Alexandre Diard L’entreprise ne peut gagner en efficacité et en performance que si ses salariés et collaborateurs sont également performants. On comprend immédiatement l’intérêt de suivre des formations professionnelles pour évoluer au sein de sa propre carrière et dans l’équipe.
Suivre une formation SIRH, proposée par le service des ressources humaines, permet de rester à jour et de participer activement à l’apport des nouvelles technologies en entreprise.
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Qu’est-ce qu’un SIRH ?
Définition du SIRH
Le SIRH, ou Système d’information de gestion des ressources humaines est un outil technologique hautement perfectionné qui est conçu dans le but de gérer de manière efficace le département des ressources humaines.
Habituellement, il se présente sous la forme d’un logiciel software qui va simplifier, fluidifier et automatiser certaines tâches au sein du service RH.
La solution du SIRH se compose de plusieurs modules précis qui s’avèrent faciles à utiliser et d’une grande ergonomie, couvrant un grand nombre de fonctionnalités du service RH.
Modulable à souhait en fonction des attentes de la direction, de la direction des ressources humaines (DRH) bien entendu et des collaborateurs et salariés, le système SIRH doit être accessible à tous à toute heure du jour, depuis n’importe quel terminal disposant d’Internet.
En déléguant la gestion du logiciel SIRH, l’entreprise facilite la supervision administrative de son personnel. Cela va également booster l’efficacité de la formation et notamment celle de la formation SIRH.
Les fonctions et utilités du logiciel SIRH
Le système SIRH est composé de plusieurs modules ou briques logicielles qui possèdent chacune leur propre fonction.
Ces modules se classent en 4 grandes catégories :
- La gestion de paie : permet d’avoir une vision globale du nombre d’heures travaillées, des congés, des absences afin de créer rapidement des fiches de paie précises ;
- La gestion des prestations de travail : possibilité d’automatiser un planning de travail pour répartir efficacement le travail aux collaborateurs en fonction des absences, des congés, de temps de présence, etc.
- La gestion des prestations sociales : gestion des pensions alimentaires, de la mutuelle, de l’assurance maladie.
- La gestion des RH : on-boarding, recrutement, off-boarding, évolution de carrière, salaires, formations professionnelles.
Le logiciel SIRH simplifie la vie des salariés et des managers, mais aussi celle de l’entreprise plus généralement.
Dès lors, pour assurer le bon fonctionnement de l’entreprise, celle-ci doit absolument établir des plans de formation pour que chacun ait la possibilité de développer ses compétences.
Une formation SIRH va aider tout le monde à mieux s’approprier le logiciel et à devenir plus autonome sur sa vie en entreprise.
Quels sont les types de logiciels SIRH ?
Afin de manipuler au mieux le logiciel SIRH, et d’avoir la formation SIRH la plus adaptée, il est important de comprendre quels sont les principaux modules qui le composent.
Voici les plus utilisés actuellement en ressources humaines :
- Le logiciel SIRH de recrutement : ce module aide à l’automatisation du processus de recrutement depuis un seul et unique espace. Le logiciel aide le service RH à « trier » les meilleurs profils et à faciliter la sélection des meilleurs candidats. Aucune place à la subjectivité (intuition, sentiment, etc.) puisque le logiciel effectue son choix sur des critères 100 % objectifs.
- Le logiciel SIRH de planning de travail : ce module permet de combiner 3 fonctions en un seul emplacement, à savoir le logiciel de gestion du temps (enregistrement du temps de présence et des heures travaillées), le logiciel de planning (organisation et répartition du travail de chaque salarié) et le logiciel de gestion de congés (prise en charge des congés et des absences). Avec le module planning de travail, la DRH peut assurer les mécanismes de contrôle et de coordination des équipes.
- Le logiciel SIRH pour évaluation des compétences : module de gestion prévisionnelle pour les compétences et les emplois. Il mesure et analyse les performances des collaborateurs en temps réel en s’appuyant aussi bien sur leurs points forts comme sur les points à améliorer. Idéal pour exploiter les talents de chacun et les promouvoir par la suite.
- Le logiciel SIRH pour les notes de frais : quand le module est rattaché au service de comptabilité de l’entreprise, il simplifie la mise en place d’une politique de frais et des remboursements. Que cela concerne les frais de voyage, les nuitées en hôtel, la restauration ou les frais de transport (frais kilométriques, location de véhicule), le module prend tout en compte. Le logiciel SIRH frais de notes peut attribuer, si besoin, un plafond de remboursement en déclenchant une alerte en cas de dépassement.
