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Alexandre Diard La création du CSE (Comité Social et Economique) provient de la reforme de la loi du travail, l’ordonnance Macron, du 22 septembre 2017. Ce CSE doit être mis en place pour toutes les entreprises qui ont plus de 11 collaborateurs et ce depuis au moins 1 an. L’élection du CSE est obligatoire pour ces entreprises et il doit être mis en place au plus tard le 31 décembre 2019. La date butoir de l’élection est donc très proche. Si votre entreprise n’a pas encore élu les membres du CSE à cette date-là, ou fonctionne toujours avec les élus des instances précédentes, votre entreprise se retrouvera en tort, de la même façon que si vous n’aviez pas du tout d’instance représentative du personnel. Cela peut être puni d’un an d’emprisonnement et de 7500 euros d’amende.
Le mandat des membres du CSE dure 4 ans, période au bout de laquelle votre entreprise devra recourir à une nouvelle élection. Vous devez informer vos collaborateurs de l’élection du CSE et ils ont un délai de 30 jours pour se présenter aux élections. C’est seulement dans le cas où aucun de vos collaborateurs ne se présentent que vous n’êtes pas obligé de continuer l’organisation de ces élections.
L’élection du CSE pour votre entreprise peut vous prendre énormément de temps, et comportant de nombreuses étapes, elle peut s’avérer plus compliquée à mettre en place qu’à l’origine, c’est pourquoi nous vous proposons 5 astuces pour la simplifier.
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Pour mettre en place efficacement l’élection du CSE, vous devez bien évidemment, en tant qu’organisateur, connaitre, comprendre et ajuster toutes les informations nécessaires à sa mise en place.
Tout d’abord, qui peut voter ou être élu au CSE ? Pour ce qui est des collaborateurs qui pourront voter lors de l’élection, il s’agit des salariés d’au moins 16 ans révolus et ayant travaillé dans l’entreprise pendant au moins 3 mois. En ce qui concerne les collaborateurs pouvant se présenter aux élections du CSE, seulement les salariés d’au moins 18 ans et qui font partis de l’entreprise depuis au moins 1 an peuvent se considérer dans cette catégorie.
Il est aussi important de noter qu’il ne faut pas oublier de prendre en compte les collaborateurs à temps partiel lors de l’élection du CSE. Ceux-ci, travaillant dans plusieurs organisations, ne sont en effet éligibles que dans l’une d’entre elles. Votre entreprise doit dans ce cas leur envoyer ou faire parvenir une lettre leur permettant d’exprimer leur souhait ou non d’être candidat au CSE.
Ensuite, combien d’élus votre entreprise doit-elle élire ? Le nombre d’élus nécessaires dépend du nombre de collaborateurs dans votre entreprise. Nous avons précisé dans l’introduction que si votre entreprise comporte moins de 11 salariés, vous n’avez pas d’obligation d’élire de membres du CSE. De 11 à 24 collaborateurs, votre entreprise doit élire 1 titulaire et 1 suppléant. De 25 à 49 employés, ce sera 2 titulaires et 2 suppléants, de 50 à 74 collaborateurs, vous devez élire 4 titulaires et 4 suppléants. Et les chiffres continuent à augmenter de la même manière à chaque palier. Si votre entreprise comporte plus d’employés que cités dans ces exemples, le gouvernement a mis en place un outil pour vous aider à calculer :
https://www.elections-professionnelles.travail.gouv.fr/web/guest/nos-outils-et-simulateurs
A ce sujet, il est intéressant de se demander comment calculer l’effectif de votre entreprise à prendre en compte pour décider du nombre de représentants du CSE à élire. D’après le Ministère du Travail, soit les employés sont pris en compte intégralement, soit au prorata de leur temps de présence ou de travail :
- Les salariés pris en compte intégralement : CDI temps plein et les travailleurs à domicile
- Les salariés pris en compte au prorata de leur temps de présence : CDD, contrat de travail intermittent, les travailleurs mis à la disposition de l’entreprise par une entreprise extérieure qui sont présents dans les locaux de l’entreprise utilisatrice et y travaillent depuis au moins un an, ainsi que les salariés temporaires, sont pris en compte dans l’effectif de l’entreprise au prorata de leur temps de présence au cours des douze mois précédents.
- Les salariés pris en compte au prorata de leur temps de travail : les salariés à temps partiel
Ensuite, vous ne devez pas prendre en compte dans le calcul de votre effectif les cas spécifiques suivants :
- Les mandataires sociaux
- Les salariés en CDD, mis à disposition ou temporaires s’ils remplacent un salarié absent ou un salarié dont le contrat de travail est suspendu
- Les salariés titulaires d’un contrat unique d’insertion ou d’un contrat d’accompagnement à l’emploi (CUI-CAE)
- Les salariés en contrat de professionnalisation
- Les apprentis
- Et les stagiaires.
