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5 raisons d’appliquer la signature électronique dans votre entreprise
Rédigé par
Alexandre Diard Dans un monde ou le numérique prend une place toujours plus importante, les entreprises de tous les secteurs sont amenées à digitaliser et à dématérialiser leurs processus RH.
Dans cette optique, la signature électronique est un document numérique qui est amené à remplacer la version papier. En effet, elle a pour objectif de faciliter, sécuriser et prouver son authenticité. De plus, la signature électronique est un concept innovant qui permet d’authentifier l’auteur d’un document numérique mais aussi de garantir l’intégrité du document.
De surcroît, la signature électronique représente un gain de temps puisqu’elle permet de faciliter et d’éviter les déplacements pour signer des documents.
Ainsi, si vous êtes RH et vous souhaiter passer à l’archivage des documents et à l’utilisation de la signature électronique cet article est fait pour vous !
Pourquoi adopter la signature électronique ?
Beaucoup d’avantages englobent ces processus. La réduction considérable des déplacements d’une part, la conservation du document au format numérique d’autre part, qui vous permet de consulter vos documents sur n’importe quel appareil.
Dans les transports en communs ? En télétravail ? En vacances ? La digitalisation écarte toutes les barrières qui vous empêcheraient de rester connecté lorsque vous ne vous trouvez plus sur votre lieu de travail. C’est d’ailleurs là que le thème du droit à la déconnexion entre en jeu. Mais il s’agit là d’un autre sujet…
Dans un contexte social ou la protection de l’environnement est une priorité, une quête d’économie du papier raisonne au sein des entreprises. C’est pourquoi, quel que soit votre métier, l’utilisation de la signature électronique vous fera gagner en productivité et efficacité, que ce soit au bureau, en déplacement ou en télétravail.
Gain de temps
De nos jours, quel que soit le domaine d’activité, un des objectifs principaux à atteindre est le gain de temps et l’efficacité au travail.
La signature électronique permet cette augmentation de la productivité. En signant un dossier, document, certificat ou contrat à distance, les procédures sont finalisées plus rapidement. En effet, elle permet à 2 parties concernées de donner leurs accords sans se rencontrer physiquement. C’est pourquoi l’utilisation d’un logiciel de signature électronique séduit de plus en plus d’entreprises.
La solution PeopleSpheres est là pour vous accompagner et vous simplifier l’accès à la signature électronique dans votre entreprise à l’aide de notre module de signature électronique !
L’arrivée du digital au sein d’une entreprise revient finalement à la moderniser et à bouleverser son mode de fonctionnement. La collecte des données est plus rapide, l’échange est instantané et la réactivité est accélérée. En dématérialisant la signature électronique, vous faites gagner du temps à tous vos collaborateurs.
Dans cette optique, la signature électronique devient très utile pour le recrutement de nouveaux employés. Dans un contexte de recherche du meilleur talent, il est crucial que le département RH soit réactif dès qu’un candidat accepte l’offre d’embauche. Par ailleurs, la mise en place de la signature électronique notamment dans la signature des contrats de travail est judicieuse. L’un des atouts premiers sera de limiter les déplacements pour vos futurs employés. Ainsi, l’expérience candidat ou clients sera apprécié et valorisé. En dématérialisant la signature des contrats de travail, vous permettez d’accélérer votre processus de recrutement.
Par conséquent, La signature électronique est une fonctionnalité importante et facile à mettre en place dans une entreprise. Cette fonctionnalité s’inscrit souvent dans un processus de dématérialisation globale. Il est nécessaire de choisir un logiciel et un partenaire de confiance afin de garantir une sécurité maximale. Enfin, il faut accompagner tous les collaborateurs dans ce changement de procédure afin de simplifier leur expérience : les initier à la signature électronique et répondre à leurs questions afin que tout le monde puisse utiliser sereinement cette fonctionnalité indispensable de nos jours.
Sécurité et valeur juridique
Aujourd’hui la sécurité est l’affaire de tous. Notamment la sécurité des données personnelles et celles de votre entreprise.
