5 astuces pour optimiser votre gestion du temps

Votée le 20 août 2008, la loi sur l’accord d’aménagement de gestion du temps de travail donne une part plus importante à la négociation collective. En effet, l’entreprise pourra aménager le temps de travail sur plusieurs semaines ou à l’année, en tenant compte de ses besoins économiques et sociaux. Il permettra notamment aux salariés une meilleure assurance financière, avec des rémunérations mensuelles fixes, quelle que soit la période de travail.

1. Connaître les besoins de votre entreprise

Aujourd’hui, les périodes d’activités d’une entreprise peuvent être irrégulières, il est donc important de connaitre leurs besoins. En effet, certaines entreprises, comme  celles aux caractères saisonniers, veulent éviter à leurs salariés des périodes de chômage partiel lors de basse activité ou encore d’effectuer des heures supplémentaires en période de haute activité.

Définissez vos principaux besoins, comme votre besoin économique. En effet, l’enjeu principal d’une entreprise est de garantir une stabilité financière afin de perdurer. Avec un aménagement du temps de travail de vos salariés, le nombre d’heure supplémentaires lors de périodes de forte activité seront réduites ce qui engendra une réduction des charges salariales dans votre entreprise et vous permettra de faire des économies afin d’assurer la pérennité de votre entreprise.

Un autre besoin essentiel des entreprises est de garantir la sécurité de ses salariés quelle que soit la période d’activité. Pour cela, adaptez le rythme de travail de vos employés suivant votre activité. Le fait d’harmoniser le temps de travail de vos salariés sur plusieurs semaines ou à l’année vous permettra de leur garantir une meilleure sécurité ainsi qu’une protection plus adaptée à la situation de votre entreprise.

Définissez les temps de travail, les repos quotidien et hebdomadaire, les congés payés ainsi que les salaires, pour vous garantir de protéger au mieux vos salariés.

Pour cela, afin de mieux répartir le temps de travail de vos salariés, vous pouvez conclure une convention ou un accord d’aménagement du temps de travail en accord avec le comité d’entreprise ou les délégués du personnel.

ℹ️ Il faut savoir que cet accord d’aménagement du temps de travail ne constitue pas une modification du contrat de travail des salariés et ne s’applique pas aux salariés à temps partiel (art. L. 3122-6 du code du travail créé par la loi n° 2012-387 du 22 mars 2012, publiée au JO du 23 mars 2012).

2. Identifier les besoins et les attentes de vos salariés

Avant d’établir tout accord d’aménagement de temps de travail, il faut apprendre à connaître vos employés et leurs attentes.

En effet, par exemple lors des entretiens annuels, écoutez votre salarié, afin de connaître ses envies, ses activités ou encore son rythme de travail. Cela vous permettra d’adapter au mieux votre accord d’aménagement du travail aux envies de vos salariés en relation avec le comité d’entreprise ou les délégués du personnel. La mise en place d’une conciergerie d’entreprise peut par exemple aider vos salariés à mieux gérer l’équilibre entre leur vie professionnelle et privée.

Apprenez à identifier tous les types d’employés présent dans votre entreprise. En effet, certains de vos salariés peuvent faire l’objet de conventions de forfait en présence d’un accord collectif d’aménagement du temps de travail. Il s’agit d’employés autonomes, qui organisent eux-mêmes leurs emplois du temps, ils n’ont donc pas les mêmes besoins que les autres employés de votre entreprise. Ces personnes peuvent être rémunérées au forfait. Celui-ci fixe le nombre d’heure global de la semaine, du mois ou de l’année incluant toutes les heures supplémentaires.

Identifiez également vos salariés à temps partiel. En effet, ils font l’objet d’un accord collectif ou d’un accord de branche. Si un de vos salarié, demande à passer en temps partiel ou inversement, votre accord doit contenir les clauses suivantes :

• Les modalités de temps d’occupation des salariés passant de temps complet à temps partiel ou inversement
• La procédure à suivre pour que vos salariés puissent faire leur demande
• Les délais de réponse laissés à l’employeur

3. Etablir un accord d’aménagement du temps de travail 

Afin de mieux s’adapter aux besoins des entreprises, l’article 8 de la loi n°2016-1088 a réécris les dispositions de la durée du travail et la répartition des horaires du code du travail. Cela permet de mieux définir les clauses d’un accord d’aménagement du temps de travail.

