11 min
IA et RH : Comment utiliser la technologie pour optimiser votre temps
Rédigé par
Alexandre Diard Le métier RH se complexifie de plus en plus depuis quelques années. Avec les changements constants de la réglementation, l’arrivée de nouvelles problématiques sociétales et organisationnelles à concilier en plus de leurs tâches, les professionnels des Ressources Humaines manquent de temps. Selon une étude menée par Edition Tissot et PayFit réalisée sur un panel de 921 professionnels de ce secteur, 59% des répondants soulignent un manque de ressources et de temps au travail. Il semble donc essentiel de trouver des solutions pour accompagner les RH dans leurs missions et les aider à gagner du temps dans leur quotidien.
Les outils digitaux sont de réels atouts pour répondre à cette problématique, particulièrement l’IA qui permet d’automatiser des tâches répétitives et de se positionner comme un assistant.
Nos autres articles:
Comment l’intelligence artificielle impacte-t-elle les enjeux RH ?
Comment les RH peuvent-elles utiliser l’IA pour rédiger de meilleures descriptions de poste ?
En quoi l’IA est essentielle pour les RH ?
A l’heure actuelle, 72% des RH consacrent 3 à 6 heures de leur journée à des tâches administratives soit 15 à 30 heures par semaine. Ce type de missions est souvent chronophage, entrainant un manque de temps pour la réalisation du reste des missions. L’IA joue donc un rôle majeur dans les métiers des ressources humaines. En automatisant certaines tâches administratives et processus RH, elle permet aux ressources humaines de consacrer plus de temps sur des missions axées sur l’humain. L’IA permet également d’améliorer l’expérience collaborateur, en fluidifiant les échanges et le traitement des demandes. Par exemple, l’utilisation d’un Chatbot RH pour traiter les questions administratives ou sur des processus (congés, règlement de l’entreprise, note de frais, etc.), aide les RH à se détacher de certaines. L’automatisation de divers process est également essentielle pour fluidifier et gagner du temps.
5 astuces pour optimiser votre gestion du temps
3 exemples de mise en place de l’IA pour optimiser son temps
Nous entendons souvent parler d’IA et d’entreprises l’ayant intégrée mais il reste parfois dur de comprendre comment l’intégrer réellement dans son entreprise, à travers ces exemples, voyons ensemble comment mettre en place cette technologie qui fait tant parler d’elle.
Réduire le temps des tâches administratives
Comme nous l’avons vu auparavant, les tâches administratives prennent un temps considérable dans la journée d’un RH et causent régulièrement un manque de temps. L’intelligence artificielle peut réellement aider à gagner du temps sur les tâches administratives telles que la gestion des contrats, le suivi des absences, la gestion de la paie ou encore la gestion des congés.
L’IA peut donc optimiser le temps passé sur ces tâches en les automatisant. Voici quelques exemples des tâches administratives automatisées.
- Gestion des congés et absences : à l’aide d’un assistant virtuel, les employés peuvent directement faire leur demande via un chabot qui pourra les valider en fonction des règles et processus fixés ou bien les rediriger vers le manager qui valide cela.
- Génération de documents RH : L’IA peut générer des documents personnalisés tels que des attestations ou certains contrats prédéfinis par l’entreprise afin d’éviter aux RH la création de documents et la recherche dans les archives.
- Optimisation du traitement de la paie : à l’aide de l’intelligence artificielle, l’automatisation de la détection d’anomalie, la vérification des fiches de paie grâce à la base de données ainsi que le calcul des cotisations est possible.
Ces automatisations permettent aux RH de gagner un temps significatif sur des tâches administratives répétitives.
Automatiser le recrutement
Le recrutement au sein des entreprises et notamment dans celles ayant plus de 500 employés est particulièrement chronophage avec un grand nombre de candidats. Automatiser certaines sous-tâches de ce processus permettrait de gagner du temps.
Voici quelques sous-tâches :
- Rédaction des fiches de poste peut être assistée par l’IA : Il nécessite beaucoup de temps afin de créer une annonce attractive et pertinente. L’IA permet de rédiger ces fiches de poste en quelques minutes en lui indiquant simplement les compétences attendues et les missions principales. Elle permet également d’optimiser le contenu en fonction des tendances du marché et des offres les plus performantes dans le domaine. De plus, elle peut s’adapter au ton de l’entreprise en fonction de l’entreprise et du public qu’elle veut toucher.
- Analyse des CV : Le tri des CV est une longue étape dans le recrutement particulièrement pour les grandes entreprises qui peuvent recevoir des centaines de candidature par offre. L’IA permet de filtrer les CV avec des mots clés précis sur les compétences, l’expérience ou encore les diplômes. Elle peut ensuite classer les candidats par pertinence.
Faciliter la production de reportings
Le reporting est essentiel pour piloter la performance RH, cependant, le faire, prend du temps et peut nécessiter des compétences particulières. Des outils utilisant l’IA, tel que People Analytics permettent d’automatiser la génération de reportions.
- Générer des tableaux de bord avec des suivi en temps réel des données et KPIs tels que le turnover, le taux d’absentéisme et la satisfaction des employés. Ces tableaux de bord sont réutilisables pour des présentations.
- Analyser les données : l’IA peut analyser les données RH d’une entreprise et répondre à toutes les questions à l’aide d’un chabot. Cela permet aux collaborateurs d’être plus autonomes en étant accessibles à l’ensemble du service RH même si certains n’ont pas d’expérience dans cette typologie de tâche.
