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PeopleSpheres Suite à la révolution opérée sur nos usages par les réseaux sociaux, on entend de plus en plus parler de réseau social d’entreprise (RSE). Comme l’arrivée des emails il y a quelques temps, ils entrent dans l’entreprise comme nouveau vecteur de communication et continuent de révolutionner les usages. Il est alors important de se demander ce que sont ces réseaux sociaux d’entreprise afin de mieux comprendre leur fonctionnement et mieux les intégrer au sein de votre entreprise.
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Quels sont les réseaux sociaux d’entreprise ?
Les RSE sont des solutions de collaboration qui aident à mettre en relation des utilisateurs, qu’ils soient internes ou externes à l’entreprise, via des outils conversationnels, de partages de fichiers, ou encore de groupes de travail thématiques. C’est leur parti pris centré sur les utilisateurs et leurs interactions qui les différencient des outils de collaboration traditionnels centrés sur le contenu. Les réseaux sociaux de l’entreprise permettent de diminuer les bruits de communication et les incompréhensions, de transmettre les messages d’une manière plus efficace, plus rapide et plus transparente.
Mais la transmission des messages n’est qu’une possibilité parmi d’autres, proposée par les réseaux sociaux d’entreprise. Les RSE offrent également de nouvelles fonctionnalités liées à la communication au sein des équipes.
Imaginez pouvoir accéder en un coup d’œil à toutes les personnes de l’organigramme d’administration avec une vision bien précise de leur rôle et de leurs compétences. Car c’est bien de cela qu’il s’agit. Aujourd’hui, comme sur les réseaux sociaux publics, on peut y entrer toutes les informations formelles et informelles que l’on souhaite. On peut par exemple renseigner ses centres d’intérêt extra-professionnels et inciter les collaborateurs à se lier entre eux par affinités respectives. Le partage d’informations et de documents est également simplifié afin d’accélérer la communication.
Parmi les acteurs du marché des RSE, on retrouvera des solutions, telles que Yammer de Microsoft, Chatter de SalesForce, Google Plus, Jive, mais aussi des acteurs Français, tels que BlueKiwi, YooLink Pro ou encore JameSpot.
D’ailleurs, près de la moitié des entreprises du CAC 40 sont déjà équipées d’un RSE et toutes devraient l’être d’ici 3 ans, selon Serge Louis Real del Sarte, co-fondateur d’Easy bourse.
1) Facilitez l’accès à l’information et gagnez en productivité
Les RSE délivrent la bonne information à la bonne personne et au bon moment. Cela accélère la circulation de la communication et la rend plus efficace, pour des gains de productivité non négligeables.
Aujourd’hui le temps de réaction est un facteur clé de succès de l’entreprise. La complexité des organisations d’entreprise conduit à ralentir le transit de l’information en interne ou en externe. Les délais de réponses allongés sont un frein en termes de compétitivité. Ce constat impose l’utilisation d’un Réseau Social installé dans l’entreprise améliorant la gestion des exceptions de plus en plus nombreuses.
Plus que les simples réseaux sociaux professionnels, un RSE permet, par le lien numérique, de fédérer et motiver les collaborateurs qui sont de plus en plus mobiles. Dans une économie mondialisée, la performance d’une entreprise tient surtout à sa capacité à rapidement mobiliser ses talents pour la vente ou l’innovation. Optimiser le capital de connaissance de chacun de façon transversale et fonctionner en réseau permet un levier de croissance dont les bénéfices sont visibles et nombreux. Pour cela, quels éditeurs consulter ?
Le marché des plateformes de RSE est schématiquement découpé en trois grands segments. Il y a :
- Les éditeurs spécialisés dans les RSE qui proposent des plateformes très ergonomique en mode SaaS.
- Les éditeurs de logiciels dits « généralistes » car ils proposent des plateformes fonctionnelles très complètes en matière de gestion des contenus, de travail collaboratif et de RSE.
- Les solutions open source qui sont très riches mais qui s’adressent trop souvent à un public d’informaticiensPour profiter au maximum des RSE, choisissez le réseau qui est adapté à votre entreprise !
