Alexandre Diard Les réunions sont des événements incontournables que tout bon manager doit savoir préparer et animer. De nombreux outils, ressources et approches existent pour cela et il est parfois difficile de faire le tri. Qu’il s’agisse d’une réunion rassemblant vos collaborateurs internes et/ou externes, voici des éléments clés qui vous guideront au cours de chaque étape afin de conduire vos réunions avec brio.
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Quelles sont les qualités attendues de l’animateur ?
Animer une réunion de travail requiert un certain nombre de qualités, qui se peaufinent avec le temps. Il s’agit à la fois du développement de qualités humaines mais aussi de l’acquisition d’habiletés de communication solides.
Opter pour une communication claire, efficace, sincère, tournée vers l’empathie et l’ouverture d’esprit, c’est assurer votre crédibilité en tant que manager. C’est aussi renforcer la relation de confiance auprès de vos équipes et booster leur motivation.
L’animateur de la réunion, devant le groupe, veillera à moduler sa voix et ses inflexions en fonction des informations à délivrer et des effets recherchés. Par ailleurs, respecter des temps de silence facilite l’intégration des propos entendus.
Travailler ses compétences d’orateur, c’est aussi apprendre à canaliser son stress. Si vous êtes sujet au trac devant un groupe, sachez que des solutions existent pour développer vos soft skills (facultés relationnelles et émotionnelles). Par exemple, des exercices réguliers de méditation ou de sophrologie vous permettront de mieux gérer vos émotions, d’adapter votre débit et d’asseoir votre posture.
Préparer votre réunion
Le temps de préparation en amont est tout aussi important que le fameux jour J. Ce travail est primordial afin de garantir une bonne efficacité et maximiser vos chances d’animer votre réunion avec succès. Pour préparer la réunion au mieux, armez-vous d’organisation et suivez avec application les techniques d’animation requises.
Déterminez les participants et le contenu
Pour conduire efficacement une réunion, il est essentiel de la préparer et la structurer en amont. Après avoir évalué les coûts et la pertinence d’une réunion, l’une des premières étapes consiste à en déterminer la nature (réunion d’information, de décision, de négociation, d’échanges), le sujet, et les objectifs de la réunion. Le manager pourra s’assurer que ces derniers répondent aux critères « SMART » (Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes et Temporels) après discussion avec ses collaborateurs professionnels.
Si vous travaillez en équipe, divisez intelligemment les tâches et les rôles des différents organisateurs. Vous pouvez aussi faire des simulations et des mises en situations afin de préparer au mieux la réunion.
Cette réflexion méthodologique implique également de faire une liste exhaustive des participants : combien seront-ils ? s’agit-il d’une réunion one-on-one ? qui convier ? Parmi vos collaborateurs et intervenants extérieurs, réfléchissez à ceux qui ont un réel intérêt à y participer afin de gagner en temps et en efficacité. Le nombre de participants aura aussi une importance dans le choix de la salle de réunion, pour bien conduire une réunion il est essentiel que chaque participant ait une place assise et soit confortablement installé.
Structurez le déroulement
Une fois déterminées l’échéance et la durée de la réunion, rédigez un ordre du jour que vous enverrez en amont à chaque participant pour qu’ils puissent s’y préparer de leur côté.
Le jour J, montrez-vous efficace en commençant la réunion à l’heure. Saluez tous les participants en les remerciant de leur venue, faites un tour de table en présentant (si besoin) les personnes, puis annoncez le sujet et les différents objectifs. Débutez par les thèmes les plus importants et les plus délicats au moment où le niveau d’attention est au plus haut. Tout au long de la réunion, votre rôle sera de veiller à ce qu’elle réponde aux objectifs déterminés en se déroulant le mieux possible.
C’est au moment de conclure que vous pourrez reformuler les sujets abordés, ferez un point sur les décisions prises, rappellerez le nouvel agenda, et que vous remercierez l’ensemble des participants. Dans les jours à venir, l’envoi du compte rendu de la réunion permettra d’en faire le récapitulatif et sera essentiel pour en garantir le bon suivi.
Sentez-vous libre d’innover !
N’hésitez pas à être créatif et à faire preuve d’originalité pour l’animation de vos réunions ! Bousculer les traditions et faire évoluer les pratiques, c’est donner l’opportunité à chacun de contribuer au mieux dans une ambiance agréable.
Le lieu dans lequel se déroulera votre réunion est par exemple un élément essentiel. Plus le cadre sera plaisant et l’environnement sain, plus le bien-être des personnes présentes augmentera : qualité d’écoute, attention accrue et participation élevée s’inviteront plus facilement au rendez-vous.
