Alexandre Diard Comment réactualiser des systèmes RH obsolètes sans se ruiner et en les rendant plus adaptables à votre système central ? Jusqu’à présent, la modernisation des applications existantes, notamment les outils de paie archaïques ou un SIRH sur site, exigeait un remplacement complet. Une telle mise en œuvre était souvent onéreuse et chronophage.
Les entreprises aspirent aujourd’hui à devenir plus agiles et à bénéficier d’une flexibilité accrue dans leur logiciel de gestion RH. À vrai dire, elles en ont tout simplement assez des coûts et des casse-têtes induits par certains logiciels SIRH monolithiques. Les industries ont besoin d’un cloud hybride axé sur l’intégration de toutes leurs données dans un seul espace. Celui-ci doit aussi apporter toute la souplesse qui fait défaut aux autres procédés. Cela ne remplacera pas les systèmes existants, mais les rendra plus faciles à gérer et augmenter ainsi la productivité. Les contraintes liées aux mises à jour constantes et à l’impossibilité de concevoir une solution sur mesure adaptée à l’utilisateur final sont ainsi écartées.
Lorsqu’il s’agit de mettre à niveau et de faire évoluer la pile technologique RH, la question du coût est souvent centrale pour les entreprises. La tech RH est en pleine mutation et adopte peu à peu des stratégies plus rentables. Il est temps d’innover en toute transparence et de se libérer de toute surcharge de travail afin de parvenir à une gestion optimale des équipes et de gagner du temps dans son processus RH.
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Qu’est-ce d’un cloud hybride axé sur l’intégration de toutes leurs données dans un seul espace qu’une application patrimoniale ?
Tout logiciel, technique ou langage obsolète utilisé par une organisation est appelé système patrimonial. Les applications de ce type restent certes en usage et sont parfois indispensables à l’entreprise, mais elles entraînent une multitude de problèmes. Liés à la technologie, à l’architecture ou aux fonctionnalités, ceux-ci entravent l’activité ou la performance IT.
Le problème des applications patrimoniales
Vous réalisez que votre système RH est un système patrimonial lorsque vous êtes confrontés à des difficultés ou à des problèmes liés à une technologie dépassée.
Ces problèmes sont notamment :
- Augmentation des moyens de maintenance et de mise à niveau, y compris les coûts et le temps consacrés aux services en ligne.
- Problèmes de performance entravant l’amélioration de vos processus RH.
- Inaptitude à suivre l’évolution des attentes des salariés et des clients.
- Votre système ne prend plus en charge certaines applications tierces ou vice versa.
- Votre technologie est dans l’incapacité de progresser vers des solutions plus récentes.
Risque accru de violation de sécurité des données ou des règles de conformité.
Inévitablement, les changements rapides dans le monde du travail combinés au rythme effréné des avancées technologiques accélèrent l’obsolescence des systèmes existants dans tous les secteurs, y compris les RH.
Mais il existe un moyen de conjurer cette rigidité et ce manque d’adaptabilité chroniques dans les systèmes RH actuels. Les bases de données peuvent être brouillonnes et désorganisées. Nous devons apprendre à nous familiariser avec les nouvelles technologies et à les ajuster à nos processus.
Pourquoi moderniser une application patrimoniale ?
En plus d’éviter tous les inconvénients des applications patrimoniales décrits ci-dessus, l’argument commercial joue en faveur de la rénovation plutôt que du remplacement ou du développement de systèmes maison. La modernisation peut éviter le recours incessant à la migration des données en cas de bascule vers d’autres logiciels. Cela peut être une excellente stratégie numérique et de disposer d’une solution plus souple. Toutes les applications Web peuvent être sur une même plateforme. On évite un transfert des données vers de nouveaux logiciels ou une mise à niveau du logiciel existant. L’entreprise y gagne en dynamisme et cela permet dont de gérer plus efficacement ses processus RH. Au lieu de s’inquiéter d’une transmission efficace des données garantissant un fonctionnement correct de l’activité, on se consacre aux objectifs prioritaires.
Première motivation : le changement
La plupart des systèmes RH sont en place depuis environ six à sept ans. Certains sont beaucoup plus anciens. Beaucoup fonctionnent encore et remplissent leur mission. Mais le monde change dans cette nouvelle ère digitale, et les attentes des salariés ne sont plus ce qu’elles étaient au moment de l’intégration de ces applications.
En fait, 77 % des employés se disent frustrés par leur technologie RH. Ce seul chiffre devrait vous convaincre du peu de pertinence des systèmes conçus pour durer dans le temps. Moins de dix ans plus tard, ils deviendront à leur tour des systèmes patrimoniaux. Par conséquent, ils doivent évoluer au rythme de l’entreprise de façon à offrir aux salariés des adaptations qui leur correspondent et transforment le niveau de service.
Deuxième motivation : le coût
En moyenne, le coût des technologies RH augmente de 24 % par an. Dans le même temps, le nombre moyen d’applications utilisées augmente de 59 % chaque année.
Cela signifie que les équipes RH ont besoin de plus de systèmes pour couvrir leurs besoins et que les coûts augmentent avec un faible retour sur investissement en termes de performances.
Et enfin, l’accumulation de fonctionnalités
Une étude a révélé que seules 80 % des fonctionnalités des applications sont réellement utilisées dans les processus métier quotidiens.
