5 points pour Préparer un Congé Sabbatique dans son Entreprise

Ils sont de plus en plus chaque année à s’autoriser ce break au cours de leur vie professionnelle. Vous avez même sûrement au sein de votre entreprise, des salariés qui souhaiteraient sauter le pas.

Le congé sabbatique, également connu sous le nom « d’année sabbatique » est une période de coupure dans la vie professionnelle d’un de vos collaborateurs.

En tant que RH, vous devez faire face à de nombreuses tâches et la gestion des congés est l’une des tâches les plus complexes : congés anticipés, payés, sans solde, sabbatique…

Ces différents congés sont soumis à différentes conditions d’accès : il faut donc réorganiser le temps de présence de chaque salarié. Le module Congés et Absences vous simplifie cette tâche en impliquant le collaborateur qui effectue seul la demande pour que vous n’ayez plus qu’à la valider. Enfin, le socle RH vous permet d’interconnecter vos outils RH, par exemple le module Entretiens & Objectifs. Ces fonctionnalités multi-modules sont de réels atouts pour préparer au mieux le congé sabbatique de votre collaborateur.

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Si pour le salarié il s’agit d’une période de retrait où il pourra se recentrer sur lui-même. Pour les ressources humaines, il s’agit d’un salarié en moins dans l’entreprise pour une durée minimale de 6 mois.

Nous avons recensé pour vous les pré-requis pour assurer le bon déroulement d’un départ en congé sabbatique mais également 5 astuces pour faire face à ce congé sans bouleverser l’organisation de l’entreprise.

• Recruter en interne : CDD de remplacement en cascade.

• Recruter en externe : un CDD de remplacement

• Accepter ou refuser selon les besoins de l’entreprise

• Assurer le retour du salarié

• Connaitre vos droits et vos devoirs

Afin de prétendre à un congé sabbatique, le salarié doit tout d’abord répondre à quelques critères d’accessibilité que nous vous avons listés :

1. Le salarié doit disposer d’une ancienneté dans votre entreprise, à la date de départ, de 36 mois au minimum, effectué de manière consécutive ou non. A savoir : Cette ancienneté peut avoir été acquise au sein de différente entreprise d’un même groupe.
   
2. Il doit également justifier de 6 années d’activité professionnelle à son actif.
   
3. Il doit ne pas avoir bénéficié d’un premier congé sabbatique, d’un projet de création d’entreprise, d’un projet de formation ou d’un projet de transition professionnelle.
   
4. Puis enfin, le salarié s’engage auprès de son employeur à ne pas pratiquer une activité commerciale concurrente au cours de son congé. Cependant, il a le droit d’exercer une activité professionnelle dans une autre entreprise respectant les clauses de son contrat de travail initial.
   
5. La durée du congé sabbatique est également un critère important que vous devez mettre en place et définir dès le départ. C’est votre convention ou votre accord collectif qui établit la durée minimale et maximale du congé de votre salarié ainsi que son renouvellement.

Si vous ne disposez pas de convention Syntec ni même d’accord collectif, aucun souci. La durée d’un congé est d’au minimum 6 mois pour un maximum de 11 mois.

Nos 5 astuces pour faire face à un congé sabbatique dans votre entreprise

Vous connaissez désormais les conditions nécessaires pour accorder un congé sabbatique à l’un de vos employé. Mais saviez-vous comment faire face à ce départ qui affecte votre structure et vos équipes ?

Nous vous avons recensé 5 points essentiels pour pallier à l’absence d’un de vos employé.

1 – Recruter en interne : CDD de remplacement en cascade.

La grande tendance en matière de gestion de talent est la mobilité en interne. Pourquoi ne pas l’appliquer à votre cas pour remédier à l’absence d’un de vos collaborateurs. A l’aide d’un outil SIRH ou du bouche à oreille, vous avez certainement des éléments disposant des compétences nécessaires pour effectuer le poste du salarié partant en congé. Le remplacement en cascade (également connu sous le nom de « glissement de poste ») semble être la solution idéale pour répondre à vos besoins !

Le principe est simple : Remplacer votre salarié partant en congé (A) par un salarié présent dans l’entreprise (B) qui sera lui, remplacé par un salarié recruté en CDD (C). Vous avez compris ?