Les étapes clés pour intégrer l’IA dans les process RH
Identifier ses besoins
Avant d’effectuer des recherches sur l’outil que vous souhaiteriez intégrer à votre entreprise, il est essentiel de définir vos besoins. Cette première action vous aidera à établir un cahier des charges qui vous sera très précieux dans vos recherches de solution. Pour identifier vos besoins, commencez par faire un état des lieux de votre entreprise complet afin d’avoir une vision d’ensemble sur les tâches répétitives et chronophages pouvant être optimisé par l’IA. Une fois cet état des lieux finit, établir une liste précise de tous les besoins identifiés, celle-ci vous permettra dans votre recherche de solution de vérifier qu’elle répond à tous vos besoins et attentes.
Le petit plus : Faites participer l’ensemble de l’équipe RH pour avoir un cahier des charges le plus complet possible et encourager l’engagement de l’équipe dans cette transition digitale.
Choisir un outil adapté
Maintenant que vos besoins sont parfaitement définis, il est temps de faire des recherches sur les solutions qui s’offrent à vous ! Pour ne pas vous perdre parmi tous les prestataires, il est intéressant de mettre en place une liste de critères de choix, ils peuvent porter sur la compatibilité avec votre SIRH, la facilité d‘utilisation, la support et l’accompagnement (très important pour se familiariser avec l’outil et pouvoir évoluer en fonction de vos besoins), la conformité RGPD, etc.
Attention, il est impératif de vérifier comment sont utilisées vos données et où elles partiront en cas d’utilisation. Les données traitées par les équipes RH sont très sensibles et confidentielles.
Pour trouver chaussure à son pied, vous pouvez même faire des grilles de notation qui vous aideront à avoir un meilleur suivi des différents prestataires rencontré et qui vous aideront surtout dans la prise de décision.
Acculturer les collaborateurs aux outils
Avoir un outil ne suffit pas malheureusement, il faut aussi que vos équipes soient impliquées et collaborent dans cette évolution. La conduite du changement n’est pas toujours aisée, il y aura toujours des freins tels que la peur, très présente avec ce type de technologies ou encore le changement des habitudes. C’est pourquoi, acculturer les collaborateurs à l’IA est essentiel pour la réussite de son intégration dans les processus. Pour commencer cette acculturation, communiquer est la clé, cela vous permettra de mettre en avant les avantages de l’outil et ses bénéfices. Partager des statistiques sur le gain de temps ou la satisfaction des collaborateurs grâce à l’utilisation de l’IA peut permettre de réduire les freins et attirer les collaborateurs.
En plus de la communication, les équipes doivent être former pour pouvoir utiliser l’outil en autonomie et se familiariser à la technologie, potentiellement inconnue de certains. Ces formations permettent de démocratiser le sujet et impliquer les RH dans ce changement. Elle montre leur rôle essentiel et prouve que l’IA ne les remplacera pas mais les assistera.
Les enjeux de l’utilisation de l’IA
Les risques
L’utilisation de l’IA au sein des ressources humaines, représente plusieurs risques, et particulièrement sur les données. L’IA au service des RH traitant un grand nombre de données à caractères personnelles telles que l’identité, la paie, les évaluations, etc. représentent un risque, car ces informations sont souvent la cible de cyberattaques. Il est nécessaire d’être particulièrement attentif à la sécurité de ces données afin d’éviter toutes fuites. Choisir le bon prestataire permet également de limiter les risques.
L’intelligence artificielle peut aussi avoir un impact sur la confidentialité des informations si ces dernières sont mal protégées ou partagées avec des tiers. Cela peut nuire à la confiance des employés face aux ressources humaines et l’entreprise en général.
Pour finir, il est important de veiller à ce que l’automatisation et l’usage de l’IA ne soit pas excessif afin de ne pas négliger l’aspect humain qui reste indispensable aux yeux des salariés et permet de garder une proximité sur des tâches telles que la gestion de carrière, les entretiens ou encore la gestion des conflits.
Les défis
L’utilisation d’un outil d’IA relève de nombreux défis. Tout d’abord il est important d’enseigner les bonnes pratiques aux collaborateurs qui seront amenés à utiliser l’IA dans leur tâche RH. Cette acculturation peut passer par des formations et des ateliers de sensibilisation. Ces actions serviront à renforcer la sécurité des données traitées avec des protocoles clairs qui permettront de limiter les risques et de mettre aux mêmes niveaux d’information ainsi que de connaissance chaque RH.
Un défi supplémentaire et très important est également celui de l’acceptation des employés. Beaucoup de collaborateurs restent novices sur le sujet, causant des freins à l’utilisation de l’IA. Par exemple, une forte crainte que l’IA remplace leur métier est identifiée. Il faut donc montrer que cet outil est conçu pour assister les RH et non pour les remplacer. A l’aide d’un accompagnement et de formations, ces freins peuvent être levés.
Pour conclure…
L’intelligence artificielle représente un assistant indispensable pour les ressources humaines qui ont des journées toujours plus denses. Les tâches administratives, le recrutement et le reporting étant des missions importantes prenant du temps peuvent être automatisées par l’IA.
Grâce à cette évolution numérique, les ressources humaines peuvent consacrer plus de temps à des missions stratégiques et humaines.
Pour réussir cette transition, il est important de biens suivre les étapes d’intégration une par une afin d’assurer une mise en place fluide et accepter par l’ensemble des collaborateurs. Cependant, il est important de rester vigilent face à l’utilisation de l’IA dans ces processus RH et d’être averti des enjeux existants.
