Télétravail estival : Réinventez votre été professionnel avec flexibilité et succès !

Le télétravail séduit de plus en plus de salariés et depuis la crise liée au Covid19, voici une pratique qui a pris davantage d’ampleur.

Aujourd’hui, le télétravail s’inscrit dans les mœurs et les habitudes des entreprises et des collaborateurs.

Mais qu’en est-il hors saison ? Comment rester flexible avec le télétravail estival ?

Nous vous donnons quelques indications pour mieux comprendre la situation.

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Les spécificités du télétravail estival

Qu’est-ce que le télétravail ?

Avant d’identifier précisément les enjeux du télétravail estival, il est essentiel de comprendre ce que l’on entend par télétravail.

Selon le Code du travail (art. 1222-11), le télétravail, aussi appelé travail à distance, désigne tout travail organisé régulièrement à l’extérieur des locaux d’une entreprise de façon volontaire.

Ce mode de travail requiert l’utilisation de nouvelles technologies de la communication et de l’information.

Sa mise en place doit être le résultat d’une convention collective ou le fruit d’une charte qui découle d’une négociation et d’un accord collectif avec les représentants des employés (CSE).

Il existe 3 types de télétravail en fonction de leur lieu d’exercice :

• Le travail à domicile : les collaborateurs possèdent un contrat de travail qui renferme des clauses déterminant le temps et les conditions de travail, ainsi que des points de mise en relation avec l’entreprise.
• Le travail en télécentre : dans ce cas, le local possède des équipements technologiques de pointe, des salles de réunion et du matériel de visioconférence pour les échanges avec les employeurs ou avec la clientèle.
• Le travail en coworking : pratique qui se développe très largement notamment dans les startups. L’espace de coworking ressemble à celui du télécentre, car il offre les mêmes avantages. La différence concerne sa taille et le type d’activités pratiquées.

Enfin, il faut remarquer que tous les travailleurs à distance ne disposent pas nécessairement du statut de télétravailleurs. Cela concerne entre autres les travailleurs en télécentre en interne ou en télémanagement.

Les indépendants ou freelances font partie des télétravailleurs, mais disposent d’un contrat spécifique.

Avantages du télétravail estival pour les employés

Le télétravail estival est une partie du télétravail qui se passe hors saison.

Les avantages (pour le salarié) de cette approche du travail pendant l’été sont les suivants :

• Un gain de temps non négligeable : le gain de temps est en moyenne de 40 minutes concernant les déplacements et de 45 minutes en plus sur la durée du sommeil.
• Une gestion des problèmes courants plus simple : garde d’enfants, conciergerie, etc.
• Une souplesse des horaires de travail.
• Une diminution du stress et donc une amélioration de l’état de santé.

Mais ce n’est pas tout puisque l’on s’est rendu compte que le télétravail estival, avec ses horaires flexibles, offre 2 autres bienfaits :

• Un meilleur équilibre entre vie de famille et vie au travail : cela concerne particulièrement les collaborateurs qui sont parents, ceux qui jonglent avec deux emplois ou ceux qui souffrent de problème de santé. Ils peuvent plus facilement remplir toutes leurs obligations personnelles.
  
• Une augmentation de la productivité : gagner du temps n’améliore pas uniquement le bien-être du collaborateur, cela participe aussi à optimiser la productivité de chacun. Le salarié doit gagner confiance en lui, il réduit son stress et profite d’une meilleure capacité de concentration.

Il est indéniable que le télétravail estival permet d’adapter ses horaires de travail.

Quand on réside dans une région particulièrement soumise à de fortes températures, adapter ses horaires de travail permet de rester productif aux heures les plus clémentes.

De même, le télétravail estival est un bon moyen de gérer la charge de travail autrement. L’été est souvent une période plus creuse que dans l’année, on va donc se focaliser davantage sur d’autres projets qui étaient en attente ou, au contraire, essayer de nouvelles méthodes de travail, tenter un nouveau type de management par exemple.

Bonnes pratiques pour les entreprises en matière de télétravail estival

Mettre en place le télétravail en entreprise demande de réfléchir en amont aux objectifs souhaités et à l’approche du travail souhaitée.

