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SIRH PME : 5 astuces pour aider les PME a choisir leur logiciel SIRH
Rédigé par
Alexandre Diard A RETENIR
- Défis RH et rôle du SIRH : Les DRH font face à des défis complexes et doivent gérer le capital humain via des outils adaptés. Un SIRH rationalise les activités, améliore la circulation d’information et booste la collaboration.
- Bénéfices immédiats : Il optimise l’administration RH, centralise les demandes et analyse les données pour des décisions éclairées. Le ROI est concret grâce à l’automatisation (paie, congés) et au gain de productivité.
- Bilan de l’entreprise : Étudiez l’organigramme, la structure RH (centralisée/délocalisée) et les processus internes. Prenez en compte les parties prenantes et la résistance au changement pour anticiper l’adoption.
- Identifier les besoins : Adoptez une approche bottom-up pour évaluer les processus à optimiser (notes de frais, talents, etc.). Hiérarchisez-les (indispensable, nécessaire, futur) et comparez les modules des éditeurs.
- Estimer ROI et budget : Calculez les gains (temps, réduction d’erreurs, reporting automatisé) pour convaincre la direction. Définissez un budget global ou par salarié, en SaaS, intégrant bénéfices quantifiables et qualitatifs.
- Avantages clés : Gain de temps pour tous, attractivité pour les talents (Gen Z), données centralisées pour analyses multidimensionnelles et conformité légale. Accès en temps réel, dématérialisation et sécurité renforcée.
- Étudier le devis : Vérifiez implémentation, support, compatibilité, évolutivité et protection des données. Clarifiez les mises à jour, conditions de sortie et impact d’une croissance des effectifs.
Les responsables des ressources humaines (DRH) sont confrontés à des défis de plus en plus complexes. Pour répondre à ces défis, ils doivent constamment s’adapter et trouver des solutions novatrices. Aussi bien pour satisfaire les besoins en constante évolution de l’entreprise et de leurs employés.
Le service RH est aujourd’hui investi d’un rôle plus actif : celui de gérer le bien le plus précieux de l’entreprise, son capital humain. Les portails collaboratifs, très prisés de la « nouvelle génération », permettent :
- une rationalisation de la gestion des activités des employés,
- une amélioration de la circulation de l’information,
- une meilleure collaboration entre les collaborateurs et le service RH.
Choisir son SIRH est une étape importante pour une entreprise. Notamment car, cet outil sera utilisé quotidiennement par l’ensemble des collaborateurs. Il faut parvenir à convaincre sa direction générale, en lui expliquant en quoi cela peut représenter un levier pour l’entreprise. Les bénéfices d’un SIRH sont nombreux, le ROI concret et les résultats immédiats.
Adopter un logiciel SIRH va vous permettre d’optimiser l’administration des documents RH, de centraliser la gestion des demandes collaborateurs, ou encore d’analyser les données RH de votre PME pour prendre des décisions plus éclairées.
Pourquoi un SIRH est essentiel à la gestion interne d’une PME ?
Chaque entreprise a sa propre dynamique et ses spécificités, ce qui rend la recherche d’un logiciel RH adapté particulièrement délicate. Les solutions standardisées peuvent s’avérer insuffisantes pour répondre efficacement aux besoins spécifiques d’une PME. En effet, le logiciel RH idéal doit pouvoir s’adapter facilement à l’évolution de l’entreprise, tant en termes de croissance que de développement de son capital humain. Cette capacité à s’adapter rapidement aux changements est un atout majeur.
Avant même de penser à l’implémentation d’un tel logiciel, il est important de définir son budget et les besoins réels de votre PME. Cela permettra d’estimer le retour sur investissement qu’entrainera le SIRH pour votre entreprise.
Le logiciel SIRH PME : Un gain de productivité pour votre entreprise ?