2) Construisez une relation transparente avec vos collaborateurs
Le RSE aide à connaître ses interlocuteurs, ses collègues. Aujourd’hui, au sein de grandes ou moyennes entreprises on ne peut pas forcément rencontrer tous les membres de l’équipe. Grâce aux RSE, il est enfin possible de se rapprocher de ses collaborateurs en un seul clic. Les échanges par les RSE permettent également de « mettre des visages » sur les collègues qu’on ne connaît que par des e-mails, ce qui aide à développer l’esprit d’équipe et à promouvoir le bien-être de l’entreprise. Les collaborateurs, en communiquant par les RSE, commencent à se connaître et peuvent communiquer librement.
Les échanges entre les équipes de différents bureaux sont également facilités, et grâce à la nature structurée des RSE, il est facile de retrouver les documents dont on a besoin, de partager les tâches et de s’aider dans le travail sur un projet sans se surcharger d’emails.
Le réseau social d’entreprise est un outil supplémentaire de communication, aussi bien interne qu’externe. Toutes les fonctions de l’entreprise peuvent en tirer profit : depuis la DRH, en matière de formation ou de recrutement (grâce à des réseaux sociaux professionnels, comme LinkedIn, qui permettent d’élargir au monde entier la consultation de CV pertinents) et ceci tout au long du travail.
La fameuse « génération Y » notamment se sent particulièrement à l’aise quant à l’utilisation des réseaux sociaux, y compris les réseaux professionnels. Elle sait manier les outils informatiques et s’adapte assez vite aux nouvelles applications. Certes, l’installation et la prise en main des réseaux sociaux prennent du temps, mais cet investissement permet d’économiser des ressources a posteriori.
Pour transmettre de l’information à l’aide des RSE d’une manière claire et efficace, voilà quelques conseils :
- Utiliser un langage simple sans jargon
- Être concret en utilisant des exemples
- Commencer le message par une accroche et n’oubliez pas de mettre l’objet du message afin de capter l’attention de l’interlocuteur et susciter son intérêt dès les premières secondes Ø Aller « droit au but », puisque les employés reçoivent beaucoup de messages, cela permet de voir l’essentiel au plus vite (les mots clés peuvent permettre de trouver de l’information rapidement).
- Après avoir décrit le problème, il faut expliquer et mettre en valeur la solution proposée par rapport aux autres solutions envisageables.
3) Détectez des talents et boostez l’innovation
Le RSE donne la possibilité à chacun, suivant les niveaux de confidentialité des groupes, de s’exprimer sur des domaines de compétences qui ne sont pas explicitement mentionnés dans leurs fiches de poste. La mise en lumière de ses expertises donne la possibilité à tous DRH de proposer des formations, des évolutions de carrière aux collaborateurs.
Par la mise en place d’un RSE, un DRH peut identifier les missions qui sont les plus adaptées aux profils des collaborateurs. Ainsi, le RSE permet de révéler aux yeux de l’entreprise des compétences et des talents jusque-là insoupçonnés.
Le RSE est une réelle extension des possibilités d’expression des individus, ce qui leur permet de se sentir plus à l’aise au sein de l’équipe, d’être créatif et de pouvoir porter de nouvelles idées. Le fait de pouvoir organiser toutes les tâches qui prennent de l’énergie et du temps dans un seul endroit, permet aux employés de libérer leurs esprits et de pouvoir se concentrer sur les missions vraiment importantes, qui demandent beaucoup de concentration et de créativité. Cette distribution des ressources vise l’efficience et le progrès.
Les RSE mettent à votre disposition des solutions qui vous aideront à détecter des talents et booster l’innovation :
– Fixez une structure des profils qui soit adaptée au contexte de l’organisation et du projet pour que vous puissiez trouver facilement un profil adapté
– Mettez en place l’environnement afin que les collaborateurs se mobilisent pour remplir leur profil (notamment ajouter les photographies sur leur profil pour l’« humaniser »). Il est important que chacun renseigne correctement ses informations personnelles afin que le RSE soit efficace et totalement intégré.
– Communiquez sur les « petites victoires » de vos collaborateurs via les RSE pour valoriser et motiver les différentes parties prenantes !
