5 astuces pour bien manager ses employés à distance

Depuis une dizaine d’année, le développement des Nouvelles Technologies de l’Information et de la Communication et l’internationalisation des échanges ont fortement impacté la façon de fonctionner des entreprises. En effet, le travail à distance a pris une importance cruciale, obligeant les managers à s’adapter à un nouveau mode de fonctionnement pas toujours évident. Manager à distance consiste en une mobilisation d’hommes et de moyens, qui sont dispersés de façon géographique et temporelle, pour l’atteinte d’objectifs.

L’absence de contact est notamment l’une des raisons de la complexité du management à distance, ainsi que la confiance mutuelle, l’évaluation et l’intégration. Il s’agit donc de savoir mettre en place un système flexible et souple tout en laissant de la place à la rigueur et à l’organisation. Un challenge compliqué, puisque 72% des managers interrogés par CSP formation trouvent qu’il est plus difficile de gérer des salariés dits « nomades ».

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1) Utiliser les bons outils de communication

Le premier obstacle que l’on rencontre lorsque notre équipe ne se trouve pas sur le lieu de travail est la communication. En effet, alors qu’au sein d’un même bâtiment, il est facile de passer d’un bureau à l’autre lorsque l’on souhaite avoir de l’aide de ses supérieurs, cela devient vite compliqué lorsque ceux-ci se trouvent dans un bureau à 800 kilomètres.

Les nouvelles technologies de l’information et de la communication prennent alors une valeur inestimable : téléphone (appel, sms), internet (mail, chat interne, visioconférence, intranet), agendas partagés, etc. Ces multiples outils permettent de tuer la distance en communiquant avec ses salariés de manières instantanée.

Les outils collaboratifs sont aussi très appréciés pour communiquer et échanger des fichiers et informations de l’entreprise. Ainsi, comme l’explique Jean-Michel Rolland, auteur de Manager les e-comportements : « Le manager doit être vigilant à ce que les membres de son équipe échangent entre eux leurs bonnes pratiques, pourquoi pas via une Foire Aux Questions, un intranet ou un espace sur le réseau social de l’entreprise ? »

Toutefois, il est important de rester méfiant quant à l’utilisation de ces technologies. Il faut savoir choisir l’outil adapté selon le message communiqué : un appel suppose davantage une urgence qu’un mail, puis le sms sera réservé aux demandes simples et courtes, qui ne nécessitent pas d’explication par exemple. Selon l’intensité du problème, il peut également être nécessaire de se déplacer.

2) Promouvoir l’esprit d’équipe

S’il est nécessaire de créer une certaine harmonie au sein de n’importe quel groupe de travail, la cohésion d’équipe devient indispensable pour un groupe séparé par la distance. En effet, la motivation, et donc la performance des employés éloignés, découle notamment du fait qu’ils se sentent appartenir à un groupe. Pour gérer une équipe à distance et éviter cette démotivation, il est donc important de mettre en place des actions pour souder les collaborateurs et pallier au sentiment d’isolation :

• Maximiser les rencontres et repas collectifs lors des premiers jours du collaborateur, car, comme le précise Jean-Michel Rolland, « Tout se joue pendant l’intégration. »

• Mettre en place un intranet au sein duquel les employés peuvent discuter et suivre l’actualité des autres (congés, absences, visites sur site, etc.)

• Organiser des exercices de team-buildings et séminaires pour que les différentes équipes apprennent à se connaitre afin de mieux travailler ensemble par la suite. Ces actions peuvent être réalisées dans l’enceinte de l’entreprise pour garder un cadre professionnel.

• Organiser des évènements, qui, à l’inverse, se feront à l’extérieur, pour rassembler les collaborateurs autour d’une atmosphère plus détendue (afterworks, petits déjeuners, soirées thématiques, voyages, etc.), ce qui permettra d’animer les équipes.

Les employés doivent pouvoir associer des visages et des caractères aux personnes qu’ils contactent dans le cadre de leur travail. Cela facilite les échanges, mais surtout rend le collaborateur plus impliqué car il connaît « François du service technique, qui lui a payé un verre au dernier afterwork ».