Pour finir, vous devez connaitre les collèges à prendre en compte en fonction de votre effectif. Cette information peut être déterminée en fonction de votre effectif et du nombre de cadres dans votre entreprise. Sur le même lien du Ministère du Travail, vous pourrez en quelques clics déterminer les collèges à prendre en compte pour votre entreprise. Par exemple, un premier collège « ouvriers, employés », un deuxième collège « agents de maitrise », et un troisième collège « ingénieurs et cadres ».
Bien expliquer aux collaborateurs les changements entre le CSE et avant, ainsi que le rôle, les missions et les avantages du CSE
Afin que vos collaborateurs soient pleinement conscients de ce que l’élection du CSE et le CSE en lui-même représente, il est primordial de leur présenter les informations élémentaires. En leur présentant le rôle et les avantages que le CSE peut leur rapporter, vous vous assurez un meilleur engagement lors des élections. C’est important car si par exemple, plus de 50% des électeurs ne votent pas le jour du premier tour de l’élection, vous devez effectuer un deuxième tour, ainsi s’ensuit une perte de temps.
Quel est le rôle du CSE ? C’est le lien entre les collaborateurs et le dirigeant de votre entreprise. Le CSE possède différents rôles, comme par exemple la communication des préoccupations, demandes et revendications des collaborateurs à la direction de votre entreprise, la mise en place d’enquêtes au sein de l’entreprise, ou encore le contrôle des conditions de travail. Le CSE permet de faciliter le dialogue social en entreprise. Il remplace en réalité 3 instances :
- Le DP (Délégué du Personnel)
- Le CE (le Comité d’Entreprise)
- Le CHSCT (le Comité d’Hygiène, de Sécurité et des Conditions de Travail)
Qu’est-ce que le CSE change-t-il par rapport aux instances d’avant ?
Toutes les missions autrefois prises en charge par les trois instances sont maintenant prises en charge par le CSE.
Quels sont les avantages de ce changement ? L’organisation de la représentation du personnel est simplifiée. Cela permet d’harmoniser les missions pour apporter aux collaborateurs et à l’entreprise de meilleurs résultats.
Quelles sont les missions principales du CSE
- Une supervision de l’organisation générale de votre entreprise : l’avis du CSE sur certains thèmes de l’entreprise doit être demandé et pris en compte par l’entreprise (conditions de travail, aménagement, nouvelles technologies, …).
- Un focus sur la santé et la sécurité au sein de votre entreprise : le CSE se doit d’inspecter le cadre de travail des collaborateurs.
- Faire des propositions sur les conditions de travail dans le but d’améliorer le travail, la sécurité et la santé des collaborateurs.
Préparez un planning précis et à l’avance
L’élection du CSE comporte de nombreuses étapes, et donc de dates à prévoir, certaines peuvent être choisie par vous (l’organisateur des élections) et certaines autres en accord avec les syndicats représentatifs, durant les négociations préélectorales.
Etape 1 : Tout d’abord, vous devez vous assurer d’informer tous les collaborateurs de votre entreprise dans les 90 jours avant le 1er tour des élections, par affichage pour les employés normaux et par courrier pour les syndicats représentatifs.
Etape 2 : Au moins après les 15 jours qui suivent, vous pouvez mettre en place les négociations préélectorales, lors desquelles vous devez signer avec les organisations syndicales un Protocole d’Accord Préélectoral (PAP). Grâce à ces négociations, vous pouvez fixer les modalités de l’élection.
Etape 3 : Vous devez à cette étape afficher le protocole préélectoral, c’est-à-dire les modalités d’organisations des élections ainsi que les listes électorales.
Etape 4 : Au plus tard 4 jours avant le vote, les candidatures devront être déposées et affichées dans votre entreprise.
Etape 5 : C’est à cette étape que vous pouvez désigner le ou les bureaux de votes, ainsi que les membres du bureau de vote (responsables du dépouillement, etc.).
Etape 6 : C’est enfin l’heure du premier tour, lors duquel tous vos collaborateurs pourront voter pour les listes et candidats de leur choix. S’ensuit donc le scellement des urnes, le vote et le dépouillement.
Etape 7 : Vous devez procédez à un 2eme tour dans certains cas :
- Si le quorum n’a pas été atteint (moins de la moitié des électeurs ont voté).
- S’il n’y avait pas assez de candidats au 1er tour.
- S’il reste des sièges à occuper qui n’ont pas été pourvus.
Etape 8 : Enfin, c’est l’étape de proclamation des résultats.
Ne négligez pas l’officialisation après le vote ainsi que les différents comptes rendus à remettre :
En effet, la résolution de l’élection semble sonner la fin de tout ce processus d’élection du CSE mais la proclamation des résultats n’est certainement pas la dernière étape. Après cette proclamation, vous avez 15 jours pour envoyer les résultats à l’inspection générale du travail et au centre de traitement des élections professionnelles. Aussi, vous devez envoyer à chaque organisation syndicale une copie du procès-verbal.
