entreprises se lancent dans un tel projet lorsqu’elles cherchent à digitaliser leurs processus RH et structurer leurs données.

Un logiciel RH bien déployé inclut, tout au long du projet, des moments consacrés à l’adoption de la solution.

La mise en place d’un core RH, base de données RH centralisant les données collaborateurs et les processus RH, demande une certaine attention. Avant de lancer votre projet, il vous faudra tenir compte de :

• Vos pratiques et processus existants
• Votre modèle de données actuels
• Vos outils digitaux utilisés
• Vos problématiques RH et utilisateurs

Une telle réflexion vous permettra de faire un premier état des lieux de votre organisation.

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Pourquoi le déploiement d’un Core RH est un projet stratégique ?

L’implémentation d’un core RH peut être un véritable atout pour votre organisation.

En effet, cet outil, à la fois modulable et programmable selon vos besoins, vous permet d’économiser un temps précieux.

Alors que 72 % des RH dédient entre 3 et 6 heures de leur journée à des tâches administratives², le Core RH automatise cette partie. Vos RH gagnent ainsi du temps sur ces tâches et deviennent plus productives en se consacrant à des tâches à forte valeur ajoutée. Cela peut être la gestion des talents, du cycle de vie des collaborateurs : en bref les tâches qui placent l’humain au cœur de leur activité.

Étant le socle qui accueille l’ensemble des données RH, le core RH vous permet également de mieux comprendre votre organisation. Il vous fournit des outils d’analyses et de reporting basés sur la donnée afin de faire des prévisions, de suivre les performances et d’identifier des tendances. Vous bénéficiez d’une vision claire qui facilite le suivi de vos indicateurs principaux.

Vos équipes adoptent ainsi une approche plus data-driven, stratégique et basée sur l’anticipation des évènements et évolutions. Le core RH vous permet de prendre de meilleures décisions s’appuyant sur des données fiables reflétant la situation de votre organisation. Il permet également d’effectuer un meilleur suivi des dossiers.

Le déploiement d’un core RH est donc un projet stratégique. Tant la solution choisie que le déploiement de cette technologie sont importants pour que votre investissement soit rentable et utile. C’est pourquoi il est nécessaire de mettre en place des éléments fondamentaux. Pour cela, vous pouvez suivre 7 étapes principales.

Les étapes clés pour déployer un core RH

Cadrer le projet et définir les objectifs

Bien cadrer le projet core RH est la première étape d’un déploiement réussi.

Pour ce faire, vous devez commencer par définir votre stratégie Ressources Humaines : c’est elle qui orientera votre projet en termes d’approche et de solution !

Votre cadrage doit inclure :

• vos critères,
• le périmètre d’action du SIRH,
• le planning de déroulement du projet,
• vos objectifs.

Lorsque l’on pense au cadrage d’un projet RH, on pense souvent au fait de rendre la donnée plus fiable, unifiée et de la centraliser. C’est là tout l’intérêt du core HR.

Le changement de SIRH vient d’un besoin stratégique et métier. En cadrant votre projet en réponse aux besoins métiers de votre organisation, votre core RH gagnera en pertinence. Il permettra une meilleure  optimisation des tâches et une meilleure adoption de l’outil.

En collaborant avec le prestataire core RH que vous aurez choisi, vous pourrez élaborer un plan afin de savoir à quoi vous attendre pour le déploiement du projet. Vous définirez ainsi ensemble :

• La stratégie d’entreprise, les intégrations et personnalisations à réaliser
• Un document offrant un plan du périmètre et les délais du projet
• Les informations nécessaires à la configuration et les principaux interlocuteurs
• La durée de la phase de test
• Les éléments principaux du programme de formation
• La fréquence des feedbacks et les points à organiser quant à l’évolution du projet
• Un processus de transition une fois que votre solution sera choisie

De cette façon, vous cadrez votre projet core RH dès le début afin d’y voir plus clair.

Pour la définition de vos objectifs, pensez à court, moyen et long terme. Partez de vos problématiques. Quelles sont-elles ? Lesquelles souhaitez-vous traiter en priorité ? À quelle échelle ? Une telle réflexion vous aidera à définir des objectifs clairs. Un échange avec les membres de l’équipe RH, les managers et quelques collaborateurs vous aidera à déterminer quels sont les objectifs les plus importants à atteindre. C’est également une façon de les engager dans ce projet pour faciliter l’adoption au changement.

Enfin, prenez le temps d’évaluer les risques du projet. De cette façon, vous pourrez anticiper et trouver des solutions potentielles en amont. 

