5 astuces pour faciliter le travail en équipe

« Les meilleures choses qui arrivent dans le monde de l’entreprise ne sont pas les résultats du travail d’un seul homme. C’est le travail de toute une équipe. »

– Steve Jobs

Le travail en équipe n’est pas une chose évidente pour tout le monde et une mauvaise mise en place de celui-ci ou de mauvaises pratiques peuvent même le rendre contre-productif. Le travail en équipe est pourtant un point important dans une entreprise : il a pour avantage de développer la solidarité et l’entraide, les compétences de chacun, l’innovation dans l’entreprise, la productivité et la rapidité des tâches… Quand le travail d’équipe fonctionne dans une entreprise, l’équipe devient alors une ressource à part entière, une source de performance et de croissance.

Mais avant tout, revenons sur la définition d’une équipe et du travail en équipe. Une équipe est un groupe de personnes devant accomplir une tâche, une mission ou atteindre un objectif commun. Le travail en équipe permet alors à chaque membre du groupe d’apporter ses connaissances et compétences à l’équipe. En mettant en commun les compétences et connaissances de chacun, il est plus facile d’atteindre l’objectif voulu.

Cependant, il peut être complexe de gérer les compétences individuelles de chacun, les caractères, et les idées. On a souvent tendance à perdre de vue l’objectif ou à développer une mauvaise entente au sein de l’équipe. Voici donc 5 astuces pour vous faciliter le travail en équipe.

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1. Définition des objectifs et des valeurs de l’équipe

La première chose à faire avant de se lancer dans le travail en équipe est de définir les postes, les compétences et les connaissances de chacun. Si François possède une aptitude particulière pour le marketing alors toute l’équipe doit le savoir. En définissant ensemble et à l’écrit, les postes, les compétences et les connaissances de chacun, il sera plus facile de s’y retrouver et de savoir qui contacter en cas de problème ou de questions.

La seconde étape est de définir les objectifs visés. De quelles compétences présentes dans l’équipe aurez-vous besoin ? Faîtes un tri afin de savoir précisément les compétences et connaissances nécessaires à la réalisation de l’objectif. Définissez des objectifs SMART, c’est-à-dire :

– Spécifiques : C’est-à-dire qu’il doit être simple à comprendre, clair, précis et compréhensible par la personne pour que celle-ci soit efficace car la complexité ralentit l’action. De plus, il doit être compréhensible également par tous pour que l’objectif ait une légitimité aux yeux de tous. Par ailleurs, un objectif spécifique doit être en lien direct avec le travail de la personne chargée de réaliser l’objectif : il doit être personnalisé.

{{cta(‘16151476-848a-46d7-a579-bfa2168fef41′,’justifycenter’)}}- Mesurables : Un objectif mesurable doit être quantifié ou qualifié. Pour réaliser un objectif, la définition d’un seuil est nécessaire afin de savoir quel est le niveau à atteindre, la valeur de la mesure à rencontrer. Il n’est pas possible de choisir un objectif que l’on ne peut quantifier ou qualifier par souci d’évaluation des moyens nécessaires pour l’atteindre.

– Acceptables et ambitieux : Un objectif acceptable est un objectif suffisamment grand et ambitieux pour qu’il représente un défi et qu’il soit motivant. Par ailleurs cet objectif doit être atteignable et donc raisonnable favorisant ainsi l’adhésion des participants à ce dernier.

– Réalistes : Un objectif réaliste est un objectif dont le défi motivera le plus grand nombre de participants et évitera au mieux l’abandon de certains au fur et à mesure de sa progression.

– Temporels : Un objectif temporellement défini est délimité dans le temps : une date butoir avec, éventuellement, des dates intermédiaires. L’objectif doit être clairement défini dans le temps par des termes précis comme « d’ici 3 mois » et non pas par des termes flous comme « le plus rapidement possible ». Elaborer un planning de toutes les tâches et missions nécessaires à l’accomplissement de l’objectif et définissez le temps pour chacune des missions.

{{cta(‘16151476-848a-46d7-a579-bfa2168fef41′,’justifycenter’)}}Tout ceci correspond à de la gestion de projet : vous pouvez donc vous aider de différents outils de gestion ou de travail en équipe tels que le diagramme de Gant ou de différents logiciels de gestion afin de planifier au mieux vos missions. N’oubliez pas de vous fixer des deadlines ainsi qu’un budget.

Enfin, définissez ensemble les règles et les valeurs de votre équipe. Pourquoi ne pas les écrire sur un tableau ou un poster afin de les afficher sous vos yeux quand vous travaillez ? Cela vous permettra d’avoir toujours en têtes les règles vous permettant de travailler sereinement.

