Alexandre Diard La gestion des temps et des activités (GTA) est une composante essentielle de la direction des ressources humaines. Le contrôle des heures travaillées, lié à la paie, en particulier au calcul des éléments variables de paie (EVP), évolue au rythme de la législation.
Par nature complexe et sensible, ce sujet, autrefois considéré comme purement administratif, prend une nouvelle dimension à la faveur de la numérisation. Les fonctionnalités et capacités d’analyse, apportées par l’automatisation du processus, modifient notre regard sur cette question, qui va bien au-delà de la sphère RH. Il ne s’agit plus seulement de vérifier les temps de présence, mais de piloter les activités des salariés. Cette démarche vise à moduler l’organisation au plus juste afin d’optimiser l’allocation des ressources à une tâche et d’en mesurer la rentabilité.
Toutes les structures sont concernées : grandes entreprises ou PME, sociétés privées ou fonction publique. En plus de simplifier la gestion RH, cette solution RH fluidifie les échanges avec les employés et constitue un véritable appui pour les managers. Ces trois atouts décisifs en faveur de la GTA en font aujourd’hui un des piliers d’une plateforme SIRH (système d’information ressources humaines).
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Changer le quotidien du gestionnaire du personnel
Gagner du temps et se recentrer sur son cœur de métier
Face à la généralisation de nouveaux modes de travail, comme le flex office ou le télétravail, le facteur temps et surtout le temps de présence prennent une autre dimension. Ils deviennent un enjeu majeur pour les entreprises en matière d’organisation. Avec comme seules armes, le tableur, la feuille de papier ou les courriels à répétition des salariés, l’administrateur RH paraît bien démuni dans cet environnement difficile. Au fil des années, ces méthodes ingrates et chronophages ont fait figure de bêtes noires dans la carrière du gestionnaire RH.
La GTA répond à cette problématique. Elle décentralise ces tâches récurrentes en impliquant directement les collaborateurs. Par exemple, ceux-ci badgent virtuellement en quelques clics ou saisissent eux-mêmes leurs demandes dans le système de gestion des congés au sein du portail RH. Le paramétrage des circuits de validation des managers assure une réactivité optimale. Interconnecté avec d’autres dispositifs de gestion RH et accessible sur tous supports (PC, smartphone ou tablette…) grâce au mode SaaS, le logiciel garantit l’actualisation en temps réel des données. L’automatisation des calculs allège la gestion administrative des ressources humaines de façon significative. En prise directe avec le terrain, l’outil devient le meilleur allié du responsable de paie. La DRH peut se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée : gérer les carrières, le développement des compétences et l’offre de formation. Elle retrouve sa vocation originelle : être au plus près des hommes.
Gagner en sérénité grâce à la fiabilité des données
La gestion du temps de travail s’est complexifiée au gré des évolutions réglementaires. La saisie manuelle et répétitive des informations présente des risques d’inexactitudes et laisse planer le doute quant à la justesse des tableaux de bord, des analyses et des calculs. L’automatisation, notamment en matière de paie liée aux EVP, et la traçabilité des données sont des garants de fiabilité pour les ressources humaines. Le logiciel de GTA assure une conformité aux cadres législatifs et conventionnels et stocke les informations de façon sécurisée. En limitant le nombre d’entrées dans le système, il réduit de manière drastique les erreurs potentielles. En outre, il est actualisé à chaque évolution du droit du travail ou des conventions collectives ou lors de nouveaux accords d’entreprise. Une modification relative aux heures supplémentaires ? De nouvelles mesures concernant le droit à la formation ou les jours de congés ? L’outil les intègre sans délai. Le processus y gagne en transparence et contribue à apaiser les tensions autour de ces questions parfois épineuses. La performance RH fait un grand bond en avant, tout comme le niveau de confiance des employés.
Améliorer l’expérience collaborateur
Fluidifier la communication et impliquer le salarié
L’entreprise ancrée dans le monde du travail d’aujourd’hui prône la transversalité et l’esprit collaboratif. Le salarié vit la verticalité comme un carcan et aspire à une plus grande flexibilité dans l’organisation du travail. Il apprécie de gagner en autonomie surtout dans les tâches administratives qui alourdissent son quotidien. La plateforme SIRH offre cette souplesse : le collaborateur fait ses demandes de congés, consulte son bulletin de paie et peut suivre ses compteurs ou consulter son planning à tout moment. Il planifie sans difficulté et prend les bonnes décisions compte tenu de ses contraintes professionnelles et personnelles. Il est responsabilisé et à nouveau maître de son temps. La clé du succès de cette méthode est l’accès immédiat à l’information. C’est un avantage au niveau individuel qui profite également au collectif. Le planning partagé au sein d’une équipe est discuté et nourrit des échanges constructifs sur l’organisation et la disponibilité des ressources nécessaires à un projet par exemple. La communication est facilitée. La GTA contribue largement à l’amélioration de la qualité de vie au travail.