4) Intégrez vos nouveaux employés
Les RSE permettent aux nouveaux-venus de s’intégrer très vite, de comprendre « l’esprit » de l’entreprise et de pouvoir échanger sans passer par les processus compliqués de prise de rendez-vous.
Dans ce cas, les RSE bénéficieront plus spécifiquement aux Ressources Humaines dans leurs processus d’intégration des nouveaux employés. En utilisant des RSE, vous facilitez la transmission de connaissances au sein de votre entreprise.
Le partage constant des « mises à jour » des informations place l’entreprise dans l’actualité et lui permet d’être en avant des demandes du marché. Ceci est encore plus important pour ceux qui commencent leur intégration, car le RSE est une solution simple pour faire connaissance avec d’autres membres de l’équipe, étudier la politique de l’entreprise, accéder facilement aux tâches, même à distance et participer aux activités hors des heures et jours de travail.
Comment donc mieux intégrer les employés grâce à votre RSE ?
– Tout d’abord, vous pouvez communiquer sur la culture de l’entreprise en envoyant des fiches/messages à tout le monde expliquant les particularités de votre entreprise Ensuite, vous pouvez créer des évènements favorisant l’intégration (les afterworks, l’accompagnement des nouveaux-venus assuré par les « anciens », etc.) qui permettront aux collaborateurs de communiquer de manière moins formelle et d’échanger plus sur leurs intérêts et ambitions.
– En plus, vous pouvez mettre en place des séminaires permettant de développer des connaissances dans les domaines spécifiques (par exemple, Photoshop, langues, teambuiding, etc.)
– Il est également pratique de mettre en place des sondages pour, par exemple, évaluer la satisfaction des employés ou encore pour fixer la date d’un évènement de groupe
5) Accompagnez le travail à distance
Le RSE agit comme un fil liant les utilisateurs. Les employés pour lesquels de nombreux déplacements sont demandés peuvent ainsi en bénéficier. Dans le cadre d’activités multi-sites, ou reposant sur des membres de l’équipe régulièrement en déplacement, le RSE devient le point central d’échange entre utilisateurs et favorise le sentiment d’appartenance, particulièrement important pendant les déplacements.
En outre, beaucoup de RSE sont accessibles au travers d’application mobiles, il est donc extrêmement facile de pouvoir communiquer et travailler de loin.
Il est aussi un complément avantageux des solutions de messagerie instantanée, conversations vocales et autres visio-conférences. Car ces derniers, étant synchrones, sont particulièrement intrusifs et peuvent parfois gêner la concentration des travailleurs en homeworking. Le RSE quant à lui autorise des échanges entre utilisateurs plus « doux », en mode asynchrone, moins perturbants pour la concentration, et dont le rythme des échanges peut varier selon les besoins et les moments. La capacité d’ajustement des RSE permet de trouver des solutions individualisées de la gestion de l’entreprise qui correspondent à ses besoins et ses spécificités.
Grâce aux RSE, vous pouvez accompagner vos collaborateurs à chaque étape de la création d’un projet, peu importe où ils se trouvent. Pour bien accompagner vos collaborateurs il est donc important de :
- Mettre en évidence le fait de pouvoir transférer les fichiers « lourds » (vidéos, présentations) à un grand nombre de personnes à distance et sans perdre du temps
- Donner un accès commun aux documents pour leur rédaction
- Expliquer l’importance aux collaborateurs de bien mettre à jour leur progrès dans le travail afin de pouvoir les suivre et les accompagner si besoin à distance
Pour conclure
N’oubliez pas ces astuces pour profiter au maximum des réseaux sociaux d’entreprise pour promouvoir le bien-être et l’efficacité de votre entreprise :
- Adaptez le choix des RSE à votre entreprise et ses objectifs
- Investissez le temps dans la mise en place des RSE pour découvrir ce qui est le plus pertinent pour votre entreprise
- Aidez vos collaborateurs à intégrer la pratique de l’utilisation des RSE.
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- Incitez vos employés à être actifs dans leurs activités onlines au sein de l’entreprise Utilisez les RSE pour les missions formelles au sein de l’entreprise ainsi que pour les activités extraprofessionnelles
