Comment faire le calcul des heures supplémentaires de vos salariés ?

En tant qu’employeur, il vous arrive de demander à vos employés d’effectuer des heures supplémentaires en raison d’un délai raccourci pour une mission ou parce que les besoins l’exigent. Toutefois, afin d’éviter tout abus, la législation française protège les salariés sur le plan de la santé en indiquant un quota d’heures supplémentaires et les limites concernant la durée de travail. Mais comment sont payées ces heures supplémentaires ? Comment les calculer ?

Voici tout ce qu’il faut savoir sur le sujet.

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Qu’est-ce qu’une heure supplémentaire ?

Avant d’entrer dans le vif du sujet, il est important d’éclaircir ce qu’est une heure supplémentaire.

Elle représente une heure effectuée au-delà du temps hebdomadaire de travail comme défini par la loi française (art. L3121-1 du Code du travail).

Cet article du Code du travail définit le travail effectif comme « un temps durant lequel le salarié demeure à la disposition de l’employeur et se conforme à ses directives ».

Concrètement, une heure supplémentaire est effectuée par l’employé et dépasse donc les 35 heures par semaine, sauf si l’employé possède un statut différent (statut de cadre ou encore dans le cadre d’un forfait jours).

Les 3 cas de figure

Si le salarié est à 39 heures hebdomadaires, les heures comprises entre 35 heures — qui est la durée légale du travail en France — et 39 heures/semaine sont considérées comme des heures supplémentaires particulières. On parle d’heures supplémentaires structurelles.

Si vous êtes à temps partiel et effectuez donc moins de 35 heures hebdomadaires, les heures qui dépassent votre contrat sont perçues comme des heures complémentaires.

Ainsi, l’employeur peut demander des heures supplémentaires à ses employés dans le but de finir une mission urgente.

Cependant, la jurisprudence admet que la demande ou le souhait de l’employeur peut être implicite et ainsi découler de la charge ou de la nature du travail demandé.

Quoi qu’il en soit, toute heure supplémentaire est effectuée à la demande de l’employeur. Et l’employé ne peut pas refuser lesdites heures supplémentaires. Si cela était le cas, cela constituerait un motif de licenciement.

Cependant, le refus d’un salarié d’effectuer des heures supplémentaires devient légitime dans 3 cas de figure :

• Si l’employeur ne respecte pas ses obligations : dépassement de la durée maximale de travail, non-paiement des heures supplémentaires, dépassement du quota d’heures supplémentaires sans consultation des représentants du personnel, etc.
• Si l’employeur ne respecte pas un délai dit de prévenance suffisant ;
• Si l’employé fait valoir un motif médical

Limitations

Le quota, aussi appelé contingent, est une limite annuelle d’heures supplémentaires par salarié.

Toutefois, cela ne représente pas un maximum d’heures, il s’agit uniquement d’une limite au-delà de laquelle l’employeur a des obligations renforcées.

Ainsi, pour toute heure effectuée au-delà du quota d’heures, il existe une contrepartie appelée COR (contrepartie obligatoire de repos). Celle-ci s’ajoute à la contrepartie qui est due aux heures supplémentaires du contingent.

Pour une entreprise de plus de 20 salariés, 1 heure supplémentaire = 1 heure de repos obligatoire.

Pour une entreprise de moins de 20 salariés, 1 heure supplémentaire = 30 minutes de repos obligatoire.

Attention : chaque heure supplémentaire effectuée est imputée de ce quota. Cependant, il arrive que certaines heures supplémentaires ne le soient pas.

C’est notamment le cas pour :

• Les heures supplémentaires qui ouvrent le droit à un repos compensateur équivalent ;
• Les heures supplémentaires réalisées dans le cadre d’un travail ou d’une mission urgente et dont l’exécution immédiate s’avère indispensable pour prévenir des accidents, pour réparer des accidents survenus au niveau des installations et du matériel ainsi qu’aux bâtiments (Art. L32132-4 du Code du travail).

Limites maximales

Selon la loi française en la matière, le salarié ne peut effectuer des heures supplémentaires au-delà d’un certain contingent.

Voici ce qu’il en est dans les faits :

• La limite maximale quotidienne de travail effectif est fixée à 10 heures ;
• La limite maximale hebdomadaire de travail effectif se situe à 48 heures.
• La durée maximale hebdomadaire de travail effectif sur 12 semaines consécutives est de 44 heures.

Au-delà de tous ces délais maximaux, il ne peut être demandé de travail effectif à l’employé, à l’exception de circonstances spécifiques prévues par la loi.

Les taux de majoration appliqués

Chaque heure supplémentaire ouvre le droit à une majoration de salaire.

