Alexandre Diard “Onboarding” est un mot anglais signifiant « intégration ». Dans le cadre de l’entreprise et plus spécifiquement dans le cadre RH, ce terme désigne l’accueil que l’on réserve aux nouveaux arrivants, aux nouvelles recrues. C’est donc une phase qui intervient après la phase de recrutement et qui a une grande importance.
PeopleSpheres vous accompagne pour l’arrivée de vos nouveaux collaborateurs à l’aide de notre logiciel d’Intégration qui va planifier de A à Z les tâches à effectuer. Notre Socle RH vous permet de créer des workflows qui vont automatiquement gérer les tâches que vous aurez programmées.
Cet article est composé en 6 parties qui sont les suivantes :
1.1ère étape de l’onboarding : avant l’arrivée du salarié.
2. 2eme étape de l’onboardng: la préparation de l’arrivée.
3. 3eme étape de l’onboardng: le premier jour et les suivants.
4. 4eme étape de l’onboarding: un suivi régulier.
5. 5eme étape de l’onboarding: une touche d’originalité.
6. 6eme étape de l’onboarding : le retour.
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Beaucoup d’entreprises se concentrent sur la phase de recrutement et oublient le processus d’onboarding : cela mène à de nombreux turnovers et départs durant la période d’essai. C’est pourtant cette phase d’onboarding qui va permettre aux nouveaux collaborateurs de s’intégrer facilement et ainsi de créer une relation de confiance avec ces nouveaux collègues, supérieurs… Ce processus doit s’effectuer en plusieurs étapes et permettre aux recrues de se sentir à l’aise dans l’entreprise : c’est un facteur important de la rétention des talents. Mais alors comment assurer l’onboarding d’un salarié ? Comment mettre en place un bon processus d’onboarding ?
1ère étape de l’onboarding : Avant l’arrivée du salarié
Un bon processus d’onboarding démarre avant même l’arrivée du salarié dans l’entreprise : à partir du moment où le candidat a accepté l’offre d’emploi que vous lui avez proposé.
Il est important de garder contact avec votre futur salarié. Cela va permettre de faire sentir au salarié qu’il est important et qu’il compte déjà pour l’entreprise. Cela peut lui permettre également de mieux comprendre l’entreprise et les valeurs, l’état d’esprit de celle-ci. C’est pour ces raisons que la phase d’onboarding est très importante pour le salarié comme pour l’entreprise.
Garder contact
Pour montrer à votre candidat qu’il est important vous pouvez par exemple lui envoyer un mail pour prendre de ses nouvelles, lui communiquer des informations relatives à l’entreprise ou au poste qu’il va occuper.
L’onboarding doit être effectuée de façon simple. Il ne s’agit pas de bombarder votre futur collaborateurs de messages et de mails : contentez-vous de lui faire savoir que vous avez hâte qu’il arrive et que vous mettez tout en place pour son arrivée. Vous pouvez par exemple lui communiquer ses horaires, lui récapituler ses missions, ses avantages … Vous pouvez à également lui transmettre des invitations via les réseaux sociaux professionnels ou lui envoyer de la documentation sur l’entreprise ou sur les outils qu’il devra utiliser à son poste.
Garder contact avec le candidat est essentiel pendant cette phase d’onboarding. Il ne faut pas oublier que le salarié peut être courtisé par d’autres entreprises pendant et avant sa période d’essai.Si la période entre l’embauche d’un candidat et son premier jour est assez longue vous pouvez envoyer plusieurs mails (sans en faire trop).
Une autre idée un peu plus originale peut être de lui faire livrer des goodies de l’entreprise. Cela donne toujours une bonne image de l’entreprise et fait plaisir au salarié qui se sent dors et déjà intégré.
« Cher/Chère …..,
Bienvenue Chez PeopleSpheres ! Nous sommes ravis de vous compter dans notre (super) équipe ! Nous vous donnons rendez-vous comme convenu le (date) pour votre premier jour qui se déroulera de la façon suivante :
10h – 11h : découvertes des locaux et des collègues
11h – 12h : découverte du poste de travail et création des comptes mails/pro
12h – 13h30 : Pause déjeuner d’équipe pour votre arrivée
13h30 – 15h : Formation et petit quizz sur l’histoire et les valeurs de l’entreprise
15h – 16h : Découverte des outils de management
16h : goûter et pot d’arrivée
Que faut-il apporter ? Une pièce d’identité valide, un RIB pour mettre en place un versement automatique, et votre bonne humeur.