3) Trouver la bonne dose de flexibilité

Une difficulté souvent rencontrée dans le travail à distance est notamment la mise en place de règles. Certains diront qu’il faut des règles précises et strictes pour être sûr que l’employé éloigné ne se laissera pas aller, tandis que d’autres clameront le «laisser-faire » et la confiance en l’autre. En fait, la meilleure solution consiste à trouver le juste milieu entre les deux.

En effet, on ne peut pas laisser l’employé totalement libre à lui-même : la distance entre le manager et les collaborateurs impose tout de même une définition des objectifs rigoureuse. Il est important que le collaborateur sache ce qu’on attend de lui précisément. La transparence est ici indispensable, tout comme la communication, afin d’éviter toutes zones de flou. Mettre en place des deadlines est également intéressant afin de permettre à l’employé de se situer dans l’avancée de son travail et de s’organiser en fonction des priorités.

Dans le même temps, il est indispensable de privilégier la flexibilité. D’abord, il s’agit de laisser le salarié travailler et s’organiser de la façon dont il le souhaite, pour qu’il soit plus efficace et sente que le manager lui fait confiance.

Ensuite, il est primordial d’éviter les objectifs trop difficiles à atteindre ou les deadlines trop fermes, qui risquent d’avoir un lourd impact sur le collaborateur qui sera démotivé car incapable de gérer la pression. Chacun doit avoir la possibilité de rediscuter de ce qui a été fixé afin de s’adapter à la charge de travail. En effet, il arrive que l’on rencontre des obstacles inattendus et l’adaptabilité du manager sera un gage de motivation pour l’employé. Pour faciliter la gestion des objectifs, un logiciel Rh peut notamment s’avérer très utile.

Cette troisième idée pourrait donc se résumer ainsi : « Le manager nomade travaille sur le cadre. À savoir les objectifs, les moyens mis à disposition et les responsabilités. Mais il n’a pas à intervenir au quotidien sur l’intérieur du cadre. Il doit faire confiance à ses équipes… même éloignées » (Yann Coirault, pilote de l’innovation au sein de CSP Formation).

4) Etre attentif à son équipe

Les employés à distance traversent les mêmes épreuves que ceux dans vos locaux, ce qui signifie qu’il faut leur porter une attention égale, voire supérieure, afin qu’ils restent motivés et se sentent appartenir au groupe.D’abord, le feedback positif est important pour combler leur besoin de reconnaissance. On a souvent tendance à dire ce qui ne va pas au lieu d’apprécier ce qui fonctionne bien, mais féliciter les collaborateurs pour un travail bien fait ne demande pas d’argent, ni beaucoup de temps, et aura des répercussions très positives sur le moral et donc l’implication.

Dans un second temps, il est crucial de penser à la « santé » professionnelle, comme personnelle, de ses collaborateurs. En effet, leur montrer qu’on se préoccupe de leurs besoins et de leurs problèmes permet de mettre en place une communication à double sens en leur posant les bonnes questions et en étant dans un processus d’amélioration constant. Comment se sentent les membres de l’équipe ? Ont-ils rencontré des obstacles particuliers ? Comment vivent-ils le travail à distance ? Quelles améliorations seraient judicieuses ? Au niveau personnel, ont-ils des épreuves difficiles à traverser qui pourraient impacter leur efficacité ? Font-ils face à des évènements qui compliquent leur mode de vie ? Sont-ils heureux, tout simplement ?

Enfin, la disponibilité du manager est une condition pour la réussite d’un management à distance. Le collaborateur doit savoir que ses supérieurs hiérarchiques sont joignables en cas de nécessité. Comme l’explique Yann Coirault, « si un collaborateur éloigné est en difficulté, c’est au manager de trouver le moyen de l’épauler afin qu’il trouve lui-même la solution. » Cependant, l’éloignement ne doit pas être justificatif de dérangement systématique : il est donc judicieux de mettre en place des plages horaires pour permettre aux employés de vous joindre.

