Tout comprendre sur la fiche de paie dématérialisée
La paie est une mission importante pour le service RH et peut demander beaucoup de temps. Tous les mois le service RH doit distribuer les fiches de paie à chaque collaborateur et répondre aux différentes réclamations. La dématérialisation des fiches de paie permet d’éviter cette distribution, souvent fastidieuse, et la mise sous pli afin que le service RH se consacre à des tâches à plus hautes valeurs ajoutées.
Qu’est-ce qu’un bulletin de paie dématérialisé ?
Les bulletins de salaire dématérialisés sont une forme électronique du bulletin de paie papier traditionnel. Le remise du bulletin se fait sur l’espace personnel du salarié, appelé CPA (Compte Personnel d’Activité). Chaque fiche est accessible en ligne à chaque fois qu’un employé a besoin d’y accéder, sur un ordinateur de bureau ou un appareil mobile. La fiche de paie dématérialisée remplace donc le format papier classique, pour les entreprises qui souhaitent le mettre en place.
Pourquoi choisir la dématérialisation des fiches de paie ?
A l’ère du numérique et du digital, on se demande parfois pourquoi on imprime toujours autant de papier. En effet les logiciels de dématérialisation des fiches de paie tels que celui proposé par PeopleSpheres vous proposent numériser tous vos bulletins, pour des avantages en termes de temps, de coûts ou encore d’empreinte écologique.
C’est en effet l’un des atouts de la dématérialisation : les impressions des bulletins papier, l’envoi postal ou la remise en main propre ne sont plus nécessaires, mais ce n’est pas le seul avantage. Pour résumer ce qui a été dit dans cet article, la dématérialisation permet aussi de stocker directement toutes les fiches de paie de façon sécurisée, supprimant ainsi tout risque de perte. Chaque collaborateur reçoit ainsi directement sa fiche de paie sur son espace numérique (CPA), accessible depuis son ordinateur ou son mobile. Les échange entre le collaborateur et l’employeur sont traçables : on peut donc facilement retrouver à quelle date on a envoyé virtuellement une fiche de paie à un collaborateur. Conformément à la réglementation, les fiches de paies sont archivées dans le logiciel pendant 5 ans, et vous pouvez les retrouver et les renvoyer aux collaborateurs très facilement.
Quels sont les avantages des bulletins de paie dématérialisés ?
Quand on parle du stockage des documents, en particulier lorsqu’il s’agit de données personnelles ou sensibles telles que les fiches de paie, les réactions sont généralement divisées entre ceux qui sont franchement pour et ceux qui sont contre. Une bonne gestion du processus de paie apporte néanmoins des avantages indiscutables tels que :
- Une économie en termes de coûts de production et d’envoi
- Un gain de temps
- Un stockage plus sûr grâce aux espaces sécurisés et aux coffres forts numériques
- Une simplification du processus de consultation et de partage des fiches de paie
Quel logiciel pour gérer la dématérialisation de vos fiches de paie ?
Le logiciel de dématérialisation de vos fiches de paie de PeopleSpheres vous permet une connexion avec le logiciel de paie qui exporter les données des fiches de paie pour effectuer la dématérialisation.
La sécurité est le mode d’ordre avec un archivage en tout sécurité et soumis aux réglementations avec un délai de conservation de 5 ans. Enfin, rassurez vos collaborateurs avec un accès à double authentification de l’espace dédié.
Quelles sont les fonctionnalités d’un logiciel de dématérialisation ?
En termes de gestion administrative, des dizaines d’éditeurs de logiciels RH proposent un logiciel de dématérialisation des bulletins de paie existent. Difficile donc de choisir entre les différentes offres proposées. Voici donc les fonctionnalités principales d’un bon logiciel de ce type :
- Distribution et archivage des bulletins de paie
- Stockage des fiches de paie durant 10 ans côté employeur et 50 ans côté salarié
- Notification dès réception d’un nouveau bulletin
Quels sont les logiciels complémentaires ?
