Comment simplifier vos procédures liées aux congés et absences ?

Dans une PME, vous êtes amené à gérer jusqu’à 250 salariés. Honnêtement, une simple feuille de calcul peut-elle jongler sans faillir entre les RTT, les congés, les arrêts-maladie et les absences ? C’est là qu’interviennent les « serviciels », comprenez « service » et « logiciel » : un logiciel RH qui facilite l’administration des absences et congés de vos employés.

Cependant relier toutes ces informations en utilisant une simple feuille de calcul peut se transformer en une tâche interminable et sans doute peu paisible. C’est précisément dans ce contexte que les serviciels, contraction des termes « service » et « logiciel », deviennent des outils indispensables.

Pour gérer efficacement les congés et absences des employés, un logiciel de gestion (RH) dédié à ce besoin, s’adapte parfaitement aux besoin de l’entreprise. Ce type de logiciel permet à la fois de centraliser les données, et les traiter de manière automatisée afin d’éviter toutes les erreurs de saisie et garantir la conformité avec la règles en vigueur. Grâce à ce système intégré, les responsables RH ont facilement accès à une vision global des absences prévues et imprévues des employés, leur permettant ainsi d’optimiser les plannings et ainsi assurer une gestion des ressources humaines plus fluide et transparente.

De plus, un logiciel RH spécialisé dans la gestion des congés et absences améliore la communication ainsi que la transparence entre les employés et le service des ressources humaines. Les salariés peuvent, par exemple, soumettre leurs demandes de congés directement sur la plateforme en ligne, consulter leur solde de jours de congé restants et obtenir rapidement l’approbation de leurs responsables . Cela réduit les délais de traitement des demandes et augmente la satisfaction des employés, tout en libérant le personnel RH des tâches administratives répétitives.

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Mariage parfait entre logiciel et service RH

« Solution as a service » ou mode SaaS : c’est le nouveau sésame des entreprises qui veulent maîtriser le budget dédié à la gestion des Ressources Humaines. En effet, cette solution leur permet de ne choisir que les prestations qui les intéressent. Elle peut se combiner à un SIRH gratuit en ligne pour offrir aux PME l’outil idéal. Ainsi, cette solution permet notamment d’assurer une gestion des congés et des absences simplifiée et efficace.

Le logiciel RH est accessible en ligne, sous forme de plateforme collaborative offrant des services RH à la demande. Une brique « congés et absences » contient toutes les fonctionnalités liées à cette branche. On y trouve toutes les procédures qui y sont rattachées, les tâches sont automatisées et le suivi est grandement facilité. De plus, les différents services au sein de votre entreprise peuvent utiliser le logiciel en mode collaboratif, accédant uniquement à l’interface qui leur est consacrée. Le planning des absences et des présences est affiché en temps réel, également sur les mobiles. Des livres blancs sont disponibles pour une prise en main rapide du logiciel.

Tout le monde y trouve son compte

Toute la chaîne hiérarchique accède aux soldes et au planning des congés de la PME et des équipes. Chacun reçoit les notifications par email (demande, validation…). Le suivi se fait donc en temps réel autant par le manager, l’employé que le service RH. Avec un connecteur, les données peuvent s’exporter vers la branche « paie ». Votre collaborateur peut poser ses congés en ligne, après avoir contrôlé ses droits restants. Il peut également estimer les dates qui pourraient être accordées, tout en consultant ses dernières soldes de congé.

Par ailleurs, la validation ou le refus des demandes de congés s’affiche avec un commentaire du manager, qui a sous les yeux l’historique individuel de congés et d’absences de chaque salarié. Il en est de même pour chaque service et chaque équipe. L’état des compteurs par type de congé et par employé se consulte sur le mobile du manager. S’il est absent, il peut déléguer  ponctuellement ou définitivement les validations de demandes de congés. En outre, le manager a la possibilité de placer des jours (maladie, congés imposés…) pour ses équipes.

Un logiciel simple d’utilisation

Enfin, avec toutes les données à portée de main (délégation de signatures, niveaux de validation, synthèses, rapports d’analyse…), l’administrateur optimise sa gestion des congés et absences sans déroger aux contraintes légales et aux conventions collectives. Également, des packs dédiés à la législation concernant le Bilan social aident l’administrateur à situer son entreprise par rapport à ses objectifs sociaux.

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