Fixé par accord d’entreprise, ce taux de majoration ne peut être en deçà à 10 %.

Majoration à 25 %

S’il n’existe pas de prédispositions prévues dans un quelconque accord d’entreprise, le taux de majoration est de :

• 25 % pour les 8 premières heures supplémentaires ;
• 50 % pour les heures qui suivent.

Ce taux de 25 % s’applique sur une assiette composée du salaire horaire effectif, lequel est augmenté des indemnités et des primes convenues (prime de vacances, 13e mois, etc.).

Autre

À propos du repos dit de remplacement ou repos compensateur équivalent, celui-ci est prévu en principe par une convention ou un accord collectif d’entreprise.

S’il n’y a pas de convention à ce sujet, l’employeur peut décider lui-même d’un repos compensateur après consultation du CSE (comité social et économique).

Par exemple, pour une heure supplémentaire payée à 125 %, celle-ci peut être remplacée par un repos compensateur équivalent d’une durée de 1h15.

1 heure supplémentaire payée à 150 % revient à un repos de remplacement de 1h30.

Heures supplémentaires de nuit

Toute heure supplémentaire effectuée entre 20 h et 6 h du matin est perçue comme une heure supplémentaire de nuit.

Chaque heure supplémentaire de nuit est majorée habituellement de 75 %, mais cela dépend des conventions collectives de l’entreprise.

Le taux peut être inférieur, notamment dans des secteurs comme celui de l’hôtellerie ou de la restauration.

Exemples de calcul d’heures supplémentaires

Pour réaliser le calcul des heures supplémentaires, il est impératif de se munir de deux indices :

• Le nombre d’heures effectuées ;
• Les taux applicables.

Majoration à 25 %

Ce taux de 25 % s’applique uniquement pour les 8 premières heures supplémentaires. On parle donc de la 36e heure à la 43e heure.

Si le contrat de l’employé est de 39 heures avec un taux horaire de 14 €, celui-ci a effectué 41 heures hebdomadaires au lieu des 39.

En ce qui concerne les heures supplémentaires, on retrouve donc 4 heures supplémentaires structurelles + 2 heures pour le dépassement d’horaires, soit un total de 6 heures.

Le calcul est le suivant :

(14×6) + (14×6) x 25/100 = 105,00 €.

Majoration à 50 %

Ce taux s’applique au-delà des 8 premières heures supplémentaires, c’est-à-dire à partir de la 44e heure de travail effectif hebdomadaire.

Tandis que l’employé est en contrat de 35 heures avec un taux de 12 €/heure, il se rend compte qu’il a effectué une semaine de 45 heures. Cela représente 10 heures de plus.

Le calcul de ses heures supplémentaires est le suivant :

(12×8) + (12×8) x 25/100 = 120,00 € (pour les 8 premières heures supplémentaires).

Ensuite, pour les 2 autres heures de plus, on calcule comme suit :

(12×2) + (12×2) x 50/100 = 36,00 € (2 heures supplémentaires au-delà du quota des 8 heures).

Dans ce calcul des heures supplémentaires, la majoration est donc de 120,00 + 36,00, soit 156,00 €.

Heures supplémentaires de nuit

Pour le calcul des heures supplémentaires de nuit, il convient de déterminer le salaire de base, c’est-à-dire le salaire uniquement sans les éventuelles primes (primes de salissures, primes de transport, primes d’outillage, etc.).

On ajoute ensuite le taux de majoration aux heures concernées (à savoir les heures de nuit uniquement, entre 20 h et 6 h).

Par exemple, si l’employé a effectué 150 heures de travail au cours du mois parmi lesquelles figurent 76 heures de nuit, ces dernières sont majorées à 30 %, car elles sont prévues à l’avance.

La rémunération généralement admise est alors de 11,00 €/heure.

Ainsi, pour connaître le montant correspondant aux heures supplémentaires sur le mois, voici le calcul qu’il convient d’effectuer :

• Salaire de base : 1650 e (150 heures x 11 €) ;
• Majoration par heure de nuit : 3,3 € (11 € x 30/100). Pour 76 heures de nuit, cela revient à 76 x 3.3 = 250,80 €.

Salaire total à verser par l’employeur : 1650,00 + 250,80 = 1900,80 €.

Utiliser un logiciel de gestion des temps et activités

Afin de gagner du temps et surtout d’éviter des erreurs de calcul, un outil de suivi des temps de travail est la solution idéale.

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Avec un tel outil SIRH, les avantages sont multiples :

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• Aperçu en temps réel ;
• Accessibilité 24 h/24 et7j/7 ;
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• Personnalisation des horaires de travail avec calcul automatique des heures de travail ainsi que des dépassements horaires ;
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