Management à distance : 5 astuces pour gérer efficacement une équipe à distance

Depuis une dizaine d’années, le développement des Nouvelles Technologies de l’Information et de la Communication ainsi que l’internationalisation des échanges ont fortement impacté la façon de fonctionner des entreprise, faisant émerger une nouvelle problématique : le management à distance. En effet, le travail à distance a pris une importance cruciale, obligeant les managers à s’adapter à un nouveau mode de fonctionnement pas toujours évident : En France, environ 1 salarié privé sur 5 pratiquait le télétravail au moins une fois par mois en 2024. Ce contexte impose aux managers d’adopter de nouvelles règles du management : clarté des objectifs, communication transparente, rituels d’équipe réguliers et attention au bien-être des collaborateurs. Manager à distance consiste en une mobilisation d’hommes et de moyens, qui sont dispersés de façon géographique et temporelle, pour l’atteinte d’objectifs.

L’absence de contact est notamment l’une des raisons de la complexité du management à distance, ainsi que la confiance mutuelle, l’évaluation et l’intégration. Il s’agit donc de savoir mettre en place un système flexible et souple tout en laissant de la place à la rigueur et à l’organisation. Un challenge compliqué, puisque 72% des managers interrogés par CSP formation trouvent qu’il est plus difficile de gérer des salariés dits « nomades ».

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Les règles clés du management à distance

Avant de découvrir concrètement les astuces, rappelons les grands principes d’un management à distance réussi qu’il faut suivre pour garantir une gestion efficace et une collaboration harmonieuse au sein des équipes virtuelles :

1. Une communication claire et régulière doit être maintenue.
2. Des objectifs clairs et mesurables doivent être fixés.
3. La confiance et l’autonomie doivent être accordées aux employés.
4. Un sentiment d’appartenance doit être cultivé dans l’équipe.
5. Un équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle doit être encouragé.

Astuce n°1 : Utiliser les bons outils de communication à distance

Pour un management à distance efficace, choisissez les bons outils. Les messageries en ligne facilitent la communication quotidienne. Les outils de gestion de tâches et de projets optimisent l’organisation. Les visioconférences et appels vidéo renforcent la collaboration à distance.

Le premier obstacle du travail à distance reste la communication. Dans un même bâtiment, il est simple de demander de l’aide à un supérieur. À distance, cette interaction devient plus complexe. Les échanges doivent alors être organisés différemment pour rester efficaces.

Les nouvelles technologies de l’information et de la communication prennent alors une valeur inestimable : téléphone (appel, sms), internet (mail, chat interne, visioconférence, intranet), agendas partagés, etc. Ces multiples outils permettent de tuer la distance en communiquant avec ses salariés de manières instantanée.

Les outils collaboratifs sont aussi très appréciés pour communiquer et échanger des fichiers et informations de l’entreprise. Ainsi, comme l’explique Jean-Michel Rolland, auteur de Manager les e-comportements : « Le manager doit être vigilant à ce que les membres de son équipe échangent entre eux leurs bonnes pratiques, pourquoi pas via une Foire Aux Questions, un intranet ou un espace sur le réseau social de l’entreprise ? »

Toutefois, il est important de rester méfiant quant à l’utilisation de ces technologies. Choisissez l’outil de communication en fonction du message : privilégiez l’appel pour l’urgence, le mail pour le formel et le SMS pour les demandes simples et rapides. Selon l’intensité du problème, il peut également être nécessaire de se déplacer.

Astuce n°2 : Promouvoir la cohésion et l’esprit d’équipe à distance

S’il est nécessaire de créer une certaine harmonie au sein de n’importe quel groupe de travail, la cohésion d’équipe devient indispensable pour un groupe séparé par la distance. En effet, la motivation, et donc la performance des employés éloignés, découle notamment du fait qu’ils se sentent appartenir à un groupe. Pour gérer une équipe à distance et éviter cette démotivation, il est donc important de mettre en place des actions pour souder les collaborateurs et pallier au sentiment d’isolation :

• Maximiser les rencontres et repas collectifs lors des premiers jours du collaborateur, car, comme le précise Jean-Michel Rolland, « Tout se joue pendant l’intégration. »

• Mettre en place un intranet au sein duquel les employés peuvent discuter et suivre l’actualité des autres (congés, absences, visites sur site, etc.)

• Organisez des exercices de team building et des séminaires pour rapprocher les équipes. Ces moments favorisent la connaissance mutuelle et améliorent la collaboration future. Réalisez ces actions au sein de l’entreprise afin de préserver un cadre professionnel si nécessaire

• Organisez des événements en dehors du travail pour rassembler les collaborateurs. Une ambiance détendue favorise la cohésion et les échanges. Afterworks, petits déjeuners ou voyages renforcent les liens et animent les équipes.

