Un portail RH unique pour communiquer et mieux travailler

L’avantage du portail RH est qu’il est paramétrable et s’adapte au profil de chaque utilisateur. Les données accessibles sur le portail RH sont donc adaptées aux différents acteurs : collaborateur, Manager, Responsable RH. Un système d’authentification et de droits d’accès permettra notamment de paramétrer et de personnaliser la visibilité des données et leur accès. Le collaborateur n’aura accès qu’à son propre profil, le manager pourra quant à lui visualiser les membres de son équipe. La fonction RH pourra piloter quant à elle tous les collaborateurs de l’entreprise.

Sur son portail RH, le collaborateur aura uniquement accès à son propre profil, il pourra ainsi avoir accès librement à toutes ses informations personnelles (bulletins de paie, demandes de congés, notes de frais, etc.), les modifier et les compléter quand il le souhaite. Par exemple, il aura la possibilité de télécharger en quelques clics ses bulletins de salaire ou encore consulter son solde de congés. Il pourra également consulter les documents internes de l’entreprise tels que l’organigramme, le règlement intérieur, la convention collective et l’annuaire des salariés. Cet accès pourra s’opérer à travers une authentification unique (SSO) et sera entièrement sécurisé. Naturellement, le SSO du collaborateur est paramétrable, la direction pourra donc choisir de personnaliser ses accès afin de monitorer la sécurité des données RH.  Depuis le portail, le collaborateur pourra aussi contacter en quelques clics un membre du service RH, son manager, ou bien un collaborateur en triant par niveau compétence, lieu ou service.

Le manager bénéficiera des mêmes fonctionnalités offertes par le portail collaborateur, c’est-à-dire qu’il pourra gérer en toute autonomie ses informations personnelles et ses démarches RH. De plus, il aura également accès à aux dossiers collaborateurs des membres de son équipe. Cela lui permettra de monitorer efficacement les activités de ses collaborateurs, gérer notamment leurs demandes d’absences et de formations, ainsi que consulter leurs entretiens et objectifs professionnels.

Il aura également accès à de nombreux indicateurs RH concernant les collaborateurs de son équipe, ce qui lui permettra d’établir un suivi de chaque collaborateur (contrats de travail, congés payés, emplois et compétences, niveau hiérarchique, fiches de paie, besoins en formation, rémunération, objectif professionnel, etc.). Depuis le portail, il trouvera également un accès vers tous les outils nécessaires pour tracker la performance de ses collaborateurs, prendre les meilleures décisions vis-à-vis de son équipe, faciliter les évaluations annuelles et la saisie des primes et des bonus. De plus, grâce au système automatisé de PeopleSpheres, les managers seront automatiquement notifiés des modifications effectuées par les collaborateurs et des évènements à appréhender (fins de contrats, anniversaires, dates des entretiens annuels, entretien de recrutement). De plus, ils recevront depuis leur portail RH des alertes sur les échéances importantes.

Le portail RH s’offre donc comme une interface utile et efficace pour les managers car elle leur permet de piloter efficacement leurs activités et de dialoguer facilement avec leur équipe et le service RH. Il offre notamment davantage de flexibilité et de souplesse dans la gestion et le suivi des dossiers collaborateurs. De plus, il permet aux managers de mettre en place une gestion davantage connectée et interactive, ce qui offre une meilleure coordination avec les décisions RH.

La Direction des ressources humaines aura quant à elle un accès complet à tous les outils et toutes les données conservées par le SIRH. Depuis le portail, le service des ressources Humaines pourra donc consulter et gérer les dossiers de tous les collaborateurs de l’entreprise. Le portail de la fonction RH a été spécifiquement conçu pour faciliter la gestion RH. Depuis celui-ci, le professionnel RH pourra donc accéder facilement à tous les outils lui permettant de traiter les processus administratifs et de gestion de talent. Il pourra suivre l’évolution de tous les employés de l’entreprise, depuis leur entrée dans l’entreprise jusqu’à leur sortie. Depuis le portail RH, un système personnalisé d’alertes et de notifications est également mis en place pour aider le professionnel RH dans sa GRH. Par exemple, si un collaborateur a effectué diverses modifications sur son dossier personnel, le RH sera automatiquement notifié depuis le portail de ces modifications afin de les valider.  De même, il recevra des alertes sur les évènements concernant les salariés (fin de période d’essai ou de contrat, début de formation, renouvellement de permis et habilitations, etc.)

