Comment instaurer une prime d’assiduité pour améliorer la productivité de votre entreprise

Pour que votre entreprise se développe et fleurisse, il est essentiel que la prestation de travail soit assurée et continue. L’instauration d’une prime assiduité permet dès lors de motiver les équipes de salariés, et d’encourager la régularité et le présentéisme au sein de la société.

Mais comment cette prime est-elle calculée ? Comment la mettre en place et la calculer ?

Nous vous répondons à toutes vos questions dès à présent.

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Qu’est-ce qu’une prime d’assiduité ?

Définition de la prime d’assiduité

Une prime d’assiduité est une prime qui dépend de la condition de présence effective du salarié dans l’entreprise.

Cette prime, aussi appelée prime de présence, a pour but de récompenser la présence des salariés au sein de l’entreprise et les inviter à éviter tout absentéisme.

Quoi qu’il en soit, les services des ressources humaines ou la DRH doivent transmettre une note de service à propos de la prime d’assiduité à tous les salariés de l’entreprise. L’information est, quant à elle, obligatoire.

À noter : Le versement de la prime assiduité ne se limite pas nécessairement aux salariés de l’entreprise. Les apprentis peuvent éventuellement être concernés.

La prime d’assiduité est-elle obligatoire ?

Il n’y a aucune obligation légale ni dans le Code du travail dans l’instauration de la prime d’assiduité.

Pourtant, l’instauration de la prime assiduité peut trouver sa source dans divers documents :

• Dans une convention collective ;
• Dans un accord collectif ou accord d’entreprise ;
• Dans le contrat de travail du salarié (CDI la plupart du temps, CDD, alternance) ;
• Un engagement unilatéral du dirigeant.

Mais toutes les conventions collectives ne peuvent proposer à la mise en place d’une prime assiduité. En effet, si une convention collective port et manutention peut la prévoir, ce n’est pas le cas pour une convention collective dans la restauration rapide ou encore dans la convention collective HCR (Hôtels, Cafés et Restaurants).

Fonctionnement de la prime d’assiduité

Cadre légal de la prime ?

Comme son intitulé l’indique, la prime d’assiduité dépend donc du nombre de jours de présence des salariés.

Si ces derniers s’avèrent trop souvent absents, la prime peut être tout simplement annulée.

Cependant, la possibilité de suppression de la prime d’assiduité doit reposer sur des critères objectifs et avérés.

Comme c’est un bonus octroyé par l’entreprise, la prime n’est pas incluse de manière automatique dans le salaire mensuel minimum du salarié.

Il n’existe pas, rappelons-le, de cadre légal qui justifie la mise en place de la prime d’assiduité.

L’unique obligation légale résulte du versement d’un salaire qui doit répondre aux normes suivantes :

• Un salaire égal au minimum au montant du salaire minimum de croissance (SMIC) ;
• Le salaire brut doit garantir le maintien du pouvoir d’achat (art. L.3231-2 du Code du travail).

Comment se passe son versement ?

Le montant de la prime d’assiduité est versé en intégralité au salarié qui a fait preuve de présentéisme au cours d’une période comme un mois, un trimestre ou une année.

Toutefois, les motifs suivants peuvent devenir des raisons suffisantes pour annuler les primes :

• Les jours fériés ;
• Des congés payés ;
• Une absence qui résulte d’un accident de travail ou encore d’une maladie professionnelle ;
• Des congés exceptionnels : événements familiaux, etc.
• Des congés syndicaux ;
• Une formation professionnelle ou une délégation.

En revanche, si le salarié s’avère absent pour d’autres motifs que ceux énoncés plus haut, le taux baisse d’un point sur les 5 % pour chaque jour d’absence.

Bases de calcul de la prime assiduité

Dans le calcul de la prime d’assiduité, considéré comme un élément variable de paie, il est primordial de consulter en amont le support qui l’a mis en place (DRH, services RH, direction) pour suivre avec attention le mode de calcul réalisé.

Le calcul de la prime d’assiduité se fait sur une des bases suivantes :

• Le montant du salaire réel du salarié ;
• Le montant du salaire conventionnel ;
• Le montant du SMIC.

Comme il n’y a aucune obligation légale, c’est le document rédigé par le CSE, la DRH, ou la direction qui détermine les modalités de calcul et d’attribution.

Une prime de présence n’est pas nécessairement mensuelle. Elle peut être versée au trimestre ou en fin d’année. Toutefois, ce dernier choix n’est pas recommandé, car l’impact concernant la motivation s’en trouve très réduit.

En cas d’absence pour maladie

Si le salarié ou l’employé est absent pour maladie, le bonus peut être réduit ou entièrement abrogé. Ce genre d’absence n’est pas perçu comme du travail effectif.

À ce propos, les entreprises mettent souvent en place la prime d’assiduité pour limiter les arrêts maladie abusifs.

