Coffre-fort numérique

Un coffre-fort numérique est une plateforme qui peut être accessible en ligne ou non. Elle permet de stocker, archiver et indexer différents fichiers numériques (photos, pdf, fichier word, etc.) et de les rendre sécurisés. L’accès aux documents est en effet soumis à une authentification spéciale déterminé sur le coffre-fort numérique et l’intégrité des documents est ainsi préservée. C’est un endroit virtuel sûr et sécurisé dans lequel il est possible de sauvegarder des données numériques. Il existe des coffres-forts numériques personnels mais aussi des coffres-forts numériques professionnels permettant de stocker toutes les données sensibles d’une entreprise comme des documents administratifs, des contrats, des factures et les données personnelles des collaborateurs. La gestion électronique de ces données et leur durée de conservation est bien entendue paramétrée en fonction du cadre juridique en vigueur.

L’intérêt principal d’un coffre-fort numérique réside dans la transformation complète de votre gestion documentaire. Face aux défis croissants de sécurisation des données, de conformité réglementaire et d’efficacité opérationnelle, cette solution répond aux enjeux majeurs des entreprises.

Un coffre-fort numérique vous permet de passer d’une gestion documentaire chronophage et risquée à un système centralisé, sécurisé et accessible. Vous éliminez les risques de perte, de détérioration ou de vol de documents physiques, tout en garantissant leur intégrité et leur traçabilité. L’accessibilité 24h/24 depuis n’importe quel appareil améliore la productivité de vos équipes.

Au-delà de la sécurité, l’intérêt économique est considérable : réduction drastique des coûts d’impression, d’archivage physique et de temps consacré à la recherche de documents. L’impact environnemental positif renforce également votre démarche RSE, valorisant l’image de votre entreprise auprès de vos partenaires et collaborateurs.

Notre plateforme RH intègre les meilleures solutions de coffre-fort numérique du marché pour vous offrir toutes les fonctionnalités essentielles :

• Accès mobile à tout moment : via une application dédiée iOS et Android, consultez vos documents où que vous soyez.
• Espace personnel sécurisé : centralisez et archivez l’ensemble de vos documents dans un environnement 100 % digital.
• Intégration de tous types de documents : stockez tout type de fichier (contrats, bulletins de paie, factures, etc.) au même endroit.
• Transfert instantané de documents : partagez vos documents en ligne de manière fluide et sécurisée, d’un coffre-fort à un autre.
• Sécurité renforcée : données hébergées en France, protégées par chiffrement, mot de passe et conformité aux normes RGPD assurée.
• Réversibilité garantie : les collaborateurs conservent l’accès à leur coffre-fort même après leur départ, avec récupération complète des données.
• Technologies de pointe : certification AFNOR, horodatage, empreinte numérique… pour une traçabilité optimale.
• Impact RSE positif : limitez l’usage du papier et valorisez votre image d’entreprise responsable.

Le coffre-fort numérique apporte des avantages significatifs à tous les utilisateurs de votre entreprise :

Pour les managers : l’application mobile vous permet d’accéder facilement à l’ensemble de vos documents où que vous soyez. Vous pouvez transférer les documents en un clic, que ce soit pour envoyer des fiches de paie aux collaborateurs ou des contrats à signer. Toutes vos données étant centralisées en un seul endroit, il devient beaucoup plus facile de retrouver ce que vous cherchez.

Pour les collaborateurs : vous pouvez enregistrer tous vos documents professionnels et personnels (bulletins de paie, contrats, etc.) avec une conservation garantie qui assure la traçabilité complète. Vous bénéficiez d’un espace de stockage pouvant accueillir jusqu’à 10 Go de documents sans limitation. Le partage entre collègues est simplifié grâce à un système de transfert sécurisé d’un coffre-fort à un autre, accessible via différents supports avec un accès personnalisé.

Pour l’administrateur : le coffre-fort numérique améliore votre RSE en réduisant significativement l’usage du papier et des impressions. La réversibilité de vos données archivées est garantie, vous assurant de ne perdre aucune information lors des changements. Vous disposez d’un outil certifié avec des technologies de confiance, un hébergement sécurisé en France conforme aux réglementations, tout en économisant l’espace physique et le temps consacré aux tâches administratives répétitives.

La sécurité d’un coffre-fort numérique repose sur plusieurs niveaux de protection pour garantir l’intégrité de vos données.

Vos documents sont hébergés en France dans des centres certifiés et protégés par chiffrement avancé avec authentification personnalisée. Les accès sont contrôlés avec des droits spécifiques pour chaque utilisateur, assurant une traçabilité complète.

Notre solution dispose de certifications reconnues comme AFNOR, avec des technologies d’horodatage et d’empreinte d’intégrité. La conformité RGPD est garantie par défaut, avec des protocoles de sauvegarde automatiques.

Cette approche multicouche offre un niveau de sécurité supérieur au stockage physique traditionnel.