Le service des Ressources Humaines a besoin d’être soutenu par des solutions logicielles de qualité. De fait, la fonction RH est un service très sollicité : la gestion de la masse salariale d’une entreprise représente une grande charge de travail car elle comprend à la fois tous les processus de gestion administratifs, qui s’avèrent particulièrement chronophages, tels que la gestion des bulletins de paie ou bien des congés.

Le portail RH est l’une des fonctionnalités du SIRH qui participe à l’évacuation des tâches chronophages. De fait, la mise en œuvre d’un portail RH responsabilise les collaborateurs et les managers. En leur permettant de gérer leurs processus RH de manière plus autonome, le portail RH permet en même temps de libérer du temps au responsable RH. De fait, au sein du portail RH et depuis leur profil employé unifié, chaque collaborateur peut effectuer de nombreuses actions en toute autonomie (formuler une demande de formation, accéder à ses bulletins de paie et notes de frais, recevoir des alertes et notifications, etc.). Naturellement, un collaborateur plus autonome sera plus apte à prendre l’initiative de poser lui-même ses congés sur le logiciel adapté et le responsable RH n’aura plus qu’alors à valider ou non sa demande.

La décentralisation des tâches RH vers les managers et les collaborateurs, ainsi que la responsabilisation concernant la saisie de leurs informations, permet ainsi à la DRH de se recentrer sur des actions à plus forte valeur ajoutée. En effet, la GRH comprend également la gestion des talents, celle-ci est essentielle pour l’entreprise car elle représente une stratégie de valorisation des talents qui bénéficie directement à la productivité de l’entreprise mais permet aussi, sur le long terme, de fidéliser les talents et d’améliorer la marque employeur.  Afin que le service RH puisse se consacrer davantage au Talent Management, il est donc crucial que l’entreprise s’équipe d’un portail RH efficace pour faire gagner du temps à la DRH.

Le portail RH répond donc au besoin du service RH à la recherche d’un soutien sous forme de logiciel de gestion des ressources humaines intelligent. À l’interne, les collaborateurs sont également invités à participer à une boîte à idées ouvertes à tous, à partager leur succès, leur progrès, et les moyens pour booster la motivation et l’engagement de tous.

Sans aucun doute, les apports du Portail RH dans la gestion des ressources humaines sont plus que considérables, et génèrent une forte valeur ajoutée en termes de marque employeur.

L’utilisation du portail RH impacte la motivation des utilisateurs au quotidien en agissant sur la confiance et la transparence. Par ailleurs, le Portail RH fait vivre une expérience marquante autant aux candidats qu’aux collaborateurs dans leur découverte de l’organisation. De fait, il est axé sur la communication interne et offre la parole aux collaborateurs à travers des chatbox et une boîte à idées.  Depuis le portail RH, les salariés peuvent également visionner des messages d’accueil, lire des informations pertinentes par rapport à leur poste. Ainsi, le collaborateur est naturellement plus engagé dans l’entreprise et le portail RH participe à la création d’un sentiment d’appartenance. De plus, chaque entreprise peut personnaliser son portail RH afin d’offrir aux employés un portail aux couleurs de leur marque.

Le portail RH humanise aussi les rapports en entreprise en annonçant par exemple l’arrivée d’un nouveau collaborateur ou bien l’anniversaire d’un employé de l’entreprise. Les collaborateurs ne sont plus perdus dans la masse salariale, ils ont chacun un profil et existent en tant qu’unité propre. Le widget Actualités leur permet par exemple de garder un oeil sur les dernières nouveautés et ils peuvent également tenir des événements organisés.  Grâce au portail RH, aucun collaborateur n’est exclu de l’organisation de l’entreprise et les informations internes sont mises à sa disposition au quotidien. Ainsi, le portail RH permet de fidéliser les collaborateurs en renforçant leur sentiment d’appartenance à l’entreprise et en améliorant leur expérience utilisateur.

