La conduite du changement : Comment surmonter les réticences des employés lors de la mise en place d’un nouveau SIRH ?

Dans l’optique de mener de nouveaux projets en entreprise et les amener au succès, la conduite du changement s’avère être une étape essentielle. Comment et pourquoi accompagner les transformations en entreprise ? Quelles sont les différentes phases du processus au changement ? Existe-t-il des outils ou des méthodes pour s’approprier ces nouvelles habitudes de travail ?

Comprendre les défis de la conduite du changement

À propos de la conduite du changement

Le changement en entreprise met souvent l’accent sur les aspects techniques au détriment des préoccupations humaines. Et pourtant, la réussite du projet passe nécessairement par l’acceptation d’un changement organisationnel et de nouvelles tâches ou missions associées.

Cette conduite du changement doit par conséquent être accompagnée.

Le projet de transformation en entreprise passe inévitablement par différentes phases.

Quelles que soient l’entreprise et les transformations qui doivent avoir lieu, on reconnaît principalement 3 étapes qui se symbolisent à l’image d’un bloc de glace :

1. Le dégel ou « unfreeze » : cette étape de préparation au changement est cruciale. L’idée est de faire prendre conscience aux collaborateurs et aux salariés que la transformation à venir est inévitable. Il faut les convaincre qu’il n’y a pas d’autre choix pour avancer et rester compétitif. Il est possible d’observer les premières résistances à ce stade.
2. Le changement ou « change » : cette 2éme phase représente le changement concrètement. Les esprits de toute la société sont désormais prêts à cette nouveauté, car un sentiment d’urgence a été mis en place en amont (à l’étape précédente). On a défini de nouvelles pratiques.
3. Le gel ou « refreeze » : dernière phase du processus de changement, le but est de stabiliser et de consolider la nouvelle organisation et de pérenniser les nouvelles approches de travail. Si cette étape est ignorée, l’organisation du travail peut échouer et l’on retournera à l’ancienne situation.

Même si cette modélisation peut sembler simpliste, elle dessine néanmoins les grands traits de la transformation digitale en entreprise.

En terme de leadership, elle aide déjà à imaginer les bases d’une stratégie de gestion du changement.

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Conduire le changement : définition

Dans un contexte économique et social qui évolue sans cesse, le monde de l’entreprise doit s’adapter, voire se montrer proactif dans certains cas. Manager le changement s’impose naturellement pour demeurer concurrentiel. On parle alors d’accompagnement au changement, de management du changement ou de pilotage de l’innovation. Cela concerne les entreprises qui souhaitent revoir leur fonctionnement et leur processus en profondeur.

Les principaux objectifs de la conduite du changement sont les suivants :

• Faciliter l’acceptation des changements à venir en raison d’un nouveau projet, d’un nouvel outil à intégrer ou d’une nouvelle mission qui sera source de croissance ;
• Anticiper et diminuer les facteurs de rejet des collaborateurs ;
• Diminuer les coûts liés la transition ;
• Booster l’esprit collaboratif dans l’entreprise.

Pourquoi accompagner le changement ?

Beaucoup d’entreprises s’étonnent encore de décider d’une transformation de leur processus de fonctionnement, de l’implémenter sans prendre en compte les impacts sur les individus.

L’échec est alors tout proche.

Pour éviter cela et rester agile, il est essentiel de prendre le temps de la réflexion en réfléchissant à sa mise en œuvre, à sa communication et à sa mise en place.

Les réflexions autour du processus du changement, offrant les clés d’un succès, sont les suivantes :

• Une analyse de facteurs de changement pour mesurer l’impact des projets sur les équipes, sur le service, sur le meilleur type de management à adopter et donc sur le rôle et les fonctions du service des ressources humaines ;
• Un examen des principales forces sur site pour appréhender correctement le changement et l’accompagner, le rectifier si nécessaire ou abandonner l’idée de transformation ;
• Une liste des relations de cause à effet au sein de la méthode de changement dans le but d’articuler le projet de manière intelligente, lisible et fluide ;
• Une identification des résistances inhérentes face au changement : quels sont les individus ? Quelles sont leurs motivations ? Leurs récriminations ? Leurs peurs et leurs freins ? Plus on cerne ce qui bloque le changement, plus il est facile de mettre des mots dessus, de les comprendre et de mettre en place des leviers adéquats.
• Une adaptation et la relève de nouveaux challenges : dans un monde en constante évolution, l’entreprise doit sans cesse innover et donc effectuer des changements permanents. La gestion d’une telle transition est essentielle pour espérer croître et prospérer.