Par exemple, un risque que vous pourriez rencontrer est le manque de disponibilité des équipes pour collaborer sur le projet. Afin d’y remédier, vous pourriez prévoir d’alléger le planning de l’équipe projet pour leur permettre de se concentrer en priorité sur le projet core RH.

Choisir la bonne solution Core RH et les bons modules

Pour réussir son projet core RH, une entreprise doit s’intéresser en profondeur aux fonctionnalités proposées par chaque solution. Comme vu précédemment, les fonctionnalités choisies doivent être celles correspondant à son besoin.

Un core RH est en général intégré à un logiciel plus large et complet. Il peut donc regrouper de nombreux modules qui couvrent des thématiques RH variées.

Pour choisir la solution et les modules adaptés, prêtez une attention toute particulière à :

• Vos besoins et problématiques RH
• Le degré de personnalisation permis par la solution en question
• La facilité d’utilisation et de prise en main pour vos utilisateurs
• La compatibilité avec vos systèmes actuels et les logiciels utilisés,

Prendre en compte l’avis de vos parties prenantes vous aidera notamment dans le choix des logiciels. Votre choix se basera ainsi sur leurs points de friction. Il y a donc plus de chances qu’ils utilisent par la suite la solution choisie. La résistance au changement diminuera.

Recueillir le besoin

Une fois que vous aurez choisi avec quel prestataire vous souhaitez travailler, ce dernier recueillera votre besoin de façon plus détaillée. C’est cette étape qui permettra de déterminer le niveau de personnalisation à apporter afin d’adapter le core RH à vos besoins et usages.

La solution peut-elle être adoptée dans sa forme “standard” ? Quel degré de personnalisation sera nécessaire ? Le recueil du besoin permet de répondre à ces questions.

Pour le client, c’est le moment de transmettre les besoins recueillis auprès des différentes équipes. Il faudra expliquer comment l’organisation fonctionne et comment le besoin est actuellement géré sans la solution core RH. Comment les équipes RH s’organisent-elles ? Comment les rôles sont-ils répartis ? Y a-t-il une personne pour chaque partie importante des ressources humaines (chargé de recrutement, chargé SIRH, …) ? Ces informations permettront de déterminer comment les usages peuvent être améliorés et retranscrits en processus technique dans la solution.

Préparer les données RH

Meilleure est la qualité de vos données, plus efficace sera votre core RH.

Il vous faudra donc prendre le temps de penser et tenir compte des enjeux liés à la donnée. Cela inclut :

• La migration,
• L’exactitude des données,
• L’uniformisation des données,
• Le nettoyage des données.

L’uniformisation consiste à s’assurer que les données suivent une même nomenclature. Cela permet d’éviter de créer des doublons pour une même information. Le reporting sera également plus qualitatif. 

Par exemple pour les noms de famille, l’écriture “Martin” et “MARTIN” comptent comme deux données différentes alors que l’information est la même. Uniformiser permet d’éviter les erreurs de ce type et la création de plusieurs données différentes pour une même information.

La préparation des données est d’autant plus importante si vous souhaitez déployer votre projet core RH à l’échelle internationale. Il vous faudra unifier la donnée de façon à éviter les erreurs de traduction et s’accorder sur sa signification.

Pour cela, vous pouvez faire appel à des spécialistes afin de réaliser un audit complet de vos données. Cela vous permettra d’avoir un avis extérieur et de vous assurer que toutes les implications liées aux données ont été traitées et prises en compte.

Paramétrer la solution

Afin de paramétrer votre solution core RH, vous devrez notamment définir :

• Les rôles de chaque collaborateur et les accès accordés en fonction
• Les principaux processus et donc les workflows qui en découlent
• La communication avec les autres logiciels connectés

Il s’agit d’un enjeu stratégique pour garantir le bon fonctionnement du lien entre les différents outils et la bonne circulation des données. Lorsque ces données circulent correctement, les modifications apportées à l’information se mettent à jour à tous les endroits où elle apparait. Les workflows sont ainsi solides et efficaces.

En général, la solution est paramétrée directement par l’éditeur avant le déploiement. Il s’agit de la personne en charge de la partie technique du côté du core RH. En se basant sur les données récoltées et les informations partagées lors du recueil du besoin, la solution core RH sera ajustée en fonction de l’organisation. Le paramétrage inclura tout ce qui est spécifique au client en termes de droits de visibilité, rôles, etc. Le but est d’atteindre une solution qui corresponde au recueil du besoin.

