Tout savoir pour rédiger un bon règlement intérieur en entreprise

Le règlement intérieur est aujourd’hui un document obligatoire dans toutes les entreprises françaises à partir du moment qu’elles emploient 50 employés au minimum. Mais que regroupe ce règlement ? Quelles sont les mentions obligatoires ? Quelles sont les interdictions en matière de réglementation ?

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Les cas obligatoires de mettre en place un règlement intérieur

Depuis le 1^er janvier 2020, tout établissement ou entreprise qui travaille avec 50 employés au minimum sur une durée de 12 mois consécutifs doit posséder son propre règlement intérieur.

Cette obligation — le seuil était fixé à 20 salariés jusqu’au 31 décembre 2019 — se veut conforme à l’article L. 2312-2 du Code du travail. Elle s’applique au terme du 2^nd délai de 12 mois consécutifs à partir de la date à laquelle le seuil de 50 salariés est atteint.

Par exemple, si votre entreprise a atteint le seuil de 50 salariés au 1^er mars 2020 et n’est pas repassée sous cette barre au cours des 12 derniers mois, l’employeur aura pour obligation de créer et d’afficher un règlement intérieur au 1^er mars 2022.

Déterminer le contenu général du règlement

Le contenu obligatoire

De manière exclusive le règlement intérieur d’une entreprise fixe certaines modalités :

• Les règles concernant la discipline et la nature des sanctions le cas échéant : conditions de circulation dans l’entreprise, respect des horaires de travail, etc. En effet, une sanction ne peut être appliquée à l’encontre d’un salarié que si elle est prévue dans le règlement intérieur.
• Les mesures d’application de la réglementation pour tout ce qui touche à la sécurité et à la santé dans l’entreprise (article L. 4122-1).
• Les conditions expliquant quand et pourquoi les salariés de l’entreprise peuvent être appelés à participer au rétablissement des conditions de travail assurant sécurité et santé des salariés si l’employeur décide que les conditions ont été compromises.
• Les dispositions en lien avec les droits de défense des salariés (articles L. 1332-1 à L.1332-3 du Code du travail).
• Les dispositions en cas de harcèlement moral ou sexuel, mais aussi en matière d’agissements sexistes (article L.1142-1 du Code du travail).

Le règlement intérieur de l’entreprise affiche clairement et de manière exclusive les réglementations en matière de :

• Santé, sécurité et hygiène: cet encart concerne les conditions d’utilisation des équipements de travail, des éventuelles substances et préparations dangereuses ou encore les conditions en lien avec la circulation et le transport.
• Les droits et défenses des salariés dans le cadre d’une procédure disciplinaire.
• Des dispositions évoquant le principe de neutralité en demandant aux salariés de restreindre la manifestation de leurs convictions si elles sont justifiées par l’exercice d’autres libertés et droits (arrêt de la Cour de Cassation du 22 novembre 2017 du Code du travail).

Les interdictions

Quels que soient la forme et le contenu du règlement intérieur d’une entreprise, celui-ci ne peut pas restreindre les droits des salariés ou encore les libertés individuelles et collectives au-delà de ce que la nature du travail peut justifier.

Par exemple, un règlement intérieur ne peut pas prévoir une réglementation sur l’utilisation du crédit heures par les représentants du personnel, ni sur les heures supplémentaires ou encore l’ordre de passage dans les douches, etc.

Si l’intérêt de l’entreprise ne le justifie aucunement, il est interdit d’inscrire une quelconque mention dans le règlement intérieur à propos des conversations personnelles, d’imposer une tenue de travail ou encore de prévoir une fouille systématique des rangements individuels.

Toutes ces dernières mesures portent atteinte aux droits et aux libertés des travailleurs.

En somme, tout règlement intérieur doit interdire d’insérer des clauses :

• Qui sont contraires aux lois, aux règlements et aux conventions applicables à l’entreprise ;
• Qui portent atteinte aux libertés et aux droits de manière injustifiée. Par exemple, une clause précisant que le mariage entre deux salariés de l’entreprise est interdit porte atteinte aux libertés de chacun et au droit du mariage.
• Qui s’avèrent discriminatoires ;
• Qui imposent des sanctions pécuniaires.