Les enjeux de la conduite du changement

On rencontre 3 types d’enjeux suite à la conduite du changement : les enjeux économiques, les enjeux sociologiques et les enjeux psychologiques.

Les enjeux économiques

Grâce à l’accompagnement au changement des collaborateurs, l’entreprise garantit une meilleure adhésion des uns et des autres au projet de changement. Elle assure en même temps une diminution de la perte de productivité et on minimise une éventuelle perte de temps.

Les enjeux sociologiques

Dans le cadre d’une nouvelle politique managériale, de l’adaptation de nouveaux outils ou d’une nouvelle approche de travail, certains changements vont aider à répondre à :

• Des situations de crise ;
• Des situations de conflit ;
• Des situations de négociation ;
• Des situations de fusion ;
• Des grèves ;
• Etc.

Les enjeux psychologiques

Toute transformation et tout changement impliquent le facteur humain. Il y a donc une dimension psychologique à ne pas sous-estimer. Anticiper et comprendre les réactions susceptibles d’arriver permet de mieux appréhender ce grand virage.

Comment ? Grâce à des outils adaptés, à des théories, à des supports de modélisation (courbe du changement, courbe du deuil, etc.).

Quelles sont les parties prenantes dans la conduite du changement ?

En tant que manager, DRH ou dirigeant d’entreprise, il est de votre responsabilité de bien conduire au changement de votre société.

Que cela concerne l’implémentation d’un nouvel outil digital, de la refonte d’un service ou encore de la mise en place d’un nouveau processus, il est de votre rôle et de votre responsabilité de créer des stratégies pour guider vos collaborateurs vers l’acceptation de la transformation à venir.

Il faut, en parallèle, adapter le style managérial pour informer, rassurer, partager votre vision, avoir une écoute active, construire ensemble.

En plus du facteur humain qui reste central, la mission du dirigeant, manager ou du service RH est de veiller à la bonne exécution du changement dans un mode projet.

Il faudra peut-être :

• Créer un nouveau poste dédié au management de changement ;
• Recourir à un prestataire externe spécialisé dans l’accompagnement du changement.

Ces aides permettent de bénéficier d’une expertise et d’avoir le recul nécessaire pour garantir une transition sans trop d’impacts négatifs.

SIRH personnalisable : Une solution adaptée aux besoins des entreprises

Le changement au sein de l’entreprise entraine des impacts organisationnels.

Il se crée alors un fort besoin de flexibilité liée à la mise en place du télétravail par exemple, mais aussi à l’évolution dans la gestion des carrières ou dans les nouvelles formes de management.

Face à cela, la mise en place de logiciels SIRH en entreprise s’impose naturellement.

Pourquoi utiliser un logiciel SIRH ?

Les raisons qui expliquent le choix d’un logiciel SIRH au sein du service RH de l’entreprise dans le cadre d’une conduite de changement sont multiples.

L’entreprise optimise la gestion des ressources

La 1^ère fonctionnalité du logiciel SIRH est la simplification de la gestion des ressources humaines. Grâce à cet outil innovant, l’entreprise numérise l’ensemble des informations en lien avec les collaborateurs. Chaque donnée est ainsi accessible en temps réel via le SIRH.

Les RH et la DRH peuvent alors se focaliser sur les principales fonctions de leur métier, à savoir le recrutement et le suivi de carrière du collaborateur.