5) Responsabiliser et mesurer

La dernière difficulté que rencontrent les managers dans la gestion de leurs employés à distance réside dans la délégation et l’évaluation des missions. En effet, il est souvent difficile de faire confiance à un employé qu’on voit rarement et cette peur est légitime. Certains iront jusqu’à contrôler tout ce que font leurs collaborateurs pour être sûr qu’ils soient efficaces. Il est important d’essayer de combattre cette façon de penser.

D’abord en responsabilisant les employés. En effet, en donnant du sens aux missions de vos employés, en liant le travail aux aspirations de chacun et en créant des possibilités d’évolution, vous renforcez l’identité et l’appartenance, tout en développant leur confiance en eux. Grâce à cela, vous vous assurez que les collaborateurs sont autonomes et qu’ils peuvent avancer sans vous. Il faut comprendre que la confiance mutuelle aura un atout très positif dans la cohésion et l’implication d’une équipe, car celle-ci doit se sentir importante.

Dans un second temps, la mise en place d’un reporting pertinent, qui ne soit pas perçu comme un contrôle excessif, est nécessaire. Il peut s’agir simplement de faire des points réguliers (mensuels, hebdomadaires et quotidiens) avec les employés sur l’avancement de leurs projets. Cela permettra d’abord de vérifier leur implication, mais également de les accompagner sur les points qui font obstacle. Par ailleurs, cela impact leur motivation car les salariés savent qu’ils devront rendre compte de leur avancement. Par ailleurs, un briefing collectif de 15 à 30 min peut être réalisé chaque semaine, afin de faire un point sur les résultats obtenus et ceux à atteindre.

Enfin, il arrive que les collaborateurs ne soient pas aussi efficaces et compétents que ce que vous aviez imaginé. Le feedback négatif peut être utilisé s’il est bien réfléchi. Les objectifs ne sont surtout pas la critique pure et simple, mais la compréhension et l’amélioration. Il ne s’agit donc pas  simplement de retours négatifs mais surtout d’un échange en se posant les bonnes questions : Pourquoi cela se passe mal et comment le corriger ? Il est fondamental de rester factuel et d’intégrer les conséquences que son comportement a impliqué lors de la conversation pour que le salarié saisisse l’ampleur du problème.

Pour conclure

Avant de vous lancer dans l’expérience du management à distance, il faut bien réfléchir et s’organiser afin d’être prêt à gérer les obstacles auxquels vous allez faire face. En effet, si vous êtes habitué à surveiller visuellement vos collaborateurs, ce nouveau mode de fonctionnement risque de vous perturber légèrement lors de sa mise en place, puisque vous n’aurez plus cette aptitude de supervision directe. Cependant, ne vous inquiétez pas, des moyens efficaces vous permettent d’être à l’aise avec ce système de management.

D’abord, ne choisissez pas n’importe lequel de vos collaborateurs pour travailler à distance. En effet, certaines personnes sont plus aptes à travailler en autonomie par rapport à d’autres. Il s’agit donc de savoir déceler les comportements en adéquation avec ce type de travail.

Par ailleurs, nous avons vu qu’il était important de savoir utiliser des outils de communication adaptés, afin de faire passer les bons messages au bon moment et de la bonne façon. De plus, l’esprit d’équipe est indispensable dans ce type de management, car les collaborateurs isolés doivent se sentir appartenir au groupe afin d’être plus motivés et impliqués dans leur travail.

Il est également recommandé de mettre en place un processus décisionnel intelligent, collaboratif et flexible des objectifs, pour permettre un cadre de travail précis qui peut changer en cas de nécessité. Une fois la transparence privilégiée, la communication ne sera que plus fluide.

En outre, l’attention portée aux salariés sera une force considérable dans votre management, notamment par le suivi professionnel et personnel des équipes. Enfin, savoir responsabiliser ses collaborateurs et leur faire confiance, tout en établissant un certain suivi de la performance permettra une satisfaction optimale.