Bénéficier de la transparence et susciter l’adhésion
Le logiciel de GTA change le ressenti des salariés vis-à-vis des métiers de la RH liés au temps de présence. La digitalisation transforme ce volet important de l’administration du personnel. D’abord perçu comme un simple outil de contrôle, l’accès partagé aux informations fait de ce dispositif un procédé collaboratif. Bénéficiant à toutes les parties (RH, managers et collaborateurs), il offre une visibilité en temps réel et aplanit les malentendus et la défiance des salariés dus à des interprétations erronées. La clarté des indications lève le doute, encourage le dialogue et minimise les risques de litige. Chacun y trouve son compte. L’outil apporte de la transparence dans l’entreprise, gage d’une bonne qualité de vie au travail et instaure une relation de confiance indispensable à la performance des équipes. C’est un levier de différenciation incontournable pour une expérience collaborateur réussie et un élément essentiel pour favoriser l’engagement et la fidélisation des salariés.
Simplifier le travail du manager
Faciliter le contrôle et l’analyse
Grâce au logiciel de GTA, le manager assure le pilotage de ses équipes au quotidien. En plus du temps de travail, des présences et absences, il a en permanence une visualisation globale de son groupe. Que ses collaborateurs travaillent à temps plein ou à temps partiel, le responsable est en mesure d’avoir une vue précise sur l’ensemble des activités réalisées ou sur les anomalies éventuelles. Par ailleurs, les fonctionnalités de tableaux de bord intégrées à l’outil optimisent l’exploitation des données. Il s’agit notamment d’évaluer le temps passé sur un projet par équipe ou par secteur, d’afficher les écarts par rapport aux prévisions et de calculer les taux de rendement qui en résultent. L’étude des coûts, des marges et de la rentabilité est accessible en un clic et actualisée en permanence. Le manager peut comparer les performances de ses différents sites et visualiser son ratio de masse salariale de façon claire. Il dispose d’un véritable outil de diagnostic qui lui donne les moyens d’utiliser ses ressources de manière optimale et de détecter de nouvelles pistes de productivité.
Profiter d’une aide à la prise de décision
Toutes les analyses simplifiées par une plateforme SIRH sont une aide au management des équipes et favorisent une prise de décision pertinente quant à l’affectation des ressources à une tâche ou un projet. Les incohérences se révèlent à la lumière de la visualisation globale du planning offerte par le dispositif et l’anticipation en est facilitée.
Faut-il prévoir des heures supplémentaires, un recours à l’intérim voire un recrutement ou une externalisation ? La cartographie exacte du capital humain de l’entreprise à un moment donné permet de faire des choix éclairés et objectifs. L’outil peut proposer des plannings en adéquation avec les besoins énoncés pour un projet. Il est même capable de prendre en compte les préférences horaires exprimées par le personnel et les contraintes légales liées au type de poste (habilitations, poste pénible, etc.). Le rôle du manager est alors plus facile. Il sait qu’il peut s’appuyer sur le système pour déceler les blocages ou les anomalies en amont. Il aborde ainsi sa fonction de façon plus sereine. Parallèlement, les équipes apprécient l’objectivité des décisions fondées sur des informations factuelles et des indicateurs de performance précis. Le manager gagne en crédibilité vis-à-vis de ses troupes et instaure un climat de confiance, un dialogue social et une dynamique propices à l’engagement et à la productivité.
On le voit, la GTA est un enjeu stratégique pour les entreprises. Mal géré, ce sujet peut vite devenir conflictuel, aboutir à la désorganisation et à la baisse de productivité. A contrario, la mise en œuvre d’un logiciel de gestion des temps et des activités bénéficie à l’ensemble des acteurs de la société. Elle facilite le quotidien des salariés, redonne du sens aux métiers RH en les libérant de tâches inintéressantes et chronophages et se mue en botte secrète du manager en lui offrant les clés de la décision. En un mot, la GTA rallie tous les suffrages.
