Alexandre Diard La gestion du salarié en entreprise ne se résume pas à une simple gestion administrative du personnel. C’est aussi un moyen de conseiller et d’informer toutes les strates de l’entreprise, depuis le personnel jusqu’à la direction. Quelle stratégie suivre pour gérer au mieux les salariés ? Quels outils utiliser pour être efficace ?
Chez PeopleSpheres, on vous dit tout.
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La gestion salariale : une tâche clé et transversale
Le service responsable de la gestion du salarié est un service multitâche.
Il est l’interlocuteur privilégié dans le domaine des RH au niveau des interlocuteurs internes (collaborateurs, salariés, syndicats, direction) et interlocuteurs externes (organismes sociaux, administration fiscale…).
Sa première fonction est de gérer l’aspect administratif des salariés, depuis leur arrivée (contrat de travail, déclaration, accueil au sein d’un service), jusqu’à leur sortie (procédure de licenciement, solde tout compte). C’est aussi l’occasion de s’occuper de la vie active des salariés au sein de l’entreprise : suspension de contrat, gestion des retards et absences, etc.
Mais ce n’est pas tout : la gestion salariale est aussi responsable de la justesse de paie, depuis la préparation jusqu’au contrôle du salaire. Elle maitrise donc le ou les logiciels de gestion de paie afin d’établir et de contrôler les déclarations sociales mensuelles ou annuelles en lien avec le respect du droit du travail.
La gestion salariale est une activité multiple et transversale qui occupe plusieurs services et des actions disparates :
- Elle encadre et coordonne une équipe ;
- Elle effectue une veille de l’actualité juridique pour assurer son rôle de conseillère et d’experte en matière de politique salariale et de gestion des RH ;
- Elle s’assure de la conformité de toutes les opérations en ligne avec les RH en effectuant des contrôles et des suivis réguliers ;
- Elle gère les relations avec les institutions et les organismes représentatifs du personnel ;
- Elle conçoit des statistiques à partir de data en provenance d’un SIRH (bilan social, etc.) ;
- Elle participe activement aux décisions du service RH.
Où peut-on retrouver la personne en charge de la gestion salariale ?
- Dans les services RH d’une entreprise ;
- Dans un cabinet d’expertise comptable ;
- Dans une société spécialisée dans le traitement de la paie ;
- Dans un cabinet de conseil en paie et RH.
Les outils clés pour optimiser la gestion du personnel
Gestion de la paie
Une majeure partie du travail d’un gestionnaire salarial est de s’occuper de la paie et de tous les aspects affiliés.
La gestion de la paie concerne aussi bien la collecte, le traitement que l’analyse des data des employés d’une entreprise dans l’optique de calculer la rémunération de chacun et ainsi établir la fiche de paie adaptée.
À ce titre, la gestionnaire de salarié utilise et maitrise un logiciel de gestion de la paie. C’est un outil qui simplifie le processus de la paie en regroupant toutes les données des salariés ou qui automatise les tâches chronophages comme l’élaboration du bulletin de paie.
L’utilisation et la maitrise de ce genre de logiciel sont une solution pertinente pour le professionnel ou l’entreprise qui émet le souhait d’optimiser son temps de travail afin de concentrer sur des tâches plus importantes.
Gestion des congés
Pour gagner du temps et maximiser au mieux le temps de travail, le ou la responsable de la gestion des salariés s’occupe également de la gestion des congés et des absences.
Même si gérer les absences est une activité chronophage, rébarbative parfois, et lourde en termes de procédures administratives, il est essentiel de gagner du temps et de se focaliser sur d’autres tâches stratégiques.
Ainsi, le gestionnaire de salarié utilise un logiciel de gestion des congés et absences — outil souvent en ligne et interconnecté qui remplace les traditionnels tableaux Excel — qui permet d’extraire des renseignements pertinents au moment où l’entreprise en a besoin pour un reporting par exemple.
Cet outil est définitivement un outil fiable dans la prise de décisions.
Il est important de s’interroger sur les besoins et les attentes de l’entreprise vis-à-vis de la question de la gestion des congés. Voici quelques idées à mettre en avant pour prendre votre décision :
- Combien de personnes gèrent le logiciel tous les jours ?
- Le logiciel doit-il être conçu en fonction de la taille de mon entreprise ?
