Tout connaître sur la Digital workplace

Existant depuis 2009, le terme de Digital Workplace désigne un vaste écosystème de technologies qui s’appliquent à l’espace de travail. Mais de quoi parle-t-on exactement ? Quels sont les atouts et les outils de cette approche ?

Nos autres articles :
La HR tech : quelles innovations pour la fonction RH ?
Comment bien développer ses ressources humaines en tant que PME ?
Innovation RH : un levier puissant de performance

Digital workplace : c’est quoi ?

Terme introduit par Paul Miller en 2009, l’idée d’une digital workplace a depuis bien évolué, avec l’arrivée des réseaux sociaux et d’internet, à très grande vitesse, sans compter sur les outils collaboratifs en ligne.

La digital workplace est un concept qui permet de travailler d’une nouvelle façon et de manière plus efficace. Elle améliore l’engagement et l’agilité de chacun tout en exploitant des technologies davantage centrés sur le client.

Évolution naturelle du traditionnel lieu de travail, la digital workplace regroupe un ensemble de plateformes, de technologies et d’outils numériques pour que collaborateur s’acquitte de sa tâche dans les meilleures conditions et de la manière la plus fluide qui soit.

Parmi les outils les plus représentés dans la digital workplace on retrouve :

• Des outils collaboratifs ;
• Des applications de communication et des messageries instantanées ;
• Des espaces de stockage type « cloud » ;
• Des plateformes intranet ;
• Des systèmes de gestion des connaissances ;
• Des outils de partage ou de stockage de documents ;
• Une intégration des appareils mobiles ;

La digital workplace doit répondre aux besoins spécifiques d’une entreprise tout en se focalisant sur les ressentis de ses collaborateurs et employés.

En réussissant son intégration et grâce à une bonne collaboration, la digital workplace devient un point central où chacun peut accéder à de nombreuses ressources et informations et travailler d’où il veut, comme il le veut.

Digital workplace : l’espace de travail 2.0

Même si la crise sanitaire liée au covid-19 a accentué la chose, le télétravail et le travail collaboratif ont désormais le vent en poupe et la digital workplace est une des solutions les pertinentes pour répondre à ce nouveau défi qu’est la digitalisation des outils et des processus de travail.

De nos jours, il est quasiment indispensable qu’un collaborateur puisse se connecter de n’importe où et puisse bénéficier des outils adéquats en ligne pour effectuer son travail. 

La digital workplace est cet espace immatériel où chacun travaille avec les collègues et son équipe en utilisant des outils performants en ligne.

Que ce soit pour le partage d’un calendrier, d’un nouveau logiciel de communication, pour la gestion de projets ou encore pour une messagerie centralisée et interconnectée, la digitale workplace répond à toutes les réponses.

Les outils essentiels de la Digital workplace

Que vous soyez responsable de communication interne, manager, dirigeant d’une PME, responsable à la DSI pour une grande entreprise, la digital workplace propose des outils adaptés pour soutenir le travail collaboratif et améliorer la flexibilité des équipes et des collaborateurs.

Même si les grands acteurs du marché proposent déjà leur solution de digital workplace – on pense à Microsoft 365, G Suite de Google ou la workplace de Facebook —, il existe de nombreux autres exemples de digital workplaces et des solutions intuitives pour mettre en place cet espace de travail collaboratif tout en sécurisant vos données personnelles.

C’est notamment le cas avec les logiciels et solutions suivantes :

• Jamespot : une plateforme centrale 100 % clé en main qui propose plus de 100 applications collaboratives afin de répondre aux besoins de performances et d’innovation.
• LastPass : un gestionnaire de mots de passe pour faire face aux enjeux de sécurité des données personnelles liées à la digital workplace.
• SharePlace : son intelligence artificielle permet à toutes les données de communiquer entre elles et de suggérer des actions auprès des utilisateurs.
• Talkspirit : plateforme permettant de partager les informations et de booster la cohésion de l’équipe grâce à l’envoi de notifications en temps réel de données issues des applications métiers (type CRM).