Le télétravail, qu’il soit estival ou dans l’année, doit être ancré dans la culture de l’entreprise, faire sens avec les valeurs de cette dernière.

Il est le résultat d’une concertation avec tous les acteurs de l’entreprise (direction, DRH, collaborateurs, managers).

Quand la charge de travail ainsi que les objectifs pour l’été sont bien définis, le télétravail estival peut prendre légitimement sa place dans les processus de fonctionnement de l’entreprise pour que celle-ci demeure productive et compétitive même pendant cette période creuse.

Toutefois, des pratiques de télétravail sont à mettre en place en entreprise.

En voici un échantillon avec les principaux leviers d’action.

Équiper vos salariés

Vos salariés doivent être en mesure de travailler depuis chez eux ou depuis un local extérieur à l’entreprise comme s’ils étaient au sein de l’entreprise.

Ainsi, l’équipement et l’environnement de travail doivent répondre à des critères d’exigence et être les plus performants possible.

Fournir aux salariés du matériel informatique adéquat et adapté (ordinateur, écran, clavier, disque dur externe) et un environnement réactif et accessible (cloud, accès aux informations et aux données de l’entreprise grâce à un logiciel SIRH) sont des prérequis indispensables pour un télétravail estival réussi.

Faciliter la collaboration avec des outils collaboratifs

Mettre en place des outils collaboratifs optimise la gestion des projets et cela offre des avantages non négligeables :

• Une augmentation de la productivité : les collaborateurs se révèlent plus créatifs, plus impliqués, plus engagés dans leur travail. Chacun a le sentiment d’appartenance à l’entreprise, ce qui impacte positivement la motivation.
  
• Une prise de décision rapide : centraliser le travail permet d’avoir un aperçu de ce qui est fait en temps réel et donc de réagir et de prendre les meilleures décisions à point nommé.
  
• Une fédération des équipes : la communication est améliorée et la cohésion d’équipe reste intacte.
  
• Une augmentation de la mobilité et de la flexibilité : l’accès aux informations se fait de n’importe où et en temps réel.

Voici quelques idées d’outils collaboratifs à mettre en place pour un télétravail estival efficace :

• Un Intranet : un intranet social et collaboratif crée un sentiment d’adhésion. Le télétravailleur ne se sent plus seul ni isolé, il peut communiquer facilement s’il a des doutes, des interrogations. C’est aussi un outil de fidélisation.
  
• Une application intranet mobile : pour que les collaborateurs restent connectés et gagnent du temps de travail en améliorant leur communication.
  
• Un outil de gestion de projets : Asana, Basecamp, Trello, Notion, Smartsheet, Teamwork. Cela améliore l’expérience des collaborateurs avec un espace personnel et le partage de documents, de calendrier, d’informations et d’un chat.
  
• Un outil de messagerie instantané : Google Chat, Meet, Slack sont autant d’outils pour échanger en temps réel et partager des informations sans se déplacer.
  
• Un calendrier ave Microsoft 365 ou Google Workplace ou encore Google agenda par exemple : chacun planifie ses événements et partage ses disponibilités.
  
• Un drive : Google drive, iCloud, Dropbox, OneDrive sont des outils qui aident au partage de fichiers entre collaborateurs.
  
• Un espace vidéo : idéal pour partager des vidéos sur les bonnes pratiques pour former les équipes à distance. Partage de tutoriels.

La direction et les services des ressources humaines en particulier doivent définir un budget pour chaque employé pour qu’il soit équipé en fonction de ses besoins professionnels.

Pour cerner au plus juste le budget allouable et gérer les stocks de matériel au mieux, l’entreprise doit réaliser un inventaire de l’équipement déjà à disposition.

Rester à l’écoute des collaborateurs

Ce n’est pas parce que le travail s’effectue en dehors des locaux d’entreprise qu’il faut oublier ses collaborateurs.

En effet, rester à l’écoute de leurs besoins, de leurs attentes, mais aussi de leurs doutes permet de prévenir les risques psychosociaux ou RPS que sont :

• Le stress au travail : surcharge de travail, manque d’autonomie, manque de moyens ;
• Les violences internes dans l’entreprise : conflit, harcèlement ;
• Les violences hors de l’entreprise : menaces, insultes, agressions.