2. La communication et l’organisation du travail en équipe

La communication est essentielle dans le travail en équipe pour collaborer efficacement et améliorer la qualité du travail. Elle permet d’éviter les quiproquos et ainsi la mauvaise entente. Cela favorise aussi une meilleure coordination. Les échanges, quand ils sont constructifs, permettent un partage des idées et de créativités. La circulation de l’information dans une équipe est donc primordiale (elle l’est encore plus dans un contexte de télétravail). Pour faciliter cette communication, il existe plusieurs astuces :

– Laissez votre porte ouverte: si vous travaillez dans des bureaux séparés, laissez votre porte ouverte : cela favorise les échanges et cela incite vos collaborateurs à y rentrer pour vous poser des questions ou simplement pour discuter. Encouragez les espaces ouverts et les open-space ne peut que favoriser les échanges.

– Faites des points réguliers : faire des points régulièrement va permettre aux collaborateurs d’avoir un temps spécifiquement dédié pour la prise de parole. Ne faites néanmoins pas des points inutiles. Fixez-vous un temps précis dans la semaine et ne vous éparpillez pas dans vos réunions. L’écoute active est un des éléments les plus importants mais il ne faut pas abuser des réunions.

– Utiliser des outils collaboratifs : certains outils peuvent être d’une grande aide pour faciliter la communication au sein d’une équipe. Asana est un très bon gestionnaire de communication d’équipe. Il permet de créer des tâches, des projets, des soûs-taches… et de les attribuer à une ou plusieurs personnes. D’autres outils peuvent permettre aux collaborateurs de s’exprimer, et de faciliter le travail en équipe, et si vous ne souhaitez pas investir dans un outil digital, il est possible de commencer avec une simple boite à idée.

3. Le leader et les prises de décisions en équipe

Pour bien travailler en équipe, un leader identifié et reconnu par les membres de l’équipe est nécessaire. Si le leader est choisi par l’équipe et par ses membres, il aura plus de légitimité aux yeux de tous. Il faut cependant définir dès le départ son périmètre d’action et son rôle afin qu’il n’empiète pas sur les tâches et missions de ses coéquipiers. En effet, une équipe doit toujours prendre en compte l’individualité de chacun. Tous les membres de l’équipe doivent se sentir utiles.

Attention également à ne pas confondre Leader et Manager. Un leader est une personne interne à l‘équipe de travail. Il prend des initiatives et mène ses coéquipiers. Un manager est, quant à lui, désigné par la hiérarchie et il s’occupe de manager l’équipe : fixe des objectifs, montre l‘exemple, fédérer…

Un bon leadership peut être désigné par les qualités suivantes :

– La force morale: Le leader est celui qui va devoir tirer les autres vers le haut. Il a donc la responsabilité d’encourager et de motiver ses coéquipiers. Il doit être enthousiaste !

– La communication: un bon leader doit savoir faire circuler l’information correctement. Il doit être en communication constante avec tous les membres de l’équipe et s’assurer que tout se déroule correctement.

– Avoir une vision d’ensemble : Le leader doit connaître les objectifs afin de savoir précisément dans quelle direction se diriger.

Un manager peut être un leader mais ce n’est pas forcément le cas. Si une équipe n’a pas la main mise sur le choix du manager, elle peut cependant choisir son leader. Le leader ne peut pas prendre de décisions mais il peut faciliter la prise de celle-ci en proposant par exemple des modes de décisions :

– Le vote: Le vote a pour avantage d’être rapide et efficace. Il peut reposer sur le concept de la majorité ou de l’unanimité. L’inconvénient du vote à la majorité est que certains collaborateurs vont se sentir perdant.

– Le consensus: Le consensus est en réalité un débat dans lequel chaque membre peut apporter ses idées. C’est en tenant compte des idées et connaissances de chacun que se crée le consensus.

– Le compromis: le compromis est en réalité un arrangement entre les différents membres de l’équipe.

– La décision est prise par un expert : On choisit un expert, ou le manager et il est le seul à pouvoir prendre la décision.

{{cta(‘16151476-848a-46d7-a579-bfa2168fef41′,’justifycenter’)}}

4. La cohésion d’équipe et la confiance

La cohésion d’équipe et la confiance jouent un rôle primordial dans le travail en équipe. Une équipe soudée sera plus motivée, plus productive et les tensions seront moins présentes. Renforcer la cohésion d’équipe passe évidemment par le management (voir le point 3) mais aussi par la mise en place d’activité qui peuvent optimiser les échanges, favoriser l’esprit d’équipe et ainsi permettre de mieux collaborer.

a. Team building

Le Team Building ou « renforcement d’équipe » peut être LA solution pour resserrer les liens entre les membres de votre équipe. A travers des activités, des jeux ou des formations vous pourrez développer des valeurs relatives à l’esprit d’équipe. Voici une sélection d’activité de Team Building qui peuvent vous donner des idées :

– Les Escapes Game: les escapes vous proposent de résoudre plusieurs énigmes en moins d’une heure. Vous êtes entre 2 et 8 joueurs dans une salle et vous devez en sortir ! On retrouve ici le principe même du travail en équipe avec cet objectif en commun. Les Escapes Games permettent donc de favoriser le travail en équipe mais aussi d’améliorer la gestion du temps et la communication. Son aspect ludique peut en faire une très bonne activité pour un afterwork.