Un logiciel SIRH est bien plus qu’un simple outil informatique pour une PME. En effet, son adoption peut véritablement transformer la manière dont l’entreprise gère ses ressources humaines et booster sa productivité. En automatisant les tâches RH, comme la gestion de la paie ou la gestion des congés, le SIRH libère un temps précieux aux responsables des ressources humaines. Ils peuvent ainsi se concentrer sur des activités plus stratégiques et à forte valeur ajoutée. Cette automatisation permet également aux collaborateurs de bénéficier d’une expérience plus fluide et plus agréable, où les processus administratifs sont simplifiés et optimisés.
De plus, grâce à la possibilité de gérer de manière optimale les talents, recruter et former deviendra presque un jeu d’enfant.
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5 astuces pour choisir son SIRH pour les PME
Alors comment choisir son outil quand on gère les ressources humaines d’une PME ? Quelles sont les étapes à mettre en place pour bien choisir son SIRH ? Quelles informations recueillir pour la rédaction du cahier des charges SIRH ?
1. Faire un bilan de la situation de l’entreprise
Pour bien choisir son SIRH, il est important de dresser un bilan de la société, de sa structure, de l’organisation du service des ressources humaines vis-à-vis des différents bureaux ou filiales.
Tout d’abord, il faut observer l’organigramme de l’entreprise ; c’est le moyen le plus clair de voir sa structure dans son ensemble. Quel est le type de structure de l’entreprise ? Solaire, hiérarchique, fonctionnelle, matricielle, divisionnelle, etc.
La structure d’une entreprise définit les relations hiérarchiques et fonctionnelles entre les divers collaborateurs. Elle détermine la répartition des responsabilités et du mode de communication interne à l’entreprise. Il est donc très important de pouvoir les identifier afin de savoir comment gérer votre entreprise et vos employés.
L’étude de l’organigramme permet également d’appréhender ses forces et ses faiblesses notamment au niveau de la communication interne, de la productivité et du fonctionnement des équipes.
De même, un SIRH ne sera pas identique selon la structure du service RH. Est-il centralisé ou délocalisé (au sein de chaque entité juridique, de chaque pôle, de chaque catégorie de produits) ?
Une fois la structure de l’entreprise clairement identifiée, il faut étudier les processus internes. Pour répondre aux besoins de l’entreprise, il faut bien connaître la façon dont elle fonctionne. Avoir de nombreuses données sur le fonctionnement interne de l’entreprise permet de voir où les processus peuvent être améliorés.
Enfin, une autre étape dans la détermination de la situation de l’entreprise pour la mise en place d’un SIRH est la prise en compte de ses parties prenantes. Par exemple, si le degré de résistance au changement des employés est important, il est difficile de prévoir une refonte complète des processus de l’entreprise. La conduite du changement sera d’une importance cruciale pour une bonne adoption de la solution.
2. Identifier les besoins de l’entreprise
Lorsque la structure de l’entreprise est claire, il faut ensuite identifier les besoins de l’entreprise. Certains process peuvent être optimisés par l’utilisation d’un SIRH.
La première étape est primordiale car il n’y a jamais d’approche systématique pour l’implémentation d’un SIRH : chaque entreprise est différente et le SIRH doit correspondre à ses besoins et ses spécificités.
Rien ne sert de déployer un SIRH si, au préalable, aucun besoin n’a été identifier. Le projet doit être en accord avec la culture et la stratégie de l’entreprise.
Pour identifier les besoins, il faut avoir une approche « bottom-up » : partir des process de chaque service pour évaluer comment un SIRH peut les améliorer afin de les accélérer. Un SIRH doit avant tout répondre à un besoin opérationnel. Le comprendre est alors nécessaire pour les traduire en outils.
Par exemple, combien d’étapes faut-il pour valider une note de frais ? Un SIRH permettant une validation automatique et un contrôle plus rapide peut être un atout pour une entreprise. Alors que pour d’autres, les notes de frais sont seulement plafonnées et peu de personnes interviennent dans leur validation. Leur gestion automatique peut donc être moins essentielle.