Le paramétrage de la solution s’effectue dans deux environnements distincts :

• Environnement test : il s’agit de l’environnement servant à mettre au clair les besoins du client sur la partie technique. C’est aussi l’occasion de faire une première prise en main du logiciel.
• Environnement de production : il s’agit de l’environnement où le produit sera réellement développé et déployé. Le travail sur cet environnement s’effectue après une première approche sur l’environnement test.

Déployer et tester

Cette étape consiste à vérifier que tous les paramétrages qui ont été effectués précédemment fonctionnent correctement. On vérifie donc si :

• Les workflows fonctionnent bien : ils envoient des notifications et déclenchent les automatisations associées,
• L’information remonte dans les outils et se met à jour,
• Un espace cloisonné a bien été construit pour que les données ne soient visibles qu’en fonction des droits accordés,
• La validation ou le passage à une page suivante est impossible tant que les données obligatoires n’ont pas été complétées,
• Le paramétrage correspond bien aux éléments définis dans le recueil du besoin. Cela permettra d’éviter des déceptions lors du déploiement.

Cette phase permet de mettre l’accent sur les erreurs en termes de paramétrage ou encore les modifications à effectuer. Il est donc tout à fait normal si tout ne fonctionne pas parfaitement : le but sera de corriger ces anomalies tant qu’elles sont encore dans l’environnement Test.

C’est aussi l’occasion de vérifier que tous les paramètres correspondent et de prendre en main le logiciel pour gagner en aisance. De cette façon, il sera plus facile de répondre aux questions des autres collaborateurs.

La véritable erreur est en fait de minimiser cette étape et de ne réellement tester la solution Core RH qu’après sa mise en production.

Ce n’est qu’une fois le produit testé que l’on peut passer sur l’environnement de production et déployer le projet concrètement.

Former les équipes et accompagner le changement

La formation au core RH doit se faire tout au long du projet, pas seulement une fois la solution déployée et mise en production.

Souvenez-vous du chiffre évoqué au début : 70 % des projets de transformation échouent à cause de la résistance des collaborateurs. Il est donc vital pour l’adoption de votre core RH de former vos équipes et de les accompagner au changement.

Cela est valable peu importe la taille de l’entreprise. En GE ou ETI, sans formation, les collaborateurs risquent de faire une mauvaise utilisation du logiciel. Cela créera frustration et tension. En PME, les flux sont moins nombreux, et les collaborateurs risquent de continuer à utiliser leur ancienne méthode s’ils ne sont pas convaincus.

Il est donc primordial d’impliquer tout le monde : RH, managers et collaborateurs.

Dès le début, embarquez-les dans ce projet qui touche toute l’entreprise. Communiquez sur le projet, et les bénéfices qui en découleront.

Ne vous contentez pas d’une formation classique. Mettez-vous à la place de vos collaborateurs, et essayez de prévoir quels sont les aspects qui pourraient particulièrement les bloquer.

Pour que cela soit plus impliquant, certaines entreprises donnent un nom à leur SIRH ou créent un évènement autour de sa mise en service. Ces entreprises multiplient également les communications en amont du déploiement.

Mettez en place un programme de formation afin d’informer sur l’utilisation des fonctionnalités du core RH et sur les bénéfices. La prise en main par les collaborateurs peut commencer dès que l’outil est paramétré dans l’environnement Test.

Prévoyez ensuite de suivre les progrès et de noter les retours des utilisateurs afin d’adapter la solution ou la formation.

Suivre l’adoption du core RH et optimiser après le déploiement

Après le déploiement, suivez le taux d’adoption de votre core RH. Vous pouvez également intégrer un mini pôle support au sein même de votre entreprise afin d’accompagner les salariés les premiers mois. Dans chaque équipe, formez un ambassadeur qui pourra vous faire un retour sur l’adoption du nouvel outil, mais aussi aider et accompagner les collaborateurs dans la prise en main.

Recueillez des retours sur :

• L’utilisation réelle faite de l’outil
• Les fonctionnalités qui facilitent le quotidien
• Les frictions qui persistent
• Les points à améliorer
• L’utilité perçue

Au fil du temps et de l’adoption, prévoyez des points de contrôle :

J+15 : mesurez les taux de conversion, les demandes et les tickets supports fréquents. Corrigez les points de frustration et les bloquants.

M+2 : lancez un sondage de 5 questions maximum pour identifier ce qui plait, ce qui fait gagner du temps ou en perdre. Organisez également 2 ateliers de 45 minutes avec des managers afin de répondre à cette question.

M+6 : comparez l’avant et l’après core RH. Pour ce faire, utilisez des indicateurs concrets et simples (temps de validation, satisfaction des managers, fiabilité des données…).