Comme pour les documents papiers, l’archivage numérique des documents sensibles nécessite une attention particulière. C’est pourquoi les factures, les fiches de paie, les contrats ou les informations confidentielles doivent être conservés en toute sécurité. Les dispositifs de signature électronique sont très performants et contribuent d’attester l’identité du signataire et la date d’émission de la signature. Elle atteste également de toute modification ultérieure à la signature. De surcroît, elle prévient le risque de document antidatés ou modifiés par l’un des partis. Le document en question est protégé par la signature électronique et plus spécifiquement par l’horodatage qui y est lié.
La loi n°2000-230 du 13 mars 2000 déclare que la signature électronique représente une preuve au même titre qu’une signature manuscrite. En revanche, il ne faut pas la confondre avec la signature manuscrite numérisée, qui n’a pas de valeur juridique.
La signature électronique est ainsi un atout de taille dans la lutte anti-fraude. D’une part dans le secteur de la facturation qui reste aujourd’hui l’un des domaines le plus sensible à la fraude. C’est pourquoi le choix de la signature électronique vous aidera à maintenir un niveau supérieur de sécurité.
Simplification de l’archivage des documents
L’archivage désigne l’ensemble des outils, méthodes et actions mis en œuvre pour conserver des informations à moyen ou long terme dans le but de les exploiter. Et dans ce domaine aussi, l’arrivée des nouvelles technologies et l’avènement de la digitalisation des documents a modifié les habitudes. On parle dès lors d’archivage numérique.
Le processus de signature électronique s’inscrit donc dans une démarche plus large de dématérialisation des documents.
A l’aide du Socle RH PeopeSpheres, le transfert de données s’effectue entre ces deux logiciels à l’aide de workflows qui vont simplifier votre gestion de documents mais également améliorer votre temps de traitement !
L’enjeu principal de l’archivage de document numérique est la facilité d’accès aux documents et la simplification du partage d’information. Quel que soit l’endroit où vous vous trouvez ces documents sont accessibles.
La digitalisation comme impact positif pour l’environnement
En moyenne, le papier représente environ 75% de déchets au bureau. Généralement une grande partie de ces impressions ne sont jamais lus et très souvent jetés quelques minutes après l’impression.
Pour réduire l’impact environnemental de votre entreprise vous pouvez dans un premier temps dématérialiser vos documents pour éviter le gaspillage de papiers. Chaque personne de l’entreprise doit se sentir concerné par ces changements. C’est pourquoi sensibiliser vos équipes à la digitalisation peut être bénéfique.
La mise en place de la digitalisation et de l’archivage n’est pas un processus anodin et chaque personne doit s’impliquer.
L’accélération du processus de vente
La transformation digitale représente un impact considérable sur la fonction commerciale.
La dématérialisation des documents tels que les contrats devient donc essentielle. Avec l’utilisation de la signature électronique, la formalisation de l’accord est instantanée. Les clients peuvent signer leurs contrats en ligne quel que soit l’endroit où ils se trouvent. Une simple connexion Internet suffit. Grâce à cette expérience client réussie, la signature électronique contribue activement à améliorer la productivité commerciale et la qualité de service perçue. A l’heure de la transformation digitale, la signature électronique démontre qu’elle est plus que jamais d’actualité. Si elle bouscule les habitudes traditionnelles d’approbation de document, les retours d’expérience clients démontrent de bons résultats d’adoption.
Pour vendre plus efficacement, vous pouvez mettre en place des outils de suivis adaptés qui aideront à faciliter les échanges lors du processus de vente. L’objectif de nombreuse entreprise est de conclure facilement des transactions avec ses clients. Le faire à distance permet d’optimiser le processus de vente et d’assurer la productivité des commerciaux.
Grâce à la signature électronique, chacun y trouve son avantage. Cette signature peut s’effectuer sur n’importe quel outil (ordinateur, téléphone, tablette, …)
L’envoi des contrats de ventes peut s’effectuer en quelques clics et ainsi les réponses sont rapides des deux parties.