C’est la valeur ajoutée de chacun des modules (comprenez ici gestion d’un aspect spécifique de la gestion RH, comme les congés, les notes de frais, le recrutement…) qu’il faut évaluer pour savoir s’il est utile de l’implémenter dans l’entreprise.
La gestion administrative et la gestion des talents constituent les deux composantes de la gestion des ressources humaines. Il est alors nécessaire d’identifier et d’évaluer les besoins de l’organisation pour chacune d’elles.
Ensuite, il faut hiérarchiser les besoins : indispensable, nécessaire, souhaité, mineur, actuel, futur. De cette façon, vous pouvez choisir votre SIRH en comparant ce que les différents éditeurs de solutions peuvent vous proposer. Cela vous permettra ensuite de décider l’ordre d’implémentation des différents modules que vous aurez choisi.
3. Estimer le ROI et définir le budget
Afin de convaincre les décisionnaires, il faut pouvoir évaluer les bénéfices qu’un SIRH pourra vous apporter. Il faut donc essayer de calculer son ROI (Return On Investment), c’est-à-dire les bénéfices par rapport aux sommes investies.
Le premier bénéfice de l’utilisation d’un SIRH est le gain de temps. Les process étant automatisés et simplifiés, vous pouvez faire en un clic ce qui vous prenait plusieurs minutes auparavant. Grâce à ce gain de temps, vous pourrez vous consacrez à des activités ayant une plus forte valeur ajoutée. Et vous pourrez par la même occasion améliorer votre ratio effectif RH / effectif géré.
Ensuite, vous améliorez la performance du service RH en limitant le nombre d’erreur : en automatisant un certain nombre de process, vous évitez la saisie manuelle et réduisez ainsi grandement le risque d’erreur.
La circulation efficace de l’information vous fait gagner un temps précieux : envoi automatique de notification, rappels automatiques, transferts de données systématiques… Ce temps gagné peut être réutilisé à des tâches plus bénéfiques à l’entreprise.
L’automatisation des process RH permettra également de faire gagner du temps à l’ensemble des collaborateurs, pas seulement au service RH. Par exemple, les collaborateurs pourront plus facilement gérer les notes de frais, les managers pourront les valider rapidement, le service de comptabilité les valider et effectuer les remboursements en quelques clics. Les dirigeants pourront aussi en profiter car des alertes automatiques les préviendront en cas de problème, ce qui évitera une perte de temps pour des vérifications inutiles s’il n’y a aucun problème.
Le reporting est un élément à prendre en compte lors de négociations avec les dirigeants et les décisionnaires. D’autant plus que c’est un bénéfice qui les concerne ! Une digitalisation du service RH permet une meilleure collecte des données. Et donc un reporting plus efficace, personnalisé, automatisé et qui fait remonter la moindre incohérence, le moindre changement. Les tableaux de bords proposés dans tous les SIRH permettent d’avoir une idée de la situation de l’entreprise en un coup d’œil.
Une fois les dirigeants convaincus des bénéfices que l’utilisation d’un SIRH pourra apporter à l’entreprise, il faut établir le budget. Ce budget doit permettre un ROI positif, mais attention à prendre en compte tous les bénéfices, les quantifiables et les non quantifiables (diminution du risque d’erreur, facilité d’utilisation grâce à la digitalisation…).
Ce budget peut être établi sous forme d’une enveloppe globale ou sous forme d’un budget mensuel par salarié. Les SIRH en SaaS sont souvent facturés par utilisateurs, car c’est le nombre de comptes utilisateurs qui importe pour l’implémentation.
4. Comprendre les nombreux avantages d’un SIRH
Le SIRH permet de faire gagner du temps à tous les employés en évitant des tâches fastidieuses. D’autant plus que les outils modernes sont très faciles d’utilisation, intuitifs et personnalisables. Tous les collaborateurs peuvent trouver les informations dont ils ont besoin aisément.