Bien évidemment, ce contrat en CDD doit entre autre mentionner les informations suivantes :

• Être rédigé et signé par le salarié recruté
• Préciser les motifs et le fait qu’il s’agit d’un CDD en cascade
• Préciser la date de début et la date de fin ainsi que les modalités de renouvellement.
• Préciser la période d’essai
• Mentionner le nom et le poste du salarié absent, du salarié remplacé et du salarié recruté.
• Mentionner les missions en rapport avec le travail effectué

2 – Recruter en externe : un CDD

Vous ne trouvez pas les profils ou les compétences au sein de votre entreprise ? Vous pouvez toujours faire appel à une personne extérieure dans le cadre d’un recrutement en CDD.

Votre nouvel arrivant sera recruté dans le cadre d’un CDD de remplacement et à terme précis. Vous devez donc impérativement convenir d’une date de début et d’une date de fin mais également de l’événement qui viendrait mettre fin à cette embauche (retour de votre salarié en congé, fin de contrat, autres..).

Sans mention de ces informations importantes et qui définissent la nature de ce contrat, vous pourriez voir le CDD être requalifié en CDI.

3 – Accepter ou refuser selon les besoins de l’entreprise

Un de vos collaborateur vient de vous faire une demande de congé sabbatique ? Vous disposez désormais d’un délai de 30 jours pour lui faire parvenir votre réponse. Passé ce délai et sans réponse de votre part, ce congé est considéré comme accepté.

Cependant, dans le cadre de ce délai, vous avez la possibilité de prendre l’une des décisions suivantes :

• Accepter la demande de votre salarié et convenir avec lui des dates et des modalités de son absence.
  
• Accepter la demande de congé à la condition que votre salarié repousse sa date initiale de départ dans l’éventualité où vous seriez confrontés au deux cas suivants :

     A partir de la demande de votre employé, le départ peut être repoussé d’un délai de 6 mois pour les entreprises de plus de 300 salariés et de 9 mois pour les entreprises de moins de 300 salariés dans le cas où trop de salariés seraient absents au sein de l’entreprise ou qu’une autre absence était déjà prévu dans le cadre d’un congé similaire. Vous pouvez également différer le départ pour limiter le manque de collaborateurs à la fois absents dans le cadre d’un congé sabbatique ou d’un congé pour création et reprise d’entreprise.

• Refuser la demande de votre salarié s’il ne rentre pas dans les critères cités précédemment (ancienneté dans votre entreprise, années d’expériences non suffisantes, demande dans un délai de moins de 3 mois avant le départ souhaité)
  
• Refuser dans le cas où votre entreprise est de moins de 300 salariés et que vous et le comité d’entreprise estimez qu’une si longue absence serait préjudiciable pour votre entreprise et son bon fonctionnement.

Sachez que dans les 15 jours suivants votre refus, votre salarié est dans son droit de contester votre décision devant le conseil de Prud’hommes.

4 – Assurer le retour du salarié

Pendant son absence.

Votre salarié va partir durant une longue période et votre entreprise va continuer d’avancer sans lui. De nouvelles personnes vont rejoindre vos équipes, de nouvelles stratégies vont être mises en place ou un changement dans la direction va s’effectuer ? N’hésitez pas à le tenir informé des évolutions que connait l’entreprise. Il n’est pas dans l’obligation de regarder vos newsletters ou vos mails d’informations, mais il pourra, s’il le souhaite, se tenir au courant des nouveautés et des éventuels changements.

A son retour.

Au retour du salarié dans l’entreprise, il est nécessaire d’organiser un entretien professionnel pour discuter de ses ambitions et convenir avec lui de sa reprise de poste. Si dans un premier temps, vous proposez à cet employé de réintégrer son poste initial, vous êtes également en droit de lui proposer un poste similaire.

Pour être accepté et acceptable, le poste similaire que vous proposerez à votre salarié doit être identique à celui qu’il occupait au niveau des conditions suivantes :

• Niveau de responsabilité
• Niveau d’autonomie
• Rémunération
• Qualification
• Durée du travail
• Lieu de travail (sauf si son contrat stipule une clause de mobilité)

Si le poste initial du salarié n’est plus disponible et qu’il refuse votre proposition de nouveau poste similaire, vous êtes dans votre droit afin d’engager des procédures de licenciement à son encontre, pour cause réelle et sérieuse.