L’ensemble des collaborateurs a accès à ses données

Accessible à toute heure, le logiciel SIRH est un outil collaboratif qui facilite la vie des collaborateurs et des managers via ce portail RH.

Tout le monde peut :

• Accéder à ses informations personnelles et professionnelles ;
• Gérer ses congés ;
• Effectuer une demande de mission, rédiger ses notes de frais ;
• Participer aux entretiens et aux évaluations ;
• Diminuer les doublons de saisie et les réduire les erreurs ;
• Annoter précisément son temps de travail et obtenir son relevé d’activité.

Une meilleure maitrise des données

Dans le cadre d’une conduite de changement comme la digitalisation de l’entreprise, le choix d’un logiciel SIRH s’avère primordial. Le logiciel va s’adapter à l’organisation de l’entreprise et non l’inverse. Ainsi, toutes les données en lien avec les ressources humaines sont désormais stockées et mises à jour en temps réel dans un seul espace, à savoir l’application RH. Les renseignements admiratifs, les informations de gestion des collaborateurs ou encore le suivi des performances sont centralisés en un point unique.

Ainsi, en fonction des besoins des collaborateurs, selon le développement de l’organisation et les attentes en termes de digitalisation RH, l’outil informatique qu’est le logiciel SIRH s’adapte.

Concrètement, il est possible de mettre en place de manière séparée — et à tout instant — des modules de formation, de recrutement, de révision salariale ou encore de suivi des compétences.

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Bonnes pratiques de la conduite du changement lors de la mise en place du nouveau SIRH

Voici les principales étapes de la conduite du changement.

Étape 1 : définir les objectifs

Que souhaitez-vous changer dans l’entreprise ?

Vers quoi souhaitez-vous tendre ?

Est-ce que l’objectif est financier (devenir rentable, développe le chiffre d’affaires, etc.) ?

Est-il marketing (doper les performances du site Web de l’entreprise ? Revoir l’image de marque ?) ?

Ou alors est-ce un objectif RH ? Simplification de la gestion des absences et des retards ? Améliorer la flexibilité du travail ?

Étape 2 : effectuer un audit pour identifier les besoins de changement

Analyser ce qui existe déjà permet de mieux cerner le nouvel objectif et donc de mettre le doigt sur le besoin de changement.

Cette étape va révéler une résistance au changement chez certains collaborateurs.

Étape 3 : la mise en place du changement

Il faut définir les rôles de chacun et les formuler de manière claire. Une équipe de conduite du changement peut être dédiée.

Il faut aussi communiquer en clarifiant l’origine du besoin de changement et les raisons de la décision, annoncer le plan d’action et les étapes à venir, etc. En organisant des ateliers et des entretiens, des sessions de formation, l’entreprise développe les compétences et rassure ses équipes pour que celles-ci s’adaptent au changement.

Le logiciel SIRH a toute sa place à ce niveau puisqu’il simplifie et fluidifie la gestion des ressources humaines.

Étape 4 : trouver le management adapté

Il est crucial de responsabiliser les équipes pour qu’elles s’approprient les transformations. Chaque équipe doit devenir actrice du changement en définissant des objectifs limpides pour que chacun trouve sens dans sa ou ses tâches.

Étape 5 : piloter le changement

À partir d’indicateurs et de grilles de lecture, les services RH et la direction peuvent mesurer l’efficacité du plan d’action mis en place.

Plusieurs approches peuvent aider :

• La méthode SCAMPER : pour générer des idées créatives ;
• La matrice Force Field Analysis : étudier les champs de force qui entourent un blocage ;
• Le diamant de Leavitt : identifier les strates de l’entreprise et cerner les impacts du changement ;
• Le modèle de Burke et Litwin : identifier les liens de cause à effet ;
• Futures Wheel: construire une représentation graphique des conséquences d’un changement.

Enfin, une communication interne, une formation interne ou externe (e-learning, guide, aide en ligne, vidéo, site intranet, outils collaboratifs), de sessions de coaching et de PNL et feedbacks sont autant de pistes à explorer pour accompagner les collaborateurs dans une conduite du changement.