– Les ateliers de cuisine : ces ateliers de cuisine en équipe permettent de remettre tout le monde sur un même pied d’égalité. Il n’y a plus de hiérarchie : tout le monde se retrouve égal face à une recette.{{cta(‘16151476-848a-46d7-a579-bfa2168fef41′,’justifycenter’)}}

– Une activité sportive: lasergame, Karting, Accrobranche … les activités sportives sont souvent appréciées des collaborateurs. Le lasergame peut se jouer en équipe, l’accrobranche permet une cohésion d’équipe puisqu’il faut se soutenir pour réussir à franchir les différents obstacles. Mais notre activité sportive préférée c’est The MUD Day. Le MUD est une course en équipe de 13 Km sur laquelle on retrouve de nombreux obstacles. Elle pousse les équipes à se dépasser et à se soutenir dans l’effort.

b. Sentiment d’appartenance

Développer la cohésion d’équipe passe aussi par le sentiment d’appartenance à un groupe. Pour cela vous pouvez proposer des signes de reconnaissances distinctifs pour votre équipe. Pourquoi ne pas, chaque vendredi, choisir une couleur dans laquelle les candidats doivent s’habiller. Vous pouvez aussi vous choisir un nom d’équipe et commander des pull ou tee-shirt avec.

Pensez à impliquer chaque collaborateur : ne laissez pas un collaborateur sur la touche. Chaque membre de l’équipe doit se sentir individuellement en confiance et performant pour pouvoir intégrer et faire partie pleinement de l’équipe. Il faut donc essayer de comprendre et de connaitre individuellement chaque collaborateur afin de pouvoir former une réelle équipe.

c. La motivation

La motivation de l’équipe est très importante mais peut parfois s’avérer compliquée à tenir sur la durée. Alors voici quelques astuces pour ne jamais se démotiver :

– Garder un regard positif: Ne pas se focaliser sur les échecs mais plutôt sur les réussites de l‘équipe. Pourquoi ne pas fêter chaque petite victoire ? (Sans en faire trop pour ne pas les rendre banales)

– Valoriser vos partenaires: Il ne faut pas hésiter à féliciter vos collaborateurs quand ils ont une nouvelle idée ou qu’ils réussissent une mission. Cela renforce l’esprit d’équipe et permet de motiver tout le monde d’un coup.

– Recadrer si nécessaire: parfois quand la motivation manque réellement il ne faut pas hésiter à dire ce qui ne va pas, ce qui ne convient pas, en essayant de se concentrer sur la solution à ces problèmes.

– L’écoute : Nous en avons déjà parlé précédemment mais l’écoute est réellement un point crucial du travail en équipe. Savoir écouter vos équipiers et comprendre leur besoin va permettre à toute l’équipe de s’épanouir. Certains ont besoins de plus d’autonomie ? Donnez-en leur et laissez-les évoluer à leur rythme.

Dernière astuce : accrochez des phrases ou citations motivantes et inspirantes aux murs !

Exemples de citations motivantes :

« Le succès c’est d’aller d’échec en échec sans perdre son enthousiasme. »

– Winston Churchill

« Se réunir est un début, rester ensemble est un progrès, travailler ensemble est la réussite. »

– Henry Ford

« Mieux vaut être optimiste et se tromper que d’être pessimiste et avoir raison. »

– Jack Penn

« Aucun de nous ne sait ce que nous savons tous, ensemble. »

– Euripide

« Il n’y a pas de réussite facile, ni d’échecs définitifs. »

– Marcel Proust

5. La réussite commune (et l’échec commun)

Atteindre les objectifs fixés n’est pas la seule finalité du travail en équipe qui ne s’arrête pas une fois le projet terminé. L’esprit d’équipe se poursuit en effet encore après. Si l’objectif qui devait être atteint ne l’est finalement pas, il faut essayer de comprendre pourquoi. Réunissez-vous et démêlez ensemble ce qui n’a pas fonctionné sans accuser personne. Ne vous rejetez pas la faute. Une équipe gagne ensemble mais perd également ensemble. C’est le groupe qui a gagné / perdu et non le leader ou le manager. Dans tous les cas, félicitez-vous. Il n’y a pas que du mauvais dans votre travail en équipe. Essayez d’en retirer le meilleur !

En revanche, si les objectifs fixés ont été atteints, fêtez votre victoire ensemble. Vous augmenterez ainsi votre cohésion d’équipe et pourrez enchaîner de plus belle avec de nouveaux objectifs.