Alexandre Diard À l’heure où l’ère du tout numérique a sonné, rien ni personne ne résiste à la digitalisation. La fonction RH dans les entreprises n’échappe d’ailleurs pas à ce constat. Au-delà d’un contexte stimulant, ce sont surtout les nombreux enjeux de la digitalisation RH qui poussent le pôle administration du personnel à dématérialiser les documents, le service recrutement à utiliser des outils connectés de plus en plus performants ou encore le département gestion des compétences à proposer des formations en ligne. Rappelons avant tout que le cœur de métier des équipes RH est l’humain. Elles doivent donc chercher à tout prix le meilleur moyen de se dégager du temps pour revenir à l’essentiel : travailler à améliorer le quotidien de chaque collaborateur et gérer au mieux le capital humain.
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Digitalisation RH : définition
La digitalisation RH n’a pas de définition à proprement parler. Il s’agit de l’association de deux notions : la digitalisation et les ressources humaines. Ainsi, on peut définir cela par la numérisation des fonctions RH de manière générale. La digitalisation RH est l’utilisation, par les équipes RH, d’outils digitaux dans toutes leurs tâches ou une partie. Elle peut concerner la gestion du personnel, le recrutement, la gestion des talents, la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC), la QVT…
Voici quelques exemples concrets de digitalisation des ressources humaines :
- Fini les fiches de paie papier, place aux bulletins dématérialisés, accessibles grâce à un coffre-fort numérique. Les salariés ont donc accès à tous leurs bulletins de paie, quand ils le souhaitent et de n’importe où. Ils peuvent les imprimer facilement et les transférer par mail pour leurs démarches personnelles notamment.
- Stop aux dossiers du personnel entassés dans les armoires, chaque pièce du dossier est numérisée et accessible en quelques clics dans le module gestion du personnel du SIRH.
- La génération et le suivi des KPIs RH n’est plus un casse-tête, vous n’êtes plus obligés de jongler entre tous ces tableaux Excel obsolètes. Selon le SIRH que vous avez, vous pouvez sélectionner les données qui vous intéressent (temps de travail, temps de formation, masse salariale…) en fonction de critères définis (par service, par filiale, par année…).
Le contexte de la digitalisation RH
La digitalisation RH est amenée à se développer dans différents contextes.
Tout d’abord, l’arrivée des « Millenials » (les milléniaux en français ou génération Y, c’est-à-dire les personnes nées entre 1981 et 1997) sur le marché du travail a incité les entreprises à se mettre au niveau des valeurs et des exigences de cette génération. Plus d’humain, plus de réactivité, de meilleures conditions de travail, un management plus participatif, voici les attentes de ces nouveaux salariés. Étant donné que cette génération a été baignée dans une technologie sans cesse en évolution, elle a du mal à concevoir que la digitalisation ne s’applique pas également à son milieu professionnel. Les entreprises doivent continuellement mettre en place de nouvelles organisations, une meilleure communication, tout comme des formes d’apprentissage innovantes pour répondre aux besoins des nouvelles générations.
La digitalisation RH doit également se conformer aux évolutions légales, sociales et numériques. Il a notamment fallu mettre un cadre à la collecte des données personnelles pour éviter les dérives. Ce point est donc régi depuis 2018 par le RGPD (règlement général sur la protection des données) à l’échelle européenne. De plus, la transformation digitale pousse les nombreux acteurs RH à chercher les meilleurs outils et modes de travail.
Enfin, on peut dire que la crise sanitaire liée au COVID-19 est aussi à l’origine d’un regain de digitalisation RH dans toutes les entreprises. Le fait est que les confinements ont favorisé une nouvelle organisation professionnelle : le télétravail. Les entreprises qui ont le moins souffert de cette crise sont celles qui ont su s’adapter et mettre en place rapidement des outils RH digitalisés et accessibles de chez soi.
Tous ces événements ont fait émerger de nouveaux outils à destination des services ressources humaines. Les SIRH sont nombreux sur le marché désormais, et ils se matérialisent sous forme de logiciels en mode Saas, ASP ou On-Premise. Afin de s’adapter à toutes les formes d’organisation (télétravail par exemple) et à toutes les tailles d’entreprises (de la PME à la multinationale), un SIRH comme celui de PeopleSpheres – à la fois modulable et personnalisable – est l’outil performant par excellence.