5 – Connaitre vos droits et vos devoirs en tant que décisionnaire

Bien évidemment, le congé sabbatique est réglementé par des droits et des devoirs, que ce soit à votre niveau en tant que décisionnaire, mais également au niveau de votre salarié.

1. Congé sabbatique et contrat de travail : Tout au long de son congé sabbatique, il est essentiel de rappeler que le contrat de l’employé est interrompu.
   
2. Congé sabbatique et rémunération : L’entreprise n’est redevable d’aucune rémunération à l’égard du salarié, et ce, tout au long de son absence.
   
3. Congé sabbatique et congés payés : Le salarié est en droit de reporter les jours de congés annuels qui lui sont dus. Il sera alors payé en conséquence lors de son départ en congé sabbatique. Toutes les informations et les modalités concernant ce report se trouvent dans votre convention ou accord collectif (également dans votre convention ou accord de branche.)
   
4. Congé sabbatique et licenciement : Comme vu précédemment, vous êtes dans l’obligation d’assurer le retour de votre salarié à son poste initial ou à défaut, dans un poste similaire. Dans le cas où il refuserait cette prise de poste, vous êtes en droit de licencier votre salarié.
   
5. Congé sabbatique et démission : Le congé sabbatique peut également se conclure par une démission. L’envie d’un nouveau départ, d’une nouvelle activité ou le souhait d’entreprendre sont les raisons qui poussent le salarié à mettre fin à son contrat. Cependant, si le congé sabbatique donne droit à une rupture, le salarié doit lui aussi respecter ses engagements envers l’entreprise et respecter les procédures. Le salarié doit également respecter son délai de préavis et reprendre son poste si l’échéance de son préavis expire après la date de son retour de congé sabbatique.
   
6. Congé sabbatique et cotisation : Le salarié conserve ses droits aux prestations d’assurance maladie et maternité tout au long de son congé sabbatique. Cependant, c’est une période non prise en compte pour la cotisation retraite, sauf en cas de cotisation volontaire.
   
7. Congé sabbatique et chômage : Le congé sabbatique ne donne pas accès au droit Pole emploi au salarié, ni même au RSA.

Désormais de plus en plus accessible, le congé sabbatique se démocratise au sein de plus en plus d’entreprise. Les Etats-Unis sont mêmes les leaders à ce sujet puisque les plus grandes entreprises tels que McDonald ou Adobe encouragent la démocratisation de cette pratique au sein de leurs locaux.

Au-delà d’une absence à long terme, il est essentiel que les ressources humaines se rendent compte de l’intérêt d’un tel congé pour leurs salariés mais également les entreprises.

Le fait d’effectuer un congé sabbatique ne signifie pas forcément que vos salariés veulent quitter définitivement votre entreprise ni même changer de carrière. C’est bien souvent une manière de prendre du temps pour soi (et son entourage), de développer des compétences (linguistiques, artistiques, personnelles, autres..) et de revenir dans l’entreprise en pleine forme et prêt à affronter de nouveaux challenges.

Longtemps vu comme un synonyme de fainéantise ou d’abandon, il est désormais essentiel que les ressources humaines apportent leur soutien face à cette démarche. C’est une source de gain et de bénéfice considérable pour l’entreprise, à la fois dans leurs relations avec les employés mais également au niveau de leur image publique. Il est plus valorisant d’apparaitre comme une entreprise qui accompagne ses salariés dans leur épanouissement que l’inverse.

Le congé sabbatique est également un impact financier important pour l’entreprise. D’un côté, elle gagne de l’argent en ne versant plus de salaire (d’autant plus si le poste peut être remplacé en interne). Mais elle évite également de perdre de l’argent et de l’investissement à former un salarié qui semble montrer des signes de démotivation.

Qu’importe les raisons de cette coupure, le congé sabbatique apparait comme la nouvelle manière de redonner du sens à sa vie et à sa carrière. C’est probablement pour cette raison que 30% des Français pensent qu’il s’agit d’une bonne méthode pour éviter le burn-out.

Il est parfois préférable d’accorder le break nécessaire à vos employés pour les voir revenir dans des conditions plus favorables avec un bien-être et une motivation au rendez-vous.