Les employés doivent pouvoir associer des visages et des caractères aux personnes qu’ils contactent dans le cadre de leur travail. Cela facilite les échanges, mais surtout rend le collaborateur plus impliqué car il connaît « François du service technique, qui lui a payé un verre au dernier afterwork ».

Les managers doivent donc multiplier les efforts pour maintenir les liens à distance. Les activités de team building développent les relations interpersonnelles, valorisent les collaborateurs et renforcent la cohésion d’équipe. Les échanges réguliers permettent de mieux se connaître malgré la distance, tandis que la créativité favorise la convivialité et l’esprit d’équipe en télétravail.

Astuce n°3 : Trouver la bonne dose de flexibilité

Une difficulté souvent rencontrée dans le travail à distance est notamment la mise en place de règles. Certains estiment que des règles strictes assurent la rigueur des employés à distance. D’autres préfèrent le « laisser-faire » et misent sur la confiance mutuelle. Chaque approche influence différemment la motivation et l’autonomie de l’équipe. En fait, la meilleure solution consiste à trouver le juste milieu entre les deux.

En effet, on ne peut pas laisser l’employé totalement libre à lui-même : la distance entre le manager et les collaborateurs impose tout de même une définition des objectifs rigoureuse. Il est important que le collaborateur sache ce qu’on attend de lui précisément. La transparence est ici indispensable, tout comme la communication, afin d’éviter toutes zones de flou. Mettez en place des deadlines pour aider l’employé à suivre l’avancement de son travail. Cela lui permet aussi de mieux s’organiser selon les priorités fixées.

Dans le même temps, il est indispensable de privilégier la flexibilité. Laissez le salarié s’organiser et travailler à sa manière. Cette liberté améliore son efficacité et renforce sa motivation. Elle montre aussi que le manager lui accorde une réelle confiance.

Évitez de fixer des objectifs trop ambitieux ou des deadlines trop strictes. Une pression excessive peut rapidement démotiver un collaborateur. Offrez la possibilité de rediscuter les objectifs selon la charge de travail. Les obstacles imprévus doivent être pris en compte. Un manager adaptable renforce la motivation et la confiance de son équipe. Pour faciliter la gestion des objectifs, un logiciel Rh peut notamment s’avérer très utile.

Cette troisième idée pourrait donc se résumer ainsi : « Le manager nomade travaille sur le cadre. À savoir les objectifs, les moyens mis à disposition et les responsabilités. Mais il n’a pas à intervenir au quotidien sur l’intérieur du cadre. Il doit faire confiance à ses équipes… même éloignées » (Yann Coirault, pilote de l’innovation au sein de CSP Formation).

Astuce n°4 : Etre attentif à son équipe

Les employés à distance traversent les mêmes épreuves que ceux dans vos locaux, ce qui signifie qu’il faut leur porter une attention égale, voire supérieure, afin qu’ils restent motivés et se sentent appartenir au groupe.D’abord, le feedback positif est important pour combler leur besoin de reconnaissance. On a souvent tendance à dire ce qui ne va pas au lieu d’apprécier ce qui fonctionne bien, mais féliciter les collaborateurs pour un travail bien fait ne demande pas d’argent, ni beaucoup de temps, et aura des répercussions très positives sur le moral et donc l’implication.

Dans un second temps, il est crucial de penser à la « santé » professionnelle, comme personnelle, de ses collaborateurs. En effet, leur montrer qu’on se préoccupe de leurs besoins et de leurs problèmes permet de mettre en place une communication à double sens en leur posant les bonnes questions et en étant dans un processus d’amélioration constant. Comment se sentent les membres de l’équipe ? Ont-ils rencontré des obstacles particuliers ? Comment vivent-ils le travail à distance ? Quelles améliorations seraient judicieuses ? Au niveau personnel, ont-ils des épreuves difficiles à traverser qui pourraient impacter leur efficacité ? Font-ils face à des évènements qui compliquent leur mode de vie ? Sont-ils heureux, tout simplement ?

Le bien-être au travail est un pilier du management à distance. Les signes de fatigue ou de désengagement sont plus difficiles à percevoir sans contact direct. Le manager doit donc redoubler d’écoute et instaurer des moments d’échanges informels.