Le Ministère du travail a mis à disposition les CERFA à remplir et envoyer. Ils sont disponibles à cette adresse :
https://www.elections-professionnelles.travail.gouv.fr/formulaires-cerfa
Il existe aussi un CERFA spécial, le procès-verbal de carence, en cas d’absence de candidature pour devenir membre du CSE. Ce document permet de prouver que votre entreprise a bien essayé d’organiser des élections, mais que par manque de candidature, vous n’avez pas pu mener à bien l’élection.
Pensez à la possibilité de l’élection digitalisée ou par correspondance
Organiser l’élection du CSE peut vous prendre énormément de temps et même si c’est une étape importante pour respecter les règles nécessaires au fonctionnement légal de votre entreprise, son organisation en elle-même ne représente pas une tâche à valeur ajoutée pour augmenter les bénéfices ou l’efficacité de votre entreprise. Il en va de même pour les collaborateurs, qui au lieu de se consacrer à la création de valeur que représente leur travail, doivent consacrer un temps important pour cette élection. C’est pourquoi, au lieu de vous atteler à créer un vote physique dans votre entreprise, qui prend à la fois du temps à organiser et à participer, vous pouvez soit organiser un vote digitalisé, soit un vote par correspondance.
Pour le vote digitalisé, il existe de nombreuses solutions sur internet pouvant permettre à votre entreprise de proposer à vos collaborateurs de voter sur leur ordinateur ou sur leur téléphone. Cette méthode est à la fois pratique, permet un gain de temps considérable et est sécurisée. Il est important pour le vote digitalisé que les collaborateurs aient un accès confidentiel à la plateforme de vote. La décision du vote digital peut soit être choisi par accord d’entreprise ou à défaut par votre propre décision en tant qu’employeur. C’est lors de l’étape 2 spécifiée dans l’astuce 3, les négociations préélectorales, que cette notion doit être envisagée, et dans le PAP doit être précisé le mode de vote (électronique, …), le prestataire choisi, ainsi qu’une explication du fonctionnement de la solution du prestataire en annexe.
Pour le vote par correspondance, la méthode de sélection est la même, elle est doit être en accord avec le protocole préélectoral négocié avec les syndicats représentatifs dans l’étape 2. Dans le cas d’un vote par correspondance, il peut être conseillé de mettre en place l’ouverture d’une boite postale spécialement dédiée à recevoir les votes de tous les collaborateurs de votre entreprise. Cette ouverture de boite postale (par La Poste, …) peut prendre un temps considérable, c’est pourquoi si vous choisissez cette méthode, il est important que vous anticipiez l’ouverture de cette boite postale. C’est à votre entreprise de prendre les mesures nécessaires pour garantir la sincérité du scrutin, c’est pourquoi vous avez obligation de vous assurer qu’il n’y ait pas de falsification possible. Avec une boite postale dédiée, les votes par correspondance sont bien reçus et bien stockés, jusqu’au jour du dépouillement lors duquel les membres du bureau de vote peuvent venir les chercher et les placer dans l’urne de vote. Avoir une boite postale dédiée n’est pas une obligation, il est cependant judicieux afin de s’assurer à la fois qu’aucune fraude ne puisse avoir lieu et que le moins de contestations possibles soient émis, de créer une boite postale dédiée et de charger aux membres du bureau de votes l’acheminement des votes de la boite jusqu’à l’entreprise.
Conclusion :
La date butoir de l’élection obligatoire du CSE se rapprochant à grand pas, il est primordial pour votre entreprise de la mettre en place si ce n’est pas encore fait. C’est une étape légale et sociale importante pour votre entreprise et vos collaborateurs. Néanmoins, il existe de nombreuses règles à connaitre pour bien mettre en place cette élection (calcul des effectifs de votre entreprise, calcul du nombre de représentants à élire, détermination des différents collèges à prendre en compte, budget, etc.). Il est donc dans un premier temps très important de se renseigner et d’approfondir pleinement toutes ces modalités, entre autres avec l’aide des outils mis à disposition par le Ministère du Travail. Dans un second temps, vous devez vous assurez de bien transmettre à vos collaborateurs toutes les informations sur le CSE qui leur permettront de bien assimiler cette nouvelle instance ainsi que son importance dans leur vie de travail et dans leur représentation dans l’entreprise. Cela vous permettra aussi de bénéficier d’un meilleur engagement possible lors de l’élection. Même si la date butoir se rapproche, vous avez encore le temps de commencer le processus d’élection, le plus important étant de bien planifier chaque étape et d’informer correctement vos collaborateurs à l’avance de chaque étape. Une fois l’élection accomplie et les résultats annoncés, vous devez dans les 15 jours prévenir toutes les organisations nécessaires.Pour finir, n’hésitez pas à opter pour une élection digitalisée ou par correspondance pour gagner du temps ou atteindre plus facilement des collaborateurs souvent en déplacement. Vous avez toutes les cartes en main mettre en place facilement l’élection de votre CSE.
