Alexandre Diard Que vous soyez manager d’équipe, chef d’entreprise ou dirigeant, il se trouve que vous pouvez ressentir le besoin d’organiser un séminaire d’entreprise, une rencontre professionnelle avec vos collaborateurs hors de l’entreprise.
Mais comment cela se passe-t-il ? Quels sont les différents séminaires d’entreprise ? Voici un article pour vous aider à vous organiser un événement tel que celui-ci afin de réussir ce moment de cohésion d’équipe.
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La nature du séminaire d’entreprise
Ce qu’on appelle séminaire résidentiel ou réunion de travail, ou encore voyage incentive selon la forme que cela prend est avant toute chose est un outil de management avec un fort impact pour l’entreprise. Habituellement, ces événements professionnels sont un moment où l’on rassemble des salariés, des collaborateurs, des dirigeants dans certains cas hors du milieu professionnel. Cela se passe au cours d’une journée dans des salles de réunion équipées ou en extérieur. Chacun s’engage à travailler autour d’un projet commun.
Ce moment de cohésion et de rassemblement a été mis en place pour permettre à tous les salariés qui travaillent dans une même société d’apprendre à faire plus connaissance, mais aussi pour favoriser les échanges entre services. Un séminaire d’entreprise, enfin, est généralement organisé dans un environnement agréable, intimiste, convivial, détendu, avec de la verdure ou quelque chose de plus exotique. Il arrive même que de nombreux séminaires se déroulent à l’étranger pour que tous les participants puissent réellement couper de leur quotidien et de leurs habitudes.
L’utilité du séminaire d’entreprise
Il n’existe pas une seule forme ni un seul type de séminaire, car chacun a une fonction et un rôle bien définis. Élément stratégique de l’entreprise, le séminaire professionnel représente une formidable opportunité de regrouper et de fédérer les énergies et les envies de tous. C’est un facteur-clé pour l’entreprise pour optimiser la productivité et améliorer l’ambiance du travail au sein des équipes. On retrouve donc plusieurs genres de séminaires d’entreprise.
Le séminaire de direction
Indispensable et de nature stratégique, ce type de réunion est généralement en comité restreint. Il consiste à inviter et à réunir les dirigeants d’entreprise et les cadres supérieurs :
- Pour faire un bilan,
- Pour analyser les développements qui ont été mis en place récemment ;
- Pour prendre part à des réflexions stratégiques : définition de nouveaux objectifs, etc.
Le séminaire de management
Ce type de réunion entre professionnels a pour objectif de réunir les managers et les cadres ou encore toute personne ayant une fonction de responsable d’équipe ou de service. Le but de ce séminaire est qu’ils apprennent à mieux se connaître et surtout à prendre connaissance des méthodes et des connaissances des uns et des autres en rapport avec leur poste. En assimilant de nouvelles compétences et en comprenant bien les enjeux, le message que l’on souhaite faire passer à tous les salariés sera renforcé.
Le séminaire d’intégration
On retrouve ce genre de séminaire dans de très nombreuses organisations, associations, entreprises, écoles. Il permet d’accueillir les nouveaux collaborateurs, de leur proposer des moments originaux d’échange et de partage avec des salariés ou travailleurs déjà en place et ainsi tisser des liens. Le séminaire d’intégration est parfait pour prendre des repères et aide incontestablement à s’adapter plus facilement, car la ou les nouvelles recrues prennent connaissance de la culture d’entreprise et des valeurs de celle-ci.
Le séminaire de formation
Il est toujours intéressant et nécessaire de maintenir les collaborateurs et les salariés de l’entreprise au plus haut niveau de leur compétence, n’est-ce pas ? Avec les séminaires de formation, c’est l’occasion de fédérer les équipes autour d’un projet et d’un apprentissage en commun. C’est enfin pourvoir leur faire bénéficier d’une formation qui permettra à chacun d’apporter de la valeur ajoutée à l’entreprise. Si sur le plan personnel, le collaborateur y gagne en compétences et en connaissances, ainsi qu’un enrichissement personnel indéniable, l’entreprise est aussi gagnante, car le niveau de productivité est toujours optimal.
Le séminaire de commerciaux
Uniquement réservé aux commerciaux donc, ce moment de partage et de cohésion est celui où l’on se focalise sur la force de ventes. Cet instant unique va permettre à tous les commerciaux d’une entreprise de se mobiliser pour aborder les résultats de l’année passée par exemple.
Ce sera surtout l’occasion de :
- Déterminer et anticiper des axes de travail ;
- Apporter de nouvelles idées ;
- Découvrir de nouvelles méthodes de travail ;
- Définir des objectifs pour les mois ou l’année à venir.
Le séminaire de cohésion et de motivation
Ce moment de partage entre les membres d’une même équipe ou d’un même service ressemble davantage à un partage de coaching. En effet, l’objectif est de booster les équipes et les rendre ainsi plus performantes. Ici, ce type de séminaire est habituellement plus ludique que les autres séminaires. Il a cet objectif de renforcer la cohésion et doper l’esprit d’équipe, de créer une sorte de synergie entre les participants et leur donner ainsi l’occasion d’échanger dans un contexte détendu, loin du milieu professionnel habituel. C’est au cours d’un séminaire de motivation que l’on retrouve des activités inventives, originales ou insolites, ou encore des activités de team building. Ces activités originales répondent aux besoins précis qu’imposent le séminaire de cohésion : fédérer, motiver, stimuler, challenger, récompenser, partager, sensibiliser, gérer des tensions, animer, etc.
Comment organiser le séminaire d’entreprise ?
