Comment rédiger son cahier des charges SIRH ?

A l’ère du numérique, tous les services d’une organisation sont impactés par la digitalisation. Les services RH, en pleine mutation, doivent également envisagés à investir dans la transformation digitale de leurs processus afin de gagner en productivité. Pour ce faire, l’implémentation d’un outil SIRH au sein de leur service devient alors une solution inévitable. Pour mettre en place un tel système, l’élaboration d’un cahier des charges est une étape cruciale à ne pas négliger.

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Qu’est-ce qu’un cahier des charges SIRH ?

Avant tout déploiement d’un Système d’Information des Ressources Humaines dans une entreprise, il faut rédiger un cahier des charges définissant de manière explicite vos besoins. Le cahier des charges SIRH est un document contractuel qui encadre le développement d’un projet SIRH au sein d’une organisation. Ce document, à communiquer avec les éditeurs d’outils SIRH, permet de formaliser l’ensemble des enjeux, des besoins et des ressources de l’entreprise. De ce fait, la rédaction du cahier des charges SIRH est une étape primordiale à ne pas sacrifier si vous souhaitez acquérir un SIRH en parfaite adéquation avec vos besoins.

En résumé, si vous avez comme projet d’implanter un SIRH au sein de votre entreprise ; vous devez impérativement rédiger un cahier des charges. Nous allons donc vous fournir tous nos précieux conseils, dans cet article, pour rédiger efficacement un cahier des charges SIRH.

Définir les enjeux du cahier des charges SIRH

Le cahier des charges SIRH permet de mettre en avant les objectifs recherchés par l’implantation d’un Système d’Information des Ressources Humaines dans une entreprise et en quoi il répond aux enjeux des RH et de leurs fonctions : gestion de la paie, gestion des talents, gestion des compétences etc. Cette étape est indispensable car elle permet de recenser l’ensemble des informations nécessaires à la mise en place de cette solution. Considéré comme un outil de pilotage commun ; le cahier des charges SIRH sert de document de référence. Chaque acteur impliqué dans le projet doit se référer à ce document.

Par conséquent, l’objectif principal du cahier des charges SIRH est de lister l’ensemble des besoins techniques, fonctionnels et financiers de l’entreprise pour que l’éditeur de l’outil sache exactement ce que vous attendez d’une solution SIRH. D’une part, l’implémentation d’un SIRH engage l’entreprise sur du long terme, il est donc nécessaire d’énumérer les enjeux de ce projet SIRH et les objectifs qui en découlent. Par ailleurs, le coût d’un SIRH varie selon les besoins et la taille de l’organisation, il est donc indispensable de fixer un budget au préalable. Les moyens financiers de l’entreprise doivent donc être étudiés en amont et intégrés dans le contenu du cahier des charges SIRH.

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Constituer une équipe dédiée à l’élaboration du cahier des charges SIRH

Comme pour tout projet, il est essentiel de constituer une équipe dédiée à la mise en place du Système d’Information des Ressources Humaines dans l’entreprise. Par ailleurs, il est important d’identifier l’ensemble des acteurs impliqués dans l’élaboration du cahier des charges afin de faciliter les échanges. L’équipe concernée devra être composée des différents services impliqués dans l’implantation de l’outil SIRH :

• Direction des Ressources Humaines (DRH): la mise en place d’un SIRH répond aux besoins des ressources humaines d’une entreprise ; le DRH doit donc être au cœur du projet et accompagner ce changement dans chaque étape du déploiement de l’outil.
• Direction des Systèmes d’Information (DSI): est en charge de la bonne gestion de l’implantation de l’outil au niveau du domaine technique.
• Directeur Administratif et Financier (DAF): supervise la gestion du projet SIRH au niveau de l’aspect financier et de l’aspect légal.
• Directeur Général (DG): c’est à cette direction que revient la décision finale de valider le déploiement du SIRH.

Par ailleurs, l’équipe en charge du projet doit être dirigée par un chef de projet capable de piloter l’ensemble des actions et des ressources liées à l’implémentation du SIRH. Le chef de projet a généralement un lien direct avec l’exploitation de l’outil, comme par exemple le DRH ou le DSI.

Le contenu du cahier des charges SIRH

Afin de construire un cahier des charges SIRH complet et d’assurer le succès du déploiement de la solution, de nombreux éléments doivent figurés dans ce document. Le contenu du cahier des charges SIRH se décline ainsi sous plusieurs angles :

Le contexte :

Il est nécessaire de mettre à la disposition des éditeurs consultés un ensemble d’informations permettant de visualiser l’environnement global de l’entreprise; présentation de l’entreprise, les effectifs, présentation du service RH, l’équipe en charge du projet etc…

Aspect fonctionnel :

Lister l’ensemble des besoins fonctionnels que l’entreprise souhaite digitaliser dans le cahier des charges SIRH est une étape incontournable. En effet, il faut détailler quels sont les processus RH à digitaliser et ceux qui ne doivent pas l’être. L’objectif est de recenser l’ensemble des fonctionnalités qui vont répondre aux besoins RH. Cette étape permet de mettre en avant ce que l’entreprise attend réellement d’une solution SIRH et quel éditeur peut répondre efficacement à ces attentes.

Aspect technique :

La mise en place d’un outil SIRH peut s’avérer complexe au niveau technique. De ce fait, il est nécessaire de déterminer l’ensemble des caractéristiques techniques dans le cahier des charges SIRH. Par conséquent, tous les besoins techniques ainsi que l’état des lieux de l’environnement technique actuel doivent être listés dans ce document.

Aspect financier :

Le coût d’une solution SIRH varie selon le nombre de modules à déployer et la taille de l’organisation, mais quoi qu’il en soit son déploiement représente un réel investissement financier pour les entreprises. Les moyens budgétaires et les modes de financement doivent être détaillés dans le cahier des charges SIRH. Par conséquent, la définition du budget reste une étape incontournable dans l’implantation d’un SIRH qui doit être précisée dans le cahier des charges afin d’être connue de tous.

Aspect légal :

Le déploiement d’un SIRH doit respecter la réglementation en vigueur. C’est pourquoi, l’ensemble des exigences légales, telles que le respect du RGPD, doivent être retranscrites dans le cahier des charges SIRH.

Aspect temporel :

La planification reste une étape essentielle dans la gestion de projet. Le planning concernant le déploiement de l’outil doit être détaillé au sein du cahier des charges afin de définir le degré d’urgence de chaque phase du projet. De ce fait, chaque tâche liée à l’implantation de la solution SIRH doit être définie et planifiée en amont dans le cahier des charges.

Conclusion

Le déploiement d’une solution SIRH permet avant tout d’optimiser la gestion des ressources humaines d’une entreprise grâce à l’automatisation de certaines tâches RH et à la connexion de logiciels RH entre eux. Cependant, la réalisation d’un cahier des charges SIRH est une des étapes les plus importantes dans l’implantation de la solution au sein d’une organisation. Le cahier des charges SIRH rassemble un ensemble d’éléments nécessaires à la mise en place du SIRH. C’est pourquoi, l’élaboration du cahier des charges SIRH doit suivre plusieurs étapes cruciales qui permettront d’implanter l’outil de manière efficace au sein de votre entreprise :

• Définir les enjeux/objectifs
• Répertorier l’ensemble des besoins et des ressources
• Constituer une équipe
• Rédiger le cahier des charges