De plus, il est strictement interdit d’inscrire dans un règlement intérieur des dispositions qui discriminent les travailleurs dans leur emploi à capacité professionnelle égale.

Que ce soit en raison de leur origine, de leur sexe, de leurs mœurs, de leur orientation sexuelle ou de leur genre, mais aussi de leur âge, leur situation familiale, de leur grossesse, de leurs caractéristiques génétiques, de leur appartenance à une ethnie ou à une nation, de leur situation économique, de leurs opinions politiques, de leurs activités syndicales, de leurs convictions religieuses, de leur apparence physique, de leur lieu de résidence ou encore de leur état de santé.

Établir une procédure interne

Les différentes étapes

Si l’on met les questions de contenu à part, la mise en place d’un règlement intérieur au sein d’une entreprise de plus de 50 salariés doit obligatoirement passer par certaines étapes afin d’être validée en amont.

La première chose est que le règlement intérieur doit être rédigé en français par l’employeur. C’est un acte dit unilatéral de l’employeur qu’il exerce dans le cadre de son pouvoir d’organisation.

Dans cette rédaction, l’employeur ne doit rien oublier et demeurer vigilant quant aux différentes clauses.

Il est plus que recommandé de faire appel à un professionnel du droit pour une rédaction 100 % conforme aux différentes législations en la matière.

Ensuite, le règlement intérieur doit être soumis à l’avis des membres du CSE, même si cet avis s’avère purement consultatif. Mais cela peut être au délégué du personnel ou au CHSCT (comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail) pour des questions de santé et d’hygiène.

S’il n’y a pas de représentation du personnel, l’employeur peut instaurer le règlement intérieur sans consultation à condition de justifier cette carence d’institution représentative par le biais d’un procès-verbal de carence.

Enfin, l’employeur a pour obligation de soumettre le règlement intérieur à un inspecteur du travail, avec l’avis des membres du CSE ou le procès-verbal de carence le cas échéant.

La mission de l’inspecteur du travail est de vérifier le contenu du règlement intérieur. Si ce contenu ne convient pas, il est en droit de demander la modification voire le retrait du règlement intérieur.

L’inspecteur du travail n’a pas le pouvoir d’effectuer les corrections nécessaires sur des points litigieux ou incomplets.

Si, au bout d’un certain délai, l’employeur n’a pas reçu de décision écrite par l’inspecteur du travail, il peut l’appliquer au sein de son entreprise.

Il faut garder en mémoire que l’inspecteur du travail conserve un droit de contrôle permanent.

Pour l’entrée en vigueur

Le règlement intérieur doit prévoir une date d’entrée en vigueur. Celle-ci est habituellement de plus d’un mois minimum après la dernière formalité de dépôt.

Le règlement sera ensuite déposé à secrétariat-greffe du Conseil des Prud’hommes dont dépend l’entreprise.

Finalement, le règlement intérieur sera porté à la connaissance de tous les travailleurs de l’entreprise, quel que soit le moyen utilisé (affichage papier, mail, etc.).

Il devra être affiché clairement et lisiblement dans les locaux de l’entreprise et près des bureaux du service des RH.

Informez-vous de la réglementation en vigueur

Quelle que soit la forme de l’entreprise, si celle-ci possède plus de 50 salariés, la création d’un règlement intérieur est obligatoire.

Il reste facultatif pour les entreprises de moins de 50 salariés.

Ce règlement doit être porté à la connaissance de tous et être accessible sur tous les lieux de travail, notamment là où s’effectue l’embauche (entrée d’un atelier, diffusion en intranet dans l’entreprise, près des services Rh, etc.)

Ce règlement intérieur s’applique à tous les salariés de l’entreprise, même si ces derniers ont été embauchés avant la mise en application dudit règlement intérieur.

Un salarié qui ne respecte pas les dispositions du règlement intérieur se voit exposer à des sanctions disciplinaires qui sont prévues dans le règlement. C’est pourquoi il est important de s’informer de la réglementation régulièrement.