Une absence pour maladie professionnelle ou accident de travail (selon sa nature) peut être une raison valable pour minorer ou suspendre la prime.

En cas d’absence pour grève

Le droit de grève est une situation à la fois légale et pas évidente au niveau de la gestion de l’entreprise.

Une minoration ou une suppression de la prime assiduité est envisageable malgré tout dès lors que toutes les absences entrainent les mêmes conséquences que son attribution.

Si ce n’est pas le cas, réduire ou supprimer la prime constitue une discrimination. Le salarié peut alors réclamer le versement de ce bonus exceptionnel.

En cas de congé maternité ou de paternité

Cas identique à celui de la grève, l’absence pour congé maternité ou paternité peut donner lieu à une diminution ou à une suppression de la prime de présence.

Il est impératif que les autres absences non assimilées à du temps effectif de travail soient aussi prises en considération.

En cas de temps partiel

Si le salarié se trouve en temps partiel, l’employeur peut prendre la décision d’octroyer une prime d’assiduité identique à celle pour ceux qui travaillent à temps plein.

Dès lors, la prime peut être versée soit intégralement, soit au prorata selon la durée du travail effectif.

Exemple de calcul de la prime d’assiduité

Partons du principe qu’une entreprise a créé une prime d’assiduité mensuelle de 100 €.

Les services des ressources humaines ont aussi pris la décision de réduire de 5 %/jour d’absence et de la supprimer dès 10 jours d’absence.

Dès lors, un salarié qui a obtenu un arrêt maladie de 4 ajours peut voir potentiellement sa prime réduite de 20 %, ce qui lui ferait toucher 80 € au lieu des 100 € prévus initialement.

Si son absence dépassait les 10 jours, la prime serait totalement supprimée et ne serait pas versée en fin de mois.

Dans le cas d’une prime d’assiduité accordée au prorata temporis, voici un autre exemple.

Un bonus de 200 € est accordé au personnel de l’entreprise en fonction du temps de présence.

En cas de non-présence ou d’absence pas reconnue comme du temps effectif de travail, cette prime peut être annulée, tout du moins réduite dans certains cas.

Un salarié à temps plein qui a eu 5 jours d’absence maladie dans le mois verra donc sa prime réduite comme suit :

(200/30) x 26 = 173,33 €

Autre exemple : une salariée qui commence son congé maternité le 15 du mois voit le montant de sa prime d’assiduité modifiée comme suit :

(200/30) x 14 = 93 033 €.

Dès le mois suivant, la prime est suspendue jusqu’au retour du congé maternité.

Quel impact espérer en mettant en place la prime d’assiduité dans son organisation ?

Pourquoi la mettre en place ?

La mise en place d’une prime d’assiduité apporte de nombreux avantages non seulement pour le collaborateur, mais aussi pour l’entreprise.

D’abord, elle récompense les travailleurs les plus assidus et les plus engagés dans l’entreprise.

C’est indéniablement un facteur de motivation.

C’est aussi une « arme » très efficace pour combattre l’absentéisme au travail. Ainsi, pour la toucher, les salariés doivent répondre à des exigences en termes de temps de présence et de ponctualité.

La prime d’assiduité retient l’attention et l’intérêt des travailleurs afin que ces derniers restent concentrés sur leur mission. Ils savent concrètement qu’ils ont quelque chose à gagner en plus en restant à leur poste.

On retrouve notamment cette prime et cette motivation dans les secteurs de la restauration, de la manufacture ou dans des postes à responsabilité où la pression est particulièrement forte.

Pour l’entreprise, c’est l’occasion de renforcer sa marque employeur. La société apparait comme une entreprise qui valorise ses collaborateurs et qui sait reconnaître l’investissement de chacun.

La prime assiduité, enfin, est perçue comme un bonus intéressant, surtout dans les métiers où la rémunération mensuelle n’est pas très élevée.

Les alternatives à la prime d’assiduité

Même si la prime assiduité possède plusieurs atouts dans sa manche, son coût et sa motivation peuvent aussi rebuter l’entreprise et les collaborateurs.

Ces derniers ne viennent plus au travail par simple envie, mais uniquement par cupidité.

Une des solutions est de suspendre l’indemnisation de la prime en cas d’abus ou de non-justification comme l’ordonnance de contre-visites médicales pour éviter les arrêts médicaux abusifs par exemple.

Une autre solution est la mise en place d’un 13^e mois qui semble plus juste et qui récompense également la performance et l’assiduité des uns et des autres.

L’important est d’identifier clairement les caisses de cet absentéisme et de se concentrer sur ce qui dessine la qualité de vie au travail.

En utilisant un logiciel SIRH comme celui de PeopleSpheres, les services RH et la direction peuvent gérer l’entreprise de manière plus intuitive, plus ergonomique et en toute transparence avec les salariés.