Enfin, la disponibilité du manager est une condition pour la réussite d’un management à distance. Le collaborateur doit savoir que ses supérieurs hiérarchiques sont joignables en cas de nécessité. Comme l’explique Yann Coirault, « si un collaborateur éloigné est en difficulté, c’est au manager de trouver le moyen de l’épauler afin qu’il trouve lui-même la solution. » Cependant, l’éloignement ne justifie pas les interruptions constantes. Mettez en place des plages horaires pour que les employés puissent vous contacter facilement.

Astuce n°5 : Responsabiliser et mesurer

La dernière difficulté que rencontrent les managers dans la gestion de leurs employés à distance réside dans la délégation et l’évaluation des missions. En effet, il est souvent difficile de faire confiance à un employé qu’on voit rarement et cette peur est légitime dans le management à distance. Certains iront jusqu’à contrôler tout ce que font leurs collaborateurs pour être sûr qu’ils soient efficaces. Il est important d’essayer de combattre cette façon de penser.

D’abord en responsabilisant les employés. En effet, en donnant du sens aux missions de vos employés, en liant le travail aux aspirations de chacun et en créant des possibilités d’évolution, vous renforcez l’identité et l’appartenance, tout en développant leur confiance en eux. Grâce à cela, vous vous assurez que les collaborateurs sont autonomes et qu’ils peuvent avancer sans vous. Comprenez que la confiance mutuelle renforce la cohésion et l’implication de l’équipe. Chaque membre doit se sentir important et valorisé. Cette reconnaissance favorise la motivation et l’engagement collectif.

Dans un second temps, mettez en place un reporting pertinent, conçu pour informer sans être perçu comme un contrôle excessif. Faites des points réguliers avec vos employés pour suivre leurs projets. Ces échanges peuvent être quotidiens, hebdomadaires ou mensuels. Cela permettra d’abord de vérifier leur implication, mais également de les accompagner sur les points qui font obstacle. Par ailleurs, cela impact leur motivation car les salariés savent qu’ils devront rendre compte de leur avancement. Organisez chaque semaine un briefing collectif de 15 à 30 minutes. Ce moment permet de faire le point sur les résultats obtenus. Il aide aussi à clarifier les objectifs à atteindre pour la semaine suivante.

Enfin, il arrive que les collaborateurs ne soient pas aussi efficaces et compétents que ce que vous aviez imaginé. Le feedback négatif peut être utilisé s’il est bien réfléchi. Les objectifs ne sont surtout pas la critique pure et simple, mais la compréhension et l’amélioration. Il ne s’agit pas seulement de donner des retours négatifs. L’objectif est d’échanger et de comprendre la situation. Posez les bonnes questions pour identifier les causes et trouver des solutions. Restez factuel et expliquez les conséquences du comportement observé. Le salarié doit saisir clairement l’ampleur du problème pour progresser.

Diriger une équipe implique donc d’être capable de faire confiance à ses collaborateurs. Un bon manager encourage l’autonomie. Il contrôle le travail avec justesse sans oppresser ses collaborateurs. Il responsabilise chacun pour renforcer l’engagement collectif. En offrant soutien et écoute, il crée un climat de confiance propice à la performance.
 

Pour conclure

Avant de vous lancer dans l’expérience du management à distance, il faut bien réfléchir et s’organiser afin d’être prêt à gérer les obstacles auxquels vous allez faire face. En effet, si vous avez l’habitude de surveiller visuellement vos collaborateurs, ce nouveau mode de fonctionnement risque de vous perturber lors de sa mise en place, car il vous privera de votre supervision directe. Cependant, ne vous inquiétez pas, des moyens efficaces vous permettent d’être à l’aise avec ce système de management.

D’abord, ne choisissez pas n’importe lequel de vos collaborateurs pour travailler à distance. En effet, certaines personnes sont plus aptes à travailler en autonomie par rapport à d’autres. Il s’agit donc de savoir déceler les comportements en adéquation avec ce type de travail.

Par ailleurs, nous avons vu qu’il était important de savoir utiliser des outils de communication adaptés, afin de faire passer les bons messages au bon moment et de la bonne façon. De plus, l’esprit d’équipe est indispensable dans ce type de management, car les collaborateurs isolés doivent se sentir appartenir au groupe afin d’être plus motivés et impliqués dans leur travail.

Mettez également en place un processus décisionnel intelligent, collaboratif et flexible, afin d’offrir un cadre de travail précis et adaptable en cas de besoin. Une fois la transparence privilégiée, la communication ne sera que plus fluide.

En outre, l’attention portée aux salariés sera une force considérable dans votre management, notamment par le suivi professionnel et personnel des équipes. Enfin, savoir responsabiliser ses collaborateurs et leur faire confiance, tout en établissant un certain suivi de la performance permettra une satisfaction optimale.