Ces risques de travail ont des conséquences sur la santé des travailleurs, notamment en ce qui concerne les pathologies cardio-vasculaires, les affections psychiques ou l’épuisement professionnel (burn out).

Les services RH et les managers doivent, autant que faire se peut, maintenir une bonne communication à distance avec ses équipes.

Certains collaborateurs peuvent ressentir une certaine solitude en télétravail estival ou se retrouver dans une situation difficile.

Pourquoi ne pas organiser des rendez-vous réguliers pour faciliter les échanges et maintenir le lien ? Une bonne communication et une coordination efficace entre les équipes à distance permettent de réussir le télétravail estival.

Veillez enfin à ne pas surcharger l’emploi du temps avec des réunions ou des entretiens inutiles quand un mail peut suffire.

Créer des moments d’échange

En télétravail estival, du fait de la distance, la sensation d’isolement est parfois plus importante qu’en entreprise.

Et les moments de partage, comme ceux que l’on a connus autour de la machine à café ou lors d’événements en interne, risquent de manquer.

Pour garder une bonne entente et une cohésion avec ses équipes, pour prolonger cette connexion avec les employés, le service des ressources humaines et le manager doivent organiser des événements dans la semaine.

Cela peut être un goûter virtuel en après-midi, un café à 10 h pour faire le point sur la journée à venir, ou encore faire des séances de sport ensemble en ligne, etc.

À travers ces moments d’échange, l’entreprise encourage la gestion de l’équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle.

Elle montre son intérêt pour le bien-être au travail de ses collaborateurs, même à distance.

Les avantages du télétravail estival pour les entreprises

Enfin, le télétravail estival a de nombreux atouts pour l’entreprise.

C’est l’occasion de bénéficier d’atouts non négligeables. En voici certains qui peuvent donner envie de franchir le cap du télétravail hors saison :

• Une amélioration de la productivité : on estime que ce gain de productivité atteint jusqu’à 30 %. Les collaborateurs sont plus efficaces quand ils disposent de leur propre temps (travail en temps-plein, en temps-partiel ou avec des heures supplémentaires).
  
• Une diminution du taux d’absentéisme : travailler chez soi représente une grande motivation pour beaucoup de salariés.
  
• Une gestion du personnel simplifiée : évoluant dans un cadre moins contraignant, les collaborateurs gagnent en indépendance et en autonomie. Ils vont chercher des solutions par eux-mêmes et ne cherchent pas à interpeller immédiatement leurs collègues, sauf en cas de force majeure.
  
• Une baisse du nombre de démissions : le travailleur booste son bien-être grâce à son indépendance.
  
• Un recrutement plus efficace : le télétravail estival repose sur une plus grande souplesse des horaires, ce qui s’avère particulièrement attractif chez les nouveaux collaborateurs. Cette flexibilité améliore la satisfaction de l’employé et encourage à faire preuve de loyauté et de fidélité.
  
• Une véritable économie de ressources : l’entreprise n’a plus tous ses employés présents en même temps. Elle va pouvoir réaliser des économies très intéressantes, notamment au niveau des coûts liés aux locaux et aux équipements (matériel informatique, maintenance et entretien des lieux, etc.).
  
• Un personnel mieux couvert : avec les horaires flexibles, l’entreprise assure une continuité parmi les membres du personnel pendant les temps de pause ou de repos. Cela s’avère particulièrement avantageux pour une entreprise œuvrant dans un secteur nécessitant une activité en continu (hôtellerie, restauration, etc.) ou qui est soumise à un décalage horaire.

Le télétravail estival apporte beaucoup de bienfaits à l’entreprise.

Sa productivité est maintenue, voire accrue, et la motivation des salariés n’est pas entamée. Les talents restent fidèles à l’entreprise, car ils bénéficient d’une flexibilité bienvenue.

Et que dire de l’effet écologique positif puis que l’entreprise émet moins de gaz à effet de serre !

Le télétravail estival, une solution efficace et pratique pour une bonne gestion des collaborateurs.

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