Celui-ci doit comporter obligatoirement :

• Les clauses de protection des salariés : il est important pour une entreprise d’assurer la protection des travailleurs en définissant les temps de travail, de repos quotidien et hebdomadaire, les temps de pauses, les congés payés, etc.
• La rémunération des salariés : un accord peut prévoir un salaire mensuel indépendant des horaires effectués par les salariés afin de percevoir une rémunération identique même lors de périodes d’activités creuses.
• Le temps de travail effectif : définir le temps durant lequel le salarié est à disposition de l’employeur et doit suivre ses directives.
• Un calendrier : il faut définir au mieux la fluctuation de l’activité de l’entreprise pour les services concernés.
• Les dates de chômage (s’il y a) : si l’accord constitue une modulation de travail, définir, lors d’un recours, le temps de chômage partiel pendant les périodes de basse activité de l’entreprise.
• Les conditions de changement de temps de travail : un délai de 7 jours (sauf stipulation du contraire) doit être appliqué pour tout changement d’horaire ou durée de travail. 
• Les changements de salariés : prendre en compte les absences, les départs ainsi que les arrivées au sein de l’entreprise lors de la période concernée par l’accord.
• La question des heures supplémentaires : toute heure supplémentaire au temps de travail prévu par l’accord est considérée comme heure supplémentaire.

En l’absence d’accord collectif, vous pourrez mettre en place un décret d’aménagement du temps de travail. Les conditions sont fixées par les articles D. 3122-7-1 à 3122-7-3 du code du travail.

Les dispositions à prendre par l’entreprise pour l’établissement de ce décret sont :

• Les périodes de travail : la durée de travail de l’entreprise peut être sous forme de périodes de travail, de quatre semaines ou plus.
• L’établissement d’un programme indicatif de la variation du temps de travail : il est soumis avant sa mise en place ou après toutes modifications au comité d’entreprise ou aux délégués du personnel. L’employeur doit communiquer le bilan de ce programme durant l’année.
• Les changements d’horaires : tout changement d’horaire de travail doit être communiqué aux salariés au moins 7 jours ouvrés avant la date.

4. Connaître les particularités des accords collectifs

Les entreprises en « travail continu »

Dans le cadre d’un accord collectif pour les entreprises qui fonctionnent en continu, l’organisation du temps de travail peut relever de la décision de l’employeur. Mais il faut savoir que les règles de repos hebdomadaire relèvent des dispositions spécifiques des articles L. 3132-14 et L. 3132-15 du Code du travail.

Les entreprises de production industrielle

La modulation de travail, pour les entreprises à projets d’investissement et celles qui ont des cycles industriels de production qui s’étendent sur plusieurs années, pourront établir un accord valable sur 3 ans, si un accord majoritaire est obtenu au sein de l’entreprise. Cette particularité est rentrée dans le code du travail grâce à loi El Khomri en septembre 2016.

Ce type d’accord a pour but de protéger les salariés, en effet la modulation n’aura aucun impact sur les durées maximales de travails et l’accord devra prévoir une limite d’heure hebdomadaire. Au-delà des limites d’heures, les heures supplémentaires seront rémunérées avec le salaire du mois en cours.

L’exemple le plus récent, est celui des entreprises de métallurgie, en effet le 23 septembre, un accord a été trouvé et finalisé qui prévoit a mise en place de la modulation de travail sur 3ans. Il fut paraphé par quatre organisations syndicales : FO, la CFE-CGC, la CFTC et la CFDT. Cet accord va permettre de remettre à plat l’ensemble des mesures conventionnelles sur l’emploi : la mobilité des salariés, les licenciements économique, l’activité partielle, etc.

Le lissage de salaire

Dans le cadre d’un accord collectif pour une entreprise qui n’a pas de période d’activité régulière, il est possible de faire un lissage des rémunérations. Cela signifie que les salariés concernés pourront percevoir la même rémunération chaque mois, quel que soit le nombre de jours ou d’heures effectués durant le mois. Si des heures supplémentaires sont effectuées, elles seront payées avec le salaire du mois en vigueur. Ce lissage des salaires est également possible pour vos salariés en temps partiel.