Si votre entreprise ne dispose pas de lieu approprié, ou si vous avez tout simplement envie de surprendre, sachez qu’il est possible de louer des espaces de travail stimulants et adaptés aux besoins de chacun. Pour injecter encore plus de dynamisme et d’interaction, sentez-vous libre d’intégrer de la nouveauté, de proposer des variantes telle que le brainstorming, les réunions debout voire même en marchant !
Suivre le principe d’adaptabilité, c’est apprivoiser son époque et les nouveaux enjeux qui en découlent. Ainsi, si certains collaborateurs assistent à la réunion en présentiel, d’autres peuvent très bien y participer virtuellement en télétravail. Chez PeopleSpheres, notre logiciel RH facilite cette organisation en vous permettant de communiquer les informations utiles, personnaliser des alertes pour vos collaborateurs, et bien plus encore.
Adaptez le mode d’animation aux résultats attendus
Quel que soit le type de réunions, il est un facteur primordial à considérer : le temps. Afin de minimiser l’effort de concentration, et maximiser l’efficacité, programmez de préférence des réunions courtes en matinée. Par ailleurs, vous pourriez aussi attribuer un rôle d’assistant à l’un des participants. Déléguer des tâches comme la gestion du temps, la rédaction des comptes rendus, voire même opter pour une co-animation de réunion, c’est garantir un plus grand équilibre et vous décharger d’une certaine pression.
Concernant votre implication, pensez à l’adapter au type de réunion :
Facilitateur: vous laissez de l’espace aux participants tout en supervisant discrètement.
Participatif: votre rôle est plutôt de coordonner les échanges et les débats.
Directif: vous pilotez explicitement la réunion en laissant une moindre place aux intervenants.
Favorisez les échanges et les reformulations
Pour animer votre réunion avec réussite et répondre aux objectifs déterminés, il vous faudra encourager la participation et donner la parole à vos participants. Plusieurs techniques de communication sont conseillées. La reformulation permet de valider la compréhension et limiter ainsi les différentes interprétations. Les questionnements stimulent quant à eux les échanges et encourage une ambiance participative. Privilégiez les questions ouvertes pour les participants confiants. Les plus introvertis se sentent plus à l’aise avec des questions fermées impliquant une réponse brève.
En tant qu’animateur de réunion, il est essentiel de vous montrer présent face à votre auditoire et de vous adapter aux différents caractères afin que chacun puisse être valorisé et écouté. Dans cette dynamique de groupe, veillez à ce que le temps de parole soit bien réparti. De même, tâcher de bien recadrer les potentiels dérapages pendant la réunion en rappelant les bienfaits d’une communication non violente constructive. Si la rencontre s’éloigne trop du thème original de la réunion, n’hésitez pas à recentrer le débat et invitez les participants à se concentrer sur les points clés.
Pour assurer un bon déroulement de la réunion, restez à l’écoute de chaque personne et des divers signes exprimés. Qu’ils soient verbaux ou non verbaux, ces signes sont le reflet de l’état émotionnel des participants et peuvent vous donner de précieux indicateurs quant à l’ambiance et au bon déroulé de la réunion. Si vous percevez des signes d’inattention parmi vos participants, c’est le moment de redynamiser la réunion en modulant par exemple le ton de votre voix ou en vous déplaçant dans la pièce.
Savoir animer c’est donc se montrer attentifs à ses interlocuteurs et s’adapter à chaque sujet dans la pièce. Ces techniques s’appliquent à tous types de réunions et sont essentiels pour vous assurez une réunion efficace et stimuler les énergies productives.
Accompagnez votre réunion d’outils visuels
Changement de rythme et utilisation de la gestuelle permettent de stimuler la réunion et de capter l’attention, pour finalement collecter et délivrer des informations précises servant les objectifs du jour.
Pensez enfin à vous appuyer sur des documents visuels à distribuer (ordre du jour, questionnaire…), voire même sur des outils numériques (PowerPoint, vidéos…). Auquel cas, prévoyez un temps de vérification préalable pour vous assurer du bon fonctionnement du matériel (rétroprojecteur, ordinateur, tablettes, branchements, connexion internet, logiciels…). Attention aussi à ne pas trop surcharger votre support. Il devra impérativement rester concis afin de ne pas détourner l’attention des participants.
Conclusion
Une réunion est parfois la clé qui débloquera une situation critique. Bien animer une réunion requiert une préparation mentale et technique qui, avec les bons outils, permet son bon déroulement et l’atteinte de vos objectifs fixés pour votre projet ou votre entreprise. Organiser une réunion demande un plan d’action précis et une prise de parole organisée et pensée pour captiver l’audience. Du début de la réunion jusqu’à la fin de la réunion, il est essentiel de maîtriser les techniques d’animation afin l’objectif de la réunion soit atteint. PeopleSpheres dispose de modules spécifiques qui garantiront le succès de vos réunions de manière innovante.
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