D’autres outils et modules peuvent s’intégrer dans le logiciel SIRH. Plus petits, ils demeurent toutefois utiles pour mettre en œuvre l’automatisation de certains processus comme la formation et le développement du personnel, la question de la qualité de vie au travail (QVT), un organigramme de coordination des équipes, un tableau de bord RH ou encore un logiciel de signature électronique.
Devant l’apparente complexité du logiciel SIRH et surtout devant ses multiples fonctionnalités, assurer une formation SIRH aux managers, au service des ressources humaines, mais aussi aux salariés eux-mêmes semble être une judicieuse idée.
L’objectif est de gagner en efficacité et en performance, en autonomie et en responsabilité.
Centraliser les suivis de formations pour établir un plan de formations
Le logiciel SIRH est un outil très efficace pour mettre en œuvre un plan de formation. Il va aider à en réaliser le suivi en temps réel.
Ainsi, toutes les formations professionnelles seront répertoriées dans un seul fichier.
À tout instant, le salarié comme l’équipe RH pourra consulter la progression en ce qui concerne les formations.
De plus, un suivi du plan de formation peut se décider au niveau de l’entreprise en respectant les budgets alloués.
Développer une formation moins chronophage grâce au e-learning
Avec une solution SIRH, la gestion de la formation professionnelle est simplifiée et plus rapide, notamment grâce à un module d’e-learning. Il existe également des modules et des parcours entiers de formation qui peuvent être proposés aux salariés et collaborateurs afin que chacun puisse travailler à son rythme et se former comme il l’entend, depuis n’importe quel terminal.
À noter que l’ajout d’un module e-learning a un certain coût, mais il est rapidement rentabilisé. En effet, les formations ne requièrent pas de déplacements donc pas de frais de transport à envisager, ni frais de logement ou de restauration.
La solution SIRH optimise la gestion des ressources humaines. Chaque collaborateur peut rapidement identifier la ou les formations dont il a besoin pour faire évoluer sa carrière et en faire la demande directement.
Plus besoin d’attendre des demandes et des autorisations qui peuvent prendre plusieurs voire plusieurs semaines pour être traitées.
Avec un logiciel SIRH, le circuit de la demande est donc réduit et tous les interlocuteurs sont alertés en temps réel de l’évolution des demandes.
Grâce au e-learning, la prise de connaissance des formations est plus fluide grâce à la mise en place d’un système de recommandations.
D’un côté, chaque collaborateur ayant suivi une formation professionnelle peut apporter un avis, la recommander ou non à ses collègues et proposer des améliorations.
D’un autre côté, les besoins de formations pourront être identifiés et proposés pour des profils similaires afin d’offrir une gamme de formation plus homogène et adaptée à tous.
Établir et gérer un budget
Le logiciel SIRH dédié à la gestion de la paie permet d’obtenir des bilans financiers sur les coûts, ce qui s’avère un allié de poids pour maitriser son budget à moyen et à long terme.
Indispensable pour automatiser les processus comme la collecte, l’analyse ou le traitement des données comme les congés payés, les indemnités, les primes ou encore les heures supplémentaires, ce module RH permet également de se mettre aux normes réglementaires en vigueur (et éviter de possibles sanctions dans le cas contraire).
Concernant la réglementation à surveiller, les responsables RH doivent surveiller :
- Le RGPD : règlement général pour la protection des données personnelles ;
- Le taux de la CSG en constante fluctuation ;
- Les modalités de la réduction Fillon.
Une erreur de comptabilité qui se voit notamment sur les bulletins de paie peut impacter de manière négative l’engagement et la confiance des collaborateurs envers l’entreprise. Si la motivation est abimée, alors la répercussion sur les performances de l’entreprise risque d’être elle aussi engagée.
Évaluer les compétences de chaque collaborateur durant son parcours dans l’entreprise
En intégrant un système d’information des ressources humaines équipé d’un module de gestion de la performance, vous optimisez et fluidifiez les entretiens d’évaluation annuelle.
Il est ainsi possible d’identifier clairement les performances sur l’année, les potentiels, mais également d’annoter les ambitions attendues.
Pour le service RH et la direction, c’est une opportunité d’identifier les salariés les plus méritants et de renforcer leur engagement, de définir des besoins de formation pro et de rester à l’écoute des besoins de chacun.
En somme, le choix d’une formation SIRH améliore l’engagement des collaborateurs et permet, pour l’entreprise, de porter une écoute particulière au bien-être au travail tout en répondant de manière réactive et adaptée aux besoins de chacun.
Bien connaitre les besoins de l’entreprise, de la DRH et des salariés permet de choisir la meilleure solution SIRH.