- Doit-on consulter le planning des congés en temps réel ?
- Quelles sont les interconnexions nécessaires ? (export des données vers un logiciel de paie ? Logiciel SIRH ?)
- Quel est le budget de l’entreprise alloué ?
- Est-ce que le logiciel de gestion des congés doit comporter des fonctionnalités uniquement liées à la gestion des temps ? Aux notes de frais ?
Quelles sont les pratiques indispensables en RH en 2021 ?
La fonction RH est en perpétuelle évolution afin d’accompagner les enjeux de demain en entreprise.
Les pratiques changent ou s’améliorent, tandis que certaines émergent et s’installent durablement.
Voici certaines pratiques indispensables en RH pour cette année et les années à venir.
Le digital au service des RH
La digitalisation touche toutes les tâches de la fonction RH : formation professionnelle, évaluation du personnel, gestion de la paie, gestion du temps de travail et des retards, gestion des congés.
Aujourd’hui, la transformation digitale touche près de 9 entreprises sur 10 en France et il est normal que le service RH soit également touché par cette révolution technologique.
Cela permet à l’entreprise et aux RH d’intégrer de nouvelles stratégies et d’utiliser de nouveaux outils de gestion.
La SaaS dans les RH
La solution du SaaS (ou Software as a service) est un concept de logiciel qui se développe de plus en plus. Concrètement, un hébergeur tiers héberge vos données et vos applications et les met à disposition des clients par le biais du Cloud.
Le SaaS est véritablement une plus-value pour l’entreprise, tant pour l’organisation que pour la structure. Elle est aujourd’hui utilisée par près de 70 % des entreprises françaises.
Décider d’intégrer une solution SaaS au sein du SIRH est d’une démarche constructive et anticipative. Les professionnels, salariés comme les managers et la direction, peuvent alors se focaliser sur leur métier.
L’enjeu principal du SaaS au sein de la fonction RH est de faciliter les interactions entre les collaborateurs et le service RH.
L’automatisation des tâches
Voici une tendance qui se confirme de plus en plus.
La mise en place de processus et de workflows est une clé de voûte de la réussite d’une bonne gestion des RH. Dès lors, l’utilisation d’outils d’automatisation s’avère indispensable.
Le travail en RH est souvent chronophage (mise à jour des documents, entretiens, recrutements, évaluation du personnel, mis en place des formations, etc.). Et l’automatisation offre une meilleure visibilité sur les différentes activités à optimiser pour maximiser le rendement — gain de temps — et l’efficacité.
Plusieurs tâches incombant aux services RH peuvent ainsi être automatisées comme :
- Le recrutement (la sélection et l’embauche) ;
- Les demandes de congés ;
- L’intégration des salariés ;
- La sortie des collaborateurs ;
- La mise à jour des données des salariés ;
- Le traitement de la big data pour les RH.
Logiciel SIRH : le tout-en-un
Avec le logiciel SIRH, voici une solution tout-en-un qui va aider le service RH et le gestionnaire salarial en particulier à optimiser son travail.
Rappelons qu’un logiciel SIRH (Système d’Information et de gestion des Ressources Humaines) est un logiciel constitué de plusieurs modules dont le but est d’automatiser les processus relatifs à la gestion des RH.
On retrouve ainsi des fonctionnalités comme ;
- La gestion de la paie ;
- La gestion des absences et des congés ;
- La gestion des talents ;
- La gestion des recrutements ;
- Le suivi des indicateurs RH.
Pourquoi choisir un logiciel SIRH ?
- Un gain de temps et de productivité grâce à la centralisation des données et à l’automatisation des tâches, sans oublier la mise en place de workflows.
- Des économies réalisées sur le coût de la gestion administrative.
- Une circulation fluide des informations.
- Une meilleure visibilité des données.
- Une accessibilité et une mobilité en tout lieu, 24 h/24 et 7 j/7.
- Une amélioration du suivi des salariés : suivi de la progression des salariés, évaluation des compétences, gestion des demandes de formation, communication améliorée.
La gestion de salarié comprend diverses tâches qui peuvent rapidement devenir chronophages. S’équiper avec de bons outils et des logiciels adéquats comme une solution SaaS ou logiciel SIRH permet de se focaliser sur son métier tout en optimisant la productivité de l’entreprise.
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