Les enjeux de la digitalisation RH
Amélioration des processus
Qui dit digitalisation RH dit utilisation d’outils numériques. C’est-à-dire qu’au lieu de saisir manuellement certaines données concernant les salariés, le pôle gestion du personnel récupère les données de manière automatisée. Cette démarche permet de limiter la saisie des informations, les erreurs associées à une action manuelle, ainsi que les pertes de documents papier. Le temps gagné en mettant un terme aux tâches chronophages offre au service RH la possibilité de se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée. Les gestionnaires RH prennent désormais part à des projets transverses et deviennent de vrais business partners.
Les systèmes de workflow, d’alertes ou encore de signature électronique proposés par certains logiciels ont de nombreux avantages. Ils font gagner un temps précieux, ils aident à respecter le cadre légal (respect du délai de prévenance des périodes d’essai par exemple), ils facilitent la communication entre les différentes parties prenantes et ils permettent de gagner en agilité.
Développement de l’e-reputation
L’ère de la digitalisation amène les entreprises à mettre en place de nouvelles façons de se démarquer, en ligne. Dans ce contexte, l’inbound recruiting a le vent en poupe. Inspirée du marketing, cette méthode consiste à laisser le candidat venir à soi. Par conséquent, les chargés de recrutement n’ont plus à écumer les CVthéques. L’idée est plutôt de promouvoir l’entreprise (ses valeurs, ses atouts, sa culture…) sur Internet, notamment au travers d’un site, d’un blog et des réseaux professionnels, voire sociaux. Elle développe de la sorte son attractivité et jouit d’une plus grande compétitivité sur le marché du recrutement.
L’entreprise profite également de la digitalisation RH pour s’immerger dans une démarche RSE. Les calculs sont simples : moins de papier (grâce aux fiches de paie et aux demandes de congés dématérialisées) ainsi que moins de trajets (en privilégiant l’e-learning au lieu des formations en présentiel et en développant le télétravail) entraînent une diminution de l’empreinte carbone de l’entreprise. Ces actions permettent d’améliorer la marque employeur et certains labels (comme la norme ISO 26 000, Positive Workplace ou Ecovadis) sont souvent des critères qui pèsent dans la balance lorsqu’un candidat a le choix entre deux entreprises.
Développement de la qualité de vie au travail
Une bonne qualité de vie au travail et un équilibre vie professionnelle / vie personnelle font partie des attentes les plus importantes des salariés. Il convient donc de les prendre en compte afin de limiter le turn-over, l’absentéisme et le stress au travail. La bonne nouvelle est que la digitalisation RH favorise le bien-être des salariés à bien des égards.
Du côté du service RH, les équipes gagnent du temps grâce à la performance des outils. Ceci leur permet de se focaliser sur des tâches plus intéressantes, voire de développer de nouvelles compétences.
Du côté du salarié, la digitalisation des outils offre une multitude d’avantages :
- Responsabilisation du collaborateur (il peut saisir lui-même des informations qui le concernent dans le SIRH)
- Réduction du délai de réponse aux demandes (de congés ou autre)
- Communication plus fluide et plus directe grâce à des messageries instantanées internes
- Prise en compte de l’avis du salarié (à l’aide par exemple d’un sondage QVT) ce qui démontre qu’il n’est pas un simple numéro dans la structure et qui, par conséquent, favorise l’apaisement d’éventuelles tensions.
Augmentation de la productivité
Salariés, managers, service RH, tout le monde bénéficie de la digitalisation RH. On ne peut contester que des outils plus performants font gagner du temps et de l’énergie à tous les niveaux. On constate donc une réelle augmentation de la productivité dans les entreprises qui ont pris le virage de la digitalisation. De plus, comme la digitalisation des RH favorise le bien-être au travail, les salariés sont plus productifs, c’est un cercle vertueux.
Autre avantage à travailler avec des outils digitaux : calculer la productivité et le retour sur investissement se fait plus facilement. On peut simplement mesurer le ROI d’un SIRH en observant les données saisies et récoltées en fonction du temps de travail d’un gestionnaire de paie ou d’un chargé de recrutement par exemple.
Conclusion
Il faut retenir que la numérisation des RH fait partie d’un contexte global de digitalisation. La digitalisation RH offre de nombreux avantages pour tous les acteurs de l’entreprise. Cependant, le service RH ne doit pas se rendre totalement dépendant de la digitalisation. L’humain reste le plus important et le DRH, accompagné de ses équipes, se doit d’y rester attentif. Pour éviter de tomber dans le piège, le responsable RH peut s’appuyer sur les conseils d’un cabinet spécialisé dans la transformation digitale. Un bon coaching permettra au pôle RH d’appréhender correctement la digitalisation, pour obtenir les meilleurs résultats et surtout ceux adaptés à sa structure.
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