Organiser des séminaires d’entreprise se prépare souvent quelques mois en amont en fonction du lieu de l’événement (châteaux, manoirs, centre d’accueil, domaine, etc.) et des animations qui sont envisagées. Voici les étapes essentielles pour bien préparer et réussir la mise en place de votre séminaire entreprise.
Définir le type et les objectifs du séminaire
Avant de vous lancer dans la préparation des thématiques et éléments concrets du séminaire, il est indéniable que la 1ère chose à faire est de définir votre objectif. Le but de cette détermination dépend du cadre du séminaire que le dirigeant ou le manager souhaite mettre en place.
Définir une cible et un thème du séminaire
Quand l’objectif du séminaire est clairement énoncé, il va être plus facile d’organiser le séminaire. Il faut ensuite déterminer la cible de ce séminaire, c’est-à-dire d’indiquer clairement quels sont les collaborateurs, les salariés, les services ou les départements concernés. Si la plupart des séminaires réunissent des collaborateurs et des employés, il existe aussi des séminaires qui se focalisent sur un type de travailleurs comme les chefs d’agences, les commerciaux ou encore les responsables de département.
Cette 2nde étape est aussi importante que la 1re, car c’est elle qui conditionne les décisions à prendre pour que cet événementiel soit le plus abouti possible. L’autre étape est de décider de la thématique (atypique ou non) selon les objectifs de l’entreprise et aussi des participants. Dès lors, dans la rédaction du contenu du séminaire, il est primordial de choisir des mots et des expressions significatives et qui reflètent parfaitement ce qui attend les participants.
Définir une date
Avec l’aide d’un planning de séminaire, il va être possible de poser une date fixe. Cette date doit naturellement tenir compte des agendas professionnels et personnels de chacun. Il n’est pas recommandé de choisir une date pendant les vacances scolaires par exemple, car beaucoup de parents prennent des congés pour garder leurs enfants. Habituellement, un séminaire qui dure en moyenne entre 1 et 2 journées se déroule pendant un week-end afin de ne pas perturber l’organisation du travail de chacun ni chambouler les emplois du temps personnels.
Définir le format de l’événement et le lieu idéal
Le format dépend du type du contenu du séminaire. Est-il préférable de concentrer la majeure partie des activités ludiques en matinée ? En soirée (murder-party, réception, ateliers gastronomiques, etc.) ? De plus, le choix du lieu où se déroule cette journée événementielle stratégique doit rester facilement accessible à tous les participants (TGV, covoiturage). Et l’endroit idéal doit être retenu pour ses autres qualités comme la présence d’hébergements sur place ou dans les environs proches, sa capacité d’accueil, la disponibilité d’accessoires et d’équipements pour les conférences.
Enfin, il ne faut pas oublier le confort, car cela joue beaucoup dans la détente et la cohésion d’équipe. Si les collaborateurs se sentent bien, ils sont plus à même de s’investir dans cette aventure qu’est le séminaire, surtout si cela dure 2 jours, voire davantage.
Prendre en compte la logistique sur place
La logistique est aussi l’un des points névralgiques d’une organisation de séminaires d’entreprise. Cela désigne aussi bien les services de restauration (cocktails, déjeuners, dîners, apéritif dînatoire) comme ceux du transport et de l’hébergement. Il est recommandé de ne pas choisir uniquement sur catalogue ou des images via des sites Web et de se rendre sur place pour avoir un aperçu in vivo.
La question du budget
Véritable nef de la guerre, la définition de votre budget est cruciale. Plus tôt les éléments du séminaire seront définis, mieux sera réparti votre budget.
Celui-ci doit prendre en compte :
- Le lieu de l’événement ;
- Le nombre de participants ;
- Les montants des prestataires extérieurs : agence événementielle le cas échéant, traiteur, sonorisation, location de la salle de réunion, service de cocktail, location de salle équipée pour les conférences, réservation pour un escape game, etc.
- Le transport ;
- L’hébergement ;
- Le centre d’accueil pour des activités sportives ou une chasse au trésor ;
- Un budget pour un shooting photo ;
- Des équipements pour les activités de team building.
Instaurer un rétroplanning
Pouvant s’intégrer dans un planning de séminaire, le rétroplanning est une fiche qui est créée par l’organisateur du séminaire. Cela permet d’avoir en tête toutes les étapes, l’organisation de séminaire et de son déroulement afin de s’assurer que tout se passe au mieux. Le rétroplanning intègre généralement les échéances, les acomptes et les soldes, les réservations à réaliser, le nombre et le nom des convives, etc.
Soigner sa communication
Pour que le séminaire d’entreprise soit le plus réussi possible, toutes les personnes invitées doivent être au courant dudit événement. ls doivent connaître en amont le déroulement de cette journée de séminaire. Choisir le bon canal de communication est essentiel dans cette situation (réunions de travail en interne, campagne emailing, communiqué dans les médias, etc.) Enfin, il est indispensable quelques jours avant le séminaire de répéter et synchroniser tous les programmes. S’assurer que tout est bien mis en place via le planning du séminaire ou le rétroplanning est un moyen efficace. C’est aussi l’occasion d’effectuer un petit rappel auprès de tous les participants pour préciser de nouvelles consignes.
Le séminaire d’entreprise est une formidable opportunité pour resserrer les rangs, pour créer une belle évolution de travail et motiver les troupes au sein de ses équipes. Soigner l’avant, le pendant et surtout interroger les participants à la fin du séminaire sont aussi des étapes essentielles afin de recueillir les avis des uns et des autres et, éventuellement, envisager un prochain séminaire clé-en-main. Un mot de remerciements et quelques photos sont toujours les bienvenus. Le séminaire d’entreprise, une aventure humaine source de motivation pour les collaborateurs et l’entreprise.
