Alexandre Diard Les réunions One-on-One désignent une rencontre périodique, en visioconférence ou dans l’espace de travail, entre un manager et un collaborateur pour échanger à propos de divers sujets liés au travail. Ces One-on-One sont essentiels pour l’expérience collaborateur mais aussi pour une performance de manager réussie. Ces réunions permettent aux managers et aux personnes de l’équipe de communiquer et de vérifier que tout se passe bien dans une réunion centrée sur le collaborateur lui-même. Les One-on-One sont non seulement une bonne occasion pour le superviseur d’interagir avec le collaborateur mais aussi de montrer aux équipiers l’intérêt porté à leur bien-être et leur carrière. De plus, ces réunions promeuvent la transparence, la communication, la performance collaborateurs et plus encore.
Dans cet article, nous expliquons comment avoir des réunions One-on-One efficaces.
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Les réunions One-on-One : définition et objectifs
Une réunion One-on-One pourrait se traduire en français par « réunion individuelle » et désigne une réunion entre deux personnes de l’entreprise, et plus communément entre un manager et un collaborateur de son équipe. Ces réunions sont spécifiquement mises en place pour permettre aux collaborateurs de s’exprimer, ils constituent une bonne opportunité pour les employés de faire entendre leur voix qui pourrait se voir diminuée en réunions de groupe et les placer dans un contexte plus léger voire convivial. Les One-on-One ont des utilités variées mais sont principalement conçues afin de permettre une communication relaxée et régulière, un retour sur les points importants, et une augmentation plus globale de la motivation des collaborateurs en parallèle du développement de la relation entre ces derniers et leur manager.
En règle générale, les réunions One-on-One ne sont pas des réunions de travail à proprement parlé, ici, on se concentre sur les relations et le bien-être au travail plutôt que sur les tâches et deadlines.
Des réunions régulières sont une composante clé d’une performance de manager réussie. Pour les managers, ces One-on-One permettent de consacrer un temps fixe pour se concentrer sur le bien-être et les objectifs de leurs collaborateurs. Ces réunions sont aussi une bonne opportunité de responsabiliser vos collaborateurs et d’apprendre à les connaître sur le plan personnel.
Du côté collaborateur, les One-on-One créent une zone neutre où ils peuvent poser des questions, obtenir des retours sur leur travail et ajuster leurs objectifs en tout sécurité. Pour une entreprise dans son ensemble, conduire des réunions One-on-One c’est promouvoir l’idée que le bien-être et les objectifs des employés sont importants et ce plus que leur productivité et leurs tâches dans la culture de l’entreprise.
Les bénéfices des réunions One-on-One
Il y a plusieurs avantages aux réunions One-on-One entre un manager et un collaborateur. Non seulement cela donne aux collaborateurs l’occasion de s’exprimer et aux managers de montrer qu’ils se soucient de leurs collègues, mais ces rencontres individuelles améliorent aussi le moral et l’engagement de l’équipe. En ayant une communication ouverte et transparente entre le superviseur et chaque employé, vous allez améliorer :
- L’expérience collaborateur
- La satisfaction au travail
- Le taux de roulement du personnel
- La motivation
- La performance organisationnelle
- Les compétences interpersonnelles
- Et plus encore.
Rendre vos One-on-One plus efficaces
Les réunions individuelles fonctionnent comme toute autre réunion ; plus vous êtes préparés, plus la réunion sera efficace. Sans reconnaître l’importance du One-on-One, se réunir pourrait finir par être une perte de temps. Pour éviter cela, il est essentiel que les managers facilitent les réunions de la meilleure façon possible. Ci-dessous, nous listons 4 points essentiels à aborder pour rendre vos réunions individuelles plus efficaces :
1. Préparation et organisation
Si vous organisez une réunion importante avec des clients, préparez-vous un ordre du jour de la réunion ? Votre réponse est probablement oui. Si vous préparez ces réunions-là, pourquoi ne pas le faire pour vos One-on-One avec vos collaborateurs ? Préparer vos réunions permet d’en optimiser le temps et les résultats, cela est essentiel pour rendre vos rencontres individuelles plus efficaces.
