Core RH et processus RH : définition, fonctionnement et optimisation de la gestion RH

75 % des organisations à haute maturité RH ont enregistré une croissance de leur chiffre d’affaires sur les deux dernières années¹. Ce chiffre est révélateur de l’importance de la fonction ressources humaines sur les performances de l’entreprise.

Une entreprise mature doit avoir des processus RH clairement définis. Mais en fonction de la complexité de l’organisation interne, il peut être difficile de les mettre en place et de les maintenir. Bonne nouvelle, le core RH peut vous aider à ce sujet !

Cet article vous aidera à comprendre le lien entre processus, core RH et optimisation de la gestion des ressources humaines.

Core RH : définition et composantes essentielles

Qu’est-ce que le Core RH ?

Le core RH est un socle qui centralise l’ensemble des données collaborateurs. Ce noyau permet d’envoyer les informations dans les différents modules connectés. Cela permet d’éviter notamment les doublons et erreurs de saisie.  

Contrairement au SIRH classique, le core RH permet une approche plus modulable et évolutive.

Les données centralisées dans le Core RH

A l’image d’une base de données, le core RH centralise plusieurs types d’informations :

• Les données personnelles des membres de l’entreprise : coordonnées, date d’arrivée, dossier administratif
• Le cycle de vie collaborateurs : depuis le recrutement, en passant par l’onboarding, les évolutions de carrière, le développement des compétences et l’offboarding
• Les données administratives et contractuelles : contrats de travail, bulletins de paie et jour de versement des salaires, politiques internes
• Les données relatives aux processus : organigramme, avantages sociaux, référentiels des métiers  
• Les données de gestion des temps : planning, congés, absences, RTT

Toutes ces informations sont centralisées et sécurisées dans le socle de façon à assurer leur confidentialité.

Le lien entre Core RH et processus RH

Les processus RH traduisent l’ensemble des stratégies mises en place par l’entreprise afin d’accompagner les collaborateurs dans leur parcours. De l’onboarding aux évolutions et changements de poste, les processus sont instaurés afin de garantir une expérience positive pour les collaborateurs.

Les principaux processus RH sont :

• Recrutement, onboarding et offboarding
• Gestion des performances
• Formation et développement des compétences professionnelles
• Planification et gestion des collaborateurs (gestion des congés, etc.)
• Planification de la rémunération et gestion de la paie
• Commentaires et feedbacks
• Gestion des avantages sociaux et récompenses
• Gestion des relations avec les employés

Grâce à ses fonctionnalités et à l’ensemble des informations qu’il stocke, le logiciel core RH apporte de nombreux bénéfices qui permettent de faciliter la gestion des ressources humaines.

Le core RH permet également d’automatiser les workflows et de les fluidifier en assurant :

• L’orchestration de la donnée entre les différents modules permettant de traduire les processus RH 
• La remontée des informations actualisées, afin d’automatiser les processus RH
• La mise en place de workflows, de l’envoi d’alerte concernant les salariés (performance, congés…)
• La mise à disposition d’un self-portail permettant aux salariés de gérer des processus RH en toute autonomie

Comment optimiser les processus RH

Des processus RH bien planifiés et bien conçus :

• renforcent l’efficacité des équipes et la productivité RH,
• permettent de mieux respecter les réglementations et la confidentialité,
• boostent l’engagement,
• contribuent à une culture d’entreprise positive.

Pour garantir la pertinence et l’efficacité des processus RH, il est important de mettre en place de bonnes pratiques. Cela inclut l’alignement des objectifs, l’automatisation et le retour d’information des collaborateurs. Un core RH vous aide dans la mise en place de ces bonnes pratiques.

Processus RH	Traduction dans le core RH et amélioration de l’expérience collaborateur
Recrutement, onboarding et offboarding	En centralisant les données dès l’arrivée d’un collaborateur et en fluidifiant leur mise à jour, le core RH réduit les tâches administratives et sécurise les parcours RH. Il améliore aussi l’expérience collaborateur.
Gestion des performances	Il permet de regrouper les données d’évaluation et de suivi (KPI RH) pour donner aux RH et aux managers une vision plus claire de la performance dans la durée.
Formation et développement des compétences professionnelles	Il aide à mieux cartographier les compétences disponibles, à suivre les formations et à piloter plus efficacement le développement des talents.
Planification et gestion des collaborateurs	Il offre une base de données fiable pour mieux organiser les équipes, suivre les affectations et améliorer la visibilité sur les ressources disponibles.
Rémunération & paie	Le Core RH fiabilise les données utilisées par la paie et facilite la circulation d’informations à jour entre les différents outils RH.
Commentaire et feedback	Il rend plus simple la collecte et l’exploitation des retours collaborateurs, pour un pilotage RH plus réactif et mieux informé.
Gestion des avantages sociaux et récompenses	Il centralise les données nécessaires à la gestion des avantages sociaux et des dispositifs de reconnaissance, ce qui permet de mieux piloter leur attribution, d’assurer une plus grande équité entre les collaborateurs et de fiabiliser le suivi administratif.
Gestion des relations avec les employés	Le Core RH offre une vision centralisée des informations et interactions collaborateurs, ce qui aide les équipes RH à mieux suivre les situations individuelles, à fluidifier le traitement des demandes et à renforcer la qualité du dialogue social au quotidien.

Centraliser et harmoniser les données

Pour que vos processus fonctionnent, il vous faut une base claire et propre. Cela passe par des données uniques et nettoyées.

Avec un core RH :

• vos référentiels sont centralisés
• votre base de données est unifiée
• vos processus internes sont harmonisés
• les décisions prises se basent sur des informations pertinentes et réalistes

Grâce à la centralisation et à l’harmonisation, vous avez la garantie d’avoir des données fiables, claires et exploitables.