Les bonnes pratiques pour réussir son déploiement

Prioriser les besoins (ne pas tout faire d’un coup)

Grâce au core RH, vous pouvez connecter de nombreux modules qui répondront à des besoins multiples. Mais en cherchant à tout intégrer d’un coup, vous risquez de perdre de vue les objectifs les plus importants. La bonne nouvelle est qu’un core RH est un outil modulable : vous pouvez plus tard ajouter des modules de façon à le faire évoluer avec vous !

Priorisez donc vos besoins. Définissez clairement ce qui est urgent et prioritaire et ce qui peut attendre. Pour cela, vous pouvez utiliser la méthode MoSCoW pour hiérarchiser les besoins :

• Must Have : l’indispensable qu’il vous faut absolument inclure au projet pour qu’il soit pertinent et réussisse.
• Should Have : ce qui est important et à réaliser si possible mais non essentiel. Le projet ne sera pas raté si ce besoin ne figure pas dans le projet.
• Could have : ce qui est souhaitable mais reste optionnel. Ce besoin peut être considéré s’il est possible de le combler sans impact ce qui est urgent.
• Won’t have (this time) : ce qui ne pourra pas être fait immédiatement mais peut être envisagé dans le futur.

Vous pourrez ainsi mieux gérer vos priorités, votre budget et votre délai pour le projet.

Un de vos principaux besoins peut par exemple être l’uniformisation des pratiques entre vos différents établissements. Vous pouvez notamment sonder vos équipes sur les différents sites et déterminer quelle sera la pratique à partager à tous les établissements.

Penser “expérience utilisateur”

Le core RH doit avoir pour objectif principal de simplifier la vie de vos collaborateurs.

Plus particulièrement, l’accès au self-portail permet à un collaborateur d’accéder facilement à ses informations personnelles, à ses dossiers, à ses documents et de faire des demandes.

Côté RH, la gestion des talents, des temps ou encore de la paie sont facilitées grâce à l’automatisation.

Pour les managers, la visibilité sur les performances et les plannings est simplifiée.

Pour toutes ces parties prenantes, afin que le core RH atteigne vraiment son intérêt, il ne faut pas négliger la partie “expérience utilisateur”. Si la navigation est facile grâce à une interface unifiée, responsive et simple d’utilisation, alors les utilisateurs verront vraiment l’intérêt du core RH. Ils profiteront alors de ses fonctionnalités et gagneront en performance et en temps.

Tester avant de généraliser

On ne le répétera jamais suffisamment : essayer la solution dans l’environnement test est une étape à ne surtout pas négliger. Testez toutes les fonctionnalités et les paramétrages préalablement définis en fonction de vos attentes. Vérifiez que tout fonctionne correctement avant de passer en environnement de production. Faire ce test vous aidera à voir ce qu’il en est de l’ajout de processus et de fonctionnalités.

Prévoyez également de faire tester le core RH à vos collaborateurs ambassadeurs. C’est une façon de les accompagner au changement. Ils pourront prendre en main la solution plus rapidement et constater les bénéfices qui découlent de son utilisation. Vous pourrez également remarquer les points sur lesquels il vous faudra par la suite axer la formation.

Les erreurs à éviter absolument

Négliger la qualité des données

Des données propres et fiables sont nécessaires pour le bon fonctionnement du Core RH. En effet, pour que vos workflows RH soient efficaces et pertinents, les données qui les alimentent doivent l’être également. Ce critère est également nécessaire pour la bonne mise en place du reporting.

Si vous négligez la qualité des données, vous risquez de compliquer la maintenance du core RH et la migration. Par exemple, il arrive que plusieurs termes différents soient utilisés pour désigner un même poste. Si une nomenclature n’est pas définie, cela crée des doublons.

C’est pourquoi l’uniformisation est importante. Elle permet d’avoir une expérience plus fluide et une maintenance réussie.

Donc, avant de vous lancer, commencez par le nettoyage de vos données dans votre base de données RH. Pensez à vérifier leur :

• Qualité
• Pertinence
• Récence

Reprenez et corrigez certaines informations si nécessaire.

Ceci est la première étape vers une migration des données RH réussie.

Sous-estimer le temps de déploiement

Déployer un core RH est un projet qui prend du temps et dont le temps nécessaire varie selon le périmètre du projet. En général, il faut compter entre 14 et 34 jours pour le paramétrage de la solution et entre six mois et un an et demi pour un déploiement complet.

Mais ce temps est nécessaire pour une installation et une adoption réussies. Alors ne cherchez pas à accélérer trop le processus.