Ancien accord de répartition du temps de travail signé

Si votre entreprise a conclu avant le 21 août 2008 un accord collectif de répartition des horaires (soit par cycle, soit par modulation, soit par journée de réduction du temps de travail (RTT), celui-ci reste applicable tant qu’il n’est pas remis en cause par les organisations qui l’ont approuvé et signé.

Le respect des durées de travail

Il est important de respecter la durée maximale du temps de travail prévue par la loi, quel que soit le mode d’aménagement des horaires et la période d’activité. La limite hebdomadaire est de 44h à 46 heures en moyenne pendant 12 semaines d’affilées maximum dans le cadre d’un accord. Dans les périodes hautes, ces heures effectués devront être compensées avec les périodes de basse activité.

Il faut noter que les temps de travail quotidiens resteront fixés à 10heures par jours. Il sera possible, par un accord collectif d’aménagement du temps de travail, d’augmenter ces durées quotidiennes à 12 heures par jour maximum.

Le droit à la déconnexion

En septembre 2015, M. Mettling, directeur adjoint générale d’Orange en Afrique et au Moyen-Orient, a remis un rapport sur l’impact du numérique sur le travail à la ministre du travail, Mme El Khomri dans lequel il préconisait l’instauration d’un droit à la déconnexion dans le cadre d’accord d’entreprise.

En effet 63% des cadres estiment que les outils connectés ne permettent plus de différencier la vie professionnelle et la vie personnelle, 60% d’entre eux pensent que cela rend néfaste leur qualité de vie, selon une étude d’APEC.

Pour ces faits, pour la première fois, une loi pour le « droit à la déconnexion » sera intégrée dans le code du travail. Pour ce respect de cette nouvelle loi, qui rentrera en vigueur en janvier 2017, les entreprises devront mettre en place des outils afin de régulariser l’utilisation d’objets numérique par ses salariés.

Pour mettre en place ces dispositifs, vous devez en priorité engager une négociation avec le comité d’entreprise ou les délégués syndical afin de définir toutes les modalités du droit à la déconnexion.

Ces mesures, feront l’objet d’une clause dans l’accord collectif d’aménagement du droit de travail. Elles permettront d’assurer le respect des temps de repos et de congés indispensable pour le salarié.

5. S’aider des outils SIRH

Mettre en place un accord d’aménagement du temps de travail n’est pas facile, surtout manuellement. Plus il y a de salariés, de types de contrat et de contraintes d’activités, plus la tâche est difficile et la marge d’erreur importante.

De nombreux outils de RH sont apparus ces dernières années afin de faciliter l’aménagement du temps de travail. Les outils SIRH peuvent vous permettre d’organiser plus facilement les congés, les temps de travail ou encore les absences afin de facilement mettre en place un accord d’aménagement du travail.

• Base de données des salariés : contrôler facilement la masse salariale de l’entreprise, mise à jour automatiquement en fonction des arrivées et des départs des salariés, ainsi que les modifications de contrat, comme le passage d’un salarié d’un temps complet à un temps partiel.
• Les performances de votre entreprise : connaître, par le biais de tableaux de bord, l’évolution de votre entreprise afin d’adapter le mieux possible les temps de travail.
• Des entretiens en ligne : s’assurer de connaître toutes les attentes de vos employés et leurs Mettez en place un formulaire par exemple, afin de connaître le taux de satisfaction de vos salariés et ainsi vous adapter au maximum à leurs recommandations.
• Gestion des congés et absences : permet d’organiser les congés de vos employés, calculer le taux de fréquence de prises de congés et de connaître le taux d’absentéisme.
• Planning en ligne : permettre aux salariés de connaître en avance la masse de travail. Cela leur permettra de mieux s’organiser et de répartir harmonieusement leur travail durant leur journée.
• Rémunération : vous permettre de contrôler la rémunération des salariés, leurs heures supplémentaires et ainsi créer, par exemple, un lissage de rémunération.

Conclusion

Mettre en place un accord d’aménagement du temps de travail n’est pas chose facile et cela demande une certaine organisation. Il est donc important de connaître les différents salariés de son entreprise, les périodes où l’activité est plus ou moins élevée, afin de garantir une meilleure gestion de temps et de salaire pour ses employés.

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