Les nouvelles technologies ainsi que les solutions dans le cloud répondent également aux besoins d’une digital workplace. 

Il est essentiel, quel que soit votre choix, de garder à l’esprit que la digitale workplace soit à l’image de l’entreprise, qu’elle réponde à leurs usages et qu’elle favorise l’expérience collaborateur (facilité de prise en main, ergonomie, accessibilité et gain de temps).

Les atouts de la Digital workplace

La mise en place d’une digital workplace implique l’instauration de nouvelles procédures et de stratégies d’entreprise pour que chaque employé, chaque collaborateur, chaque manager puisse bénéficier des outils dont il a besoin et puisse se focaliser pleinement sur son activité.

L’espace numérique doit améliorer la productivité et l’expérience collaborateur en adoptant une approche holistique et en s’intégrant aux applications professionnelles déjà présentes.

Cet espace 2.0 collaboratif en entreprise est une occasion de partager facilement des informations et de faciliter les échanges, mais également d’offrir des solutions de mobilité et d’accessibilité, où que l’on soit.

Ne se destinant pas uniquement à l’introduction des nouvelles technologies professionnelles, la digital workplace est une véritable transformation de l’approche du travail en entreprise ainsi que de son organisation structurelle.

Aujourd’hui, on ne travaille plus en entreprise comme on le fait il y a encore 10 ou 15 ans. Le lieu de travail n’est pas ou plus uniquement un endroit où l’on se rend chaque matin. Le travail est aussi quelque chose qui vient à nous, quel que soit le support que l’on utilise. 

Les avantages de cette approche avec un espace de travail 2.0 sont les suivants :

• Une diminution du nombre d’outils à maîtriser : tous les solutions et outils sont centralisés, ce qui limite la perte de temps et le nombre d’onglets ouverts sur votre écran.
• Un encouragement du travail collaboratif : le travail en équipe est largement simplifié et le partage des informations est facilité.
• Une communication fluide : avec les outils de communications réunis en un seul espace (mails, messagerie instantanée, réseaux sociaux, visioconférences), vous gagnez en réactivité dans vos échanges.
• Une meilleure expérience collaborateur : cette expérience est tournée vers l’intelligence collective et des modes de travail alternatifs.

En parlant d’une communication interne et de la notion de collaboration, la digital workplace ouvre clairement la voie vers une nouvelle façon d’échanger en entreprise. Cette approche permet aux managers et aux collaborateurs de rester en contact.

Il est impossible pour les uns comme pour les autres de manquer une actualité essentielle à la vie de l’entreprise puisque des outils adaptés comme la messagerie instantanée, la visioconférence, les newsletters ou encore les outils de collaboration en temps réel permettent d’être informé et interconnecté.

Les temps de recherches et les veilles sont considérablement réduits, ce qui permet d’améliorer la transparence au sein de l’entreprise.

L’autre point est l’expérience collaborateur ainsi que l’engagement des salariés.

Pour accroitre la productivité de chacun et booster les performances de l’entreprise, chaque structure doit mettre une place une culture d’entreprise forte.

Dans une digital workplace, les collaborateurs sont les clients internes, ce qui les positionne au cœur de toute stratégie de transformation numérique de l’entreprise.

À partir d’un espace de travail numérique, l’entreprise accède aux feedbacks de leurs employés et peut leur répondre directement et de manière proactive afin d’assainir les relations en interne.

Enfin, le partage des connaissances et leur accessibilité permettent à l’entreprise de doper sa productivité et d’améliorer sa marque employeur.

Avec une source d’information centralisée, à l’image d’un internaute d’entreprise et des outils numériques répondant aux besoins de chaque structure, l’entreprise va attirer de nouveaux talents et garder ceux qui sont déjà présents.

La mise en œuvre d’une digital workplace, c’est poser les fondations d’une équipe de professionnels plus productive et plus efficace.

Une solution à la fois pragmatique, intuitive, collaborative qui saura satisfaire l’entreprise à tous les niveaux (direction, managers, services RH, collaborateurs, etc.)