Vous pouvez, en attendant nous suivre sur les réseaux sociaux :
Facebook, Linkedin, Instagram ..
Nous avons hâte de travailler avec vous,
Bonne journée et à bientôt,
L’équipe PeopleSpheres. »
2ème étape de l’onboarding : La préparation de l’arrivée
C’est bien de garder contact avec son futur collaborateur, de le rassurer et de communiquer avec lui mais l’onboarding c’est également bien préparer son arrivée et son poste de travail. Où est son bureau ? A-t-il besoin d’un ordinateur ? De logiciels spécifiques ?
Assurez-vous que tous les logiciels nécessaires sont déjà installé sur son ordinateur. Créez-lui une adresse mail interne, un téléphone avec des numéro préenregistrés … Ces petits détails peuvent paraître évidents mais vont permettre à la nouvelle recrue de gagner du temps et de consacrer ce temps à des choses plus importantes. Il est toujours plus agréable d’arriver dans un nouvel environnement accueillant où tout est déjà prêt. Pensez donc à :
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Préparer son bureau, poste de travail (chaise, bureau, ordinateur, téléphone …)
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Installer ou pré-installer les logiciels nécessaires à son activité
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Créer une adresse mail interne et un numéro de téléphone si besoin.
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Ajouter sa photo au trombinoscope.
…
3ème étape de l’onbaording : Le premier jour (et les suivants)
Comme vu dans l’email précédent, la première journée (et les suivantes si besoin) doit être exclusivement dédiée à l’arrivée du nouvel arrivant. Pour se faire, il peut être intéressant de mettre en place un programme avec des activités en relation avec l’entreprise, le poste du nouvel arrivant mais aussi avec ses nouveaux collègues. Voici donc des idées d’activités à réaliser lors d’un processus d’onboarding :
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La formation : la formation est une étape importante lors de la phase d’onboarding : elle est nécessaire. Cela peut être une formation sur des outils spécifiques que le nouvel arrivant ne connaît pas, cela peut être aussi une formation sur les outils de management de l’équipe. Enfin il est possible d ‘effectuer des formation sur l’entreprise en elle-même, son cœur de métier, ses valeurs et ses techniques.
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Le wiki / Le guide : Une bonne idée peut être de créer un guide ou une sorte de Wikipedia auquel le nouveau salarié pourra se référer : ce guide peut comprendre des astuces, des procédures à suivre, des questions/réponses récurrentes que tout nouveau salarié pourrait se poser. Ce guide va permettre au salarié d’avoir une base de travail/ de données et d’être plus autonome dès les premiers jours. Il va également être utile pour les managers car avant de leur poser une question le salarié se référera à ce guide pour trouver sa réponse.
Attention : le guide ou wiki est un plus et ce n’est en aucun cas la seule solution d’onboarding à mettre en place. L’utilisation d’un guide ne doit pas empêcher un suivi du nouveau salarié, une formation, un accueil …
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Le pack de bienvenue / Welcome pack : Le pack de bienvenue est très bonne idée pour impacter le salarié dès le premier jour. Ce pack peut comprendre différents objets : des goodies de l’entreprise (stylo, sac, bloc note…), une tasse personnalisée, le guide oui wiki, des chocolats / bonbons, un trombinoscope … Ce pack de bienvenue peut aussi être plus original et s’apparenter à un kit de survie (attention à ne pas faire peur à vos recrues) ou à un kit de démarrage. À vous de mettre dedans ce qui vous semble pertinent et qui fera plaisir !
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Le welcome tour : le welcome tour ou tour de bienvenue peut parfois être déstabilisant pour vos nouveaux salariés : il s’agit de faire le tour de tous les bureaux afin de le présenter à tous les collaborateurs. Le salarié peut vite être perdu et ne plus se souvenir de qui il a vu, prenez donc le temps de lui expliquer qui fait quoi, le poste de chaque personne qu’il rencontre et si ce sont des personnes avec qui il sera amené à travailler. Pour prévenir tous les collaborateurs de l’arrivée d’un nouveau membre, vous pouvez également écrire un article sur votre intranet si vous en avez un afin de le présenter. Si vous n’en possédez pas vous pouvez simplement imprimer une petite affiche que vous collerez à l’endroit de rassemblement : machine à café par exemple. Ce petit geste va permettre à tout le monde d’accueillir comme il se doit leur nouveau collaborateur et de le mettre à l’aise.