La digitalisation du monde de l’entreprise amène de nouveaux enjeux et les processus RH ne sont pas épargnés. Pour ce qui est de la gestion de la paie et de l’administratif, une multitude de logiciels a émergé ces dernières années. Chaque logiciel de paie propose ainsi des fonctionnalités différentes, qui apportent de nombreux bénéfices à opter pour le système de fiche de paie dématérialisée. Parmi ces fonctionnalités :
- La mise à disposition de coffres-forts numériques, pour le sockage et la sécurisation des données
- Le recours possible à la signature électronique pour simplifier les échanges
- La possibilité de connecter différents logiciels RH et SIRH, pour faciliter les échanges employé-entreprise.
La dématérialisation des fiches de paie permet donc au RH d’automatiser l’envoi des fiches de paies et au collaborateur de recevoir chaque mois une notification pour l’avertir que sa fiche de paie est disponible. Il peut ensuite la consulter, ainsi que toutes ses fiches de paie précédentes. Cela permet de ne faire aucune impression pour les fiches de paie, d’éviter les demandes incessantes au service RH et de gagner du temps.
Quelle législation autour du bulletin de paie électronique ?
Dans le cadre de la Loi Travail et depuis le 1er janvier 2017, un employeur peut mettre en place le système de fiche de paie dématérialisée sans en demander l’accord à ses salariés. Avant cela, c’était au salarié d’en faire la demande. Celui-ci possède en revanche un droit d’opposition, qui lui permet de garder le droit de recevoir sa fiche de paie sous version papier. Pour ce qui est de la durée de conservation des fiches de salaire sous format électronique, la modification du Code du Travail prévoit 2 cas. En effet l’entreprise doit préserver la disponibilité des bulletins soit :
- Durant 50 ans
- Jusqu’aux 75 ans de l’employé
Chaque salarié doit pouvoir disposer de ses bulletins de paie au travers de son Compte Personnel d’Activité (CPA) et c’est lui qui en assume sa préservation. De son côté, l’employeur doit assurer l’intégrité et la confidentialité des données, comme c’était le cas pour les fiches sous support papier.
Logiciel RH : le SIRH de PeopleSpheres
Le SIRH PeopleSpheres en mode SaaS propose un module qui permet cette dématérialisation des fiches de paie et propose aux collaborateurs un espace sécurisé dans lequel il pourra retrouver ces fiches de paie des 5 dernières années directement dans le logiciel. PeopleSpheres propose donc une solution de dématérialisation qui correspond à la société d’aujourd’hui et répond aux problématiques actuelles des RH. Fini les impressions et l’envoi de papiers, la distribution automatique des fiches de paie permet de rendre cette tâche fastidieuse plus facile et de vous faire gagner du temps.
Les avantages d’un logiciel de dématérialisation des bulletins de salaire
- Archiver les bulletins électroniques:
Chaque bulletin de salaire est archivé automatiquement sur le coffre-fort électronique. Les documents sont conservés dans un coffre-fort numérique pendant plus de 5 ans conformément aux règlementations imposées par le code du travail. Par conséquent, le coffre-fort numérique est un espace de stockage en ligne permettant un archivage électronique. Ainsi, chaque salarié peut consulter la fiche de salaire qu’il souhaite en ligne.
- Garantir la sécurité des documents :
Dès que le coffre-fort est paramétré, il va « aspirer » automatiquement les nouveaux documents et les stocker dans votre espace personnalisé sécurisé. Un logiciel de dématérialisation des fiches de paie permet de garantir l’intégrité de chaque bulletin électronique.
- Réduire les coûts:
Les feuilles de salaire étant envoyées par voie électronique, les coûts d’affranchissement et les frais de transport sont donc considérablement réduits. Tous vos bulletins de paye sont émis sous forme électronique. Grâce à un logiciel de dématérialisation des fiches de paie, vous n’envoyez plus aucun bulletin papier. Plus besoin d’envoyer un bulletin de paye par voie postale ou de remettre un bulletin en main propre.
- Gérer les accès:
Un autre avantage à dématérialiser les bulletins de salaire est que vous pouvez gérer l’accessibilité de chaque feuille de paye.
- Faciliter l’élaboration des feuilles de salaire:
La création des fiches de paye est ainsi facilitée. Les mentions obligatoires (cotisation salariales, cotisations patronales, charges sociales, obligations légales…) sont déjà insérées dans le modèle de bulletin. Par ailleurs, les informations relatives à chaque collaborateur sont également insérées automatiquement dans les bulletins de salaire (montant de la rémunération brute, numéro de sécurité sociale, nom et l’adresse…).