Lorsque vous avez choisi votre solution, établissez un planning réaliste avec votre interlocuteur core RH. De cette façon, vous aurez une meilleure visibilité sur les délais du projet et pourrez mieux vous organiser, vous et votre équipe projet.

Imposer l’outil sans accompagnement

Une étude menée par McKinsey³ faisait ressortir que 72 % des projets de transformation échouent à cause de :

• Un manque de soutien de la direction en ce sens
• La résistance des employés

Déployer un projet core RH sans prévoir un accompagnement est donc une grave erreur. Si vos collaborateurs n’utilisent pas l’outil, ce dernier perd tout son intérêt.

Ne cherchez pas à imposer l’outil mais plutôt à communiquer les bénéfices et à former à l’utilisation de ce dernier.

Choisir un outil non adapté

Comme vu précédemment, un core RH vous permettra de gagner du temps, de prendre des décisions stratégiques et de répondre à vos problématiques.

Mais pour accéder à tous ces bénéfices, il est nécessaire de choisir un outil adapté à VOS besoins. Les solutions existantes sur le marché sont nombreuses, mais en faisant un choix inadapté, vous vous retrouverez avec une solution inutilisée et inutile.

Pour choisir votre core RH :

• Discutez avec vos équipes RH et vos collaborateurs,
• Clarifiez vos besoins,
• Définissez vos critères clés.

Ne pas définir d’objectifs clairs

Sans objectifs clairs, votre projet manquera de structure. Vous risquez de vous égarer, de perdre du temps et d’opter pour des fonctionnalités dont vous n’avez pas besoin.

Concentrez-vous sur la résolution d’un problème après l’autre afin de définir vos objectifs. Pour définir des objectifs clairs, vous pouvez vous appuyer sur la méthode SMART. Vos objectifs doivent ainsi être :

• Spécifiques -> exemple : déployer le core RH pour 100 % des collaborateurs, en intégrant les principaux processus RH (données collaborateurs, contrats, mobilité) et en assurant la connectivité avec des outils tiers stratégiques.
• Mesurables -> exemple : atteindre un taux de 95 % de données complètes et sans erreur.
• Atteignables -> exemple : s’appuyer sur la formalisation et la standardisation des processus RH clés dans le core RH, avec accompagnement des équipes.
• Réalistes -> exemple : améliorer la fiabilité des données afin de sécuriser les processus RH et fiabiliser la prise de décision.
• Temporellement définis -> exemple : déployer le projet dans le temps prévu initialement, par exemple en 12 mois.

Au début, concentrez-vous sur vos objectifs principaux. Vous pourrez par la suite inclure des points de contrôle ou affiner certains objectifs au fil du développement du projet.

Faut-il se faire accompagner pour déployer un core RH ?

Déployer un projet core RH peut être un projet complexe qui nécessite du temps, de l’attention et un travail de cadrage et vérification. Le core RH est un outil technique à déployer, c’est pourquoi il est nécessaire de se faire accompagner.

Choisir un prestataire compétent et disponible est l’occasion de collaborer avec un expert qui peut vous apporter une aide précieuse pour la définition de votre stratégie et de votre plan de déploiement.

Renseignez-vous donc sur le degré d’accompagnement qui vous sera apporté. Qui va suivre votre projet ? Qui aidera à son paramétrage ? Qui sera responsable de la tester en Environnement Test ? Qui sera l’interlocuteur principal qui répondra à vos questions ? À quelle fréquence pourrez-vous le contacter ? La réponse à ces questions vous permettra d’y voir plus clair sur le soutien proposé.

De plus, l’accompagnement d’un consultant core RH ou de l’éditeur est intéressant car il permet de bénéficier des explications et conseils d’un expert technique. Le consultant core RH peut être interne ou externe à l’organisation mandatée pour le déploiement du projet. Vous pouvez ainsi acquérir une meilleure compréhension du fonctionnement du core RH.

Déployer un core RH est un projet stratégique qui demande une véritable organisation. Mais les avantages qu’il apportera au quotidien à l’ensemble de vos collaborateurs en valent la peine !

Déployez donc un plan d’attaque qui vous permettra de planifier votre projet en suivant les étapes énoncées dans cet article. Priorisez vos besoins, testez plusieurs fois la solution avant de la généraliser et impliquez vos collaborateurs dans le projet. Prévoyez une formation adaptée et accompagnez-les au changement de solution.

En suivant ces conseils, vous pourrez faire de ce projet un véritable succès !

FAQ

1.  The irrational side of change management | McKinsey ↩︎
2. Baromètre 2024 : les RH au quotidien | Éditions Tissot  ↩︎
3. The State of Organizations 2023 ↩︎