Le core RH permet aussi l’interopérabilité avec les autres outils digitaux. Il permet l’échange de données entre différents modules, de façon sécurisée et automatique. Les processus deviennent plus efficaces et solides, car l’information circule et est mise à jour.

Automatiser les processus administratifs

Les processus RH concernent l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise. Mis en œuvre dans tous les services, ils contribuent au bon fonctionnement des équipes et de l’entreprise.

Avoir recours à l’automatisation est une façon d’instaurer plus efficacement la structuration. Elle facilite la communication d’informations entre les personnes lors de moments stratégiques tels que l’onboarding, l’offboarding, les mutations, etc.

Par exemple, le logiciel peut envoyer automatiquement des rappels aux managers afin qu’ils saisissent les données de performance de leurs employés. Ils peuvent ainsi suivre régulièrement les performances de leurs collaborateurs sans que le service RH ait à les relancer.

Il existe de nombreux autres exemples de processus RH automatisés :

• Gestion des fins de période d’essai,
• Gestion des expirations de titre de séjour,
• Gestion des Attestation RQTH,
• Validation des demandes d’acompte,

Lorsqu’un salarié met à jour ses données depuis le self-portail, le parcours d’onboarding est automatisé. Il en est de même pour l’offboarding et la gestion du contrat (le core RH peut lancer une alerte X jours avant la fin d’un contrat en CDD par exemple).

Le core RH peut ainsi contribuer à l’optimisation des ressources humaines grâce à la digitalisation des processus.

Piloter les talents pour de vrai

Le pilotage des talents commence dès le recrutement et se découpe en plusieurs phases incluant :

• L’identification des compétences clés
• Le développement des compétences collaborateurs via la formation continue
• L’engagement des talents et leur fidélisation
• Le pilotage des parcours professionnels

Le core RH permet de connecter des modules qui facilitent la mise en place de ces différentes phases.  

Par exemple, l’utilisation d’un ATS lors du recrutement permet de cibler directement les profils qui ont les compétences requises. Cela permet d’accélérer le processus de recrutement, de simplifier l’onboarding et de répondre facilement aux questions des nouvelles recrues.  

Grâce au core RH modulable, vous pouvez connecter des outils en lien avec vos besoins. 

Par exemple vous pouvez avoir besoin de former vos collaborateurs et de suivre leur progression. En mettant en place un programme de formation adapté, les collaborateurs développeront leurs compétences et seront plus performants. C’est aussi une excellente façon d’investir en eux et de favoriser leur fidélisation, tout en complant les lacunes en matière de compétences. Votre organisation maintient ainsi sa compétitivité.

Même en utilisant des logiciels différents, une solution core RH offre une vision centralisée des informations collaborateurs, des retours d’expérience, des objectifs, et des performances. Par exemple vous pouvez connecter deux outils de performances différents : un pour les collaborateurs travaillant sur le terrain et un autre pour ceux au bureau. Le core RH permet de construire des reporting et tableaux de bord RH facilitant la prise de décision.

Cela aide les ressources humaines à mieux suivre les situations individuelles, à fluidifier le traitement des demandes et à renforcer la qualité du dialogue au quotidien.

Côté collaborateurs, ils bénéficient d’un aperçu clair de leurs progrès et de leurs objectifs. Ils accèdent aussi facilement à leurs données administratives et contractuelles.

Innovation et transformation des processus RH

Les nouvelles fonctionnalités pour les managers

Avec un bon outil RH, les managers arrêtent de perdre du temps sur l’administratif et peuvent enfin se concentrer sur leurs équipes et la stratégie.

Ils accèdent, grâce au core RH, à des fonctionnalités variées :

• Rapports visuels : tableaux et graphiques faciles à lire pour comprendre ce qui se passe.
• Vision globale des compétences et carrières : pour voir quelles sont les compétences acquises, qui évolue, qui peut être promu.
• Outils de planification : pour mieux organiser les équipes (planning, projets, etc.).
• Data visualisation simple : les données sont présentées de façon claire.

Ces fonctionnalités fluidifient les processus RH, facilitent la vie des managers, et les rendent plus efficaces sur le plan stratégique. Elles permettent également une meilleure collaboration entre ressources humaines et managers.

L’évolution vers un pilotage stratégique des RH

Automatiser les processus des ressources humaines permet de prendre des décisions objectives et d’éviter les erreurs. Le DRH peut donc se concentrer sur le pilotage stratégique de l’entreprise.

Selon une étude menée par le CIPD (Chartered Institute of Personnel and Development), la coordination des processus RH produit de meilleures performances organisationnelles.

L’accès à ces données de performances est d’ailleurs facilité grâce à des processus faisant remonter de l’information utile pour :

• La data visualisation
• L’analyse prédictive
• Le reporting
• L’anticipation des décisions
• Le passage à une approche plus data-driven

Les décisions prises sont plus éclairées, fondées sur des faits, et mènent à l’instauration d’opérations RH plus efficaces et agiles.

Le core RH est un outil incontournable pour tous les DRH souhaitant améliorer les processus RH de leur entreprise. Grâce à ses nombreuses fonctionnalités et à l’interopérabilité avec d’autres modules, il fiabilise et harmonise la donnée. C’est seulement à partir d’une donnée propre et exploitable que les processus RH peuvent être optimisés. Lorsqu’ils sont clairement définis et cartographiés, ils peuvent être automatisés. Les Ressources Humaines ont ainsi plus de temps à consacrer à la stratégie de l’entreprise.

FAQ

1. étude menée par SHRM ↩︎