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Parrain / Marraine : attribuer au salarié un parrain qui le prendra sous son aile et l’accompagnera dans son intégration. C’est vers cette personne que doit se tourner le nouveau salarié en cas de questions ou petit problème. Cela permet au salarié d’avoir une référence et de se sentir moins seul lors de son premier jour.
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Goûter / repas / Événement : l’onboarding dans l’entreprise est essentiel mais l’onboarding dans l’équipe aussi. Votre nouveau collaborateur va sûrement travailler au sein d’une équipe : équipe communication, équipe RH, équipe développeur… il est alors opportun de faire une « réunion » d’équipe ou de façon moins formelle, un repas, un événement ou même un goûter. Invitez le nouveau salarié à partager avec l’équipe un moment convivial.
Étape 4 de l’onboarding : Un suivi régulier
Une fois les premiers jours passés, la phase d’onboarding n’est toujours pas terminée. Le nouveau salarié a pris son poste et maîtrise maintenant les outils de l’entreprise et c’est à vous de vous assurer que tout se passe au mieux pour lui. Pour ce faire, organisez un suivi régulier. Consacrez lui du temps : la première semaine vous pouvez lui consacrer une heure par jour afin de répondre à ses interrogations puis 2h par semaine afin de vous assurer que tout va bien. Ce suivi régulier est également un temps durant lequel le manager peut faire part de ses retours au nouveau salarié : cela peut être le bon moment pour l’encourager ou le féliciter. Voici quelques questions qui peuvent permettre un bon suivi régulier dans la phase d’onboarding :
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Comment vous sentez-vous au sein de l’entreprise ?
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Vous sentez-vous intégrez ?
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Vos missions vous conviennent-elles ?
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Êtes vous maintenant familier avec tous les outils utilisés dans l’entreprise ?
Étape 5 de l’onboarding : Une touche d’originalité
Parce que la phase d’onboarding peut faire la différence et peut faire en sorte qu’un salarié reste dans votre entreprise : une touche d’originalité est toujours la bienvenue. Beaucoup d’entreprises ont alors mis en place de réels parcours d’ onboarding atypiques pour mettre en avant ce moment clé. Pourquoi pas envisager un parcours d’onboarding version gamifiée ?
Certains misent sur le sport et des épreuves sportives et compétitives que le nouveau salarié doit réaliser. D’autres mettent en place de réelles chasses au trésor au sein même de l’entreprise. Enfin certains ont pris le parti de faire découvrir le cœur de métier de leur entreprise grâce au « vis ma vie ». Les nouveaux salariés sont alors amenés à réaliser ce métier pendant 1 ou plusieurs jours avant de tenir leur poste.
Étape 6 de la onboarding : le retour
Nous avions dis 5 étapes mais il y en a en réalité 6. Cette 6ème étape de l’onboarding est souvent oubliée ou négligée et pourtant c’est une des plus importante : Le feedback !
Et oui, comme pour toutes les procédures, le processus d’onboarding doit être analysé. Demandez donc, une fois le processus terminé et le salarié bien intégré, les retours sur votre processus d’onboarding. Quels sont les points d’améliorations ? QU’est ce qui a plus ou non au salarié ? Estime t il que son intégration s’est bien déroulé ? Qu’auriez-vous pu faire de plus ?
Ce retour va vous permettre de vous améliorer, d’avoir de nouvelles idées et ainsi d’assurer la rétention de vos talents.
Pour résumer, l‘onboarding est un passage obligé après la phase de recrutement. Sans cet onboarding il y a plus de chances que vos nouveaux salariés ne dépassent pas la période d’essai ou qu’ils ne se sentent pas à l’aise dans l’entreprise. Un salarié qui ne se sent pas à l’aise, pas intégré, s’en va ou ne s’implique pas ou peu. Pour faciliter cette intégration il faut donc :
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Garder contact avec le salarié entre son embauche et son premier jour
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Préparer son arrivée, ses premiers jours
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Faire des « activités » les premiers jours : formation, découverte …
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Faire un suivi de son intégration dans l’entreprise
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Être un peu original pour se démarquer.
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