Ce phénomène est courant dans les modules de gestion des performances, par exemple. Il se peut que vous n’ayez besoin que d’une fonction de base d’évaluation des performances alors que vous financez un module qui en fait beaucoup plus. Au final, vous payez un coût supplémentaire par collaborateur pour quelque chose qui n’est pas adapté aux besoins de votre entreprise. L’optimisation de tous vos outils doit être une priorité absolue. Elle peut vous donner un avantage concurrentiel dans la mesure où vos dépenses sont à la hauteur de vos besoins. En ayant un logiciel évolutif et plus personnalisé, vous réécrivez vos processus en fonction de vos objectifs personnels.
Comment moderniser vos systèmes RH ?
La modernisation des applications RH impliquait jusqu’à présent le retrait de l’ancien système et le remplacement par un nouveau dispositif plus convivial. Comme nous l’avons mentionné, cela peut coûter cher et impacter vos employés et vos équipes RH. En plus de la conduite du changement, vous risquez de perdre des connaissances essentielles sur l’entreprise et son secteur, le fruit d’années d’utilisation de votre ancien système. Alors, quelle est l’alternative ?
Vous conservez vos systèmes existants, tels que les systèmes de paie, de gestion administrative, les systèmes de gestion du temps, de planning ou de suivi des brevets, etc. Vous les modernisez avec davantage de fonctionnalités grâce à une solution de cloud. Par exemple, vous ajoutez un accès mobile à certains éléments, tels les fiches de paie. Vous créez des flux de travail automatisés, des rapports et des tableaux de bord. Heureusement, vous n’avez pas besoin d’acheter une nouvelle suite de logiciels pour obtenir une modernisation du système.
Dans la section suivante, nous présentons une approche beaucoup plus rentable, qui offre davantage de fonctionnalités et qui est suffisamment souple pour s’adapter aux besoins spécifiques de votre entreprise : les applications composables.
Présentation des applications composables
Les applications composables permettent — d’où leur nom — d’élaborer un système RH personnalisable constitué de plusieurs sources d’information. Il s’agit de technologies existantes, de technologies RH novatrices ou encore d’applications métier qui contribuent à l’expérience employé et répondent aux besoins de l’entreprise.
L’approche modulaire est un peu différente de ce qu’il est d’usage de considérer comme un SIRH. Dans un SIRH traditionnel, vous avez un affichage pour chaque module. Avec une application composable, vous concevez votre propre vue. Toutes les données sont dans un centre unique sans cesse mis à jour par le développement d’applications ou l’intégration de nouveaux systèmes. Cela écarte le sujet de la modernisation des applications existantes, car vous serez en mesure de faire évoluer le logiciel en personnalisant votre solution que les applications soient innovantes ou héritées.
Par exemple, dans le profil d’un employé, vous avez une page rémunération qui affiche un comparatif des salaires et leur historique. Elle mentionne également les heures travaillées issues de votre système de comptabilisation du temps et les évaluations de performance. Ces données sont notamment utilisées à des fins de reporting ou en vue d’accorder des augmentations au mérite.
Pour ce faire, il suffit de connecter tous vos systèmes et outils à une plateforme qui centralise tous vos données et processus à l’aide d’API et de connecteurs intelligents. Ces applications dans le cloud vous débarrasseront de vos anciens systèmes et de la lourdeur technique qu’ils induisent.
C’est ainsi que les entreprises déploient des logiciels grâce à l’architecture en nuage. La motivation première est la flexibilité et l’agilité gagnées permettant de gérer et répondre aux besoins quotidiens des entreprises. Elle soulage des charges de maintenance ou de remplacement des applications existantes à l’aide d’une solution basée dans le cloud. Ce type de configuration crée une interface ouverte favorisant l’automatisation par la migration de vos informations vers une plateforme hébergé sur le cloud. Grâce au cloud computing, vous disposez des services en libre accès à vos collaborateurs. Ainsi, pilotez sereinement vos stratégies.
Connecteurs intelligents de PeopleSpheres
PeopleSpheres a conçu une plateforme qui centralise les données et les processus RH en connectant n’importe quel outil pour construire un environnement logiciel cohérent, pertinent et simple à intégrer en tant que solution SaaS.
Contrairement aux connecteurs classiques, qui se contentent de synchroniser les données, le connecteur intelligent prend également en compte le comportement de l’utilisateur. Il fait entrer et sortir les données de l’interface, la tient à jour et crée une expérience fluide pour les salariés, tout en évitant les coûts liés à la suppression du dispositif en place.
Si vous êtes prêt à moderniser et à migrer vos logiciels traditionnels de façon rationnelle, Choisir la solution PeopleSpheres est sûrement ce qu’il vous faut. Elle offre une meilleure prise en compte des besoins précis de votre entreprise et prendre en main les développements spécifiques qui s’en suivent. Mettre en place un logiciel composable vous permet de personnaliser vos solutions applicatives pour obtenir la flexibilité souhaitée.
La transformation numérique est en constante évolution. Il vaut mieux privilégier le développement du logiciel rh plutôt que de maintenir les systèmes informatiques existants. Disposer de solutions obsolètes est susceptible de nuire à l’activité de la société et d’accroître votre vulnérabilité en matière de sécurité.