Un SIRH PME vous permet notamment :
D’attirer ou de retenir vos talents : plus leur travail est plaisant et les tâches administratives facilitées, plus ils vont vouloir s’investir dans votre entreprise. De plus, un outil moderne et 100% digital séduira les jeunes talents, dont la génération Z.
D’avoir des processus plus directs : en gérant les processus existants plus rapidement et avec moins d’intervention humaine, le logiciel peut fournir une information parfaitement à jour, au bon moment et à moindre coût.
De collecter tous types des données : ce qui constitue une vaste source d’information unique. Cela permet aux managers de créer des analyses variées et des analyses plus approfondies en croisant toutes les données récoltées.
De réaliser des analyses multidimensionnelles : ce qui est une plus-value non négligeable à l’entreprise pour prendre des actions correctives et affiner sa stratégie. La base de données étant unique, les risques d’incohérence et de duplication sont limités, les mises à jour sont également plus faciles à effectuer.
De faciliter la prévision budgétaire est facilitée : les managers peuvent utiliser à la fois les situations actuelles et historiques sur les rémunérations fixes ou variables de la base de données pour prévoir les budgets.
D’accéder au service en ligne et en temps réel : les coûts liés aux papiers et aux envois par la poste sont ainsi supprimés. La dématérialisation des documents RH est donc un gain important pour une entreprise.
De sécuriser les données : ce qui est une dimension essentielle pour le stockage de données RH. L’accès en Saas permet de paramétrer précisément et en toute simplicité quels profils ont accès à quels éléments.
D’accéder facilement aux informations : ce qui permet aux collaborateurs de trouver les collaborateurs ou les compétences dont ils ont besoin rapidement. De même, le recrutement tant interne qu’externe peut être facilité avec une gestion de la base de données des CV réunis en un seul endroit.
D’être à jour sur les obligations légales : le mode SaaS facilite les mises à jour, et vous permettent d’être toujours au fait de l’actualité RH, d’autant plus que la législation change souvent.
5. Bien étudier le devis
Il faut savoir clairement ce qui est compris dans le prix d’appel et ce qui ne l’est pas. De nombreux logiciels vont proposer un prix très attractif bien loin du montant de la facture finale. Voici les points qui nécessitent votre attention :
- L’implémentation peut être comprise ou non, et le calendrier d’implémentation des différents modules doit également être connu à l’avance.
- Le support technique est souvent sollicité, là encore, il faut savoir s’il est pris en charge par la solution SIRH.
- La disponibilité du support est important, s’il devait y avoir un soucis, l’aide reçue sera-t-elle suffisante et rapide ?
- L’écoute du support et les capacités de personnalisation sont-elles à la hauteur de vos attentes ?
- Les différents modules auxquels vous souscrivez sont-ils parfaitement compatibles entre eux ?
- La compatibilité des logiciels que vous avez déjà mis en place peut-elle être assurée ?
- Que se passera-t-il, en termes de tarif et d’implémentation, si votre entreprise grandit et si le nombre de collaborateur augmente ?
- Si vous décidez de mettre fin au contrat, qu’en est-il de vos données ? Dans quelles mesures pouvez-vous les récupérer pour ne pas perdre ce que vous avez construit depuis l’implémentation de la solution ?
- Vos données sont-elles suffisamment protégées ? L’entreprise porteur de la solution a-t-elle des certifications montrant son implication pour garantir la protection de vos données ?
- Les mises à jour logiciel sont-elles incluses dans le prix du SIRH ou nécessitent elles des frais supplémentaires ?
En résumé
Un SIRH représente un coût important pour une entreprise, il faut bien le choisir pour maximiser le ROI que vous pourrez en tirer. Pour orienter son choix, il faut respecter ces étapes :
– Définir la structure de l’entreprise
– Définir les besoins de l’entreprise, ce qui pourrait être optimisé ou automatisé
– Hiérarchiser les besoins pour pouvoir établir le calendrier de l’implémentation
– Calculer le ROI pour convaincre les dirigeants
– Définir le budget en fonction du ROI