Le portail RH participe à l’approche «User Centric » de notre SIRH PeopleSpheres, c’est-à-dire que nous plaçons l’expérience collaborateur au centre de nos préoccupations.

Face à la montée en puissance des logiciels RH (gestion administrative, gestion des plannings, gestion des absences, gestion de la formation, gestion des entretiens, etc.), les collaborateurs peuvent vite se retrouver perdus et ne plus savoir quel outil utiliser pour gérer leurs processus ressources humaines. L’implémentation du SIRH permet de résoudre ces conflits car il uniformise le système d’information de l’entreprise. Avec le portail RH, le collaborateur bénéficie d’un point d’accès unique vers tous les logiciels de l’entreprise. Une seule connexion via SSO suffit et, en quelques clics depuis son portail, il peut accéder aux solutions logicielles de son choix. Le portail RH est donc conçu pour faciliter sa navigation puisqu’il rassemble l’ensemble des solutions de gestion RH autour d’une interface unique.

De plus, son ergonomie a été conçue avec des problématiques d’UX en tête : le portail RH permet une visualisation rapide de toutes les applications disponibles en SaaS et il offre   une expérience utilisateur intuitive. La navigation dans les menus est conçue de manière simple et standardisée afin que le collaborateur s’y retrouve le plus facilement possible. Widgets et boutons d’actions apparaissent clairement et une barre de recherche est même mise à disposition de l’utilisateur afin qu’il puisse retrouver l’information qu’il recherche facilement.

Ainsi, PeopleSpheres n’est pas seulement un SIRH, c’est également un EXP (Employee Experience Platform), une plateforme expérience collaborateur en français, et son but est de faciliter la navigation entre les différents logiciels RH de l’entreprise afin d’améliorer l’expérience collaborateur. Le portail RH est un élément essentiel de l’EXP car il est  “user friendly”, intuitif et ergonomique. C’est un espace collaboratif où les employés peuvent plus aisément se rattacher aux valeurs de l’entreprise. Le portail RH offre une communication en temps réel et permet de renforcer le dialogue social. La conception du portail RH a précisément pour vocation d’améliorer la qualité de vie des employés en lui permettant de rentrer facilement en contact avec un autre collaborateur, rechercher des informations et soumettre des formulaires automatiquement.

Une myriade de logiciels RH arrive chaque jour sur le marché et leur popularité est en croissance continue. On trouve désormais des outils de gestion RH dédiés à la gestion des congés et absences, la gestion des notes de frais, la gestion de la paie, la gestion du temps et des plannings. Des outils de gestion des talents émergent également avec des logiciels de gestion des recrutements, de gestion des compétences, de gestion des rémunérations, de gestion des formations, ou encore de gestion des carrières et de mobilité interne.

Si ces logiciels RH permettent d’optimiser les processus GRH, ils peuvent aussi, s’ils sont trop nombreux et mal organisés, semer la confusion dans le Système d’Information. C’est pour cela que le SIRH est nécessaire pour unifier toutes ces solutions RH ensemble et les connecter autour d’une plateforme connective commune. Grâce à ses smart connectors, le logiciel SIRH permet en effet de centraliser et de synchroniser les données des divers logiciels RH et participe ainsi à créer une interface plus fluide et plus agréable pour l’utilisateur. PeopleSpheres peut également lancer des actions automatiques, ou workflows, faisant appel à divers logiciels.

Le Portail RH est un composant essentiel de ce Système d’Information puisqu’il représente le socle commun de tous les logiciels RH et offre une plateforme collaborative à tous les collaborateurs. C’est grâce à lui que le SIRH peut offrir aux collaborateurs, managers, et responsables RH, une interface de navigation unifiée.

Le portail RH renforce la communication interne et l’intelligence collective en fluidifiant les interactions entre collaborateurs. C’est une plateforme qui permet de travailler en mode collaboratif via de nombreux outils digitaux : mise en place de chat, partage de documents, accès au numéro de téléphone, etc. Prônant la collaboration plutôt que le cloisonnement, le portail RH participe à une nouvelle vision du travail basée sur l’esprit d’équipe plutôt que l’individualisme. C’est un outil de travail qui favorise l’échange et la mobilité et vient encourager l’esprit de coopération entre les collaborateurs, les managers, et le service RH.