La préparation ne doit pas être longue, il suffit simplement d’écrire une liste des sujets ou des actions que vous souhaitez discuter avec le collaborateur. Vous pouvez noter ces points tout au long de la semaine au fur et à mesure que vous remarquez des événements au sein de l’entreprise. Pour un résultat optimal, tous les employés devraient également écrire s’ils ont quelque chose d’important à discuter, de cette manière, dès le début du One-on-One, les sujets à discuter sont prédéfinis et la réunion se déroulera parfaitement.
2. Planifiez vos One-on-One régulièrement
Le point le plus important pour avoir des One-on-One efficaces est de s’assurer que ces réunions ont bel et bien lieu. Pour en optimiser les résultats, nous recommandons d’organiser les One-on-One sur une base hebdomadaire, ou au moins trois fois par mois, mais le rythme des réunions peut varier suivant les besoins. Pour vous assurer que ces réunions auront lieu, planifiez un rendez-vous récurrent dans votre calendrier et celui de vos collaborateurs, et prévoyez la logistique derrière (réservation d’une salle de réunion ou planifiez une réunion à distance par exemple). Pas besoin de bloquer une salle de conférence avec tableau blanc et rétroprojecteur pour une demi-journée, 30 minutes à 1 heure devraient suffire.
De cette manière, la réunion est fixée dès le début de la semaine et sera une priorité dans votre agenda hebdomadaire. Vous devriez vraiment éviter d’annuler la réunion, car cela donnera à vos employés l’impression qu’ils ne sont pas une priorité sur votre liste.
3. Ayez le bon état d’esprit
Bien que les One-on-One se concentrent sur le collaborateur et certes celui-ci peut être considéré comme l’animateur de la réunion mais attention, ce n’est pas le moment pour les superviseurs de s’asseoir et se détendre. Les One-on-One sont des moments collaboratifs où chaque participant s’implique entièrement. Pour une réunion productive, il est nécessaire que le manager écoute activement, prenne des notes et fournisse des commentaires constructifs pendant les réunions. Limitez votre temps de parole pour laisser votre collaborateur aborder les sujets qui lui tiennent à cœur. Mais n’oubliez pas, un bon manager reconnait les accomplissements, fixe des attentes claires pour ses collaborateurs et les aide à définir leurs objectifs. Le sentiment de reconnaissance est important pour tout collaborateur.
Dès le début de la réunion, engagez-vous et montrez-leur que vous vous souciez de l’amélioration de leur performance, vous pouvez aussi aborder cela sous l’angle du coaching. Soyez ouvert d’esprit à ce qu’ils ont à dire et soyez à l’écoute de toute opportunité pour vous améliorer vous-même. Si vous abordez ces One-on-One avec la bonne mentalité, cela peut être une excellente occasion pour vous d’obtenir un retour sur vos compétences en mentorat et en management.
4. Le suivi
À la fin de la réunion, résumez vos notes de la réunion dans un rapport en clarifiant les points clés à retenir. Vous devriez pouvoir définir un plan d’actions pour vous et votre collaborateur. Pour vous assurer que les sujets qui ont été discutés lors de la réunion ne finissent pas perdus, suivez le développement et faites un suivi sur les sujets lors de la prochaine réunion.
Des sujets pertinents à aborder en One-on-One
Pour rendre vos réunions individuelles aussi efficaces que possible, il y a certains sujets que vous ne devriez aborder avec vos collaborateurs. Ci-dessous, nous listons les sujets les plus importants et fournissons des exemples de questions qui pourraient être posées :
La Performance Collaborateur
En tant que manager, avec les bonnes questions, vous pouvez obtenir des informations précieuses sur la performance, la charge de travail et le bien-être de vos collaborateurs. Pour améliorer la gestion de la performance, vous pouvez essayer de poser ces questions :
- Quels sont tes plans pour la semaine ?
- Quels sont les défis auxquels tu as dû faire face depuis notre dernière réunion ? Comment les as-tu surmonté ?
- Qu’aimerai-tu que je te confie pour notre prochaine réunion ?
Environnement et Travail d’équipe
Les interactions interpersonnelles et le cadre de travail devraient être des sujets clés dans les rencontres individuelles, car ils sont souvent omis lors d’autres réunions. En posant les questions suivantes, vous pouvez évaluer la cohésion, la collaboration et l’entente globale de votre équipe :
- Que pensez-vous de notre travail d’équipe ?
- Y a-t-il des interactions que vous aimeriez discuter ?
- Que pensez-vous du moral de l’entreprise ?
- Que pourrions-nous changer au bureau pour le rendre plus agréable pour vous ?
Engagement Collaborateur
Les One-on-One sont une excellente occasion pour les responsables de comprendre comment motiver leurs collaborateurs. Pour savoir comment améliorer l’engagement des employés, vous pouvez poser les questions suivantes :
- Quels sont tes priorités pour cette semaine ?
- Quelle est la tâche que tu préfères faire ?
- Quelle est la tâche quotidienne que tu apprécies le moins faire ?
Objectifs et Développement des Talents
Pendant le One-on-One, vous pouvez aider les membres de votre équipe à établir des objectifs mesurables qui pourront être évalués lors des multiples réunions. Pour fixer des objectifs et suivre le développement des talents, considérez poser les questions suivantes :
- Que penses-tu de tes objectifs actuels ? Faut-il les ajuster ?
- Y a-t-il un projet auquel tu souhaiterai participer ?
- Quels sont tes objectifs professionnels à long terme ? Comment travailles-tu pour les atteindre en ce moment ?
Management de la Performance et Amélioration
Comme mentionné précédemment, non seulement c’est un moment précieux pour que les employés reçoivent des feedbacks, mais cela crée également une occasion pour le responsable d’équipe d’être tenu responsable et de recevoir des commentaires sur son leadership. Bien que la plupart des employés soient peut-être réticents à fournir des commentaires négatifs à leur employeur, en posant les bonnes questions, vous pouvez obtenir des réponses inestimables sur la façon d’améliorer votre leadership. Par exemple, lors de votre prochaine réunion en tête-à-tête, essayez de poser ces questions :
- Comment puis-je t’aider d’ici notre prochaine réunion ?
- Comment cela se passe-t-il avec les personnes avec lesquelles tu travailles ?
- Puis-je t’aider d’une autre manière pour ta performance et le développement de ta carrière ?
- Que penses-tu de nos réunions ? Comment peuvent-elles être améliorées ?
Des logiciels pour améliorer vos réunions One-on-One
De nos jours, les ressources humaines proposent de multiples logiciels pour améliorer l’expérience collaborateur. Les Systèmes de Gestion peuvent également être utilisés pour rendre vos One-on-One plus efficaces. En effet, ces logiciels peuvent fournir des ressources pour les managers et les collaborateurs à utiliser avant, pendant ou après la réunion. PeopleSpheres regroupe tous vos logiciels RH sur une seule plateforme, permettant à tout le personnel de gérer leurs tâches RH en un seul endroit.
Avec PeopleSpheres, les managers et les employés n’ont pas besoin de passer d’un logiciel à l’autre et de naviguer entre différentes interfaces utilisateur pour suivre les différents sujets de la réunion, même s’ils relèvent de différents domaines de la gestion RH (développement de carrière, communication, gestion de la performance, établissement d’objectifs, etc.). En regroupant tous les logiciels RH en un seul endroit, il est plus facile de gérer vos employés et de suivre leur développement, tout en améliorant l’expérience des employés.
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